Er kan veel stuk gaan aan een computer. Is het niet de software, dan wel de hardware. De grafische kaart, harde schijf of SSD, ventilatoren of RAM … Af en toe een APK uitvoeren zodat je hardwareproblemen vroeg kunt herkennen én voorkomen is dus helemaal geen slecht idee. Met deze lijst voer je een grondige check-up uit.

Tip 01: Schijf

Om te verifiëren of je harde schijf of SSD nog goed werkt, is het nodig om de SMART-status van een schijf uit te lezen. Hiervoor kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een programma als Crystal Disk Info, dat voor zowel traditionele harde schijven als SSD’s deze status uit kan lezen. Lees ook: Overstappen op een SSD.

Je downloadt dit programma hier. Klik bij Standard Edition in de kolom Portable (zip) waarna er een zip-bestand wordt gedownload. Pak deze map op een bereikbare locatie uit en klik op DiskInfoX64.exe om het programma te openen. Je ziet direct informatie over de schijf. Links in beeld staat de Gezondheidstoestand waaraan je ziet hoe gezond de schijf nog is. Daarnaast bevindt zich algemene informatie over de schijf, zoals firmware, serienummer, maar ook het totaalaantal lees- en schrijfacties. Onderaan bevinden zich de verschillende SMART-attributen. Bovenaan in het programma kun je de status van je andere schijven controleren.

©PXimport

Tip 02: SMART-attributen

Je ziet bij de SMART-attributen vijf kolommen: ID, Kenmerk, Huidig, Slechtste en Drempel. Er wordt voor verschillende belangrijke attributen aangegeven hoe goed je schijf het doet. We lichten er een paar uit. Reallocated Sectors Count geeft het aantal verplaatste sectoren aan. De schijf is in vele sectoren verdeeld. Op het moment dat een sector fysiek beschadigd is, zal de schijf automatisch actie ondernemen, namelijk zorgen dat er geen data meer weggeschreven kunnen worden naar die sector. Die sector wordt dan reallocated, oftewel doorverwezen, naar een andere sector. Alle data die dan dus eigenlijk op die beschadigde sector weggeschreven worden, komen dan op een wel werkende sector terecht. De Spin Retry Recount geeft aan hoe vaak een schijf gestart moet worden voordat deze zijn maximale draaisnelheid bereikt. Hoe hoger dit getal, hoe vaker dat opnieuw geprobeerd moet worden en dat duidt er dus op dat het draaisysteem mogelijk niet meer goed werkt. Reported Uncorrectable Errors geeft het aantal fouten dat de schijf niet meer kan herstellen aan.

Hoe lees je nu al die getallen uit? Waar je in het algemeen op moet letten is dat de waarde bij Huidig zo hoog mogelijk is, minstens zo hoog als de waarde bij Drempel. Op het moment dat de huidig-waarde lager is dan de drempel-waarde, is je schijf aan het falen. Voor de Reallocated Sectors Count is het handig om te gaan naar Functie / Geavanceerde functies / Raw-waarden en dan te kiezen voor 10 [DEC]. Er komt een kolom bij genaamd Raw-waarden. Als je nu opnieuw naar deze eigenschap kijkt, zie je hier een getal. Bij bijvoorbeeld de Reallocated Sectors Count is dit het werkelijke aantal sectoren dat defect is geraakt.

©PXimport

Tip 03: Beschadigde sectoren

Indien je schijf een aantal slechte sectoren heeft, dan kun je met een tool proberen om die sectoren weer tot leven te wekken. Het kan namelijk voorkomen dat de SMART-status onterecht een sector als slecht heeft vermeld. Meestal is dat het geval bij een stroomstoring. Met speciale software, zoals HDD Regenerator, kun je de schijf scannen op sectoren die onterecht als beschadigd zijn gemarkeerd en ze mogelijk repareren. Je moet dan denken aan maximaal een tot vier beschadigde sectoren. Heeft je schijf er meer, dan is deze wel echt aan het falen. Met bijvoorbeeld HDD Regenerator mag je één sector gratis proberen te repareren.

Voor meer sectoren betaal je 80 euro. Je downloadt het programma hier. Klik bovenaan op Download. Voer het gedownloade programma uit en volg de installatiestappen door een aantal keer op Next te klikken en daarna op Finish. Het programma opent zich. Klik op Click here to repair (…) directly om het repareren te starten. Je kunt vervolgens de schijf om te repareren kiezen. Klik op Start Process om het repareren te starten. Er opent zich een opdrachtprompt. Toets 2 en druk op Enter om direct te beginnen met scannen en druk daarna op 1 om een beschadigde sector direct te repareren. Typ ten slotte een 1 om vooraan op de schijf te beginnen.

©PXimport

Tip 04: RAM

Je RAM, of intern geheugen, is ook iets waar je geen fouten in wilt hebben. Problemen met het geheugen uiten zich in Windows-crashes, het niet opstarten van de pc of het bevriezen van Windows. Windows heeft een ingebouwd programma om het geheugen te testen. Hiervoor open je het menu Start en typ je Windows Geheugencontrole. Druk op Enter waarna het programma geopend wordt.

Start met het opsporen van problemen door op Nu opnieuw opstarten en zoeken naar problemen te klikken. De pc wordt dan herstart en het geheugen wordt gecontroleerd. Schrik niet: je wordt bij het opnieuw starten met een Windows XP-achtig scherm verwelkomd, zelfs op Windows 10. Na 20-30 minuten is de controle klaar en herstart de pc automatisch. Na het aanmelden verschijnt er een melding of wel of geen fouten zijn aangetroffen. Die notificatie is echter eenvoudig te missen. Je kunt het resultaat terugzien door op de startknop te klikken en Logboeken te typen. Vervolgens klik je rechts op Zoeken en typ je in MemoryDiagnostics-Result. Zijn er fouten aangetroffen? Dan is het nodig om nieuw RAM aan te schaffen. Om te zien welk type RAM je precies nodig hebt, ga je naar Taakbeheer / Prestaties / Geheugen. Je ziet dan onderaan de frequentie waarop je RAM werkt bij Snelheid, en welk type bij Vormfactor.

©PXimport

Tip 05: Videokaart

Als een videokaart aan het falen is, kan dat frustrerende gevolgen hebben. Wil je controleren of je grafische kaart nog goed werkt, dan onderwerp je deze aan een stresstest. Daarvoor kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van 3DMark, dat een gratis demoversie voor eigen gebruik heeft. Deze vind je bijvoorbeeld op Steam. Klik rechts op Demo downloaden om de gratis variant van 3DMark binnen te halen. Het is daarvoor wel nodig dat je Steam hebt.

Heb je geen Steam, dan kun je de demo ook binnenhalen via de website zelf. Na de installatie open je 3DMark Demo via het startmenu. Klik op Benchmarks rechtsboven en kies een geschikte benchmark. Gebruik Cloud Gate als je laptop of pc een niet zo’n krachtige gpu heeft, anders kies je voor Fire Strike of Sky Diver. Voer de benchmark een paar keer uit, maximaal vijf keer. Als alles goed werkt, hoef je je geen zorgen te maken dat je grafische kaart problemen heeft. Treden er wel fouten op, dan zou het weleens tijd kunnen worden voor een nieuwe grafische kaart.

©PXimport

Tip 06: Dode pixels

Het komt tegenwoordig niet zo vaak meer voor, maar het euvel bestaat nog steeds: dode pixels. Er zijn drie soorten dode pixels: de heldere pixel, de vaste pixel en de klassieke dode pixel. Een heldere pixel is er eentje die continu licht geeft en waarbij je dus een witte punt ziet. Een vaste pixel is een pixel die vastzit op een specifieke kleur en een dode pixel is er een die geen licht meer geeft. Controleren of je beeldscherm een of meer dode pixels heeft is eenvoudig.

Zoek een YouTube-video met als titel dead pixel test, die zijn er genoeg. Laat deze video full screen afspelen en zet de video per kleur stil. Je hebt dan de meeste kans met het blote oog de dode pixels op te sporen. Pixels die vastzitten kunnen in een zeldzaam geval spontaan weer tot leven komen. Wat daarbij kan helpen, is om heel snel van kleuren te wisselen om de pixel weer actief te krijgen. Daarvoor kun je ook die YouTube-video’s gebruiken. Anders kun je proberen de pixel met een antistatisch doekje te masseren. Heb je een dode pixel gevonden, dan kan het lastig zijn om deze bij de garantie te claimen, maar dat hangt van veel factoren af. Bijna elke fabrikant en winkel heeft een eigen beleid wat betreft dode pixels.

©PXimport

Tip 07: Accu

Naarmate je de laptop langer gebruikt, daalt de capaciteit van je accu. Dat is heel normaal. De capaciteit hoort echter niet te snel te dalen. De meeste fabrikanten geven een jaar garantie op je laptopaccu en ze verwachten dat je met 300 accucycli tachtig procent van de originele accucapaciteit behoudt. Zit je daar sterk onder met hetzelfde aantal cycli, dan is er iets aan de hand. Windows heeft ingebouwde software om de capaciteit van je accu te bepalen. Daarvoor klik je met de rechtermuisknop op de startknop en kies je de optie Opdrachtprompt (administrator). Vervolgens typ je het volgende commando powercfg /batteryreport /output “C:\accurapport.html” en druk je op Enter.

Blader naar de locatie van net en open het html-bestand. Belangrijk zijn de Design Capacity, Full Charge Capacity en Cycle count. De Design Capacity is hoeveel capaciteit de batterij idealiter zou moeten hebben. Die wordt echter nooit gehaald door variaties bij fabricage. De Full Charge Capacity is hoeveel capaciteit de accu heeft als die volledig opgeladen is. Een eenvoudige rekensom van die twee geeft je het percentage. Het kan zijn dat je de accu moet kalibreren, door deze helemaal naar 100 procent op te laden en te gebruiken totdat de laptop uitgaat. Als je verder naar onder scrolt zie je bij Battery capacity history hoe snel je capaciteit aan het dalen is.

©PXimport

Tip 08: Ventilatoren

Als een computer te warm wordt, resulteert dat in crashes, blauwe schermen en de pc die opeens uit gaat zonder duidelijke reden. Om te testen of je ventilatoren nog goed werken, houd je de temperaturen van de pc tijdens verschillende taken in de gaten. Je kunt hiervoor SpeedFan gebruiken, hier te downloaden. Klik op Download, de knop in het menu bovenaan, en kies voor SpeedFan 4.5x. Voer het gedownloade bestand uit en klik op I Agree / Next / Install. Klik op Close om de installatie achteraf te sluiten en open het programma via het startmenu. Klik op Close om de melding bij het starten weg te klikken. Rechts in het midden zie je de verschillende temperaturen per sensor. Een normale temperatuur voor als je pc niets doet is 55 graden of lager voor je cpu (aangegeven door de verschillende temp-sensoren). Voor intensieve taken is ongeveer 70 graden te verwachten.

Een normale temperatuur voor je grafische kaart is tussen de 60-80 graden. Als je een echte high-end-kaart hebt, kunnen de temperaturen stijgen tot 98 graden. Merk je dat je erg hoge temperaturen hebt, overweeg dan je computer eens grondig schoon te maken. Hoe je dat doet, lees je via ons artikel hier.

Tip 09: Voeding

De voeding voorziet je pc of laptop van stroom. Als de voeding problemen geeft, veroorzaakt dit vaak problemen in andere componenten en is het onduidelijk dat de voeding de veroorzaker van de moeilijkheden is. Hetzelfde geldt voor het moederbord. Symptomen van een falende voeding zijn onder andere dat er vreemde geluiden uit de computerkast komen, dat de pc niet opstart en dat de pc opstart maar daarna weer direct uitschakelt. Je kunt het leven van de voeding verlengen door deze regelmatig stofvrij te maken. Er zijn tests om de voeding te controleren, door de cpu, gpu en harde schijf allemaal tegelijk op hun maximum te laten werken. Helaas kan zo’n test de voeding permanent beschadigen, daarom raden we het doen van zo’n test niet aan! Een alternatief is om met een voltmeter de voltages te meten, maar ook dat is niet eenvoudig en vereist specifieke hardware.

©PXimport

Tip 10: Wifi

Om te kijken of je netwerk nog goed presteert, kun je gebruikmaken van bijvoorbeeld TamoSoft Troughput Test om onder meer de doorvoersnelheid van je netwerk te meten. Als je dat programma op twee pc’s in het netwerk installeert, kan het data uitwisselen en verschillende factoren van je netwerk meten. Je downloadt de Troughput Test vanaf deze website. Klik onderaan bij Troughput Test op de downloadknop. Pak het zip-bestand uit en start de installatie. Klik een aantal keer op Next en ten slotte op Finish om de installatie te sluiten. Open het startmenu, zoek op Run Client en voer dat programma uit.

Ga nu naar een andere pc en installeer daar ook de Throughput Test. Open daar via je startmenu Run Server. Noteer het IP-adres van de server, dat je ziet bij Listening on port 27100 at the following IP address: [IP-adres]. Neem dat IP-adres over en vul het in bij de client bij Server IP or IPv6 address. Klik op Connect. Er worden nu tests uitgevoerd. Je kunt de tests zelf stoppen door op Disconnect te klikken. Je ziet eerst de maximumsnelheiden en de gemiddelde snelheden. Als je wifi werkt op 802.11n, is alles tussen de 50 tot 300 Mb/sec een normale snelheid, afhankelijk van hoe dicht de apparaten bij de router zijn. Heb je veel lagere snelheden, dan kan het nodig zijn om het wifi-kanaal te wijzigen, de router op een betere locatie te plaatsen, te testen met minder aangesloten apparaten of wordt het tijd voor een nieuwe router.

©PXimport

Hiren’s BootCD

Als je de genoemde tests in één keer wilt uitvoeren, dan komt Hiren’s BootCD om de hoek kijken. Dit is een verzameling van handige software op een Linux- of Windows XP-live-omgeving, die dus los van Windows kan opstarten. Het bevat onder meer programma’s om accugegevens in te zien, slechte sectoren te repareren en het geheugen te controleren. Ook het bevat het handigheidjes zoals antivirussoftware, netwerksoftware en meer. Je downloadt Hiren’s BootCD hier.

Vervolgens heb je een usb-stick nodig om vanaf op te starten. Hiervoor kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van Rufus dat je hier downloadt. Download de meest recente portabele versie van Rufus door iets naar onderen te scrollen. Voer het exe-bestand van Rufus uit en klik op Nee. Steek nu je usb-stick in de pc en selecteer deze bij Apparaat, dat zou vanzelf moeten gaan. Kies bij Partitie-indeling voor MBR partitie-indeling voor BIOS of UEFI-CSM. Open daarna het zip-bestand van Hiren’s BootCD en pak hier het iso-bestand van uit. In Rufus kan deze iso van Hiren’s worden geselecteerd door bij Creeër een opstartbare disk met te kiezen voor het schijficoon ernaast. Blader naar de locatie van Hiren’s iso en selecteer deze. Klik op Start om de usb-stick aan te maken. Als je een nieuwe pc hebt met Windows 8.1 of nieuwer, kan het zijn dat je in de UEFI moet toestaan om legacy/BIOS-apparaten op te starten. Start daarna de pc opnieuw op en start vanaf de usb-stick op. In Hiren’s kun je vervolgens allerlei handige tools uitvoeren en informatie inzien.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).