ID.nl logo
Haal meer uit Outlook met deze handige add-ins
Huis

Haal meer uit Outlook met deze handige add-ins

Gebruik je Microsoft Outlook vaak? Met add-ins kun je makkelijk extra functies toevoegen aan je mailbox. Bijvoorbeeld om teksten te controleren, je e-mail op te maken of om snel een afspraak met vrienden in te plannen. Wij maken een selectie van add-ins waar je écht iets aan hebt.

De besproken add-ins in dit artikel zijn bedoeld voor Microsoft Outlook 2019 en Outlook 365. In sommige situaties kun je de add-ins ook gebruiken binnen de webomgeving van Outlook, via Outlook.com. Is dit het geval, dan lees je dit in de beschrijvende tekst bij de betreffende add-in.

In het Nederlands heten deze add-ins officieel 'Outlook-invoegtoepassingen'. Je vindt ze binnen het programma terug onder Bestand > Invoegtoepassingen beheren.

Het installeren van een add-in voor Outlook gaat eenvoudig en verschilt vaak niet van de installatie van een programma. Je voert het installatieprogramma uit, waarna de add-in aan Outlook wordt toegevoegd. Open hierna Outlook en controleer in de werkbalk bovenin waar de nieuwe add-in is toegevoegd.

Wil je een add-in verwijderen of bekijken welke add-ins zijn toegevoegd? Kies Bestand, Invoegtoepassingen beheren. In de kolom Ingeschakeld zie je welke add-ins zijn geactiveerd. Verwijder het vinkje bij de add-in die je niet meer wilt gebruiken. Door het vinkje te plaatsen, kun je een bestaande add-in juist weer activeren.

Bovendien kun je een flinke verzameling add-ins vinden via Outlook zelf. Kies de tab Start en klik op de knop Invoegtoepassingen downloaden. Een nieuw venster opent. Klik op Alles voor het aanbod. Reeds geïnstalleerde add-ins vind je via de sectie Mijn invoegtoepassingen. Klik op de knop met de drie puntjes (…) om toegang te krijgen tot de details en om de betreffende invoegtoepassing te verwijderen.

Tip: Haal nog veel meer uit dit e-mailprogramma dankzij de cursus Werken met Outlook.

Agenda op je bureaublad

De agenda vormt een belangrijk onderdeel van Outlook. Grote kans dat je deze regelmatig raadpleegt. Gebruik je de kalender vaker dan de andere onderdelen, zoals e-mail? Geef de agenda dan een eigen plek op het bureaublad, zodat je er altijd snel toegang toe hebt. Bijkomend voordeel is dat de agenda is vastgemaakt aan het bureaublad en er hierdoor geen andere vensters achter kunnen kruipen. Je vindt de add-in via www.outlookonthedesktop.com. Op het moment van schrijven worden helaas nog geen gedeelde agenda’s ondersteund.

Na de installatie vind je een pictogram in het systeemvak (in de Windows-taakbalk naast de klok). Klik hierop met de rechtermuisknop en kies Show. Via Outlook Views kun je schakelen tussen de verschillende weergaven, zoals een voorbeeldweergave. Verplaats de kalender naar de gewenste positie op het bureaublad. Ben je tevreden, klik dan weer met de rechtermuisknop op het pictogram en kies Lock Position. Hiermee vergrendel je de huidige positie.

Ook handig is de optie Disable Editing. Hiermee voorkom je dat je afspraken kunt aanpassen en zet je de kalender in een ‘alleen-lezen’-modus. Ben je uitgekeken op de agenda, dan kun je de add-in ook gebruiken om de andere weergaven te activeren, zoals de takenlijst of het overzicht met contactpersonen.

De agenda – of een ander Outlook-onderdeel – als venster op het bureaublad.

Grammarly

Als je vaak correspondentie in het Engels schrijft, mag Grammarly niet in je verzameling ontbreken. Dit programma controleert de spelling en zinsbouw van Engelse teksten en geniet een grote populariteit. Minder bekend is dat de makers ook een add-in voor Outlook hebben uitgebracht, die netjes integreert met het mailprogramma. Tijdens het opstellen van een Engelse e-mail leest Grammarly over je schouder mee en geeft suggesties en correcties waar nodig.

Je vindt de plug-in via www.grammarly.com/office-addin. Grammarly is in verschillende uitvoeringen beschikbaar, waaronder een gratis editie. Ook deze kosteloze variant mag je gebruiken in combinatie met de add-in. De add-in is actief nadat je Outlook opnieuw hebt gestart. Je vindt een nieuw tabblad: Grammarly. De add-in maakt onderscheid tussen verschillende soorten controles: zo kun je zoeken op taalfouten, maar ook op begrijpelijkheid van de tekst.

Via de knop Adjust Goals kun je aangeven welk type tekst je schrijft (bijvoorbeeld een zakelijke tekst), zodat de controle hiermee rekening kan houden. De suggesties worden rechts in het venster getoond. Je kunt eenvoudig door de verschillende correcties lopen en per correctie bepalen of je deze wilt toepassen in de tekst van de e-mail.

Grammarly integreert netjes met de gebruikersomgeving van Outlook.

Text Lightning

Grote kans dat je vaak min of meer dezelfde antwoorden formuleert op vergelijkbare berichten. Je kunt die teksten opnieuw schrijven of een eerdere e-mail opzoeken en de tekst kopiëren, maar de makers van Text Lightning pakken het anders aan. Ze geven naast het bericht een extra vak met berichten die je al hebt klaargezet. Bovendien kun je niet alleen teksten toevoegen, maar ook eerdere afbeeldingen en bestandsbijlagen.

Via het vak Search kun je snel zoeken naar de teksten die je al hebt klaargezet. Het vak eronder – Preview – geeft een voorbeeld van de geselecteerde tekst. Klik op Insert Quick Text om de tekst toe te voegen of klik op Edit als je de zinnen eerst wilt aanpassen. Boven in de werkbalk vinden we aanvullende opties, waaronder Insert Salutation. Via deze knop voeg je snel een aanhef toe aan je bericht, waarbij automatisch de voornaam van de afzender wordt ingevuld. Heb je een flinke hoeveelheid standaardteksten waaruit je wilt kiezen, dan kun je deze importeren uit bestaande bestanden, waaronder tekstbestanden en Excel-sheets.

De add-in bevat ook een aantal andere extra’s: zo kan deze een waarschuwing geven als je in de tekst refereert aan een e-mailbijlage, maar die nog niet hebt toegevoegd als je klikt op Verzenden.

Giphy

Tussen alle serieuze add-ins is er uiteraard ook ruimte voor de luchtiger varianten. Met de gratis add-in van Giphy kun je berichten beantwoorden met een geanimeerde gif-afbeelding. De add-in maakt hiervoor gebruik van de uitgebreide collectie van Giphy. De redactie maakt regelmatig een nieuwe selectie van animaties, maar je kunt via het vak aan de rechterkant van de e-mail ook op zoek naar specifieke animaties.

Bovendien kent de add-in een elementair instellingenvenster, waarin je kunt aangeven voor welke doelgroep de animatie moet worden gezocht; zo kun je bijvoorbeeld content voor 13 jaar en ouder blokkeren.

Add-ins hoeven niet altijd serieus te zijn.

Emoji’s

Liever geen animatie sturen, maar een emoticon? Ook hiervoor is een add-in beschikbaar met de passende naam Emojis. Na installatie open je de invoegtoepassing door te klikken op Emoji. Vervolgens kun je zoeken op een sleutelwoord, maar ook gebruikmaken van de verschillende categorieën en extra aanpassingen doen, zoals het veranderen van de huidskleur.

Maak je gebruik van Windows 11, dan heb je de add-in overigens niet nodig: in dit besturingssysteem kun je ook drukken op de toetscombinatie Windows+. (punt), waarna een vergelijkbaar scherm wordt geopend.

Dropbox

De integratie tussen Outlook en OneDrive (beide van Microsoft) is dik voor elkaar. Voor andere cloudopslagdiensten is dat wat minder vanzelfsprekend. Goed voorbeeld hiervan is Dropbox. Maak je gebruik van deze aanbieder, dan is er gelukkig de add-in voor Outlook. De werking is eenvoudig.

Tijdens het opstellen van een e-mail open je de add-in voor Dropbox. De tab is uitgebreid met de optie Dropbox – Share Files. Een overzicht van recente, online bestanden verschijnt aan de rechterzijde. Staat het bestand er niet tussen, dan kun je de zoekfunctie gebruiken om snel binnen je online account op zoek te gaan. Via Upload files kun je nieuwe bestanden naar de cloud uploaden, zodat je ze daarna in de e-mail kunt opnemen.

De bestanden worden niet fysiek bij de e-mail gevoegd, maar als downloadkoppeling in de tekst opgenomen. Heb je dat liever niet, dan kun je de Dropbox-bestanden alsnog als bijlage aan de e-mail toevoegen. Handig is de optie waarbij de meest recente bestanden worden getoond, zodat je hieruit snel kunt kiezen en deze kunt toevoegen.

FindTime

Ook Microsoft maakt add-ins, en sommige hiervan werken in de praktijk erg prettig. Goed voorbeeld hiervan is FindTime. Als je vaak vergaderingen houdt of afspraken maakt voor werk of studie, kan het vinden van een tijd waarop iedereen beschikbaar is lastig zijn.

Met FindTime worden de agenda’s van de deelnemers automatisch met elkaar vergeleken en doet de add-in vervolgens een voorstel voor de meest gunstige tijd om de afspraak te laten plaatsvinden. Er kunnen meerdere suggesties worden gedaan, waarna de deelnemers hun voorkeur kunnen uitspreken.

De werking vertoont gelijkenis met de populaire dienst Datumprikker.nl, maar profiteert van een nauwe integratie met Outlook. Je kunt bij een uitnodiging direct een planmodule meesturen. Zodra er duidelijkheid is over de beste tijd, stuurt FindTime namens de organisator automatisch een invitatie naar de deelnemers.

Met FindTime kun je sneller een afspraak met anderen plannen.

Polls

Wil je via e-mail een mening over een onderwerp binnenhalen, dan kun je gebruikmaken van de add-in Polls. Je vindt deze via de ingebouwde winkel voor add-ins in Outlook: zie het kader ‘Installatie’ voor informatie hoe je deze winkel opent. Eenmaal geïnstalleerd, klik je in een nieuw e-mailbericht op de knop Polls. Aan de rechterzijde van het e-mailvenster wordt de editor getoond. Geef hier een vraag op en bepaal de beschikbare opties.

Standaard worden er twee optievelden getoond, maar je kunt dit uitbreiden via een klik op Optie toevoegen. Stel je een poll op waarin verschillende antwoorden mogelijk zijn, dan zet je de schuif op Aan bij de optie Meerdere antwoorden. Klik op Verder, controleer de gegevens en klik op Toevoegen aan e-mailbericht. Via de knop Resultaten weergeven kun je de binnengekomen antwoorden bekijken.

Vraag anderen om over een onderwerp te stemmen.

Zoom

Maak je vaak gebruik van Zoom, lees dan even verder. Ook de makers van Zoom hebben namelijk een add-in voor Outlook uitgebracht. Je kunt de add-in gebruiken in combinatie met het gratis en betaalde abonnement van Zoom.

De add-in is vooral handig bij het inplannen en uitnodigen van deelnemers voor een Zoom-vergadering. Je kunt een uitnodiging sturen waarin de url van de conferentiekamer al is opgenomen. Aan de rechterzijde kun je bovendien bepalen om welk type vergadering het gaat: een eenmalige meeting of een persoonlijke meeting. Bovendien kun je aangeven of er van video en audio gebruik moet worden gemaakt, of de meeting moet worden beveiligd via een wachtwoord en of het om een terugkerende vergadering gaat.

Translator

Ook van Microsoft is de add-in Translator. Deze invoegtoepassing komt van pas als je e-mail verstuurt en ontvangt in andere talen en hulp wilt bij het (automatisch) vertalen van teksten.

Via het vak aan de rechterkant kies je naar welke taal de huidige e-mailtekst moet worden omgezet. De add-in kent flink wat talen, waaronder uiteraard Engels en Nederlands. Om een bericht naar een andere taal om te zetten, zoek je op de werkbalk naar de knop Bericht vertalen.

Evernote

Evernote behoort tot een van de klassiekers op het gebied van onder meer takenlijstjes en aantekeningen. Via de add-in van Evernote kun je ontvangen e-mailbijlagen direct opslaan in een notitieblok en tegelijkertijd een aantekening toevoegen. Bovendien kun je je aantekeningen via e-mail delen: via de add-in zie je een overzicht van recente notities en voeg je een koppeling bij de e-mail.

Handig is de mogelijkheid om specifieke gedeelten van een notitie toe te voegen als ‘snippet’. Je kunt overigens uiteenlopende informatie delen, zoals losse artikelen. Evernote is beschikbaar in verschillende abonnementsvormen, waaronder een kosteloze variant. De add-in werkt hiermee ook samen.

Viva Insights

Sommige add-ins zijn al beschikbaar in Outlook, zonder dat je ze hoeft te installeren. Dat is ook het geval met Viva Insights. Deze relatief nieuwe uitbreiding voor Outlook helpt je bij het slim werken met e-mail.

Zo kun je via Viva Insights opvragen hoeveel tijd je doorbrengt met het afhandelen van e-mail. Ook kun je van ontvangen e-mails taken maken, bijvoorbeeld als de e-mail een verzoek bevat dat je kunt opvolgen. Ontvang je bijvoorbeeld een bericht van een persoon die je eerder een verzoek heeft gedaan, dan toont Viva Insights dat.

De add-in maakt gebruik van intelligentie om bijvoorbeeld herinneringen over taken en ongelezen e-mailberichten van ‘belangrijke personen’ (zoals familie of collega’s) te tonen.

Viva Insights helpt met het beheer van je e-mailtaken.

AppSource

Terwijl je een groot deel van de add-ins direct kunt downloaden via de website van de makers, bestaat er ook een centrale locatie die door Microsoft wordt onderhouden en vergelijkbaar is met een App Store voor mobiele apps: AppSource.

Je vindt de locatie via https://appsource.microsoft.com. Kies op de hoofdpagina voor Producten. Hierna kies je voor Microsoft 365. Wel even opletten: de pagina kent ook een flinke hoeveelheid invoegtoepassingen voor andere Microsoft-producten, waaronder voor Word. Bij de omschrijving zoek je naar Outlook; dat zijn de add-ins voor het e-mailprogramma.

Op de AppSource van Microsoft vind je een flinke hoeveelheid add-ins.

Ook onderweg met Outlook werken? Bekijk hier het laptop-aanbod van Bol.com.

▼ Volgende artikel
Deze accessoires voor je hogedrukreiniger moet je hebben
© lara-sh
Huis

Deze accessoires voor je hogedrukreiniger moet je hebben

Een hogedrukreiniger is een krachtig hulpmiddel waarmee je snel en grondig allerlei oppervlakken rondom je huis schoonmaakt. Maar met de juiste accessoires haal je er nóg meer uit – en wordt schoonmaken niet alleen makkelijker, maar ook een stuk effectiever.

In dit artikel laten we zien welke accessoires onmisbaar zijn om optimaal gebruik te maken van je hogedrukreiniger en welke extra mogelijkheden ze bieden. Het nut van de volgende accessoires wordt besproken:

  • Vario-spuitlans
  • Terrasreiniger
  • Verlengslang
  • Schuimlans
  • Rioolontstoppingslans

Lees ook: Zo werkt een hogedrukreiniger

Let goed op dat niet elk accessoire op elke hogedrukreiniger past. Voordat je overgaat op de aanschaf van een accessoire, controleer dan goed de compatibiliteit met jouw hogedrukreiniger. Lees hier meer over in het artikel Praktische tips bij het gebruik van hogedrukreinigers.

Vario-spuitlans: veelzijdigheid troef

Een vario-spuitlans is eigenlijk onmisbaar als je het meest uit je hogedrukreiniger wilt halen. Met dit accessoire pas je in één handomdraai de spuithoek aan, zodat je de waterstraal precies kunt afstemmen op wat je schoonmaakt. Voor hardnekkig vuil zet je 'm op volle kracht, terwijl een zachtere straal ideaal is voor kwetsbare oppervlakken zoals ramen of andere glazen oppervlakken. Je hebt dus meerdere mogelijkheden in één handige lans.

©hedgehog94

Terrasreiniger: speciaal voor grotere oppervlakken

Een terrasreiniger is een handig hulpstuk in de vorm van een brede, ronde schijf met ronddraaiende spuitkoppen. Je bevestigt ’m aan je hogedrukreiniger en maakt er moeiteloos grotere oppervlakken mee schoon – denk aan je terras, oprit of zelfs muren. Doordat de waterstraal dicht bij het oppervlak blijft, reinig je extra effectief én verbruik je minder water. En het mooiste? Je hebt geen last van opspattend vuil of water, dus schoonmaken wordt een stuk comfortabeler.

Terrasreiniger kopen?

Bekijk nu de terrasreiniger die past bij jouw hogedrukreiniger

Verlengslang: vergroot je bereik

De meeste hogedrukreinigers worden geleverd met een slang van zo’n 5 tot 10 meter – vaak is dat genoeg, maar soms kom je nét iets te kort. Met een verlengslang vergroot je eenvoudig het bereik, zodat je ook moeilijker bereikbare plekken kunt schoonmaken zonder telkens het apparaat te hoeven verplaatsen. Verlengslangen zijn er in verschillende lengtes, dus er is altijd wel een variant die past bij jouw klus.

Schuimlans: effectieve reiniging met reinigingsmiddel

Soms is water alleen niet genoeg om hardnekkig vuil aan te pakken. Dan is een schuimlans dé oplossing. Hiermee breng je een dikke laag reinigingsschuim aan op het oppervlak. Het schuim blijft even zitten, zodat het schoonmaakmiddel goed kan inwerken en het vuil losweekt. Na een paar minuten spoel je alles gemakkelijk weg met de hogedrukreiniger. Perfect voor een grondige reiniging van bijvoorbeeld tuinmeubels, je auto of een schutting.

Alles spic en span

Extra schoon met deze speciale reiningsmiddelen

Rioolontstoppingslans: verstoppingen verhelpen

Een verstopte afvoer of riool is altijd vervelend, maar met een rioolontstoppingslans voor je hogedrukreiniger kun je het probleem vaak zelf oplossen, zonder meteen een loodgieter te hoeven bellen. De lange, flexibele lans schuif je eenvoudig in de afvoer. De krachtige waterstraal maakt vuil los en spoelt het direct weg. Zo is een verstopping vaak al binnen een paar minuten verholpen en heb je jezelf een vaak prijzig bezoekje van de loodgieter bespaard.

©BillionPhotos.com

Met de juiste accessoires wordt je hogedrukreiniger echt een alleskunner. Of je nu je terras weer spic en span wilt krijgen, je auto een wasbeurt gunt of een verstopte afvoer te lijf gaat – voor elke klus is er wel iets handigs te vinden. Begin met een paar basisaccessoires zoals een vario-spuitlans of een terrasreiniger, en breid daarna rustig uit met wat je nodig hebt. Zo ben je overal op voorbereid, zonder gedoe.

Vraag een offerte aan voor schoonmaak:

▼ Volgende artikel
Spreek en luister: ChatGPT als gesprekspartner
© Limitless Visions - stock.adobe.com
Huis

Spreek en luister: ChatGPT als gesprekspartner

ChatGPT kan steeds meer en luistert tegenwoordig ook naar de prompts (opdrachten) die een gebruiker inspreekt. Bovendien leest de chatbot zelfs de uitgebreide antwoorden voor. Hardop voorlezen werkt zelfs met negen natuurlijk klinkende stemmen.

In drie stappen laten we de spreek- en luisterfunctie van ChatGPT zien:

  • Spreek prompts in door op de microfoonknop te tikken
  • Laat ChatGPT de antwoorden voorlezen
  • Kies uit negen verschillende stemmen

Typen te veel gedoe? Lees dan zeker ook: Geen toetsenbord meer nodig: laat je stem het werk doen

Opdrachten inspreken

OpenAI heeft de spraakfunctie voor ChatGPT voor iedereen beschikbaar gemaakt. In het begin was deze functie uitsluitend bedoeld voor wie een Plus- of Enterprise-abonnement had. Natuurlijk moet je via de instellingen van je mobieltje toestemming geven aan ChatGPT voor het gebruik van de microfoon. Als dat is geregeld, open je de app en tik je onderaan op de microfoonknop. Een animatie reageert op je stem en als je klaar bent met praten, tik je op het vinkje in de zwarte cirkel. De app zal wat je gezegd hebt razendsnel weergeven. Ben je tevreden over de formulering, dan tik je op het pijltje. ChatGPT genereert meteen het antwoord en onderaan verschijnt opnieuw de microfoonknop om de volgende opdracht in te spreken.

Een animatie reageert op je stem.

Antwoorden beluisteren

Vervolgens druk je in de mobiele versie lang op de tekst die de chatbot heeft gegenereerd, zodat er een aantal functies verschijnt. Daar kies je de opdracht Voorlezen. Na enkele seconden hoor je een stem die het antwoord voorleest.

Bovenaan zie je een klein gedeelte waarin je het voorlezen kunt pauzeren en met twee knoppen kun je de tekst vijftien seconden terugspoelen en vooruitspoelen.

In de desktop-versie van ChatGPT zie je onder het antwoord het pictogram van een luidspreker. Daar moet je op klikken om de stem van ChatGPT te horen. Klik dus niet met rechts op de tekst om in het contextueel menu de opdracht Spraak te selecteren. Daarmee start je de voorleesfunctie van de browser en die is niet zo goed.

Boven de tekst kun je het voorlezen pauzeren.

Over voorlezen gesproken ...

Kinderen vinden het heerlijk!

Kies een andere stem

Zowel in de mobiele versie als in de desktopversie heb je de keuze uit negen stemmen. In de Android- en iOS-versie moet je naar het beginscherm gaan van de app, waar je onderaan je gebruikersnaam ziet staan. Tik op de drie puntjes en selecteer Spraak. Je krijgt de stem te horen; ze klinken natuurlijk. Sol is ‘gevat en ontspannen’ en van Ember zegt de app dat hij ‘vol vertrouwen en optimistisch’ klinkt. Maak je keuze door op Gereed te tikken.

In de desktop-versie klik je rechtsboven op de profielknop om de Instellingen te openen. Ook daar kun je dan een van de negen stemmen selecteren.

Van iedere stem lees je de vermeende eigenschappen.

Watch on YouTube