Je wilt Windows en/of je data overzetten naar een grotere harde schijf of naar een snelle ssd. Met Clonezilla kan dat zonder dataverlies of zonder dat je het besturingssysteem opnieuw hoeft te installeren. Met deze tool kun je heel eenvoudig een harde schijf klonen.

Tip 01: Image versus kloon

Er zijn verschillende manieren waarop je een kopie van een schijf(partitie) kunt maken. Dat kan in de vorm van een ‘image’ ofwel schijfkopiebestand, maar in dit artikel kiezen we voor een kloon. Hierbij wordt de partitie of schijf één op één rechtstreeks naar het doelmedium gekopieerd. Zo’n gekloonde schijf houd je bijvoorbeeld als kant-en-klare back-up achter de hand of die kan handig zijn wanneer je je systeem naar een grotere schijf of ssd wilt migreren.

Voor onze kloonoperaties gebruiken we het gratis Clonezilla, een opensource Linux-distributie, maar maak je geen zorgen: kennis van Linux is helemaal niet vereist.

Clonezilla is er in twee hoofdvarianten: een live-editie en twee server-edities. Deze laatste zijn vooral bedoeld voor massale kloonoperaties in netwerken en laten we verder buiten beschouwing. Het is Clonezilla live dat onze onverdeelde aandacht krijgt.

©PXimport

Tip 02: Download

Wanneer je naar de Clonezilla-site surft en naar de download-sectie gaat, dan zie je verschillende downloads van Clonezilla Live. Wij gaan voor de stabiele versie (stable version) en op het moment van dit schrijven is dat versie 2.6.2-15. Klik je op de optie stable, dan moet je nog verschillende keuzes maken. Bij CPU architecture kies je bij voorkeur amd64, zeker wanneer op het toestel dat je met Clonezilla Live wilt opstarten uefi-secureboot is geactiveerd. Bij File type kies je voorkeur iso als je Clonezilla op een cd/dvd wilt branden (zie tip 3). Of we kiezen zip als je een live usb-stick wilt creëren (zie tip 4). De optie Repository laat je gewoon ingesteld op auto. Bevestig je keuzes met de Download-knop en bewaar het bestand op je schijf.

©PXimport

Tip 03: Live-cd

We gaan er eerst van uit dat je het iso-bestand hebt gedownload met de bedoeling er een live-cd/dvd van te maken. Zorg dat er een leeg schijfje in je brander zit, klik met rechts op het iso-bestand, kies Schijfkopiebestand branden, selecteer je cd/dvd en bevestig met Branden. Lukt het niet op deze manier, dan kun je nog een gratis tool als Free ISO Burner inzetten. Download het programma en start het op. Verwijs naar het iso-bestand, voorzie een volumenaam en druk op de Burn-knop. Even later is je live-cd/dvd klaar voor gebruik.

©PXimport

Tip 04: Live-medium op usb-stick

Wij hebben zelf eigenlijk liever een live-medium op usb-stick in plaats van een cd/dvd. Dan werkt het best in combinatie met downloadbare zip-bestand van Clonezilla. Stop alvast een usb-stick van minimaal 1 GB in je pc, open Verkenner, klik met rechts op de stationsletter van de usb-stick en kies Formatteren. Bij de optie Bestandssysteem kies je voor FAT32 en daarna vul je een geschikte volumenaam in. Laat gerust het vinkje staan bij Snelformatteren en bevestig met Starten. Let op: hiermee worden álle data op deze usb-stick gewist.

Terug naar het venster van Windows Verkenner, waar je de complete inhoud van het uitgepakte zip-bestand naar de rootmap van je stick kopieert. Open vervolgens op je stick de submap \utils\win64, klik met rechts op het bestand makeboot64.bat en kies Als administrator uitvoeren. Is het beoogde systeem nog 32 bit (daar kom je achter via de toetscombinatie Windows-toets+Pause, kijk achter het veld Type systeem), ga dan naar \utils\win32 en start daar makeboot.bat op als administrator. Controleer voor de zekerheid dat je écht op je usb-stick bezig bent en niet op je harde schijf! Bevestig met Ja, waarna een melding opduikt dat het medium opstartbaar wordt gemaakt. Druk op een willekeurige toets om de procedure door te zetten.

©PXimport

Tip 05: Opstarten

Clonezilla staat nu klaar op een live-medium, of het nu een cd, dvd of usb-stick is. De bedoeling is nu dat je hiermee de pc opstart waarvan je een schijf of schijfpartitie wilt klonen. Mogelijk hoef je daar niets voor te doen en zal Clonezilla automatisch opstarten na het inschakelen van je pc. Het kan echter ook gebeuren dat je eerst een toets of toetscombinatie moet indrukken om een speciaal bootmenu op je systeem op te roepen, waar je dan het gewenste bootmedium kiest. Op oudere computers kun je eerst het bios-setupvenster starten, waar je dan de bootvolgorde zo aanpast dat je systeem het eerst van cd/dvd of usb-stick opstart. Raadpleeg zo nodig de handleiding bij je systeem.

Zodra Clonezilla opstart, zie je een keuzemenu verschijnen. Je kunt hier weliswaar de bovenste optie selecteren (Clonezilla Live (Default settings, VGA 800x600), maar wellicht geef je voorkeur aan een hogere resolutie. In dat geval selecteer je Other modes of Clonezilla live en kies je Clonezilla live (Default settings, VGA 1024x768). Dat kan even duren, maar lukt het met geen van beide, dan zou je iets minder veeleisende opties als Safe graphic settings of Failsafe mode kunnen proberen.

Vervolgens kies je de gewenste taal: waarschijnlijk English, aangezien Nederlands vooralsnog ontbreekt. In het volgende venster selecteer je desgewenst via Change keyboard layout een aangepaste toetsenbordindeling en land (zoals Belgian of Dutch). Ten slotte klik je op Start Clonezilla.

©PXimport

Tip 06: Kopieermodi

Zoals gezegd leggen we in dit artikel de nadruk op het echte klonen en dus kies je in het volgende keuzemenu voor device-device work directly from a disk or partition to a disk or partition. Clonezilla kan desgewenst via de bovenste optie (device-image work with disks or partitions using images) ook een image van een schijf(partitie) creëren.

In het volgende venster maak je de keuze tussen een Beginner mode en Expert mode. We willen het onszelf niet te lastig maken en dus kiezen we voor de eerste, die met standaardopties werkt. Dee expertmodus komt in tip 9 nog even aan bod.

©PXimport

Tip 07: Kloonoperatie

In ons voorbeeldscenario ga je de ene schijf compleet naar een tweede schijf kopiëren, en we gaan er van uit dat je die al aan je pc had gekoppeld. Logischerwijze kies je in het volgende keuzemenu voor local_disk_to_local_disk_clone. Nu is het wel even opletten. Clonezilla vraagt je namelijk de bronschijf aan te duiden. Je kiest hier de schijf waarvan je een kloon wilt maken. In het volgende venster duid je dan de doelschijf aan. Besef goed dat deze laatste geheel zal worden overschreven met de inhoud van de bronschijf. Haal de twee schijven dus niet door elkaar! Anders ben je alle data kwijt.

In het volgende venster accepteer je de standaardoptie Skip checking/repairing source files met de Enter-toets. Op de vraag wat je wilt doen nadat het kloonproces is voltooid, kies je Shutdown. Bevestig met Y (2x) om aan te geven dat je de doelschijf écht wilt overschrijven. Ook de vraag Do you want to clone the boot loader bevestig je met Y.

Het daadwerkelijke kloonproces begint. Dat kan een hele poos duren, mede afhankelijk van de schijfgrootte. Na afloop zal het systeem zichzelf afsluiten. Echter, voor je het systeem laat herstarten, verwijder je eerst een van beide schijven, aangezien Windows zich weleens verslikt als die twee identieke schijven aantreft. Om het resultaat meteen te testen, kun je de oude bronschijf verwijderen en in de plaats alleen de nieuwe doelschijf aansluiten. Als alles goed is, start de pc nu netjes op van de nieuwe schijf en mag je de kloonoperatie succesvol noemen.

©PXimport

Tip 08: Grotere doelschijf

Het kan natuurlijk gebeuren dat je de kloonoperatie van een bronschijf naar een doelschijf met meer opslagcapaciteit wilt uitvoeren. Ook deze operatie kun je rustig uitvoeren op de manier die we in tips 6 en 7 hebben beschreven. Je zult dan wel merken dat Clonezilla niet de volledige capaciteit van de doelschijf heeft benut, maar de partitie op die schijf dezelfde grootte als die op de bronschijf heeft gegeven.

Dat kun je fiksen met een partitiebeheerder, zoals het Schijfbeheer dat al in Windows zit ingebouwd. Je start die op met Windows-toets+R, gevolgd door het commando diskmgmt.msc.

Je hebt twee mogelijkheden. Ofwel je maakt de gekloonde partitie groter en je laat die de niet-toegewezen schijfruimte innemen. Klik daarvoor met rechts op die partitie in het grafische overzicht en kies je Volume uitbreiden, waarna je twee keer op Volgende en daarna op Voltooien klikt. Of je maakt van de niet-toegewezen ruimte een afzonderlijke partitie: klik met rechts op die ruimte en kies Nieuw eenvoudig volume. Bevestig met Volgende (2x), vul een volumenaam in en bevestig opnieuw met Volgende en Voltooien.

©PXimport

Tip 09: Expertmodus

In tip 6 gaven we al aan dat er ook een meer geavanceerde expertmodus beschikbaar is in Clonezilla. Hiermee is het onder meer mogelijk om de partitietabel en het bestandssysteem van een kleinere bronschijf automatisch aan te laten passen aan de opslagcapaciteit van een grotere doelschijf. Op deze manier hoef je dus niet langer een extra partitiebeheerder te gebruiken, zoals beschreven in tip 8.

Dat gaat als volgt. Selecteer de optie Expert mode: Choose your own options en kies opnieuw local_disk_to_local_disk_clone. Duid je bron- en doelschijf aan en aanvaard de standaard ingestelde parameters. Je controleert het best even dat ook de parameter -r Resize the filesystem to fit partition size of target partition is geselecteerd door middel van een sterretje (*). Dat regel je zo nodig snel met een druk op de spatiebalk.

Kies vervolgens voor Skip checking/repairing source files. In het volgende venster selecteer je -K1 Create partition table proportionally, zodat ook de partitietabel wordt aangepast aan de grotere doelschijf.

Clonezilla vraagt je nu om de gebruikelijke bevestigingen met de Enter-toets en met Y (3x). Na afloop sluit je het systeem af en controleer je met Windows Schijfbeheer of de partitiegrootte inderdaad de volledige schijfruimte inneemt. Mocht er onverhoopt een probleem opduiken bij het opstarten van de doelschijf, dan is de kans groot dat Windows het euvel automatisch herstelt. Desnoods val je terug op de methode zoals beschreven in tip 8.

©PXimport

Tip 10: ssd-optimalisatie

Gaat het om een harde schijf die je wellicht nog met een oude Windows-versie hebt geformatteerd en heb je die met Clonezilla naar een ssd gekloond, dan loop je het risico dat die ssd niet correct is ‘uitgelijnd’, met minder goede prestaties tot gevolg.

Dat kun je snel controleren met de gratis portable tool Disk Alignment Test. Start de tool op en als de betreffende partities groen kleuren, betekent dit dat ze correct zijn uitgelijnd. Overigens vind je via deze link nog andere manieren om dit na te gaan.

Zit het niet goed met de uitlijning, dan kun je dat alsnog bijsturen, bijvoorbeeld met de gratis MiniTool Partition Wizard Free. Start het programma na de installatie op en kies Disk & Partition Management. Klik met rechts op het schijfpictogram van de ssd-schijf in het grafische overzicht en kies Align All Partitions in het linkerpaneel, waarna je linksboven het proces op gang zet met Apply. Herstart Windows na deze operatie.

Voor alle zekerheid open je ook nog even de Opdrachtprompt als administrator en voer je dit commando uit:

fsutil behavior query DisableDeleteNotify

Is het resultaat 1 (en dus niet 0) dan moet je de trimfunctie op je ssd nog inschakelen. Dat doe je met de opdracht

fsutil behavior set DisableDeleteNotify 0

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).