SSD-opslagruimte is sneller, zuiniger en stiller dan een conventionele harde schijf en in de meeste gevallen is het een fluitje van een cent om zelf een SSD in te bouwen. Je moet wel even weten waar je bij aanschaf op moet letten.

Tip 01: Waarom SSD

Een Solid State Drive is een type opslagruimte die een paar grote voordelen levert ten opzichte van een traditionele harde schijf. Allereerst is een SSD stukken sneller dan een normale harde schijf (HDD of Hard Disk Drive). Waar een normale harde schijf een bewegende kop heeft om data te lezen en te schrijven, bevat een SSD geen bewegende delen. Lees ook: Overstappen op een SSD

Een SSD is daarnaast een stuk lichter en kleiner dan een normale harde schijf en dit is ook de reden waarom nieuwere laptops vrijwel altijd een SSD hebben ingebouwd.

Vrijwel elke SSD maakt tegenwoordig gebruik van zogenaamd NAND flash-geheugen. Flash-geheugen bestaat al een stuk langer, sinds 1984 wordt het gebruikt in bijvoorbeeld usb-drives, smartphones en digitale camera's. Bijkomend voordeel van het ontbreken van bewegende delen is dat een SSD ook nog eens erg stil is en minder stroom verbruikt. Het grootste nadeel van een SSD was altijd de prijs, maar gelukkig zijn de prijzen per gigabyte de afgelopen jaren sterk gedaald en heb je eigenlijk geen reden meer om niet voor een SSD te kiezen.

©PXimport

Tip 01 Een 256GB-SSD van Samsung

Tip 02: 2,5 of 3,5 inch

Niet elke SSD is geschikt voor elke pc. Bij traditionele harde schijven heb je de keuze uit twee formaten: 2,5 inch voor laptops en 3,5 inch voor desktop-pc's. SSD's zijn vrijwel alleen in het 2,5inch-formaat verkrijgbaar. Om een SSD in een 3,5inch-sleuf te kunnen plaatsen, heb je een adapter nodig. Deze kosten vaak nog geen tientje en sommige kunnen zelfs twee 2,5inch-schijven huisvesten.

©PXimport

Tip 02 Met deze adapter passen er twee 2,5inch-SSD's in één 3,5inch-sleuf.

Tip 03: SATA

Moderne SSD's hebben een SATA3.0-aansluiting, dit betekent dat de doorvoersnelheid maximaal 6 Gbit per seconde is. De daadwerkelijke doorvoer ligt iets lager, namelijk 4,8 Gbit/s. Dit komt overeen met 600 MB per seconde. De termen 6 Gbit/s en 600 MB/s (megabyte dus) worden dan ook doorelkaar gebruikt en betekenen allebei dat de schijf een SATA 3.0-aansluiting heeft, ruimschoots genoeg voor normaal gebruik. Als je een tweedehands SSD koopt, kan het zijn dat het slechts een SATA 2.0- of zelfs SATA 1.0-aansluiting heeft.

Dit is wel een flink verschil: SATA 2.0 heeft een snelheid van 300 MB/s, SATA 1.0 een snelheid van 150 MB/s. De maximale lees- en schrijfsnelheid kan fluctueren per fabrikant, de meesten zitten zo rond 550 MB/s leessnelheid en 530MB/s schrijfsnelheid. Kijk ook even of je moederbord wel een SATA 3.0-aansluiting heeft. Een oude pc met een SATA 1.0- of 2.0-aansluiting heeft niks aan een SSD met SATA 3.0.

©PXimport

Tip 03 Links zie je de SATA-aansluiting van de schijf.

Mac

Mac-gebruikers moeten altijd goed opletten bij de aanschaf van componenten en dat is in het geval van een SSD niet anders. Als je een bepaald model op het oog hebt, verifieer dan even of dit model compatibel is met je Mac. Dit kan door even te zoeken op de website van iFixit. Wil je weten wat het model van je Mac is, klik dan op het Apple-logo en selecteer Over deze Mac. Klik op Meer info en onder de naam staat de modelnaam van je Mac. Vooral bij een adapter moet je even opletten, veel adapters passen namelijk niet in een Mac Pro of iMac. Heb je een MacBook Air, dan kan het zijn dat het vervangen van een SSD lastig is. Nieuwere modellen maken gebruik van een SSD met PCIe-aansluiting en accepteren veelal geen niet-Apple-SSD's.

©PXimport

Op de website van iFixit vind je handleidingen en tips voor het installeren van een SSD in een MacBook Air.

Tip 04: mSATA, M.2 en PCIe

Veruit de meeste SSD's hebben SATA 3.0-aansluitingen, maar sommige netbooks en kleine laptops hebben geen standaard SSD's aan boord. Bij deze apparaten kan het lastiger zijn om je schijf te wisselen. Toch bestaan ook hiervoor SSD-uitbreidingen, deze SSD's hebben geen behuizing en zien eruit als normale printplaten. Zo'n SSD wordt gekenmerkt als mSATA, oftewel mini-SATA. Ook hier heb je weer te maken met doorvoersnelheden, net als bij gewone SSD's. De opvolger van mSATA heeft zich ook alweer aangediend, het heet M.2 en is een stukje kleiner dan mSATA.

Tot slot zijn er nog PCIe-varianten op de markt, deze SSD's steek je in een vrije PCIe-sleuf van je desktop-pc en zijn door de snelle doorvoersnelheid geschikt voor zware toepassingen. Een PCIe-SSD is wel duurder dan een normale SSD.

©PXimport

Tip 04 Een SSD van Crucial met M.2-aansluiting.

Tip 05: Installatie

Het installeren van een nieuwe SSD in een desktop-pc is vaak een kwestie van erin klikken en de pc aanzetten, maar voordat je een SSD in je laptop gaat zetten, is het handig om de gebruiksaanwijzing van je laptop er even bij te nemen. Hier staat waarschijnlijk helder beschreven hoe je in jouw laptop de schijf kunt wisselen. Ook zal hier eventueel worden vermeld of een bepaald type SSD niet compatibel met jouw laptop is.

Als je een component uit je laptop gaat vervangen, moet de laptop echt helemaal uitstaan, de slaapstand is niet genoeg. Zorg ook dat de stroomkabel niet is aangesloten. Zorg er verder voor dat je alle randapparatuur uit je usb-poorten hebt gehaald voordat je begint. Omdat de binnenkant van een computer gevoelig is voor statische elektriciteit, moet je je altijd eerst statisch ontladen voor je de behuizing opent. Je kunt voor een paar euro een koordje kopen die je om je pols doet en aan de andere kant met een geaard voorwerp kunt verbinden. Maar vaak helpt het ook om even de verwarming beet te pakken of een apparaat met een metalen behuizing aan te raken om jezelf te ontladen. Probeer tapijten te vermijden en zorg ervoor dat andere mensen of dieren je niet kunnen aanraken tijdens het installeren.

©PXimport

Tip 05 Een antistatische band om je componenten te beschermen.

Firmware

Oké, de SSD zit in je pc en alles werkt naar behoren. Dit betekent echter niet dat je alles op zijn beloop kunt laten. Fabrikanten brengen regelmatig firmware-updates uit voor producten en voor een SSD is dit niet anders. Een firmware-update is een stukje software met een set met instructies voor de werking van de SSD en wordt op een speciale chip op de SSD opgeslagen.

©PXimport

Zorg ervoor dat je de nieuwste firmware voor je SSD gebruikt.

Tip 06: Reservekopie

Voor je begint met het verwisselen van een harde schijf is het van groot belang dat je een kopie van je gegevens maakt. Ook al ben je niet van plan data van een schijf te verwijderen, tijdens het verwisselen kan altijd iets fout gaan waardoor je schijf onbruikbaar raakt. Het is aan te raden om je belangrijke documenten op een externe harde schijf of usb-drive te kopiëren en deze daarna los te koppelen. Een cd of dvd branden kan natuurlijk ook.

Wil je de gehele inhoud van je harde schijf overzetten op een SSD-variant, dan zijn er twee opties. Als het alleen om documenten gaat, kun je gewoon alle bestanden via Windows Verkenner kopiëren. Als het om de harde schijf met Windows en alle programma's gaat, dan kun je een softwareprogramma gebruiken om een kloon van je harde schijf te maken. Wil je een SSD als externe schijf gebruiken om bijvoorbeeld een schijf te klonen, dan heb je een behuizing nodig met usb-aansluiting. Deze kosten vaak een paar tientjes.

©PXimport

Tip 06 Deze behuizing kost iets meer dan een tientje en sluit je met een usb-kabel aan op je pc.

Tip 07: Niet defragmenteren

Een SSD werkt anders dan een normale harde schijf en heeft slechts één nadeel, namelijk dat de levensduur en kwaliteit bij elke schrijfbeurt ietsje vermindert. Als je een SSD helemaal vult en daarna weer leeghaalt, zal de schijf minder snel zijn dan toen het net uit de verpakking kwam. De SSD-controller, de hardware die in je SSD de schijf aanstuurt en beheert, heeft echter slimme trucs om ervoor te zorgen dat je SSD langer meegaat en goed blijft presteren.

Deze technieken worden steeds beter en daarom zijn nieuwere SSD's vaak een betere optie dan oudere SSD's. Ooit (bij oudere besturingssystemen) moest je normale harde schijven af en toe defragmenteren. Dit was nodig omdat data fysiek op andere plekken van je harde schijf wordt opgeslagen. Het kostte extra moeite voor de schijf om steeds naar andere plekken op het schijfoppervlak te springen. Na defragmentatie merkte je meestal een kleine verbetering van de snelheid. Een SSD heeft geen bewegende delen en defragmenteren is niet alleen overbodig, maar kan een SSD zelfs beschadigen! Niet doen dus.

©PXimport

Tip 07 Het defragmenteren van een SSD kan zelfs fysieke schade opleveren, dit kun je dus niet beter niet doen!

De ingewanden van een SSD

Je denkt misschien dat een SSD volledig bestaat uit opslagruimte, maar er zitten veel meer componenten onder de motorkap. Als je een SSD openschroeft, kun je de ingewanden zien. In de meeste gevallen vervalt echter wel je garantie als je dit doet. Allereerst heb je de SSD-controller die de schijf aanstuurt en commando's van je pc ontvangt.

De controller is meestal verbonden met een kleine hoeveelheid cachegeheugen om te kunnen functioneren en dingen zoals firmware op te kunnen slaan. De fysieke connectie van de SSD met je pc gebeurt in de meeste gevallen via een SATA-connector. In het geval van een SSD worden je documenten niet op een draaiende schijf opgeslagen, maar op meerdere chips met flash-geheugen.

©PXimport

Links zie je de SATA-connector en aan de rechterkant vind je chips met flash-geheugen. In dit geval zijn dat er 32, je ziet er maar acht, maar er zijn vier chips opgestapeld. De chip met het WD-logo is de SSD-controller. De ESMT-chip fungeert als cache.

Tip 08: TRIM

Het equivalent van defragmenteren op een SSD heet TRIM en zorgt ervoor dat een besturingssysteem een SSD kan vertellen welke gegevens op de schijf kunnen worden opgeschoond. TRIM is een commando dat je vanuit je besturingssystemen naar de SSD-controller moet sturen. Windows 8 herkent automatisch of je opslagmedium een HDD of SSD is. Als je bij Systeem en beveiliging / Systeembeheer / De stations defragmenteren en optimaliseren je schijf selecteert en op Optimaliseren klikt, zal Windows een SSD TRIM-commando sturen.

Bij oudere besturingssystemen kan dit anders zijn. Windows Vista maakt geen onderscheid tussen HDD's en SSD's en daarom zal het een SSD doodleuk defragmenteren, pas hier dus heel erg mee op.

De Mac biedt alleen TRIM-ondersteuning voor de geïnstalleerde standaardschijven. Als je een nieuwe schijf installeert, moet je via een omweg TRIM activeren. Dit kan bijvoorbeeld door het programma Trim Enabler te installeren. Klik op Download en installeer het programma. Zet de schuif op Aan en herstart je Mac. Wil je zien hoeveel sneller je SSD is geworden na het aanzetten van TRIM, koop dan de volledige versie voor 10 dollar. Doe voor het activeren van TRIM een benchmarktest door bovenin op Benchmark te klikken en onderin voor Nieuwe benchmark te kiezen. Na de herstart doe je dit nog een keer en vergelijk je de waardes. De nieuwe versie van OS X, El Capitan, krijgt ingebouwde ondersteuning voor TRIM op niet-Apple-schijven.

©PXimport

Tip 08 Windows 8 weet of je schijf een HDD of SSD is en zal een SSD niet gaan defragmenteren, maar een TRIM-commando naar de SSD sturen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).