Je hebt heel wat muziek, foto’s, video’s en films op je pc opgeslagen en je zou die eigenlijk wel op je televisie of op een beamer willen afspelen. Dat kan! Naast een geschikte app op je mediaspeler, televisie of smartphone, heb je dan nog een mediaserver nodig. We stellen je twee gratis serveroplossingen voor Windows voor.

Er zijn heel wat degelijke mediaservers beschikbaar voor diverse platformen. Tot de bekendste horen ongetwijfeld Plex, Kodi en Emby. Deze exemplaren zijn eerder al uitgebreid in Computer Idee aan bod gekomen, ook wat betreft installatie op een NAS. In dit artikel gaan we ervan uit dat je alleen over een Windows-pc beschikt en dat je de voorkeur geeft aan een gratis oplossing. We komen dan uit bij twee uiteenlopende tools: de ingebouwde Windows Media Player, die we kort bespreken, en de externe en opensource Universal Media Server. Deze laatste biedt een ruime apparaat-ondersteuning en is ook beschikbaar voor Linux en macOS.

Windows Media Player

Inschakelen

Veel gebruikers weten het niet, maar Windows 10 heeft alles in huis om allerlei media over je netwerk te streamen. Je moet de functie alleen inschakelen en configureren. Start hiervoor Windows Media Player op, open het menu Streamen en kies Mediastreaming inschakelen. Het venster Opties voor mediastreaming verschijnt waar je nogmaals op Mediastreaming inschakelen klikt. Geef een naam aan je mediabibliotheek. Nu verschijnen onderaan al een of meer DLNA/UPnP-compatibele apparaten die in je Lokaal netwerk zijn gedetecteerd. Bevestig met OK.

Mocht je mediastreaming niet kunnen inschakelen, dan is waarschijnlijk de indexeringsservice van Windows uitgeschakeld. Die schakel je in als volgt: druk op Windows-toets+R en voer Services.msc uit. Scrol naar Windows Search en klik hier met rechts op. Kies Eigenschappen en stel het Opstarttype in op Automatisch (vertraagd starten). Klik op Starten en op OK.

©PXimport

DLNA en UPnP

©PXimport

Instellen

Wanneer je nogmaals het menu Streamen opent op je pc, die nu als DLNA/UPnP-server fungeert, merk je de optie Meer streamingopties op. Deze optie geeft je opnieuw toegang tot het venster Opties voor mediastreaming. Om een gedetecteerd apparaat toch de toegang tot je gedeelde media te ontzeggen, hoef je bij dit apparaat alleen maar het vinkje te verwijderen naast Toegestaan.

Je kunt ook aangeven welke mediatypes je met een apparaat wilt delen. Klik hiervoor op Aanpassen bij dit apparaat, verwijder het vinkje bij Standaardinstellingen gebruiken, selecteer Alleen: en laat een vinkje staan bij de gewenste media: Muziek, Afbeeldingen, TV-opnamen en Video. Om alleen media die je een bepaalde waardering hebt gegeven (bijvoorbeeld drie of meer sterren) toe te staan, geef je bij Selecteer sterwaardering de optie Alleen: aan en kies je Met [x] sterren of meer. Leg je keuzes vast met OK.

©PXimport

Afspelen

Dan gaan we nu naar de apparaten die van je gedeelde mediabibliotheek willen gebruikmaken. Bij DLNA-gecertificeerde apparaten of apps moet dat geen probleem zijn. Open je bijvoorbeeld Windows Media Player op een andere pc in je netwerk, dan hoort in het linkervenster de naam van de gedeelde bibliotheek te verschijnen, met de media die klaarstaan om af te spelen.

Laten we er als voorbeeld ook even een Android-smartphone bijnemen, met de gratis app BubbleUPnP for DLNA / Chromecast / SmartTV, beschikbaar in de Play Store. Na de installatie kies je de gewenste mediaspeler, zoals een Google Chromecast of de smartphone zelf (Local Renderer). Tik vervolgens op de oranje knop Select library en selecteer de gedeelde bibliotheek op je Windows-pc. Selecteer als dat nodig is een geschikte mediaspeler, bijvoorbeeld VLC for Android, en gaan met die banaan.

©PXimport

Universal Media Server

Installatie

De mediaserver van Windows is alleen wel behoorlijk uitgekleed. Wil je een tool met meer pit en mogelijkheden? Dan kun je het gratis en opensourceproject Universal Media Server, kortweg UMS, overwegen. Je vindt die, onder meer voor Windows, op www.universalmediaserver.com. In ons geval is dat versie 10.6.0, maar er komen geregeld updates uit.

Met een dubbelklik installeer je het gedownloade exe-bestand. Druk op Next (2x), laat het voorgestelde werkgeheugen ongemoeid en druk op Install. Bevestig met Ja / I Agree / Next / Install / Finish om ook AviSynth, een soort video-editor met filters, mee te installeren. Even later kun je de installatie met Finish afronden en UMS opstarten. De eerste keer vraagt UMS je om de gewenste interfacetaal; wij kozen voor Nederlands (Dutch). Bevestig met Selecteer, waarna UMS wordt opgestart.

Je bent er nog niet helemaal, want je krijgt nog een configuratiewizard voor de kiezen, met een handvol vragen. Daar kun je je weliswaar makkelijk vanaf maken door Nee, gebruik de standaard instellingen te kiezen, maar als lezer van Computer!Totaal ben je waarschijnlijk meer geneigd Ja, ik wil eigen instellingen te selecteren.

©PXimport

Basisconfiguratie

De vragen van de wizard blijken trouwens mee te vallen. Of je UMS geminimaliseerd wilt starten? Of je de geavanceerde opties liever verborgen houdt? Of je bij het starten de gedeelde mediamappen wilt laten (her)scannen? Dit houdt de inhoud wel up-to-date, maar tijdens de scanronde kan UMS dan wel iets trager werken. Tot slot moet je nog een (basis)map kiezen voor de mediabestanden die je via UMS wilt delen; standaard is dit c:\Users\<accountnaam>\Documents.

Even later start UMS door, een proces dat op het tabblad Logs te volgen is. Als het goed is, heeft de server direct enkele compatibele mediaspelers gedetecteerd en op het tabblad Status weergegeven. Het moet wel gezegd: UMS identificeert deze clients niet altijd vlekkeloos. ‘VLC for Desktop’ was bijvoorbeeld in ons geval ‘VLC op Android’, maar het ip-adres maakt in elk geval duidelijk om welk apparaat het gaat.

©PXimport

Webinterface: adres

We komen straks nog wel terug op het configuratiescherm van UMS en bekijken eerst hoe je vanaf andere toestellen de media via UMS kunt afspelen. Om het uit te proberen plaats je een aantal mediabestanden in de map die je eerder als basismap hebt ingesteld. Je mag hier gerust ook submappen creëren, voor bijvoorbeeld audio, foto en video.

Heeft het apparaat vanwaar je die media wilt bereiken een webbrowser, dan hoef je die maar af te stemmen op het ip-adres van je UMS-server. Het volstaat op die machine om naar de Opdrachtprompt te gaan en Ipconfig in te tikken om het lokale ip-adres te vinden. Stel, het ip-adres is 192.168.0.132, dan vul je in de adresbalk van je browser 192.168.0.132:9001 in. 9001 is de standaardpoort waarop de ingebouwde webservice van je UMS-installatie draait.

©PXimport

Webinterface: gebruik

Na het UMS-log verschijnt dan je homepage met een overzicht van de beschikbare media op UMS. In het linkervenster vind je zowel de Media Library (met een automatische opdeling in rubrieken als Video, Audio en Foto) als de naam van je basismap terug. Je treft hier ook de ‘map’ Web aan. Deze bevat onderdelen als Pictures, Podcasts, Vodcasts en YouTube Channels en die blijken al met een aantal voorbeeldmedia te zijn gevuld. We vertellen je hier dadelijk meer over.

Media afspelen is in elk geval niet moeilijker dan een rubriek te openen en het mediabestand of de online mediastream met een dubbelklik te openen in de ingebouwde speler. Gebruik je Chrome als browser en beschik je over een Google Chromecast? Dan kun je inhoud uiteraard ook gewoon doorsturen naar het apparaat, zoals een televisie, beamer of audioboxen, dat op de Chromecast is aangesloten. Druk hiervoor op het knopje met de drie puntjes, kies Casten en selecteer het apparaat.

Handig is ook dat UMS automatisch ‘slimme’ sorterings- en selectiemappen bijhoudt voor de diverse media, zoals Op Artiest/Album, Op Datum, HD-video’s, Meest Gespeeld. Rechtsboven staan nog een zoekknop en een instellingenknop waarmee je onder meer een Subtitle translator kunt instellen om lokale ondertitelingsbestanden op te halen. Je kunt er ook een eigen account mee aanmaken bij Opensubitles.org.

©PXimport

Andere client-apps

Heb je geen browser beschikbaar op je apparaat, dan moet je aan de slag met een DLNA-compatibele client-app. Er zijn er heel wat, zoals een zoektocht met een term als DLNA apps for <system/device> op het internet je meteen duidelijk maakt. We beperken ons hier tot een aantal voorbeelden.

Een populaire app, beschikbaar voor bijna alle desktop- en mobiele systemen, is VLC Media Player. We bekijken eerst de desktopversie voor Windows. Start VLC op, ga naar het menu Weergave en kies Afspeellijst (Ctrl+L). In het dialoogvenster kies je in het linkervenster, bij Lokaal netwerk, de optie Universele Plug’n’Play. Hier vind je de Universal Media Server waar je door te dubbelklikken toegang krijgt tot de beschikbare media.

De mobiele versie van VLC – we nemen Android als voorbeeld – werkt op eenzelfde manier. Start de app en tik onderaan op Bladeren. Bij Lokaal netwerk hoort Universal Media Server te staan.

Op iOS kun je bijvoorbeeld ook aan de slag met het gratis mconnectLite. Na de installatie hoef je slechts de Browser-knop onderaan te kiezen en vind je ook hier Universal Media Server terug.

Toegegeven, bij sommige DLNA-apps is het soms wat zoeken naar de aangewezen manier om met je UMS te verbinden, maar Google en het UMS-forum zijn ook hier je vriend.

©PXimport

Bronbeheer

We keren nu even terug naar het configuratievenster van UMS. Op het tabblad Gedeelde inhoud tref je twee onderdelen aan: Map en Webcontent. Bij Map vind je je basismap voor mediabestanden terug en kun je via het mapicoon nog andere mappen toevoegen. Met de pijlknoppen bepaal je de volgorde en via het rode kruis verwijder je een map.

Bij Webcontent merk je een handvol items op, bij Image feed (waaronder Flickr), Podcast (inclusief vodcasts) en Video feed (YouTube). Ook hier bepaal je welke items je wilt behouden en in welke volgorde. Eigen streams toevoegen kan ook. Druk op de plusknop, selecteer het type (Podcast, Video feed, Afbeelding feed, Audio stream of Video stream), kies de map(pen) en vul de juiste streaming-url in.

©PXimport

Extra configuratie

Al tijdens de installatie had je de interfacetaal van UMS ingesteld, maar dat kun je nog aanpassen op het tabblad Algemene instellingen. Hier vind je trouwens nog enkele andere nuttige instellingen terug. Je kunt bijvoorbeeld de Servernaam aanpassen, aangeven of UMS samen met Windows moet starten en, via de knop Installeer als een Windows-service, ervoor zorgen dat je niet bij Windows hoeft te zijn aangemeld om toch met UMS te kunnen streamen. Verder zijn er nog de knop Controleren op updates en een reeks geavanceerde netwerk- en systeeminstellingen.

Om de manier te wijzigen waarop je in UMS kunt navigeren, open je het tabblad Navigatie instellingen. Je geeft hier bijvoorbeeld aan of je miniaturen wilt genereren, wat de standaardsortering moet zijn (Alfanumeriek of Op datum) of welke bestandsextensies je wilt verbergen.

©PXimport

Transcodering

UMS fungeert ook als transcoder bij mediastreaming. Dat betekent dat die de codec van een bepaalde mediastream kan aanpassen of optimaliseren, zodat de client de media in goede orde ontvangt. Onderliggend maakt UMS hiervoor gebruik van allerlei externe, geïntegreerde tools. Als er meerdere van die tools zo’n transcodering op zich kunnen nemen, dan kun je zelf de volgorde bepalen waarin die tools door UMS worden aangesproken.

In de rubriek Videobestand Engines bijvoorbeeld vind je normaliter het eerst FFmpeg Video terug, maar via de pijlknoppen zou je bijvoorbeeld AviSynth/MEncoder een hogere prioriteit kunnen meegeven. Je vindt de diverse transcoderingen dan vanuit je client-app terug via de ‘submap’ #-TRANSCODEER-#.

Verder kun je elke engine ook afzonderlijk op allerlei manieren instellen. Dit vergt wel doorgedreven kennis van deze transcoders en we hebben helaas niet de ruimte hier verder op in te gaan. Ons advies: probeer het eerst met de standaardinstellingen. Als een bepaalde mediastream dan toch niet (optimaal) afspeelt, kun je aan de volgorde en de configuratie van de engines gaan sleutelen. Op het tabblad Help, bij Transcoding Settings vind je de nodige feedback over de diverse transcodeerinstellingen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).