Haal meer uit Outlook met deze handige add-ins

De besproken add-ins in dit artikel zijn bedoeld voor Microsoft Outlook 2019 en Outlook 365. In sommige situaties kun je de add-ins ook gebruiken binnen de webomgeving van Outlook, via Outlook.com. Is dit het geval, dan lees je dit in de beschrijvende tekst bij de betreffende add-in.

In het Nederlands heten deze add-ins officieel 'Outlook-invoegtoepassingen'. Je vindt ze binnen het programma terug onder Bestand > Invoegtoepassingen beheren.

Tip: Haal nog veel meer uit dit e-mailprogramma dankzij de cursus Werken met Outlook.

Agenda op je bureaublad

De agenda vormt een belangrijk onderdeel van Outlook. Grote kans dat je deze regelmatig raadpleegt. Gebruik je de kalender vaker dan de andere onderdelen, zoals e-mail? Geef de agenda dan een eigen plek op het bureaublad, zodat je er altijd snel toegang toe hebt. Bijkomend voordeel is dat de agenda is vastgemaakt aan het bureaublad en er hierdoor geen andere vensters achter kunnen kruipen. Je vindt de add-in via www.outlookonthedesktop.com. Op het moment van schrijven worden helaas nog geen gedeelde agenda’s ondersteund.

Na de installatie vind je een pictogram in het systeemvak (in de Windows-taakbalk naast de klok). Klik hierop met de rechtermuisknop en kies Show. Via Outlook Views kun je schakelen tussen de verschillende weergaven, zoals een voorbeeldweergave. Verplaats de kalender naar de gewenste positie op het bureaublad. Ben je tevreden, klik dan weer met de rechtermuisknop op het pictogram en kies Lock Position. Hiermee vergrendel je de huidige positie.

Ook handig is de optie Disable Editing. Hiermee voorkom je dat je afspraken kunt aanpassen en zet je de kalender in een ‘alleen-lezen’-modus. Ben je uitgekeken op de agenda, dan kun je de add-in ook gebruiken om de andere weergaven te activeren, zoals de takenlijst of het overzicht met contactpersonen.

Grammarly

Als je vaak correspondentie in het Engels schrijft, mag Grammarly niet in je verzameling ontbreken. Dit programma controleert de spelling en zinsbouw van Engelse teksten en geniet een grote populariteit. Minder bekend is dat de makers ook een add-in voor Outlook hebben uitgebracht, die netjes integreert met het mailprogramma. Tijdens het opstellen van een Engelse e-mail leest Grammarly over je schouder mee en geeft suggesties en correcties waar nodig.

Je vindt de plug-in via www.grammarly.com/office-addin. Grammarly is in verschillende uitvoeringen beschikbaar, waaronder een gratis editie. Ook deze kosteloze variant mag je gebruiken in combinatie met de add-in. De add-in is actief nadat je Outlook opnieuw hebt gestart. Je vindt een nieuw tabblad: Grammarly. De add-in maakt onderscheid tussen verschillende soorten controles: zo kun je zoeken op taalfouten, maar ook op begrijpelijkheid van de tekst.

Via de knop Adjust Goals kun je aangeven welk type tekst je schrijft (bijvoorbeeld een zakelijke tekst), zodat de controle hiermee rekening kan houden. De suggesties worden rechts in het venster getoond. Je kunt eenvoudig door de verschillende correcties lopen en per correctie bepalen of je deze wilt toepassen in de tekst van de e-mail.

Text Lightning

Grote kans dat je vaak min of meer dezelfde antwoorden formuleert op vergelijkbare berichten. Je kunt die teksten opnieuw schrijven of een eerdere e-mail opzoeken en de tekst kopiëren, maar de makers van Text Lightning pakken het anders aan. Ze geven naast het bericht een extra vak met berichten die je al hebt klaargezet. Bovendien kun je niet alleen teksten toevoegen, maar ook eerdere afbeeldingen en bestandsbijlagen.

Via het vak Search kun je snel zoeken naar de teksten die je al hebt klaargezet. Het vak eronder – Preview – geeft een voorbeeld van de geselecteerde tekst. Klik op Insert Quick Text om de tekst toe te voegen of klik op Edit als je de zinnen eerst wilt aanpassen. Boven in de werkbalk vinden we aanvullende opties, waaronder Insert Salutation. Via deze knop voeg je snel een aanhef toe aan je bericht, waarbij automatisch de voornaam van de afzender wordt ingevuld. Heb je een flinke hoeveelheid standaardteksten waaruit je wilt kiezen, dan kun je deze importeren uit bestaande bestanden, waaronder tekstbestanden en Excel-sheets.

De add-in bevat ook een aantal andere extra’s: zo kan deze een waarschuwing geven als je in de tekst refereert aan een e-mailbijlage, maar die nog niet hebt toegevoegd als je klikt op Verzenden.

Giphy

Tussen alle serieuze add-ins is er uiteraard ook ruimte voor de luchtiger varianten. Met de gratis add-in van Giphy kun je berichten beantwoorden met een geanimeerde gif-afbeelding. De add-in maakt hiervoor gebruik van de uitgebreide collectie van Giphy. De redactie maakt regelmatig een nieuwe selectie van animaties, maar je kunt via het vak aan de rechterkant van de e-mail ook op zoek naar specifieke animaties.

Bovendien kent de add-in een elementair instellingenvenster, waarin je kunt aangeven voor welke doelgroep de animatie moet worden gezocht; zo kun je bijvoorbeeld content voor 13 jaar en ouder blokkeren.

Emoji’s

Liever geen animatie sturen, maar een emoticon? Ook hiervoor is een add-in beschikbaar met de passende naam Emojis. Na installatie open je de invoegtoepassing door te klikken op Emoji. Vervolgens kun je zoeken op een sleutelwoord, maar ook gebruikmaken van de verschillende categorieën en extra aanpassingen doen, zoals het veranderen van de huidskleur.

Maak je gebruik van Windows 11, dan heb je de add-in overigens niet nodig: in dit besturingssysteem kun je ook drukken op de toetscombinatie Windows+. (punt), waarna een vergelijkbaar scherm wordt geopend.

Dropbox

De integratie tussen Outlook en OneDrive (beide van Microsoft) is dik voor elkaar. Voor andere cloudopslagdiensten is dat wat minder vanzelfsprekend. Goed voorbeeld hiervan is Dropbox. Maak je gebruik van deze aanbieder, dan is er gelukkig de add-in voor Outlook. De werking is eenvoudig.

Tijdens het opstellen van een e-mail open je de add-in voor Dropbox. De tab is uitgebreid met de optie Dropbox – Share Files. Een overzicht van recente, online bestanden verschijnt aan de rechterzijde. Staat het bestand er niet tussen, dan kun je de zoekfunctie gebruiken om snel binnen je online account op zoek te gaan. Via Upload files kun je nieuwe bestanden naar de cloud uploaden, zodat je ze daarna in de e-mail kunt opnemen.

De bestanden worden niet fysiek bij de e-mail gevoegd, maar als downloadkoppeling in de tekst opgenomen. Heb je dat liever niet, dan kun je de Dropbox-bestanden alsnog als bijlage aan de e-mail toevoegen. Handig is de optie waarbij de meest recente bestanden worden getoond, zodat je hieruit snel kunt kiezen en deze kunt toevoegen.

FindTime

Ook Microsoft maakt add-ins, en sommige hiervan werken in de praktijk erg prettig. Goed voorbeeld hiervan is FindTime. Als je vaak vergaderingen houdt of afspraken maakt voor werk of studie, kan het vinden van een tijd waarop iedereen beschikbaar is lastig zijn.

Met FindTime worden de agenda’s van de deelnemers automatisch met elkaar vergeleken en doet de add-in vervolgens een voorstel voor de meest gunstige tijd om de afspraak te laten plaatsvinden. Er kunnen meerdere suggesties worden gedaan, waarna de deelnemers hun voorkeur kunnen uitspreken.

De werking vertoont gelijkenis met de populaire dienst Datumprikker.nl, maar profiteert van een nauwe integratie met Outlook. Je kunt bij een uitnodiging direct een planmodule meesturen. Zodra er duidelijkheid is over de beste tijd, stuurt FindTime namens de organisator automatisch een invitatie naar de deelnemers.

Polls

Wil je via e-mail een mening over een onderwerp binnenhalen, dan kun je gebruikmaken van de add-in Polls. Je vindt deze via de ingebouwde winkel voor add-ins in Outlook: zie het kader ‘Installatie’ voor informatie hoe je deze winkel opent. Eenmaal geïnstalleerd, klik je in een nieuw e-mailbericht op de knop Polls. Aan de rechterzijde van het e-mailvenster wordt de editor getoond. Geef hier een vraag op en bepaal de beschikbare opties.

Standaard worden er twee optievelden getoond, maar je kunt dit uitbreiden via een klik op Optie toevoegen. Stel je een poll op waarin verschillende antwoorden mogelijk zijn, dan zet je de schuif op Aan bij de optie Meerdere antwoorden. Klik op Verder, controleer de gegevens en klik op Toevoegen aan e-mailbericht. Via de knop Resultaten weergeven kun je de binnengekomen antwoorden bekijken.

Zoom

Maak je vaak gebruik van Zoom, lees dan even verder. Ook de makers van Zoom hebben namelijk een add-in voor Outlook uitgebracht. Je kunt de add-in gebruiken in combinatie met het gratis en betaalde abonnement van Zoom.

De add-in is vooral handig bij het inplannen en uitnodigen van deelnemers voor een Zoom-vergadering. Je kunt een uitnodiging sturen waarin de url van de conferentiekamer al is opgenomen. Aan de rechterzijde kun je bovendien bepalen om welk type vergadering het gaat: een eenmalige meeting of een persoonlijke meeting. Bovendien kun je aangeven of er van video en audio gebruik moet worden gemaakt, of de meeting moet worden beveiligd via een wachtwoord en of het om een terugkerende vergadering gaat.

Translator

Ook van Microsoft is de add-in Translator. Deze invoegtoepassing komt van pas als je e-mail verstuurt en ontvangt in andere talen en hulp wilt bij het (automatisch) vertalen van teksten.

Via het vak aan de rechterkant kies je naar welke taal de huidige e-mailtekst moet worden omgezet. De add-in kent flink wat talen, waaronder uiteraard Engels en Nederlands. Om een bericht naar een andere taal om te zetten, zoek je op de werkbalk naar de knop Bericht vertalen.

Evernote

Evernote behoort tot een van de klassiekers op het gebied van onder meer takenlijstjes en aantekeningen. Via de add-in van Evernote kun je ontvangen e-mailbijlagen direct opslaan in een notitieblok en tegelijkertijd een aantekening toevoegen. Bovendien kun je je aantekeningen via e-mail delen: via de add-in zie je een overzicht van recente notities en voeg je een koppeling bij de e-mail.

Handig is de mogelijkheid om specifieke gedeelten van een notitie toe te voegen als ‘snippet’. Je kunt overigens uiteenlopende informatie delen, zoals losse artikelen. Evernote is beschikbaar in verschillende abonnementsvormen, waaronder een kosteloze variant. De add-in werkt hiermee ook samen.

Viva Insights

Sommige add-ins zijn al beschikbaar in Outlook, zonder dat je ze hoeft te installeren. Dat is ook het geval met Viva Insights. Deze relatief nieuwe uitbreiding voor Outlook helpt je bij het slim werken met e-mail.

Zo kun je via Viva Insights opvragen hoeveel tijd je doorbrengt met het afhandelen van e-mail. Ook kun je van ontvangen e-mails taken maken, bijvoorbeeld als de e-mail een verzoek bevat dat je kunt opvolgen. Ontvang je bijvoorbeeld een bericht van een persoon die je eerder een verzoek heeft gedaan, dan toont Viva Insights dat.

De add-in maakt gebruik van intelligentie om bijvoorbeeld herinneringen over taken en ongelezen e-mailberichten van ‘belangrijke personen’ (zoals familie of collega’s) te tonen.

AppSource

Ook onderweg met Outlook werken? Bekijk hier het laptop-aanbod van Bol.com.