Nagenoeg elke smartphonegebruiker wordt een beetje zenuwachtig als deze nog maar 10% accuduur of minder op zijn of haar scherm ziet staan. Geen stopcontact in de buurt? Dan is een powerbank het ultieme redmiddel. Wij leggen je uit waar je op moet letten bij de aankoop van een powerbank.

Tip 01: Altijd welkom

Een powerbank is een externe herlaadbare batterij. In de meeste gevallen gaat het om een Lithium-Ion-batterij, af en toe kom je ook eens een powerbank met een Lithium-Polymeer-accu tegen. Meestal zit ie in een mooie plastic of metalen behuizing met één of meerdere usb-poorten zodat je op elk ogenblik extra energie kunt tanken voor je smartphone. Enkele jaren geleden waren deze handige hulpjes voornamelijk in trek bij zakenlui die vaak via trein of vliegtuig reisden. Lees ook: De 7 beste powerbanks voor je smartphone.

Vandaag de dag zijn powerbanks volledig ingeburgerd. Heel wat scholieren en studenten hebben een exemplaar in hun boekentas zitten en ook in de trein of op een festivalweide zie je erg veel mensen een powerbank gebruiken. Logisch, want bij intensief gebruik haalt er nagenoeg geen enkele smartphone het einde van de dag. Een powerbank is dus altijd welkom. Het geeft heel wat mensen een veilig gevoel zonder dat ze er echt veel geld voor moeten uitgeven. Voor minder dan twintig euro haal je al een instapmodel in huis. Let wel, er zit bijna nooit een stroomadapter in de doos. Om de powerbank zelf op te laden, hang je 'm aan een usb-poort van je computer of gebruik je de adapter van je smartphone. Onthoud dat ie via een adapter een stuk sneller zal opladen dan via je pc.

©PXimport

Tip 01 Deze Urban Revolt Powerbank 2200 mAh heeft een adviesprijs van 18 euro.

Tip 02: Capaciteit

De kracht en grootte (en ook de prijs) van een powerbank is afhankelijk van de capaciteit van de accu die erin zit. Die capaciteit drukken we uit in milliampère-uur of afgekort mAh. Hoe hoger het aantal mAh, hoe meer energie de powerbank kan opslaan. Om de juiste keuze te maken, is het in eerste instantie goed om te weten welke capaciteit de accu in je smartphone heeft (zie kader 'Welke accu zit in mijn smartphone?'). Als je een powerbank wilt die je smartphonebatterij één keer volledig kan opladen, neem je dus een powerbank met minimaal dezelfde capaciteit.

Je zou in principe kunnen stellen dat een powerbank tot 5.000 mAh voor gewone gebruikers is. Powerbanks met een capaciteit van 5.000 tot 10.000 mAh is eerder voor de intensieve gebruikers en meer dan 10.000 mAh is enkel geschikt als je meerdere dagen geen toegang tot elektriciteit zou hebben of meerdere apparaten tegelijkertijd wilt opladen. Houd ook in het achterhoofd dat de capaciteit een grove indicatie is. Na verloop van tijd verliest de powerbank zelf ook wel wat energie waardoor je een smartphone met een batterij van 2.500 mAh net geen twee keer volledig kunt opladen met een powerbank van 5.000 mAh.

©PXimport

Tip 02 Met deze Romoss Solo 3 (6.000 mAh) laad je een gemiddelde smartphone 2,5 keer op.

Tip 03: Klein of groot?

Zodra je een powerbank wilt kopen, speel uiteraard ook het formaat mee. Een powerbank met een capaciteit van 10.000 mAh of meer is vaak groot en zwaar. Zo'n krachtpatser geeft je flink wat extra energie, maar neemt ook veel plaats in. Wil je slechts wat extra power voor noodsituaties? Dan volstaat een compact exemplaar. Er bestaan powerbanks in creditcardformaat of zelfs in de vorm van een sleutelhanger. De Leitz Powerbank Complete Credit Card is zo groot als een pinpas en past perfect in je portefeuille. Hij is maar een paar millimeters dik en heeft zelfs een ingebouwde Lightning-kabel voor je iPhone. De Power Pen van Firebox is eveneens makkelijk om mee te nemen. Deze aluminium balpen (tevens stylus) doet ook dienst als powerbank (700 mAh) en is voorzien van een ingebouwde Lightning- of micro-usb-kabel.

©PXimport

Tip 03 Niet alle powerbanks zien er saai uit.

Tip 04: Ampèrage

Niet enkel de capaciteit, maar ook de ampèrage of stroomsterkte van een powerbank is een belangrijke maatstaf. Op elke powerbank kun je aflezen hoeveel de output van de accu bedraagt. Dat wordt uitgedrukt in ampère of afgekort in A. De meeste powerbanks zitten tussen 1 en 3,5 A. Heel af en toe kom je nog eens een exemplaar van 0,5 A tegen, maar die vermijd je maar beter. Hoe hoger het getal, hoe sneller je toestel zal opladen. Wil je niet enkel een smartphone, maar ook een tablet opladen? Kies dan zeker een powerbank met minimum van 2 A en 6.000 mAh. Er bestaan ook powerbanks met meerdere usb-poorten met verschillende output: bijvoorbeeld een usb-poort met 1 A voor smartphones en een poort met 2 A voor een tablet. Met een powerbank van 1 A kun je een tablet in theorie ook opladen, maar dat zal tergend traag verlopen.

©PXimport

Tip 04 De stroomsterkte staat nagenoeg altijd op het toestel zelf vermeld.

Welke accu zit in mijn smartphone?

Weet je niet hoe krachtig je accu van je smartphone of tablet is? Hier zie je een overzicht van enkele populaire apparaten. Let wel, de capaciteit is niet recht evenredig met de gebruiksduur. Onder andere de software, processor en schermgrootte zijn ook belangrijk als het over de accuduur gaat.

iPhone 6s - 1.715 mAh

iPhone 6s Plus - 2.750 mAh

iPhone 6 - 1.810 mAh

iPhone 6 Plus - 2.915 mAh

iPhone 5s - 1.570 mAh

iPhone 5 - 1.440 mAh

iPad Air 2 - 7.340 mAh

iPad Air - 8.827 mAh

iPad mini 4 - 5.124 mAh

Samsung Galaxy S6 edge Plus - 3.000 mAh

Samsung Galaxy S6 edge - 2.600 mAh

Samsung Galaxy S6 - 2.550 mAh

Samsung Galaxy S5 - 2.800 mAh

Samsung Galaxy Tab S2 (9,7 inch) - 5.870 mAh

OnePlus 2 - 3.300 mAh

OnePlus One - 3.100 mAh

LG G5 - 2.800 mAh

LG G4 - 3.000 mAh

LG G3 - 3.000 mAh

Google Nexus 6 - 3.220 mAh

Huawei Mate 6 - 2.700 mAh

Tip 05: Voor avonturiers

Ben je een avontuurlijk type? Dan is de kans groot dat je ook je smartphone meeneemt als je gaat mountainbiken, geocachen, skiën of op trektocht gaat. Om ook dan niet zonder energie te raken, kun je maar beter kiezen voor een powerbank die tegen een stootje kan of zelfs water- en stofbestendig is. De powerstation PRO van mophie heeft bijvoorbeeld een stevige rubber rond de behuizing waardoor die ook in extreme omstandigheden te gebruiken is. De Xtorm AL420 is een powerbank van Nederlandse makelij met een capaciteit van 9.000 mAh en een waterdichte behuizing.

Diezelfde fabrikant heeft zelfs powerbanks met een zonnepaneeltje. Wie gedurende lange periode geen toegang tot het elektriciteitsnet heeft, kan de WakaWaka Base 5 overwegen. Dat is een waterbestendige tas met een opvouwbaar 7,5 watt zonnepaneel, een powerbank (5.000 mAh, 2,1 A) met twee usb-poorten en twee energiezuinige ledlampjes. Voor elke kit die WakaWaka verkoopt, schenkt het bedrijf een ledlamp aan een familie in nood in een ontwikkelingsland.

©PXimport

Tip 05 De Xtorm AL420 is een powerbank met een capaciteit van 9.000 mAh en een waterdichte behuizing.

Tip 06: Ingebouwde kabel

Om je smartphone op te laden met behulp van een powerbank heb je nog altijd een micro-usb- of Lightning-kabeltje nodig. Dat zorgt vaak voor frustraties en daarom kiezen steeds meer fabrikanten voor een ingebouwd kabeltje. Dat is ontzettend handig, maar het zorgt wel voor problemen als je bijvoorbeeld zou overschakelen van een iPhone naar een Android-apparaat (of andersom).

Ons advies? Wil je toch een powerbank met een ingebouwd kabeltje, kies dan een exemplaar waar ook nog een usb-poort aan zit. Op die manier kun je de mobiele lader ook voor andere apparaten blijven gebruiken. De Just Mobile TopGum is bijvoorbeeld een fraaie powerbank van 6.000 mAh met een ingebouwd Lightning-kabeltje en extra usb-poort. Dankzij het meegeleverde magnetisch dock kun je deze powerbank zelf draadloos opladen.

©PXimport

Tip 06 De TopGum van JustMobile is ideaal voor iPhone-gebruikers.

Ook voor andere toestellen

We spreken in dit artikel voornamelijk over smartphones en af en toe over tablets, maar je kunt powerbanks uiteraard ook voor andere apparaten gebruiken. Een compactcamera, smartwatch, navigatietoestel, e-reader of activiteitstracker opladen kan uiteraard ook. Wil je ook de accu van je notebook opladen, dan heb je wel een erg krachtige powerbank nodig. De Sandberg Powerbank 20.000 bijvoorbeeld. Deze krachtpatser heeft een capaciteit van 20.000 mAh en 3,5 A. De fabrikant claimt dat dit voldoende is om 6 uur extra op je laptop te kunnen werken.

©PXimport

Tip 07: Maximale energie

Reken gemiddeld op drie tot vijf uur om je powerbank volledig op te laden. Voor accu's met een erg grote capaciteit kan het opladen logischerwijs iets langer duren. In de meeste gevallen zie je een knipperend lichtje, terwijl de powerbank aan het opladen is. Zodra de externe accu op 100% zit, stopt het knipperen. Om altijd een idee te hebben over de resterende energie, kies je een powerbank met led-indicator. Aan de hand van vier ledjes weet je dan in één oogopslag of je powerbank nog voor 25, 50, 75 of 100% geladen is. Er bestaan ook mobiele laders waarop je het resterende percentage ook effectief kunt aflezen op een klein schermpje. Dit komt echter nog niet zo vaak voor. De meeste powerbanks beschikken wel over een automatische uitschakelfunctie. Hierdoor voorkom je overlading zodra je smartphone volledig opgeladen is en schakelt de powerbank zich ook uit als er geen apparaat meer verbonden is.

Om te voorkomen dat je powerbank stukgaat als je hem langdurig niet gebruikt, is om hem tussentijds bij te laden. Je kunt hem na bijvoorbeeld drie maanden op de plank weer even opladen. Zo voorkom je zeker dat de accu te diep ontlaadt.

©PXimport

Tip 07 Op deze powerbank van mophie kun je aan de hand van vier ledjes aflezen hoeveel energie er nog resteert.

Tip 08: Draadloos via Qi

Een ingebouwd kabeltje is ontzettend handig, maar het kan eigenlijk nog eenvoudiger. Qi-technologie is een standaard om draadloos op te laden. Qi (spreek uit als 'chi') wordt wereldwijd door heel wat fabrikanten zoals LG, HTC en Samsung ondersteund en werkt met inductie. Om draadloos te kunnen opladen, moet je in eerste instantie weten of er daadwerkelijk een Qi-ontvanger in je smartphone zit. Vervolgens kun je een powerbank met Qi-technologie kopen. Het volstaat om je telefoon op de powerbank te leggen. Voor smartphones zonder Qi-ontvanger is er een andere (maar iets duurdere) oplossing. Er bestaan immers ook Qi-stickers of Qi-hoesjes. Op die manier kun je toch van de draadloze standaard genieten. Het aantal powerbanks met Qi-technologie is nog niet zo uitgebreid, maar wel in opmars. De Xtorm XB103 Power Bank Wireless 8.000 is een populair voorbeeld.

©PXimport

Tip 08 Dankzij een powerbank met Qi-technologie kun je je Qi-compatibele telefoon draadloos laden.

Tip 09: Alternatieven

Bestaan er ook alternatieven? Uiteraard. Je zou natuurlijk ook gewoon een extra accu kunnen aankopen. Vroeger werd dat ontzettend vaak gedaan. Vandaag stappen meer en meer fabrikanten af van smartphones met een vervangbare accu. Ze willen immers liever dat je een nieuw toestel koopt als je batterij versleten is. Bij de meest recente toptoestellen hebben enkel de LG G4 en de nieuwe G5 nog een accu die je snel en eenvoudig kunt vervangen. Nog een andere optie? Een hoesje met geïntegreerde batterij. Het voordeel is dat je op die manier je capaciteit een stuk vergroot. Er zijn echter ook nadelen. Ten eerste moet je dan elke keer zowel je hoes als je smartphone opladen, ten tweede verliest je smartphone een stuk van zijn finesse. Zo'n hoes met geïntegreerde batterij maakt je telefoon namelijk veel dikker, zwaarder en logger. Zelfs Apple is er niet in geslaagd om een mooie oplossing te bieden.

©PXimport

Tip 09 Apple lanceerde onlangs de Smart Battery Case voor iPhone 6(s).

Kooptips

Weet je nog niet welke powerbank het best past bij je wensen? Aan de hand van deze drie kooptips helpen we je een eindje op weg.

iWalk UBO 10.000 mAh Trio

Straatprijs: € 65,-

Noem dit gerust een budgetvriendelijke krachtpatser. Deze powerbank van iWalk heeft een capaciteit van 10.000 mAh en een stroomsterkte van 3,4 A. De lichte, maar robuuste mobiele lader is dus zowel geschikt voor smartphones als voor tablets. Helemaal handig zijn de twee geïntegreerde kabels. Je kunt dus niet enkel apparaten met een Lightning- maar ook met een micro-usb-aansluiting opladen zonder een extra kabeltje te moeten meenemen. Dat kan zelfs tegelijkertijd. Sterker nog, dankzij de usb-poort zou je zelfs drie toestellen tegelijkertijd van extra energie kunnen voorzien. Het led-schermpje is eveneens een troef. Hierdoor kun je altijd perfect aflezen hoeveel energie er nog resteert. De iWalk UBO 10.000 mAh is verkrijgbaar in verschillende kleurtjes.

www.iwalkusa.com (onder meer verkrijgbaar via CoolBlue)

©PXimport

Xtorm AL440 Power Bank Elegant 5.000

Straatprijs: € 59,-

Het oog wilt natuurlijk ook wat. Op zoek naar een stijlvolle powerbank? Deze AL440 Power Bank Elegant 5.000 van Xtorm is amper 9 millimeter dik en weegt zo'n 130 gram. Ideaal voor dagelijks gebruik en makkelijk mee te nemen in je broekzak, rugzak of handtas. Onder de champagnekleurige aluminium behuizing zit een Lithium-Polymeer-batterij met een capaciteit van 5.000 mAh. Bij de AL440 Power Bank Elegant 5.000 zit ook nog een leren opberghoesje om het apparaat tegen krassen te beschermen. Door de stroomsterkte van 1 A is deze powerbank echter niet geschikt om tablets op te laden.

www.xtorm.eu

©PXimport

Mophie power reserve

Straatprijs: € 35,-

Zoals eerder gezegd bestaan er ook piepkleine powerbanks. Deze mophie power reserve is er eentje in sleutelhangerformaat. De compacte powerbank is voorzien van een geïntegreerde micro-usb- of Lightning-kabel en heeft een capaciteit van 1.350 mAh. Dankzij de vier ledlampjes kun je op elk ogenblik aflezen hoeveel energie er nog overblijft. Het lichtgewicht weegt amper 56 gram en is beschikbaar in zwart, wit en rood.

www.mophie.com

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).