Een sluw mailtje of dubieus programma dat achter je rug om adware probeert te installeren, een virus- of malwarebesmetting. Het kan iedereen overkomen. In zo'n geval kun je beter de computer opnieuw installeren. We laten zien, hoe je met een schone installatie de pc nieuw leven inblaast.

Drie manieren

Er zijn drie manieren om een pc opnieuw te installeren. De eerste is via een herstelpartitie. Vanuit de fabriek wordt op een nieuwe pc een verborgen partitie met het besturingssysteem geïnstalleerd. Door deze partitie te starten, kan een nieuwe installatie worden uitgevoerd. De tweede mogelijkheid is een installatie vanaf een Windows installatieschijf.

Als de computer wordt opgestart vanaf deze schijf kan deze worden geformatteerd en opnieuw geïnstalleerd. De laatste optie zit alleen in Windows 8. In Windows 8 zit een functie om de computer terug te zetten naar fabrieksinstellingen. In principe zou dit zowel moeten werken vanaf een herstelpartitie als vanaf een installatieschijf, maar er zijn gevallen bekend dat na het terugzetten naar fabrieksinstellingen vanaf een herstelpartitie achter tóch een installatieschijf nodig bleek.

Deel 1: Bestanden redden

01 Bestanden back-uppen

Als de computer nog wel opstart, kun je de nodige voorbereidingen treffen. Heb je een externe harde schijf, dan kunnen belangrijke bestanden daarop worden overgezet. Voordat je deze bestanden weer terugzet, is het wel verstandig om de schijf eerst goed te scannen met een goede virusscanner. Heb je geen externe harde schijf, dan kun je een cloudopslagdienst als OneDrive of Google Drive overwegen. Beide diensten bieden 15 GB gratis online opslag. Bij OneDrive is de bestandsgrootte gelimiteerd tot 10 GB, bij Google Drive is de limiet 5 TB (wat je in de praktijk nooit als limiet zult ervaren).

©PXimport

Back-uppen kan op een schijf of naar een cloudopslagdienst.

02 Mailback-up

Met het programma MailStore Home, kunnen van verschillende e-mailprogramma's e-mails worden opgeslagen naar een archief en later weer worden teruggezet. Een andere optie is de gegevens via de e-mailclient zelf back-uppen. Hierover kun je een uitgebreide cursus op onze website vinden.

©PXimport

Met het programma MailStore kunnen e-mails worden opgeslagen, geback-upt en geëxporteerd.

03 Software licenties terugvinden

Meestal zit de productcode van Windows op de systeemkast geplakt of zit er een sticker aan de binnenkant van het hoesje van de installatieschijf. Wie een computer heeft waarop Windows 8 vooraf is geïnstalleerd, zal geen productcode meer vinden. Deze is geregistreerd in de UEFI (de opvolger van het BIOS). Tijdens de herstelprocedure, zal Windows automatisch de code uitlezen en gebruiken. Het kan natuurlijk zo zijn dat de sticker met de productcode niet meer leesbaar is. Met het programma ProduKey van NirSoft kan binnen enkele seconden de productcode worden teruggevonden. Windows 8.x-gebruikers moeten wel even opletten als zij uitbreidingen als Media Center hebben geïnstalleerd. De productcode die wordt weergegeven, is namelijk de productcode van de uitbreiding. In ons geval stond in het lijstje van gevonden 'producten' achter Internet Explorer wel de juiste productsleutel voor Windows 8. Overigens kunnen sommige virusscanners alarm slaan bij het downloaden of installeren van dit programma, onterecht trouwens.

©PXimport

Met ProduKey kun je productcodes uitlezen.

04 Drivers bewaren

Zeker bij oudere systemen is het erg lastig om de juiste drivers terug te vinden. Maak daarom, voordat je het systeem opnieuw installeert, een back-up van de drivers. Het opensource programma DriverBackup 2 kan dat in een handomdraai. Zodra het programma is gestart, klik je rechtsonder op Start Backup. Kopieer deze map naar de back-upschijf of de cloud. Nadat het systeem opnieuw geïnstalleerd is, open je DriverBackup 2 en klik je bovenin op Restore. Klik op Open Backup file, selecteer het bki-bestand dat in de back-upmap staat en klik op Openen. Selecteer de benodigde drivers en klik op Restore. Start de computer vervolgens opnieuw op.

©PXimport

Met het programma DriverBackup 2 kunnen drivers gemakkelijk worden opgeslagen.

05 Linux Live-cd

Om gegevens zoals foto's en documenten van een gecrashte computer te halen, kun je een Linux Live-cd gebruiken. Ubuntu klaart dit klusje met gemak. Download op een andere computer het iso-bestand van www.ubuntu-nl.org en brand het op een dvd. Als je geen dvd-station hebt, lees dan eerst het kader 'Installeren vanaf een usb-stick'. Zorg dat in het BIOS of de UEFI het station met Ubuntu als eerste wordt aangesproken. Als Ubuntu opstart, kies je Nederlands als taal en druk je op Ubuntu uitproberen. Als het systeem is opgestart, kun je via Files het Windows-station openen. Via dit programma kun je ook bestanden naar een externe harde schijf kopiëren of naar een online opslagdienst.

©PXimport

Via Ubuntu kunnen bestanden op de harde schijf worden opgeslagen.

Virusherstel-cd

Een virusbesmetting kan een computer dusdanig besmetten dat de zogenoemde bootloader aangetast wordt. Dit houdt in dat het virus al geladen wordt, voordat Windows zelf opstart. Door op te starten van een virusherstel-cd kun je de pc scannen op dit soort virussen. Geen overbodige luxe als je met een schone lei wilt beginnen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld Kaspersky Rescue Disk 10 gebruiken.

06 Bootsectorvirussen

Bootsectorvirussen zijn flink in opkomst. Deze virussen verwijderen de partitietabel van de harde schijf (ook wel master boot record of MBR genoemd). Zonder MBR weet de computer niet welke gegevens geladen moeten worden om het systeem te starten. In zo'n geval kun je vaak ook niet herstellen met een herstelpartitie. De enige remedie is de computer starten via een systeemherstelschijf (zie kader 'Systeemherstelschijf maken'). Start Windows 7 met de systeemherstelschijf en selecteer de juiste toetsenbordindeling. Kies de optie Hulpprogramma's voor herstel gebruiken en klik op Volgende. Kies Opstartherstel, wacht tot het systeem is hersteld en druk op Voltooien.

Windows 8 kan als volgt worden hersteld: zorg dat de computer vanaf het systeemherstelmedium opstart en kies de juiste toetsenbordindeling. Klik op Problemen oplossen / Geavanceerde opties / Opstartherstel en wacht tot het systeem klaar is. Na het herstellen van het MBR is het verstandig het besturingssysteem niet meer te starten. Het virus verwijdert dan mogelijk wéér het MBR. Kopieer belangrijke bestanden met behulp van Ubuntu naar een andere locatie en installeer het systeem opnieuw.

©PXimport

Via een systeemherstelschijf, kan een beschadigd master boot record worden hersteld.

Systeemherstelschijf maken

Als de computer niet meer werkt, kan deze vaak met een systeemherstelschijf worden gerepareerd. Het is verstandig zo'n schijf altijd in huis te hebben. Je kunt deze schijf in Windows 7 maken door Uitvoeren te starten (Windows-toets+R) en het commando recdisc.exe in te tikken (gevolgd door een Enter). Selecteer het station waar een beschrijfbare dvd inzit en klik op Schijf maken. Let er wel op dat een herstelschijf van een 64bit-systeem niet zal werken op een 32bit-systeem. In Windows 8 kun je een herstelstation maken. Start Uitvoeren en tik het commando RecoveryDrive.exe (gevolgd door Enter). Plaats een usb-stick en klik op Volgende. Selecteer de usb-stick, klik op Volgende en op Maken.

©PXimport

Maak een systeemherstelschijf om Windows te repareren.

Deel 2: Windows installeren

07 Herstellen met herstelpartitie

Elke fabrikant gebruikt een andere toets om de herstelprocedure tijdens het opstarten van de pc te beginnen. Zo wordt bij Sony vaak gebruik gemaakt van de F10-toets en gebruikt HP vaak de F11-toets. Acer gebruikt de toetscombinatie Alt+F10 en de nieuwste Dell-computers bieden het via Windows Systeemherstel aan. Wil de herstelprocedure niet starten, dan zou je in het BIOS of de UEFI kunnen controleren of de optie is ingeschakeld. Zodra de herstelpartitie is geladen, start een wizard die je door de procedure heen helpt.

©PXimport

Computerfabrikanten bieden meestal een herstelpartitie aan om de computer opnieuw te installeren.

Bloatware

Na het herstellen met een systeemherstelpartitie, is de computer teruggebracht in de staat waarin hij verkeerde toen hij uit de winkel kwam. Het voordeel is dat alle benodigde drivers en dergelijke zijn geïnstalleerd, het nadeel is dat de fabrikant waarschijnlijk een hoop extra software mee heeft geïnstalleerd. Deze software wordt ook wel bloatware genoemd. Zo zijn er vaak probeerversies van virusscanners en office-applicaties, en spelletjes en toolbars op de computer geïnstalleerd. Met het programma PC Decrapifier kun je veel van deze software verwijderen.

Windows activeren via de telefoon

Soms wil Windows niet activeren via internet. Dit is op te lossen door Windows telefonisch te activeren via Microsoft productactiveringen. Om Windows telefonisch te activeren, start Uitvoeren en geef het commando SLUI 4 (gevolgd door een Enter). Kies in het menu Nederland en klik op Volgende. Als het Installatie-id in beeld staat, bel je het gratis telefoonnummer en luister je naar de uitleg. Na de uitleg wordt gevraagd om het Installatie-id. Geef deze telefonisch door. In Windows 7 kan het Bevestings-id direct eronder worden ingevuld, in Windows 8 klik je eerst op Bevestigings-id invoeren. Als het bandje met de telefoniste vraagt op hoeveel computers Windows is geïnstalleerd, kies je één. Vul vervolgens het Beveiligings-id in en druk op Windows activeren.

©PXimport

Als Windows niet via internet wil activeren, kan het altijd via de telefoon.

08 Windows 7

Zorg dat de computer zo is ingesteld dat deze van het installatiestation opstart. Kies de juiste taal en toetsenbordinstellingen en klik op Volgende. Klik op Nu installeren. Zet een vinkje bij Ik ga akkoord met de licentievoorwaarden en klik op Volgende. Klik op Aangepaste installatie (geavanceerd). Kies Stationsopties (geavanceerd) en selecteer de schijf waarop Windows moet komen. Klik op Formatteren en OK. Selecteer opnieuw de schijf en klik op Volgende.

De installatie loopt nu een heel stuk op de automatisch piloot. De computer zal een paar keer opnieuw starten en uiteindelijk vragen om een gebruikersnaam en een computernaam. Vul de gegevens in en ga verder. Geef een wachtwoord en een geheugensteuntje op en klik op Volgende. Voer nu de productcode in die op de computer of op de verpakking van de installatieschijf zit en klik op Volgende. Klik op Aanbevolen instellingen gebruiken, kies de juiste tijdzone en ga verder. Klik op de gewenste netwerkinstelling en geef eventueel het wachtwoord van je thuisgroep op of schrijf het gegenereerde wachtwoord op. Selecteer de onderdelen die je wilt delen en klik op Volgende (of Overslaan). De computer zal nu het account voorbereiden en automatisch inloggen.

©PXimport

Om een schone installatie uit te voeren, kies je voor Aangepaste installatie.

09 Windows 8.1

Zorg dat de computer zo is ingesteld dat deze van het installatiestation opstart. Kies de juiste taal en toetsenbordinstellingen en klik op Volgende. Klik op Nu installeren en vul als erom gevraagd wordt de productcode in en klik op Volgende. Zet een vinkje bij Ik ga akkoord met de licentievoorwaarden en klik op Volgende. Klik op Aangepast: alleen Windows installeren (geavanceerd). Selecteer de schijf of partitie waarop Windows geïnstalleerd moet worden, klik op Formatteren en op OK. Selecteer de schijf en klik op Volgende.

De installatie loopt nu een heel stuk op de automatisch piloot. De computer zal nog een aantal keer opnieuw opstarten en uiteindelijk vragen om een pc-naam. Tik een naam voor deze computer in en klik op Volgende. Kies Expresinstellingengebruiken en vul je Microsoft-accountgegevens in (voor de meesten zal dit een Hotmail-, Outlook- of Windows Live-mailadres zijn met het bijbehorende wachtwoord). Heb je geen Microsoft-account, klik dan op Een nieuw account maken (of wil je pertinent geen Microsoft-account, lees dan op onze website deze pagina. Ga verder, verifieer de accountgegevens en klik bij SkyDrive is je opslag in de cloud op Volgende (tegenwoordig heet SkyDrive overigens OneDrive). Windows zal het account vervolgens klaar maken en inloggen.

©PXimport

Formatteer het station waarop je Windows wilt installeren en klik op Volgende.

10 Fabrieksinstellingen Windows 8.1

Via een functie in Windows 8.1 kan het systeem gemakkelijk worden teruggebracht in zijn oorspronkelijke staat. Hiervoor dien je wel over het installatie- of herstelmedium te beschikken. Zorg dat alle bestanden geback-upt zijn en het originele installatiemedium in de computer zit. Druk op de Windows-toets+I en klik op Pc-instellingen wijzigen. Ga naar Bijwerken en herstellen en kies Systeemherstel.

Klik nu op Aan de slag onder de optie Alles verwijderen en Windows opnieuw installeren. Kies de optie Alleen bestanden verwijderen of Het station volledig opschonen en klik op Opnieuw instellen. Kies na het herstellen de regio en taal, klik op Volgende en Akkoord als je akkoord gaat met de voorwaarde. Geef de pc een naam en klik op Volgende. Kies Expresinstellingengebruiken en vul je Microsoft-accountgegevens in. Kies hoe de pc moet worden ingesteld en Windows zal het account klaarmaken en inloggen.

©PXimport

Windows 8 kan het systeem terugzetten naar fabrieksinstellingen.

Ontbrekende installatieschijf bij fabrieksinstellingen

Als de computer wordt teruggebracht naar fabrieksinstellingen, kan het zijn dat deze vraagt om een installatiemedium. Iedereen die netjes geüpgraded heeft naar Windows 8.1 beschikt niet over de Windows 8.1-installatieschijf. Hierdoor lijkt deze groep tussen wal en schip te raken als het om deze functie gaat. Voor deze groep zijn er twee mogelijkheden: bij iemand een installatieschijf van Windows 8.1 lenen en gebruiken om de computer terug naar fabrieksinstellingen te brengen of de iso via het upgradeprogramma downloaden. Hiervoor heeft de website EightForums een handige truc gevonden.

©PXimport

Via een truc is het mogelijk om toch de originele installatieschijf van Windows 8.1 te bemachtigen.

Installeren vanaf een usb-stick

Met het programma Universal USB Installer kun je een iso-bestand van Linux of Windows naar een usb-stick exporteren. Vervolgens kan de installatie vanaf de usb-stick worden gestart. Download het Universal USB Installer en start het op. Kies bij het eerste keuzemenu het besturingssysteem dat je wilt installeren. Klik op Browse en selecteer het iso-bestand van de installatieschijf en klik op Openen. Als het usb-station niet wordt gezien, selecteer dan Show all Drives en selecteer het juiste station. Klik op Create en het programma maakt een opstartbare usb-schijf.

©PXimport

Met Universal USB Installer kunnen vele installatieschijven van besturingssystemen worden overgezet naar een usb-opslagmedium.

Deel 3: Windows klaarmaken

11 Apparaatbeheer en drivers

Na de installatie van Windows start een schoon besturingssysteem op. Het kan zijn dat sommige onderdelen nog niet werken, omdat de drivers nog ontbreken. Open Uitvoeren (Windows-toets+R) en tik het commando devmgmt.msc (gevolg door een Enter). Dubbelklik op een apparaat met een uitroepteken, open het tabblad Algemeen en controleer onder Apparaatstatus of de stuurprogramma's ontbreken. Als er geen back-up is, kun je de drivers opzoeken op de website van de fabrikant. Hier wordt meestal een programma aangeboden dat zelf de drivers installeert.

Als een back-up van de drivers beschikbaar is, klik dan op Stuurprogramma bijwerken en kies Op mijn computer naar stuurprogramma's zoeken. Geef de locatie van de back-upmap op en zorg dat de optie Inclusief onderliggende mappen is ingeschakeld. Klik op Volgende en herstart zo nodig de computer opnieuw op. Herhaal dit voor alle programma's met een uitroepteken.

12 Updates installeren

Om te voorkomen dat er weer problemen ontstaan, is het verstandig om de computer te voorzien van de laatste updates. Druk op de Windows-toets en typ Windows update. Klik op Windows Update en kies Naar updates zoeken. Klik op de benodigde updates en op Installeren. Klik na de installatie op Nu opnieuw opstarten en herhaal de stappen, tot er geen updates meer beschikbaar zijn.

©PXimport

Controleer elke week of er nieuwe updates beschikbaar zijn en installeer deze.

Voorkomen is beter dan genezen

Het wordt steeds lastiger om uit handen te blijven van internetcriminelen. Het beste om te voorkomen dat kwaadwillende toegang krijgen, is een goed beveiligingspakket installeren. Een gratis virusscanner van bijvoorbeeld AVG, Avira of Avast! is best prima. De gratis virusscanner van Microsoft laat in tests echter regelmatig steken vallen. Als je gaat internetbankieren, doe dat dan ook het liefst niet met Internet Explorer, maar kies voor Chrome, Firefox of Opera.

©PXimport

Een virusscanner is belangrijk om je computer schoon (en veilig!) te houden.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl