Encryptie is de laatste strohalm voor onze privacy. Het is de enige manier om alles wat je doet en alles wat je bewaart te beschermen tegen meekijken en meelezen door anderen. Maar hoe werkt versleuteling, en hoe kun je ál je bestanden versleutelen?

Tip 01: Versleuteling

Versleuteling is de techniek waarbij je gegevens tijdelijk onleesbaar maakt om ze te beschermen, bijvoorbeeld als je ze verstuurt of bewaart – of dat nu op een computer of in de cloud is. Om de versleutelde gegevens later weer leesbaar te maken is een sleutel nodig, een reeks van tientallen of honderden cijfers en letters. Heb je die sleutel niet, dan blijven de gegevens onleesbaar. Lees ook: Beveilig je cloudopslag met BoxCryptor.

Het versleutelen van de gegevens heet coderen of encrypten; ze weer leesbaar maken heet decoderen of decrypten. Bij het versleutelen en het ontsleutelen van gegevens wordt een algoritme toegepast, een reeks bij elkaar horende wiskundige berekeningen. Computers kunnen deze berekeningen veel sneller uitvoeren dan wij mensen, en dat geldt zelfs al voor de toch nog beperkte rekenkracht van tablet en smartphone. De apparaten kunnen het zelfs zó snel dat je het in het gebruik niet eens merkt dat de gegevens eerst ontsleuteld moeten worden voor je ze kunt lezen.

©PXimport

Tip 02: Altijd https

Moet je online persoonlijke gegevens invoeren, bijvoorbeeld bij internetbankieren of als je een aankoop doet in een webshop, dan wil je die gegevens tijdens het transport over het internet natuurlijk versleutelen. Hiervoor is geen aparte encryptiesoftware nodig. De browser op de pc doet dit al voor je, mits je kiest voor https in plaats van het standaard http. Https staat voor Hypertext Transfer Protocol Secure en het is de veilige versie van http.

Bij https wordt er eerst een versleutelde verbinding opgezet en gaat daarna al het verkeer tussen de browser en de webserver via die veilige verbinding. Je kunt natuurlijk zelf altijd controleren of een website ook https aanbiedt, maar gemakkelijker gaat het met de HTTPS Everywhere plug-in voor Chrome, Opera en Firefox. HTTPS Everywhere weet van heel veel websites of ze ook https ondersteunen en wanneer het een site nog niet kent, zal het dat zelf controleren. Een heel handig programma dus, en ook nog gratis ter beschikking gesteld door de Electronic Frontier Foundation, een groep die vecht voor meer privacy op het internet. Ga hiernaartoe en klik op Install. Na de installatie vind je een HTTPS Everywhere-knop naast de adresbalk. Echt nodig heb je de bijbehorende opties niet: de plug-in werkt direct en bijna volledig automatisch.

©PXimport

ROT

Computers maken steeds sterkere versleuteling mogelijk maar echt nodig zijn ze niet. De Romeinen versleutelden al de berichten die ze aan de troepen stuurden. De Caesar-rotatie-versleuteling dankt er zelfs zijn naam aan. Hierbij wordt elke letter vervangen door een letter x posities verder in het alfabet. Bij een ROT3 zijn dat drie posities; de A wordt dan een D, de B een C, enzovoort. Bij een ROT13 (dertien posities) wordt de A een N en de B een O. Op internet zijn er talloze websites waar je ROT13-versleutelde berichten snel kunt maken of juist decoderen.

Tip 03: Sterk of zwak

Cryptoanalyse is de wetenschap die nieuwe manieren om gegevens te versleutelen ontwikkelt én probeert de bestaande manieren te kraken. Immers: een manier van versleutelen is alleen veilig zolang deze niet gekraakt is. Dat kraken is inmiddels al bij veel manieren om gegevens te versleutelen gelukt, maar dat geldt niet voor AES, de Advanced Encryption Standard. Moet je bij het versleutelen van gegevens zelf een logaritme kiezen, dan is AES of Rijndael (dat hetzelfde is) een prima keuze. En dat geldt zeker wanneer je het doet met een 256bit-sleutellengte. Hoe hoger de sleutelwaarde, hoe minder kwetsbaar de versleuteling is voor een brute force attack. Hierbij beschikt een aanvaller niet over de sleutel, maar domweg alle mogelijke combinaties van cijfers en letters geprobeerd.

Wachtwoorden

©PXimport

Tip 04: Externe opslag

Om bestanden mee te nemen is een usb-geheugenstick erg handig, want: klein van formaat en met inmiddels voldoende opslagcapaciteit voor zelfs de grootste bestanden. Helaas is zo’n stick ook gevoelig voor verlies en diefstal en dus is het belangrijk de gegevens die erop staan te versleutelen. Er zijn twee opties: zelf een stick versleutelen of een stick nemen die zichzelf versleutelt. De laatste is in de praktijk de betere optie, omdat de beveiliging altijd is ingeschakeld en het versleutelen en ontsleutelen sneller gaat door de speciale hardware in de stick.

De meeste van deze beveiligde usb-sticks hebben een kleine, niet-versleutelde partitie. Zodra de stick in de computer wordt geplaatst, start vanaf die partitie een klein programma dat vraagt om het wachtwoord. Vul je dan het juiste wachtwoord in, dan worden de versleutelde gegevens op de stick toegankelijk. Voordat je de stick verwijdert, moet je in veel gevallen eerst de stick via de software loskoppelen. Let er bij aanschaf op dat de stick AES met 256bit-versleuteling gebruikt, de software Windows en macOS ondersteunt en geen administrator-rechten nodig heeft én dat de stick zich na maximaal tien foutieve login-pogingen formatteert. Er is veel rommel te koop in deze markt; bekende merken met een goede reputatie zijn onder meer Kingston en Integral.

©PXimport

Tip 05: Pincode

Er is nog een tweede type versleutelde usb-stick waarbij echt de complete stick is versleuteld. Om de stick te gebruiken, moet je eerst op de stick een code intypen; pas dan wordt de opslag toegankelijk. Een dergelijke stick werkt dus altijd, ongeacht het besturingssysteem op de pc. Er is immers geen extra software nodig om de stick te ontsluiten. Nadelen zijn er natuurlijk ook. Zo is het wachtwoord minder sterk, omdat het veelal beperkt is tot cijfers alleen. Ook kan het, wanneer je pc alleen aan de achterkant usb-poorten heeft, best lastig zijn om de code in te toetsen.

©PXimport

Tip 06: Encryptiesoftware

Het is ook mogelijk om zelf opslagschijven en sticks versleutelen. Je hebt dan geen aparte hardware nodig, maar wel encryptiesoftware. En die is er gelukkig voldoende en vaak nog gratis ook. De bekendste tool is misschien wel VeraCrypt, een opvolger van TrueCrypt dat op zijn beurt weer jarenlang de standaard was. Met VeraCrypt kun je elk opslagmedium versleutelen: van usb-geheugenstick tot een externe harde schijf, maar ook een schijf of een partitie in een pc, zelfs die waar het besturingssysteem op staat. VeraCrypt wordt gemaakt door het Franse beveiligingsbedrijf Idrix en is gratis te downloaden via veracrypt.codeplex.com. Klik op Download en bewaar het installatiebestand op de pc. Bij de installatie kun je kiezen tussen Install en Extract. Met Extract pak je alleen de bestanden uit op de harde schijf en kun je vervolgens alleen niet-systeemschijven versleutelen. Wil je alles versleutelen, dus ook de systeempartitie, dan kies je Install.

©PXimport

TrueCrypt, VeraCrypt, FreeOTFE, LibreCrypt …

©PXimport

Tip 07: Eerst een back-up

Met VeraCrypt kun je zowel een echte harde schijf versleutelen als een partitie op een schijf én je kunt per schijf of partitie aangeven of ze versleuteld moeten worden. Zitten er dus meerdere schijven of partities in de pc dan kun je alleen de partitie waarop de persoonlijke gegevens staan versleutelen en niet ook de systeempartitie. Staan Windows en alle persoonlijke gegevens op één partitie, dan kun je ook die versleutelen. Die keuze is helemaal aan jou. Omdat encryptie best ingrijpend is, doe je er wel goed aan eerst een goede back-up te maken van in elk geval al je persoonlijke bestanden. Zet die back-up op een externe schijf of NAS. Controleer of de gegevens allemaal geback-upt zijn en ook hersteld kunnen worden en begin dan pas met versleutelen. Heb je een externe schijf gebruikt voor de back-up, koppel die dan los van de pc waarop je gaat versleutelen.

©PXimport

Tip 08: Schijf versleutelen

In de meeste notebooks zit maar één harde schijf of SSD en staan de persoonlijke bestanden met Windows samen op dezelfde partitie. Wil je die persoonlijke gegevens versleutelen, dan moet je dus de systeempartitie versleutelen. Klik hiervoor op System, Encrypt System Partition/Drive. VeraCrypt start nu de wizard die gaat helpen de systeemschijf te versleutelen. Kies Normal (omdat je een gewone versleuteling wilt uitvoeren) en kies daarna Encrypt the whole drive.

Je kunt ook alleen de Windows-systeempartitie versleutelen, maar de andere optie is veiliger. Klik door tot je bij de Encryption Options bent. Hier kun je het logaritme kiezen, natuurlijk AES en natuurlijk in combinatie met SHA-256 als sleutel. Typ daarna het wachtwoord waarmee je na de versleuteling altijd wilt inloggen. Bewaar dit wachtwoord op een goede plek en kies vooral ook een goed, sterk wachtwoord. Beweeg bij Collecting Random Data de muis zo lang en zo willekeurig mogelijk binnen het venster tot de balk onder in het venster helemaal groen is gevuld. Door dit te doen creëer je ‘entropie’, een hoeveelheid onvoorspelbare en grillige gegevens die de kwaliteit van de versleuteling versterkt. Vervolg dan de wizard tot de pc opnieuw moet starten. Klik dan op Ja. Wacht tot de pc is opgestart en log nu in bij de VeraCrypt Boot Loader met het wachtwoord dat je eerder hiervoor hebt ingesteld. Bij PIM druk je op Enter. Log dan weer in bij Windows en VeraCrypt zal laten weten dat de test geslaagd is en het versleutelen kan beginnen. Klik daartoe op Encrypt. Het totale versleutelen kan uren duren; laat de computer lekker zijn werk doen.

©PXimport

Tip 09: Cloud versleutelen

Behalve op de eigen pc hebben we steeds meer gegevens in de cloud staan en hoewel opslaan in de cloud in veel opzichten veiliger is dan opslag op de eigen pc, blijven het toch jouw gegevens op de computer van iemand anders. Heel verstandig dus die ook te versleutelen. Een goede optie hiervoor is Boxcryptor. Dit is een betaald product maar het is gratis voor iedereen die maar één clouddienst gebruikt en synchroniseert met maximaal twee apparaten. Voor onbeperkte clouddiensten en apparaten betaal je een klein bedrag per jaar.

Ga naar www.boxcryptor.com en klik op Download Boxcryptor. Installeer het programma inclusief het EldoS Corporation Systeemapparaat waarvoor een melding komt van Windows-beveiliging. Daar dus Installeren kiezen, verder is de standaard keuze altijd de goede. Wacht tot Boxcryptor start en klik op Create your Boxcryptor account. Maak een account aan met je mailadres en een goed sterk wachtwoord dat je ook weer in Keepass moet bewaren. Kies Free als je Boxcryptor gratis wilt gebruiken. Als je weer terug bent bij de login van Boxcryptor, log dan in met het nieuwe Boxcryptor-account en wachtwoord. Klik op Sign in. Boxcryptor maakt nu een nieuw station aan op de pc en in het voorbeeldscherm zie je de bijbehorende stationsletter. In dit virtuele station maakt Boxcryptor voor elke clouddienst die je gebruikt een map aan. Wil je de opslag in de cloud versleutelen, klik dan met de rechtermuisknop op de vermelding van de cloudprovider in die map en kies Encrypt. Versleutelde mappen en bestanden hebben een groene aanduiding en bestanden die je later nog toevoegt aan een map worden automatisch versleuteld. Op deze zijn meerdere cursussen te vinden met nog meer uitleg over het gebruik van Boxcryptor. Voor toegang vanaf je smartphone kun je de Boxcryptor-app installeren via de App Store of Google Play.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).