ID.nl logo
Zekerheid & gemak

Sprechen vous English?

Talen leren via een cd-rom. Een nieuwe taal leer je vooral door deze veel te spreken. Daarvoor hoeft u niet meteen naar het land te verhuizen, want met een interactieve cd-rom kunt u vanachter uw eigen pc aan de slag. Tussen de verkrijgbare leermethoden bestaan echter grote verschillen. Wij bekijken het aanbod aan cursussen Duits, Engels, Frans en Spaans.

"Het leren van een nieuwe taal kost altijd een hoop tijd. Volle agenda's en strakke werkschema's maken het er ook niet makkelijker op om één of meer malen per week een les bij te wonen. Gelukkig biedt de pc een goed alternatief om een taal geheel in eigen tempo op te pikken. Dankzij de computer beschikt u met de juiste taallessen op cd-rom over een persoonlijke coach die u al een heel eind op weg helpt. Alleen, welke moet je kiezen? Alle aanbieders van talencursussen op cd-rom beloven dat u binnen de kortste keren de door u gekozen taal spreekt, maar de verpakkingen vertellen u nauwelijks hoe ze dat doen en welke methode ze gebruiken. De verschillen beginnen al bij de prijs: sommige toepassingen zijn spotgoedkoop, voor anderen moet u flink wat euro's neertellen. Daardoor kan ook de inhoud van de verschillende pakketten behoorlijk verschillen. Sommige pakketten leveren alleen een basisprogramma, bij anderen krijgt u een audio-cd of cassette en soms zelfs een hoofdtelefoon met microfoon mee. Vier talen Behalve de verschillen in aanpak, onderscheiden de diverse methodes zich ook in het talenaanbod. Voor vrijwel elke moderne vreemde taal is wel een methode beschikbaar, maar lang niet iedere softwareontwikkelaar biedt ook elke taal aan. Wat wel opvalt is dat aan de talenreeks van één aanbieder over het algemeen wel één universele lesmethode ten grondslag ligt. Vandaar dat wij ons in deze massatest kunnen beperken tot de cursussen voor de vier populairste vreemde talen: Duits, Engels, Frans en Spaans. Omdat niet elke reeks in deze test deze vier talen ook in hun gamma heeft, geven we per bespreking aan in welke talen we de methodes hebben bekeken. Voor een overzicht van het totale spectrum aan talen per leerreeks, verwijzen we u naar de websites van de verschillende uitgevers. ***weblogo Beoordeling Bij het testen van de verschillende taalcursussen kijken we in de eerste plaats naar de gebruikte leermogelijkheden. Anders gezegd: welke toepassingen begeleiden u zo optimaal mogelijk bij het leren lezen, schrijven, begrijpen en spreken van een vreemde taal? Vervolgens bekijken we welke lesmethode er binnen een talenreeks wordt toegepast: is er sprake van een speelse aanpak, of zijn de lessen volgens klassieke lijnen opgebouwd? Tot slot kijken we ook naar de doelgroep van de cursus (toeristen, zakenlieden, etc) en of de geboden leerstof op deze groep aansluit. In de tabel op pagina XX vertaalt dit zich in een optimale score van 5. Een lager cijfer wil zeggen dat de geboden stof te simpel is voor de beoogde doelgroep, een hoger cijfer dat het te moeilijk wordt. In deze tabel zijn de resultaten overigens per reeks gebundeld, omdat de opmerkingen binnen eenzelfde reeks voor alle talen gelden. De eindconclusie splitsen we echter wel per taal op; niet alleen levert niet elke softwarereeks alle door ons geselecteerde talen, ook de afwijkingen tussen de verschillende talen binnen een reeks kunnen de balans per taal naar een ander pakket doen omslaan. In de kaders leest u per taal wat volgens ons de beste methode is. Daarbij kijken wij naar het totaalconcept; uw persoonlijke leerdoelen en voorkeuren kunnen natuurlijk tot een andere keuze leiden Bij de beoordeling van de leermethode houden we geen rekening met eventueel meegeleverde gratis extra's, maar melden we die wel in de tabel. Over het algemeen geldt echter wel dat voor een optimaal gebruik van de pakketten een op de pc aangesloten microfoon sterk aan te bevelen is. Davilex Easy ***Engels, Frans, Spaans*** Met de Easy-reeks richt softwareontwikkelaar Davilex zich in de eerste plaats op de vakantieganger. Dit blijk ondermeer uit de aanvullende informatie over de verkeersregels en de lokale keuken. Die krijgt u overigens wel eerst in de vreemde taal te zien, pas daarna in vertaling. Hiermee wordt het voor de complete beginner meteen al iets moeilijker gemaakt. Dit geldt niet voor de oefeningen zelf; deze sluiten beter aan bij het beginnersniveau. De nadruk in deze cursus ligt op spreekvaardigheid en veel minder op grammatica, waardoor Easy minder geschikt is voor studenten. Toeristen willen zich nu eenmaal verstaanbaar kunnen maken en grammatica interesseert hen daarbij minder. Ieder hoofdstuk bestaat uit een aantal onderdelen, zoals situaties, taalregels, taalspelletjes en handige tips. De videobeelden zijn mooi en sober. Nadat u de volledige conversatie gezien hebt, kunt u de tekst zin per zin afspelen en beluisteren. Zijn er woorden die u niet begrijpt, dan kunt u de Nederlandse vertaling meteen opvragen. Er is ook een mogelijkheid om zelf zinnen in te spreken, maar u zult dan wel een eigen microfoon moeten gebruiken. De uitspraak wordt door het programma niet gecorrigeerd. U kunt alles afdrukken en hebt een woordenboek waarin u een overzicht vindt van alle termen uit de betrokken les. Daarbij vindt u eveneens een verwijzing naar de situatie waarin deze voor het eerst werd gebruikt. Het aantal oefeningen is in alle beschikbare talen erg beperkt: wie na het voltooien van een hoofdstuk of de hele cursus een toets nog eens wil overdoen, krijgt exact dezelfde vragen voorgeschoteld. Daar staat tegenover dat dit pakket erg goedkoop is. Denda: Tell Me More ***Engels, Frans*** De Tell Me More-reeks van Denda kent twee varianten: één voor beginners en één voor gevorderden. De opbouw van beide cursussen is echter identiek: het hele menu is opgebouwd in Flash, wat de gebruiksvriendelijkheid zeker ten goede komt. Aan het begin van de cursus geeft u uw naam op en kiest u eventueel een wachtwoord. Daarna worden er drie opties geboden: de Vrije methode, Methode met begeleiding of Dynamische methode. In het eerste geval krijgt u meteen toegang tot alle onderdelen en kunt u zelf bepalen waar u begint. In het tweede geval stelt Tell Me More aan de hand van uw leerprioriteiten een lesprogramma samen. In het laatste geval wordt de lesinhoud aangepast aan uw lesdoelstellingen én uw behaalde punten. De methode zelf werkt goed: als cursist word je gedwongen actief de taal te leren - enkel bij de grammatica is dat niet het geval. Verder krijgt u tijdens de cursus heel wat toeristische informatie mee en is er via Club Auralog de mogelijkheid om via internet in forumdiscussies uw taalkennis actief verder te ontwikkelen. Door de toepassing van Flash, zijn de mogelijkheden haast eindeloos. Zo kunt u zelf de basistaal - de taal waarin de toepassing u wegwijs zal maken - instellen. Dat neemt niet weg dat het geheel nogal chaotisch oogt. Over het geheel genomen werkt de Tell Me More-reeks prettig. Een speciale tutor legt u de werking van de vele knoppen op het scherm uit. Dit wordt op den duur wel wat vervelend, maar dan kunt u de tutor ook eenvoudig uitschakelen. Denda Talk to me ***Duits, Engels, Frans, Spaans*** Dit is de enige talenreeks waarbij de naam van het pakket per taal varieert. Zo heten de Duitse, Franse en Spaanse versie respectievelijk Sprich mit Mir, Parle-moi en Hablame. Bovendien zijn er twee versies: één voor beginners en één voor gevorderden. Hebt u eenmaal één versie ge'nstalleerd, dan is het invoeren van een cd met een andere taal voldoende om de toepassing te starten. Toch is deze serie heel wat minder indrukwekkend dan de Tell Me More reeks. Hier krijgt u ongetwijfeld de droogste opleiding voorgeschoteld, waarbij de nadruk ligt op de taal aanleren en dan vooral de communicatie en de juiste uitspraak. Veel Nederlandstalige uitleg hoeft u niet te verwachten: u wordt bij wijze van spreken meteen voor de leeuwen geworpen. Daarmee is dit zonder twijfel ook de meest intensieve taalcursus in deze test. Er wordt zelfs gelet op de wijze waarop u woorden en zinnen uitspreekt. Daarvoor kunt u uw uitspraak opnemen om te zien in hoeverre u de juiste intonatie benadert. De oefeningen richten zich in eerste instantie op de uitspraak en de woordenschat. Grammatica komt enkel in het dictee aan bod. Naast de beginners en de gevorderdenversie is er ook nog een oudere versie van deze talenreeks op de markt. Deze bestaat uit één cd en is bijzonder scherp geprijsd. Een koptelefoon met microfoon is hier echter niet bij inbegrepen. Dit is wel het geval bij de duurdere nieuwe versie met twee cd-rom's. Bij deze versie krijgt u ook toegang tot een website met extra informatie. Wie de oefeningen maakt in de oude versie, kan dit nog doen door de woorden te verslepen met de muis. In de nieuwe versie moet u de woorden zelf in de juiste positie plaatsen door ze uit te spreken. Een nadeel van deze cursusreeks is dat deze - net als de Tell Me More reeks - een nogal chaotische indruk achterlaat. Idiomas Top-idio ***Engels, Frans*** Top-idio is ongetwijfeld de eenvoudigst vormgegeven cursusreeks. Het ontbreken van alle franje heeft veel te maken met de systeemeisen: u hebt namelijk voldoende aan een 386-processor. Dit betekent niet alleen dat u geen multimedia hoeft te verwachten, maar ook dat de interactiviteit ver te zoeken is. Toch maakt dit de opleiding niet minder interessant. De taalcursussen zitten sober maar logisch in elkaar. Idiomas levert over het algemeen sterke opleidingen af. Dat mag ook niet verbazen als u weet dat er eerst uitvoerig basiswerk in het het betrokken land word gedaan voor er een cursus op poten wordt gezet. De nadruk ligt bij Top-idio op het verwerven van een woordenschat, het gebruik van werkwoorden en de juiste uitspraak. Dit laatste blijft beperkt tot het geven van het goede voorbeeld; u kunt met dit programma niet testen hoe goed of slecht uw uitspraak is. De kwaliteit van de geboden leerstof is degelijk, maar de aankleding zal in deze moderne tijden met multimedia nog maar weinig mensen weten te bekoren. Wie nog met een oudere computer werkt heeft hier echter een heel aardig pakket aan. Idiomas Multimedia taalcursus ***Engels, Duits, Frans, Spaans*** De inhoudelijke kwaliteit die we in Top-idio al zagen, wordt in deze tweede taalreeks van Idiomas consequent doorgetrokken. Tijdens het installeren blijkt wel dat we via e-mail een licentiecode moeten aanvragen; vervelend wanneer u niet over een internetverbinding beschikt. Maar eerlijk is eerlijk: het antwoord laat niet lang op zich wachten, zelfs niet op oudejaarsavond! Ook wordt ons aangeraden een upgrade uit te voeren om een nog optimalere werking te krijgen. Wanneer u meerdere taalversies naast elkaar gebruikt, is deze update maar één keer nodig. Zorg er in dat geval wel even voor dat u eerst alle taalopleidingen ge'nstalleerd hebt voordat u de update uitvoert! De meeste oefeningen zijn opgebouwd rond een hele reeks keuzemogelijkheden waarvan er maar eentje de juiste is. Dat maakt 'giswerk' al heel wat moeilijker, waardoor deze taal-cd op dat punt boven de anderen uitsteekt. Nieuwe woorden worden steevast in een filmpje van behoorlijke kwaliteit ge'ntroduceerd. Idiomas presenteert de informatie nogal droog en maakt minder gebruik van een flitsende navigatie of van schitterende foto's dan andere softwareontwikkelaars. Het grammaticagedeelte is behoorlijk theoretisch en oefeningen daarin zult u tevergeefs zoeken. U kunt deze reeks dan ook het best zien als een cursusboek waaraan een laagje multimedia is toegevoegd. Verfrissend is dat deze reeks niet specifiek gericht is op toeristen, maar een meer algemene inhoud voorstaat. Daardoor kunnen de thema's divers zijn, waardoor de stof zelf inhoudelijk minder saai wordt. Ook wordt er duidelijk gebruik gemaakt van native speakers. Toch nog een minpuntje: de oefeningen komen rechtstreeks uit de besproken leerstof. Op zich is dat niet slecht, maar als cursist kun je alles na-apen. Wordt er in het filmpje over een fiets gesproken, dan zal in de oefening diezelfde fiets ook aan bod komen Mindscape Basiscursus ***Engels, Spaans*** De structuur bij de basiscursus van Mindscape is vanaf het begin erg duidelijk en wordt in alle lessen doorgetrokken, wat de herkenbaarheid en het gebruiksgemak ten goede komt. Hoewel de aan te leren taal binnen het programma ook de werktaal is, is de vertaling nooit ver weg. Hier staat tegenover dat deze basiscursus niet erg uitgebreid is. Wie over alle mogelijkheden binnen deze methode wil beschikken, kan het best meteen kiezen voor de uitgebreidere Vanzelfsprekend-reeks van Mindscape, die we hieronder behandelen. De basiscursus is geschikt als voorbereiding op een reis en probeert u verder te helpen in een aantal specifieke situaties die u in het land dat u wilt bezoeken tegen kunt komen. Mindscape Vanzelfsprekend ***Duits, Engels, Spaans*** In de Vanzelfsprekend-reeks is de opbouw van de cursus toegespitst op toeristen of zakenlieden die via een luchthaven het land binnenkomen. De te leren taal is voertaal, maar Nederlandse vertalingen zijn vlot beschikbaar. De reeks richt zich op beginners, maar ontwikkelt zich verder wel naar de middelgevorderde en ook gevorderde gebruiker. Elke les begint met een heldere formulering van de leerdoelen. De opbouw is logisch en de voorbeeldteksten zijn ingesproken door native-speakers. Voor het zelf inspreken van teksten wordt er bij het pakket een koptelefoon met microfoon meegeleverd. Daarmee kunt u de woorden of zinnen zelf uitspreken en opnemen om vervolgens vast te stellen hoe goed uw uitspraak is. Daarnaast wordt er bij elke taal een uitgebeid werkboek meegeleverd, dat uit twee delen en een aantal bijlagen bestaat. Het eerste deel bevat de oefeningen per hoofdstuk. Daarnaast hebt u ook de beschikking over de uitgeschreven dialogen met vervolgens nog in bijlage de oplossingen van alle oefeningen, een grammatica-index en een lijst van de belangrijkste woorden. Mindscape heeft met de reeks Vanzelfsprekend een heel interessante cursus uitgebracht die heel wat in zijn mars heeft, al laat het bij de Engelstalige cursus een paar steekjes vallen (zie kader). Spectrum Communicatietraining ***Duits, Engels, Frans, Spaans*** De reeks van Spectrum kent een geheel eigen opzet. Videoclips zijn vervangen door een soort fotoroman waarbij u de teksten al dan niet uitgeschreven kunt laten weergeven. Een nadeel van deze opzet is dat het hierdoor even duurt voor u uw weg zult vinden. Al bij de start van de cursus spreekt een lokale schone u aan in de te leren taal. Voor iemand die de betrokken taal niet kent kan dit intimiderend overkomen, maar door het indrukken van de Alt-toets kunt u eenvoudig naar de Nederlandse vertaling luisteren. Waar u ook even aan zult moeten wennen, is de IntelliPlan-structuur. Hiermee springt u vlotjes tussen de verschillende onderdelen, zonder een bepaalde volgorde aan te hoeven houden; u begint gewoon met wat u het belangrijkst vindt. De opbouw van de leerstof wijkt af van die van de andere cursussen in de test. Eerst en vooral wordt de uitspraak geoefend, daarna komt de basis aan bod: leren tellen, maar ook leren groeten, een klacht uiten of vragen hoe laat het is. Een aantal van deze onderwerpen wordt later nog wat diepgaander behandeld. De structuur van iedere les is identiek. Wie af en toe terug wil kunnen vallen op een tutor, vindt hier precies wat hij nodig heeft. Via Webmate kunt u via e-mail online begeleiding krijgen, terwijl u zich via Webmag kunt abonneren op een online tijdschrift met extra informatie over het land, de taal en de mensen. Geef de tutor echter wel wat tijd om de vraag te beantwoorden - in ons geval duurde het toch enkele dagen. Het resultaat van de cursus wordt zowel op het totaal als op ieder onderdeel afzonderlijk beoordeeld, wat maakt dat u meteen weet hoe goed of slecht uw algemene kennis is en aan welke onderdelen u nog moet werken. Alleen spijtig dat de grammatica minder uitgelegd wordt. Er zijn wel oefeningen, maar voor de beginner is het lastig te bepalen wat het juiste antwoord is. Conclusie Is het mogelijk om aan de hand van een cd-rom een taal te leren? Kort gezegd: ja. Daar moeten we echter meteen aan toevoegen dat taaldocenten niet meteen voor hun baan hoeven te vrezen. Er zijn nu eenmaal dingen die u in een klas gemakkelijker aanleert dan vanaf een cd-rom. Sommige pakketten proberen dit te ondervangen door u een online tutor aan te bieden, maar de reactiesnelheid van sommigen laat daarbij toch wel wat te wensen over. Het kiezen van het 'beste' taalpakket voor een bepaalde taal blijkt een lastige opgave, omdat iedere methode wel iets heeft waarop het de anderen naar de kroon steekt: de prijs, de kwaliteit, de mogelijkheid om op een ouder systeem te draaien, enz Uiteindelijk blijkt het niet mogelijk om een hele reeks als winnaar aan te wijzen. Om te beginnen zijn namelijk niet in elke reeks alle geselecteerde talen beschikbaar, belangrijker nog is dat er binnen eenzelfde reeks ook kleine kwaliteitsverschillen zijn die de weegschaal soms naar een ander taalpakket doen uitslaan. Duits: Spectrum Communicatietraining Een schitterende toepassing om uw Duits op te frissen. De mogelijkheid om via de Voice Pilot het programma te sturen in de Duitse taal maakt deze methode aantrekkelijk. En wie behoefte heeft aan een online leraar, kan via de Webmate hulp krijgen. Engels: Idiomas Multimedia taalcursus In deze cursus spreekt vooral de keuze van het vlekkeloze Britse Engels ons erg aan. Ook de algemene onderwerpen pleiten in het voordeel van deze taalversie. Alleen spijtig van de taalmodule, die beter had gekund. Frans: Denda Tell me More Hoewel de Tell me More reeks licht chaotisch overkomt, kiezen we voor de Franse taal toch voor dit pakket van Denda (beginners en gevorderden). Vooral de hippe interface en de mogelijkheden van Club Auralog trekken onze aandacht. Spaans: Mindscape Vanzelfsprekend Wie een volledig pakket zoekt en daar wat geld voor over heeft, kan goed terecht bij Vanzelfsprekend Spaans, versie 7.0 aan van Mindscape aan. Alles wat we van een taalpakket mogen verwachten zit erin, inclusief een werkboek. *** Kader De professional Om een indruk te krijgen van de didactische opzet van de verschillende leermethoden, vroegen we de mening van Ingrid Vermeir, docente Engelse taal. “De Multimediaopleiding van Idiomas benadert nog het best die van het traditionele onderwijs, al zijn de grammaticale oefeningen beperkt. De Nederlandstalige instructies zijn goed en zullen de echte beginner niet meteen afschrikken. De uitspraakmodule is wel voor verbetering vatbaar: zelf kwam ik nooit boven het gemiddelde uit, wat toch wel bizar is. Ook de grammatica is wel erg theoretisch. Gelukkig is de rest van de cursus wel (inter)actief en komen alle vaardigheden (lezen, schrijven, spreken en luisteren) aan bod. Daarom is dit voor mij het beste pakket.” “Tell Me More en Talk to Me van Denda zijn wat onoverzichtelijk. Doordat alles is onderverdeeld in ateliers en thema's, is het in de vrije methode zoeken naar de logica. Ook ontbreekt in deze modus de niveauaanduiding en een overzicht van de lesinhoud: je opent dan maar iets op goed geluk. Het voordeel is weer wel dat hierdoor ook algemene, niet-toeristische onderwerpen aan bod komen. Het materiaal is zeker niet slecht, maar is jammer genoeg wel ondoorzichtig. De dialogen zijn natuurlijk, de taal prachtig (native speakers) en de spraakherkenning werkt in beide uitstekend.” “De Communicatietraining van Spectrum is zeker niet bedoeld voor de totale beginner, maar kan wel gebruikt worden als opfrisser. Voor de Engelse versie wordt vooral gebruik gemaakt van het Amerikaans: Brits Engels wordt vaak niet als goed herkend. Interactief is de toepassing ook, alleen het aansturen via stemcommando's wil bij mij niet erg goed lukken.” “Easy van Davilex laat zich niet zo eenvoudig installeren. Het is ook een beetje ontnuchterend om te zien dat dit soort cursussen nog verkocht wordt. Na het lezen van de verpakking werd ik zelfs een beetje boos: de belofte van een volledige cursus met grammaticale ondersteuning en een continue controle op de uitspraak wordt niet waargemaakt. Het biedt wel een eindeloze reeks losstaande woorden en zinnetjes aan, maar is alleen gericht op vertalen. Met een gewoon woordenboek bereik je hetzelfde.” “Mindscapes Basiscursus en de uitgebreidere variant Vanzelfsprekend zijn volledig gericht op Amerika. Antwoorden met een Britse intonatie worden fout gerekend. Bovendien zijn de mogelijke antwoorden beperkt: alleen de mogelijke antwoorden die in de cursus zelf aan de orde gekomen zijn, worden goedgekeurd. Tijdens de lessen wordt je als cursist niet persoonlijk aangesproken, maar toch moet je actief deelnemen. De grammatica is weer erg theoretisch. Ondanks 7de eenzijdige gerichtheid op Amerika een goede methode”. "

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.

▼ Volgende artikel
Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie
© Versuni
Huis

Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Uitstekend
Conclusie

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie: die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

Plus- en minpunten
  • Stijlvolle uitstraling
  • Gebruiksgemak
  • Meerdere opties voor volume/type koffie
  • Geen handleiding meegeleverd
  • Gevoelig voor vingerafdrukken
  • Prijzig

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Watch on YouTube

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Koffiebonen bewaar je niet in de zak uit de supermarkt

Houd ze lang vers in een speciaal bewaarblik

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl