ID.nl logo
Huis

Hoe air gap malware zonder internet toch toe kan slaan

Wat doe je als je een netwerk met zó veel gevoelige informatie hebt dat je iedereen koste wat kost bij je data vandaan wilt houden? Dan is het ‘air-gappen’ van je systeem één van de beste opties. Het infiltreren van zo’n netwerk is vaak zo ingewikkeld dat het amper de moeite waard is – maar dankzij air gap malware niet onmogelijk.

In 2011 raakten de turbines van de Iraanse kerncentrale Natanz ernstig verstoord. Deze turbines werkten plotseling veel te snel, waardoor ze zichzelf volkomen kapot draaiden. Stukje bij beetje werd duidelijk dat het controversiële atoomprogramma van het land was gesaboteerd door een agressief virus, maar hoe? Natanz was compleet afgesloten van het internet … De Amerikanen en Israëliërs deden er veel moeite voor om het ‘air-gapped’ netwerk te infiltreren.

Een air-gapped netwerk is een netwerk dat compleet is afgesloten van het internet en daarmee van de buitenwereld. Geen netwerkkabels naar buiten, geen wifi op apparaten, maar een geïsoleerd systeem. Het is de heilige graal van beveiliging, de ultieme stap om een computersysteem veilig te houden van de buitenwereld. Beveiligingsexperts en hackers proberen constant nieuwe manieren te vinden om air-gapped systemen af te luisteren en binnen te dringen. Maar hoe doe je dat? Hoe infecteer je het oninfecteerbare? Dat laatste blijkt nog wel het lastigste te zijn.

Kernwapens

Iedere paar maanden duikt er weer een bericht op, meestal van sensatiesites als Buzzfeed, dat laat zien hoe de Amerikaanse kernwapenfaciliteiten zogenaamd verouderd zijn. Er duiken dan fotoseries op waarop antieke, kamervullende computers te zien zijn, waarop enkel dos-achtige programma’s draaien in zwart-witte lijnen code. De software wordt geladen van floppy’s van acht inch.

Het ‘Defense Department’s Strategic Automated Command and Control System’ (DDSACCS) is verouderd, geeft de Amerikaanse overheid zelf ook toe. Onderdelen die aan vervanging toe zijn, zijn nergens meer te krijgen. Floppy’s zijn door hun magnetische opslag maar beperkt houdbaar en er zijn amper programmeurs te vinden die het oude IBM-platform uit de jaren 70 snappen.

Dat laatste is echter niet alleen een probleem, maar ook een uitkomst. Qua veiligheid gaat er namelijk niets boven een systeem dat niet te kraken is – en als niemand weet hóé je het moet kraken, lijkt dat een slimme stap.

Infrastructuur

De DDSACCS maakt gebruik van een eigen air-gapped netwerk, en het is niet de enige instantie die dat doet. Volgens beveiligingsexpert Jornt van der Wiel van Kaspersky worden air-gapped netwerken voornamelijk gebruikt bij systemen die sowieso niet van internet afhankelijk zijn om te functioneren. In de meeste gevallen gaat het dan om industriële systemen, zoals bij de faciliteit in Natanz ook het geval was. Kritieke infrastructuur wordt daarbij zoveel mogelijk offline gehouden om geen hackers van buitenaf binnen te laten. Het is daarnaast niet ondenkbaar dat ook instanties zoals de politie en de AIVD in ieder geval een deel van hun netwerk air-gapped hebben afgesloten, maar daarover doen beide diensten uit veiligheidsoverwegingen geen uitspraken.

Kritieke infrastructuur wordt zoveel mogelijk offline gehouden om geen hackers van buitenaf binnen te laten

-

Overigens worden in sommige air-gapped systemen alsnog verbindingen gebruikt waardoor dataverkeer op één of andere manier toch naar buiten kan, bijvoorbeeld met een data-diode waarbij gegevens via een proxy naar buiten kunnen worden gestuurd. Dat vermindert de veiligheid van zo’n netwerk echter wel, en het komt dan ook niet vaak voor.

Het infiltreren in een air-gapped systeem is dus voornamelijk bedoeld voor belangrijke en extreem gevoelige informatie, en zulke netwerken zijn dan ook gewilde doelwitten. Om die af te luisteren heeft een aanvaller dan ook fysieke toegang tot het systeem nodig. Dat is de voornaamste reden dat air-gapped netwerken zo veilig zijn, want het krijgen van fysieke toegang is vaak het lastigste proces – al is het vrijwel altijd noodzakelijk.

Op staatsniveau

Air-gapped malware-aanvallen en air-gapped datadiefstal zijn vaak zo ingewikkeld uit te voeren dat je al snel aan staatsniveau moet denken: de NSA, de FSB of Noord-Korea. Meestal betekent dat ook dat de aanvalsvector niet de simpelste is, want hoe krijg je toegang tot een vijandelijke instelling? In het geval van Stuxnet is nog steeds niet duidelijk hoe dat is gebeurd, maar er zijn wel vermoedens. Het virus werd via een usb-stick bij Natanz naar binnen gesmokkeld doordat de CIA vijf verschillende onderaannemers van de faciliteit wist te hacken – bedrijven die dus géén air-gapped netwerk hadden. Dat staat te lezen in het boek ‘Countdown To Zero Day’ van Wired-journalist Kim Zetter, die de cyberaanval onder de loep nam.

Door zich niet te richten op Natanz zelf, maar op bedrijven die componenten maakten voor Natanz, wisten de aanvallers uiteindelijk alsnog binnen te dringen in het verder afgesloten netwerk.

Hoe air gap malware werkt

Onderzoekers spelen al jaren een kat-en-muis-spel met air-gapped systemen, maar is er geen enkele groep zo belangrijk in het veld als het cybersecurity-lab van Mordechai Guri van de Ben Gurion Universiteit in Israël. Guri en zijn team komen keer op keer in het nieuws met nieuwe manieren om data van air-gapped systemen te onderscheppen.

Bijna alle onderzoeken van Guri’s team volgen hetzelfde patroon: een air-gapped systeem wordt binnengedrongen en er wordt malware op een computer of ander component geladen. Die malware manipuleert geluiden, lichten of de hitte van een computer, zodat die op een bepaalde manier corresponderen met de data die worden verwerkt. Het gaat bijna altijd om binaire data: knippert het ene lampje, dan is dat een 0, en als het andere lampje knippert een 1.

Ook bij andere methodes wordt zulke binaire informatie gebruikt: een ventilator die op 1.000 rpm draait telt als een 0, en 1.600 rpm telt als een 1. Een cpu met een temperatuur van 37 graden is een 0, 38 graden een 1 … Nadat de malware op het systeem is gezet, worden de nieuwe signalen afgeluisterd. Dat kan door een camera gebeuren die naar de lampjes van een pc of router kijkt, of met een smartphone in de buurt die de geluidssignalen van een computer opvangt.

De malware manipuleert geluiden, lichten of de hitte van een computer

-

Die aanpak werkt in bijna alle gevallen, en de onderzoekers proberen vooral nieuwe methodes te vinden waarop malware de data en de output van computers en randapparatuur kan manipuleren. Een relatief recente manier om dat te doen is via lichtsignalen, wat Guri en zijn team op twee manieren deden. In het eerste geval wisten de onderzoekers een virus genaamd xLed op een DD-WRT-router te laden dat door toegang tot de gpio-pinnen de routerledjes kon manipuleren op basis van de verwerkte data.

Door de lichtjes vervolgens af te lezen met een videocamera die op de router gericht stond konden de onderzoekers 8000 bits aan data per seconde achterhalen. Dat is net genoeg om binaire informatie zoals wachtwoorden en encryptiesleutels, en de inhoud van kleine bestanden te achterhalen.

Hoewel de onderzoekers proberen hun bevindingen tot een zo realistisch mogelijk scenario te maken (zoals het gebruik van een goedkope, doorsnee DD-WRT-router en een simpele camera zoals een GoPro) is het maar de vraag of een dergelijke penetratie in het echt makkelijk uit te voeren is. Daarvoor is namelijk fysieke toegang tot het systeem nodig en moet er alsnog een verbonden beveiligingscamera worden opgesteld, zodat het amper mogelijk lijkt een dergelijke aanval op te zetten.

Hulp van drone

Desondanks heeft het kleine team van Ben Gurion-onderzoekers voorbeelden van laten zien van vrij realistische aanvallen. Neem bijvoorbeeld een ander onderzoek dat naar lichtsignalen keek. Dit keer niet van een (gehackte) router, maar een simpele externe harde schijf. Die zenden lichtsignalen uit wanneer een gebruikers iets op de computer uitvoert – vaak zelfs als de computer in slaapstand staat. De onderzoekers laadden opnieuw malware op de pc, maar omdat het dit keer om een gewone computer ging en niet om een ontoegankelijkere router was het makkelijker die malware op het systeem te zetten.

Bovendien zijn daarvoor minder rechten nodig – volgens de wetenschappers zijn gewone gebruikersrechten op de pc genoeg om de schijf-lichtjesdata te manipuleren. Opvallend is overigens ook dat de malware die werd gebruikt de lichtjes zelfs zo snel kon laten knipperen dat dat met het blote oog niet te zien was, maar wel door camera’s. Met een drone van buiten het gebouw wisten de onderzoekers vervolgens 4000 bits aan data per seconde af te lezen van de schijf, wederom genoeg voor het verzamelen van wachtwoorden of andere geheime informatie.

Geluid

Geluid is een vaak uitgebuit aspect bij het stelen van data. Guri en zijn team vonden twee opvallende manieren dat te doen: het geluid van een harde schijf en zelfs het geluid van een ventilator in een computer. De eerste methode werd ‘DiskFiltration’ genoemd. Daarbij werd naar de akoestische signalen van een gemanipuleerde harde schijf geluisterd, door middel van een mobiele telefoon die in de buurt lag.

Bij ‘DiskFiltration’ werd naar de akoestische signalen van een gemanipuleerde harde schijf geluisterd via een mobiele telefoon.

-

Op die manier kon over een afstand van twee meter zo’n 180 bits per minuut worden afgeluisterd. Een andere manier was om te luisteren naar het draaien van verschillende ventilatoren in de computer, bijvoorbeeld van de cpu en die in het chassis. Maar die methode is een stuk trager – op die manier konden de onderzoekers slechts 15 tot 20 bits per minuut afluisteren.

Fysieke toegang

Eén van de grootste uitdagingen in het bouwen van air-gapped malware is het vergroten van de hoeveelheid te stelen data. Bij sommige methoden – zoals dat met de ventilatoren, zijn slechts een paar bits per minuut te achterhalen – maar als de onderzoekers kijken naar lichtjes wordt dat al een stuk meer.

Een belangrijk deel van die zoektocht draait om het vinden van nieuwe methodes om air-gapped netwerken af te luisteren, bijvoorbeeld door niet alleen naar lichtjes maar ook naar ventilatoren of geluiden te kijken (en te luisteren). Ook is het belangrijk om de malware te verbeteren die nodig is om de data te manipuleren. Zo kan in het geval van de ventilatoren méér informatie worden gestolen als ze allebei draaien, van zowel de cpu als die in het chassis. Maar malware maken die beide ventilatoren tegelijk kan manipuleren is gelijk ook een stuk ingewikkelder.

Zoals we eerder al zagen is die malware in vrijwel alle gevallen nodig om data af te lezen. Dat betekent dat er aanvankelijk altijd toegang nodig is tot het systeem op de één of andere manier. Dat kan fysieke toegang zijn, met een usb-stick die door iemand in een computer wordt gestopt. Ook systemen die air-gapped zijn moeten af en toe updates krijgen, en dat is waar mogelijkheden zitten.

In het geval van Stuxnet werd bijvoorbeeld gebruikgemaakt van bedrijven die delen van de infrastructuur van Natanz hadden gebouwd. Die bedrijven moesten regelmatig de soft- en hardware van de industriële systemen van Natanz bijwerken en hadden daarom regelmatig toegang tot de faciliteit. In zo’n geval is een air-gapped netwerk net zo sterk als de zwakste schakel in dat proces – zeker als die schakel een derde partij is.

Locatie en temperatuur

De beveiliging van een air-gapped netwerk hangt dus voornamelijk af van de toegang die anderen daartoe hebben. Neem bijvoorbeeld de eerste twee voorbeelden die we in dit artikel noemden, van het onderscheppen van data door lichtsignalen. Bij het eerste onderzoek hadden de onderzoekers toegang nodig tot de router, wat veel lastiger is dan toegang tot een pc. Een pc is niet alleen voor een onderzoeker makkelijker te besmetten, maar wordt ook door eindgebruikers gebruikt die op één of andere manier een besmette usb-stick in het netwerk kunnen krijgen. Ook helpt de fysieke locatie van het netwerk mee. In het eerste onderzoek maakten de onderzoekers nog gebruik van een camera die op het netwerk stond gericht, maar in het andere konden de data door een drone van buitenaf worden afgelezen.

De beveiliging van een air-gapped netwerk hangt voornamelijk af van de toegang die anderen daartoe hebben.

-

Guri’s team probeert in onderzoeken vaak rekening te houden met (semi-)realistische scenario’s die in principe uitgevoerd zouden kunnen worden in een echte omgeving. Op die manier probeerden de onderzoekers ook hitte te gebruiken om data af te lezen, met behulp van twee desktopcomputers die zo’n veertig centimeter van elkaar af stonden. Dat is in een doorsnee kantoor best mogelijk, redeneren de wetenschappers in hun onderzoek. Voor het aflezen van hitte moest wel de ene computer worden besmet met malware. De onderzoekers wisten de temperatuur van het geïnfecteerde systeem te manipuleren door de cpu of gpu harder te laten werken of door veel componenten tegelijk te activeren zodat het moederbord warmer wordt.

Cottonmouth-1

Over het algemeen worden dergelijke technieken zoals Guri die ontwikkelde ingezet om data af te luisteren uit van een systeem, maar er zijn gevallen bekend waarbij de NSA het voor elkaar kreeg om malware te injecteren op een air-gapped systeem. Daarvoor had de inlichtingendienst echter ook weer fysieke toegang nodig tot de computer, om die te voorzien van een usb-stick die uitgerust was met een fm-zender. Zo’n stick, met de naam ‘Cottonmouth-1’, werd gebruikt om draadloos te communiceren met een andere zender die tot wel tien kilometer verderop kon staan. Op die manier wist de NSA in sommige gevallen andere vormen van malware te injecteren in een systeem én daardoor weer nieuwe informatie te achterhalen van de computers.

Ondanks al het onderzoek naar het overbruggen van de air-gap lijkt een afgesloten netwerk toch de beste manier om gevoelige informatie te beschermen. De moeite die moet worden gedaan om zo’n systeem binnen te dringen weegt vaak niet op tegen de beloning, en omdat een aanvaller toch fysieke toegang nodig heeft tot een netwerk zijn veel andere manieren van datadiefstal vaak effectiever. Bovendien zijn er genoeg maatregelen te nemen om zelfs het air-gappen nog veiliger te maken, door het systeem bijvoorbeeld bij ramen weg te houden. Zoals beveiligingsexperts het ook zeggen: geen enkel systeem is honderd procent veilig.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.

▼ Volgende artikel
Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie
© Versuni
Huis

Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Uitstekend
Conclusie

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie: die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

Plus- en minpunten
  • Stijlvolle uitstraling
  • Gebruiksgemak
  • Meerdere opties voor volume/type koffie
  • Geen handleiding meegeleverd
  • Gevoelig voor vingerafdrukken
  • Prijzig

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Watch on YouTube

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Koffiebonen bewaar je niet in de zak uit de supermarkt

Houd ze lang vers in een speciaal bewaarblik

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl