ID.nl logo
Leer een harde schijf klonen met Clonezilla
© Reshift Digital
Zekerheid & gemak

Leer een harde schijf klonen met Clonezilla

Je wilt Windows en/of je data overzetten naar een grotere harde schijf of naar een snelle ssd. Met Clonezilla kan dat zonder dataverlies of zonder dat je het besturingssysteem opnieuw hoeft te installeren. Met deze tool kun je heel eenvoudig een harde schijf klonen.

Tip 01: Image versus kloon

Er zijn verschillende manieren waarop je een kopie van een schijf(partitie) kunt maken. Dat kan in de vorm van een ‘image’ ofwel schijfkopiebestand, maar in dit artikel kiezen we voor een kloon. Hierbij wordt de partitie of schijf één op één rechtstreeks naar het doelmedium gekopieerd. Zo’n gekloonde schijf houd je bijvoorbeeld als kant-en-klare back-up achter de hand of die kan handig zijn wanneer je je systeem naar een grotere schijf of ssd wilt migreren.

Voor onze kloonoperaties gebruiken we het gratis Clonezilla, een opensource Linux-distributie, maar maak je geen zorgen: kennis van Linux is helemaal niet vereist.

Clonezilla is er in twee hoofdvarianten: een live-editie en twee server-edities. Deze laatste zijn vooral bedoeld voor massale kloonoperaties in netwerken en laten we verder buiten beschouwing. Het is Clonezilla live dat onze onverdeelde aandacht krijgt.

©PXimport

Tip 02: Download

Wanneer je naar de Clonezilla-site surft en naar de download-sectie gaat, dan zie je verschillende downloads van Clonezilla Live. Wij gaan voor de stabiele versie (stable version) en op het moment van dit schrijven is dat versie 2.6.2-15. Klik je op de optie stable, dan moet je nog verschillende keuzes maken. Bij CPU architecture kies je bij voorkeur amd64, zeker wanneer op het toestel dat je met Clonezilla Live wilt opstarten uefi-secureboot is geactiveerd. Bij File type kies je voorkeur iso als je Clonezilla op een cd/dvd wilt branden (zie tip 3). Of we kiezen zip als je een live usb-stick wilt creëren (zie tip 4). De optie Repository laat je gewoon ingesteld op auto. Bevestig je keuzes met de Download-knop en bewaar het bestand op je schijf.

©PXimport

Tip 03: Live-cd

We gaan er eerst van uit dat je het iso-bestand hebt gedownload met de bedoeling er een live-cd/dvd van te maken. Zorg dat er een leeg schijfje in je brander zit, klik met rechts op het iso-bestand, kies Schijfkopiebestand branden, selecteer je cd/dvd en bevestig met Branden. Lukt het niet op deze manier, dan kun je nog een gratis tool als Free ISO Burner inzetten. Download het programma en start het op. Verwijs naar het iso-bestand, voorzie een volumenaam en druk op de Burn-knop. Even later is je live-cd/dvd klaar voor gebruik.

©PXimport

Clonezilla start je op vanaf een live-medium (cd, dvd of usb-stick)

-

Tip 04: Live-medium op usb-stick

Wij hebben zelf eigenlijk liever een live-medium op usb-stick in plaats van een cd/dvd. Dan werkt het best in combinatie met downloadbare zip-bestand van Clonezilla. Stop alvast een usb-stick van minimaal 1 GB in je pc, open Verkenner, klik met rechts op de stationsletter van de usb-stick en kies Formatteren. Bij de optie Bestandssysteem kies je voor FAT32 en daarna vul je een geschikte volumenaam in. Laat gerust het vinkje staan bij Snelformatteren en bevestig met Starten. Let op: hiermee worden álle data op deze usb-stick gewist.

Terug naar het venster van Windows Verkenner, waar je de complete inhoud van het uitgepakte zip-bestand naar de rootmap van je stick kopieert. Open vervolgens op je stick de submap \utils\win64, klik met rechts op het bestand makeboot64.bat en kies Als administrator uitvoeren. Is het beoogde systeem nog 32 bit (daar kom je achter via de toetscombinatie Windows-toets+Pause, kijk achter het veld Type systeem), ga dan naar \utils\win32 en start daar makeboot.bat op als administrator. Controleer voor de zekerheid dat je écht op je usb-stick bezig bent en niet op je harde schijf! Bevestig met Ja, waarna een melding opduikt dat het medium opstartbaar wordt gemaakt. Druk op een willekeurige toets om de procedure door te zetten.

©PXimport

Tip 05: Opstarten

Clonezilla staat nu klaar op een live-medium, of het nu een cd, dvd of usb-stick is. De bedoeling is nu dat je hiermee de pc opstart waarvan je een schijf of schijfpartitie wilt klonen. Mogelijk hoef je daar niets voor te doen en zal Clonezilla automatisch opstarten na het inschakelen van je pc. Het kan echter ook gebeuren dat je eerst een toets of toetscombinatie moet indrukken om een speciaal bootmenu op je systeem op te roepen, waar je dan het gewenste bootmedium kiest. Op oudere computers kun je eerst het bios-setupvenster starten, waar je dan de bootvolgorde zo aanpast dat je systeem het eerst van cd/dvd of usb-stick opstart. Raadpleeg zo nodig de handleiding bij je systeem.

Zodra Clonezilla opstart, zie je een keuzemenu verschijnen. Je kunt hier weliswaar de bovenste optie selecteren (Clonezilla Live (Default settings, VGA 800x600), maar wellicht geef je voorkeur aan een hogere resolutie. In dat geval selecteer je Other modes of Clonezilla live en kies je Clonezilla live (Default settings, VGA 1024x768). Dat kan even duren, maar lukt het met geen van beide, dan zou je iets minder veeleisende opties als Safe graphic settings of Failsafe mode kunnen proberen.

Vervolgens kies je de gewenste taal: waarschijnlijk English, aangezien Nederlands vooralsnog ontbreekt. In het volgende venster selecteer je desgewenst via Change keyboard layout een aangepaste toetsenbordindeling en land (zoals Belgian of Dutch). Ten slotte klik je op Start Clonezilla.

©PXimport

Tip 06: Kopieermodi

Zoals gezegd leggen we in dit artikel de nadruk op het echte klonen en dus kies je in het volgende keuzemenu voor device-device work directly from a disk or partition to a disk or partition. Clonezilla kan desgewenst via de bovenste optie (device-image work with disks or partitions using images) ook een image van een schijf(partitie) creëren.

In het volgende venster maak je de keuze tussen een Beginner mode en Expert mode. We willen het onszelf niet te lastig maken en dus kiezen we voor de eerste, die met standaardopties werkt. Dee expertmodus komt in tip 9 nog even aan bod.

©PXimport

De beginnersmodus neemt nagenoeg alle touwtjes in handen

-

Tip 07: Kloonoperatie

In ons voorbeeldscenario ga je de ene schijf compleet naar een tweede schijf kopiëren, en we gaan er van uit dat je die al aan je pc had gekoppeld. Logischerwijze kies je in het volgende keuzemenu voor local_disk_to_local_disk_clone. Nu is het wel even opletten. Clonezilla vraagt je namelijk de bronschijf aan te duiden. Je kiest hier de schijf waarvan je een kloon wilt maken. In het volgende venster duid je dan de doelschijf aan. Besef goed dat deze laatste geheel zal worden overschreven met de inhoud van de bronschijf. Haal de twee schijven dus niet door elkaar! Anders ben je alle data kwijt.

In het volgende venster accepteer je de standaardoptie Skip checking/repairing source files met de Enter-toets. Op de vraag wat je wilt doen nadat het kloonproces is voltooid, kies je Shutdown. Bevestig met Y (2x) om aan te geven dat je de doelschijf écht wilt overschrijven. Ook de vraag Do you want to clone the boot loader bevestig je met Y.

Het daadwerkelijke kloonproces begint. Dat kan een hele poos duren, mede afhankelijk van de schijfgrootte. Na afloop zal het systeem zichzelf afsluiten. Echter, voor je het systeem laat herstarten, verwijder je eerst een van beide schijven, aangezien Windows zich weleens verslikt als die twee identieke schijven aantreft. Om het resultaat meteen te testen, kun je de oude bronschijf verwijderen en in de plaats alleen de nieuwe doelschijf aansluiten. Als alles goed is, start de pc nu netjes op van de nieuwe schijf en mag je de kloonoperatie succesvol noemen.

©PXimport

Tip 08: Grotere doelschijf

Het kan natuurlijk gebeuren dat je de kloonoperatie van een bronschijf naar een doelschijf met meer opslagcapaciteit wilt uitvoeren. Ook deze operatie kun je rustig uitvoeren op de manier die we in tips 6 en 7 hebben beschreven. Je zult dan wel merken dat Clonezilla niet de volledige capaciteit van de doelschijf heeft benut, maar de partitie op die schijf dezelfde grootte als die op de bronschijf heeft gegeven.

Dat kun je fiksen met een partitiebeheerder, zoals het Schijfbeheer dat al in Windows zit ingebouwd. Je start die op met Windows-toets+R, gevolgd door het commando diskmgmt.msc.

Je hebt twee mogelijkheden. Ofwel je maakt de gekloonde partitie groter en je laat die de niet-toegewezen schijfruimte innemen. Klik daarvoor met rechts op die partitie in het grafische overzicht en kies je Volume uitbreiden, waarna je twee keer op Volgende en daarna op Voltooien klikt. Of je maakt van de niet-toegewezen ruimte een afzonderlijke partitie: klik met rechts op die ruimte en kies Nieuw eenvoudig volume. Bevestig met Volgende (2x), vul een volumenaam in en bevestig opnieuw met Volgende en Voltooien.

©PXimport

Tip 09: Expertmodus

In tip 6 gaven we al aan dat er ook een meer geavanceerde expertmodus beschikbaar is in Clonezilla. Hiermee is het onder meer mogelijk om de partitietabel en het bestandssysteem van een kleinere bronschijf automatisch aan te laten passen aan de opslagcapaciteit van een grotere doelschijf. Op deze manier hoef je dus niet langer een extra partitiebeheerder te gebruiken, zoals beschreven in tip 8.

Dat gaat als volgt. Selecteer de optie Expert mode: Choose your own options en kies opnieuw local_disk_to_local_disk_clone. Duid je bron- en doelschijf aan en aanvaard de standaard ingestelde parameters. Je controleert het best even dat ook de parameter -r Resize the filesystem to fit partition size of target partition is geselecteerd door middel van een sterretje (*). Dat regel je zo nodig snel met een druk op de spatiebalk.

Kies vervolgens voor Skip checking/repairing source files. In het volgende venster selecteer je -K1 Create partition table proportionally, zodat ook de partitietabel wordt aangepast aan de grotere doelschijf.

Clonezilla vraagt je nu om de gebruikelijke bevestigingen met de Enter-toets en met Y (3x). Na afloop sluit je het systeem af en controleer je met Windows Schijfbeheer of de partitiegrootte inderdaad de volledige schijfruimte inneemt. Mocht er onverhoopt een probleem opduiken bij het opstarten van de doelschijf, dan is de kans groot dat Windows het euvel automatisch herstelt. Desnoods val je terug op de methode zoals beschreven in tip 8.

©PXimport

Tip 10: ssd-optimalisatie

Gaat het om een harde schijf die je wellicht nog met een oude Windows-versie hebt geformatteerd en heb je die met Clonezilla naar een ssd gekloond, dan loop je het risico dat die ssd niet correct is ‘uitgelijnd’, met minder goede prestaties tot gevolg.

Dat kun je snel controleren met de gratis portable tool Disk Alignment Test. Start de tool op en als de betreffende partities groen kleuren, betekent dit dat ze correct zijn uitgelijnd. Overigens vind je via deze link nog andere manieren om dit na te gaan.

Zit het niet goed met de uitlijning, dan kun je dat alsnog bijsturen, bijvoorbeeld met de gratis MiniTool Partition Wizard Free. Start het programma na de installatie op en kies Disk & Partition Management. Klik met rechts op het schijfpictogram van de ssd-schijf in het grafische overzicht en kies Align All Partitions in het linkerpaneel, waarna je linksboven het proces op gang zet met Apply. Herstart Windows na deze operatie.

Voor alle zekerheid open je ook nog even de Opdrachtprompt als administrator en voer je dit commando uit:

fsutil behavior query DisableDeleteNotify

Is het resultaat 1 (en dus niet 0) dan moet je de trimfunctie op je ssd nog inschakelen. Dat doe je met de opdracht

fsutil behavior set DisableDeleteNotify 0

©PXimport

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)