Deze zomer bracht Microsoft een grote update uit voor Windows 10, de zogenaamde Anniversary Update. Deze update is onderdeel van de grotere strategie van Microsoft met Windows 10. Maar wat is die strategie eigenlijk?

Om erachter te komen waar Microsoft precies heen wil met Windows 10, is het belangrijk eerst te kijken wat er precies gebeurd is tot nu toe en waar Windows 10 eigenlijk vandaan komt. Daarvoor moeten we beginnen bij het begin en dat is… de iPad. Dat zal misschien onverwacht zijn, maar de iPad heeft een belangrijke rol gespeeld in de vormgeving van Windows. De originele iPad leek in het begin misschien op speelgoed, een ware gadget. Het had niet echt een doel en het leek weinig te kunnen, maar de afgelopen zes jaar is dat dramatisch veranderd.
 

iPad: De oplossing

De iPad loste namelijk een heel groot probleem op: voor veel mensen is een volledige computer veel te ingewikkeld. Een volledige Windows-installatie als je alleen maar op internet zit en je e-mail leest, is belachelijk. Dat is nu wel duidelijk en daarom is de iPad zo aangeslagen. Microsoft probeerde daarop in te spelen, eerst met Windows 8. Windows 8 drong een compleet nieuwe interface op, ongeacht of je nu een aanraakscherm gebruikte of niet. We weten allemaal hoe dat is afgelopen.
 

Windows RT faalde

Echter, veel belangrijker op de tabletmarkt was Windows RT, een Windows-versie puur bedoeld voor tablets die werkte op ARM-processoren. Windows RT was ook niet geweldig. Eén zogenaamd verkooppunt was dat Windows RT de Windows-desktop bevatte. In de Windows-desktop kon je vervolgens vooral Microsoft-software draaien, met als belangrijkste applicatie Microsoft Office. Helaas was dit alleen om te verbergen dat Microsoft toentertijd nog geen versie van Office klaar had voor de nieuwe Metro-omgeving van Windows.

Windows RT faalde ook, de Surface RT kostte Microsoft een afschrijving van 900 miljoen dollar en het ging slecht met Windows. Microsoft begon in te zien dat het de tabletmarkt kwijt was geraakt. Niet alleen de tabletmarkt, ook de smartphonemarkt, overigens. Windows Phone 7, Windows Phone 8, twee compleet nieuwe versies van het besturingssysteem en het maakte geen enkel verschil wat betreft marktaandeel.

Microsoft heeft die markt verloren simpelweg omdat het te laat was, Steve Ballmer zag de iPhone niet succesvol worden en lachte deze bij de introductie zelfs uit. Toen Microsoft door had wat er precies gebeurde, had iedereen al in Android of iOS geïnvesteerd en was Windows Phone niet goed genoeg om je te laten overstappen. Ondanks de mooie Nokia-hardware en mooie software is het mobiele besturingssysteem aan het dalen en dalen en is het nooit meer de val sinds Windows Mobile 6 te boven gekomen.
 

Terug naar de pc

Met de tabletmarkt die Microsoft kwijt is geraakt aan Google en Apple en met hetzelfde dat geldt voor de smartphonemarkt, wat moet je dan als softwaregigant? Dan ga je terug naar de basis, naar daar waar je nu nog geld verdient. Dat is helaas op een stervende markt, namelijk die van de personal computer. Kwartaal na kwartaal dalen de verkopen in die markt. Niemand koopt eigenlijk meer nieuwe pc’s en dus ziet Microsoft ook wel in dat dat op de lange termijn geen lucratieve markt meer zal zijn. Windows 10 is Microsoft dat opnieuw de focus legt op de pc.
 

Nieuw startmenu

Daarom is het startmenu weer teruggekomen, zijn de Universal Windows Platform (UWP)-apps nu veel beter geoptimaliseerd voor het grotere scherm en voor muis en toetsenbord. Echter, nog veel belangrijker, Windows 10 is voor Microsoft een nieuwe manier om geld te verdienen op de pc. Als mensen steeds minder vaak een nieuwe computer kopen, kopen ze ook geen nieuwe Windows, dus waarom zou Windows dan nog geld kosten? Beter is het dan om Windows gratis te maken, met continue upgrades, en dan proberen geld te verdienen aan extraatjes die je kunt kopen. Daarmee is ‘Windows as a Service’ geboren.
 

Software als een dienst

Wat is ‘Software as a Service’ (SaaS) precies? SaaS is een hippe term uit het bedrijfsleven, wat er eigenlijk op neer komt om je als gebruiker nog meer te laten betalen. Simpelweg komt het hierop neer: de softwarefabrikant installeert de software voor je, verzorgt onderhoud en beheert deze. Vaak wordt SaaS als een abonnement geleverd, met een veel hoger prijskaartje dan traditionele software vanwege het extra werk dat door de fabrikant moet worden verricht.

Microsoft gebruikt de term Windows as a Service vooral om aan te geven dat Windows automatisch voor je wordt updatet. Dat gebeurde al langer natuurlijk, maar specifiek wordt daarmee bedoeld dat ook de complete Windows-versie voor je wordt bijgewerkt. Als voorbeeld kun je denken aan de Novemberupdate van Windows, die veel nieuwe functies introduceerde en verbeteringen heeft doorgevoerd.
 

Extra diensten

Microsoft hoopt dus erg sterk op het leveren van extra diensten. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Office, dat nu vooral wordt gepusht in abonnementsvorm. Dat levert natuurlijk veel meer geld op. Denk ook aan het feit dat de Windows Store eindelijk open wordt gesteld voor bureaubladtoepassingen, met zelfs speciale tools om de oude Win32-apps om te zetten naar het nieuwe UWP-apps, zodat Microsoft de Windows Store veel sneller kan vullen. Die zogenaamde Desktop Bridge heeft Microsoft op de BUILD onthuld.

Als voorbeeld liet Microsoft zien dat het Age of Empires II zonder problemen heeft geconverteerd naar het UWP-formaat, waarmee de game dus veel eenvoudiger op de tablet gedraaid kan worden. Microsoft begint zelfs gaming serieus te nemen in de Windows Store, waarbij het via de Windows Store mogelijk maakt om AAA-games te kopen, zoals Gears of War, Tomb Raider, Quantum Break en meer. Soms zijn er zelfs zogeheten cross-buys, waarbij als je een game koopt op Xbox One je deze gratis voor de pc erbij krijgt.
 

Ontwikkelaars

Het begin van dit verhaal klinkt misschien heel negatief. Echter, voor de die hard pc-gebruikers onder ons is het enigszins goed nieuws. Het betekent dat Microsoft er alles aan zal doen om het pc-platform en het Windows-platform specifiek, zo interessant mogelijk te houden, om het leven ervan zo lang mogelijk uit te rekken. De eerste tekenen hiervan zien we bijvoorbeeld terug in een grote nieuwe functie van de aankomende update: Bash. Een native Ubuntu-bash op Windows 10, dat is behoorlijk revolutionair. Als we dat zes jaar geleden had voorspeld, waren we voor gek verklaard. Nu is het de harde waarheid.
 

Linux naar Windows

De Bash van Ubuntu is er maar voor één reden: om de (web)ontwikkelaars terug te krijgen naar Windows. Veel ontwikkelaars maken liever gebruik van Linux en OS X, simpelweg omdat de gereedschappen beschikbaar op die platforms beter zijn. Bash op Ubuntu verandert dat en brengt Windows 10 een stap dichterbij om dit platform ook zo goed te maken, met dezelfde gereedschappen als Linux. Vooral webontwikkelaars profiteren hiervan.

Een andere opmerkelijke stap is dat Microsoft het product Xamarin heeft gekocht, open source heeft gemaakt, gratis heeft toegevoegd aan Visual Studio en de broncode ervan openbaar gemaakt. Met Xamarin is het mogelijk om eenvoudig iOS- en Android-apps te schrijven in de programmeertaal C#.

Microsoft hoopt dat daarmee de drempel omlaag gaat om ook apps voor Microsoft-platformen te schrijven. Als je eenmaal de basis van je app hebt geschreven in C# en al Android of iOS ondersteunt, dan is ondersteuning voor het Windows-platform namelijk zo toegevoegd.
 

Andere tools

Microsoft zal er in de toekomst voor zorgen nog meer ontwikkelaars tot het platform aan te trekken, want die ontwikkelaars zijn een waardevolle groep. Als zij Windows hun hoofdplatform maken, dan ontwikkelen ze misschien op den duur toch nog ook wel eens een app voor Windows. En elke app voor Windows is natuurlijk mooi meegenomen. Hoe Microsoft in de toekomst ontwikkelaars blijft lokken, daar kunnen we alleen maar naar gissen.

Het is sowieso duidelijk dat Microsoft zijn tools ook naar andere platformen brengt. Een voorbeeld daarvan is SQL Server dat op Linux komt en ook belangrijk is ASP.NET dat voor Linux en OS X uit is. Het sterven van de pc-markt heeft overigens ook andere gevolgen, namelijk dat Microsoft zijn horizon aan het verbreden is en dus ook op de andere platform een rol wil spelen, zodat ook daar meer gebruikers in contact komen met Microsoft-producten. Specifiek gaat het dan om Android en iOS, waar we nu al de Office-suite terugzien en een aantal andere Microsoft-apps, zoals Cortana, Groove, Xbox en meer.
 

Anniversary Update

Inmiddels is de Windows 10 Anniversary Update uitgebracht. Deze nieuwe versie werd onthuld op de BUILD-conferentie van Microsoft, met toen vooral functies bedoeld voor ontwikkelaars. Er zijn her en der wat verbeteringen aan het besturingssysteem aangebracht, zoals in Cortana, de taakbalk en in het menu Start. Een van de tot nog toe grote functies voor eindgebruikers is Windows Ink. Met Ink wordt gebruik van een pen een stuk nuttiger, iets wat al langer nodig is. Microsoft pusht de pen namelijk al sinds de Surface Pro 3, die alweer twee jaar geleden is uitgebracht. Een andere nieuwe functie van de Anniversary Update is dat Microsoft Edge eindelijk ondersteuning krijgt voor extensies. Deze functie had al veel eerder moeten verschijnen. Het is onduidelijk waarom extensies zo lang uitgesteld zijn.
 

Geen rozengeur en maneschijn

Helaas zijn er ook minder positieve veranderingen aan de Anniversary Update. Het menu Start gaat meer apps promoten vanuit de Windows Store. Dat gebeurt in het rechtergebied van het menu, waar alle tegels staan. In de huidige Windows-versie zijn er vijf zogeheten gepromote apps, waarvan twee apps gedownload en geïnstalleerd worden zonder toestemming en drie apps alleen naar de Windows Store linken, waar je de app vervolgens zelf kunt installeren. Nu verhoogt Microsoft dus dat totaalaantal naar tien apps die gepromoot worden op het menu Start. Hoeveel er vooraf worden geïnstalleerd en hoeveel gelinkt worden, is nog onduidelijk, maar dat het om advertentieruimte gaat is wel duidelijk.

Om ruimte te maken voor die gepromote apps, zal Microsoft zelf minder apps in het menu Start weergeven. Microsoft zal zelf bepalen welke apps vanuit de Windows Store in het menu zullen verschijnen. Het bedrijf zegt de wijziging door te voeren om gebruikers meer bekend te maken met de Windows Store en hoopt zo ook meer grote app-ontwikkelaars aan te trekken. Als zij een prominente plek kunnen krijgen in het menu Start, garandeert dat natuurlijk enorm veel downloads en hoog gebruik. Het is natuurlijk slecht dat Microsoft het menu Start verkoopt aan de hoogste bieder, maar als je als Windows-fan graag meer apps wilt zien op het platform, waaronder voor tablets, dan is dit absoluut een goede manier.
 

Waar wil Windows heen?

Windows 10 is een heel jaar lang gratis geweest. Zoals gezegd wil Microsoft aan de ene kant de Windows Store tot een succes maken, door het veel eenvoudiger te maken oude Windows-toepassingen eraan toe te voegen. Verder pusht Microsoft met Windows 10 OneDrive, Skype en Office. Dat zijn de extra diensten die geld in het laatje moeten brengen op de langere termijn. In de toekomst zullen daar alleen maar meer diensten bij komen. Het is ook niet ondenkbaar dat zelfs bepaalde functies van Windows ooit tegen betaling beschikbaar gemaakt worden en dat alleen nog het basisbesturingssysteem gratis blijft.
 

Windows met een service

De toekomst lijkt dus duidelijk. Microsoft heeft met Windows 10 voor het eerst Windows als een service afgeleverd met regelmatig nieuwe functies. Dat houdt in dat Windows continu geüpdatet wordt en dat je daarmee dus altijd de nieuwste Windows-versie krijgt. Er is daar geen vast schema voor. Vóór Windows 10 kreeg je alleen nieuwe functies bij aanschaf van een nieuw apparaat. Natuurlijk, je kon Windows upgraden, maar het aantal mensen dat dat daadwerkelijk deed, was ongelooflijk laag. Een nieuwe Windows-versie met een nieuwe pc is dus verleden tijd. Het houdt ook in dat Microsoft sneller nieuwe functies kan afleveren aan zijn gebruikers, iets wat Windows zeer interessant zal maken de komende paar jaar.

Microsoft zal echter voorzichtig omgaan met het introduceren van nieuwe functies of het omgooien van het besturingssysteem. Om ooit nog eenzelfde debacle als Windows 8 te voorkomen, kan nu iedereen Windows testen, de zogenaamde Windows Insiders. Deze Insiders geven feedback op nieuwe functies, op het uiterlijk van Windows en op hoe het besturingssysteem werkt. Ze zijn heel erg belangrijk voor Microsoft en zijn bedoeld om niet dezelfde fouten te maken als in ‘die vorige Windows-versie’ . Bovendien heeft Microsoft geen plan B. Er staat nergens een back-up-Windows-versie klaar voor als alles fout gaat.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).