Zelfrijdende auto’s op de weg, slimme assistenten in huis en software die bepaalt of je een lening krijgt, het is allemaal geen toekomstmuziek meer. AI heeft een steeds grotere impact op ons dagelijks leven. Reden te meer om eens dieper na te denken over hoe we als maatschappij met AI willen omgaan.

AI (artificial intelligence, ofwel kunstmatige intelligentie) speelt een steeds belangrijker rol in ons dagelijks leven. De technologie biedt heel wat voordelen: slimme assistenten verstaan je spraak, je smartphone verbetert je typefouten, en binnenkort hoeven we misschien zelf niet meer te rijden omdat onze auto dat voor ons doet.

Maar het gebruik van AI roept ook heel wat vragen op. Niet alleen over privacy, maar zelfs nog veel fundamenteler: wíllen we al die taken wel door computers laten uitvoeren? Willen we bijvoorbeeld wel het bepalen van wie een lening krijgt volledig door algoritmes laten gebeuren, zonder enige menselijke inbreng? En nog extremer: willen we wel een drone in oorlogsgebied automatisch laten bepalen of iemand een burger of vijandige soldaat is om die dan neer te schieten?

In april publiceerde de ‘High-Level Expert Group on AI’ van de Europese Commissie ethische richtlijnen voor betrouwbare AI, om een kader aan te bieden om over dit soort vragen na te denken en beslissingen over het gebruik van AI te kunnen nemen die de mensen in hun waarde laten.

De expertgroep baseert zich op grondrechten die in de EU-verdragen, het Handvest van de grondrechten van de EU en de internationale mensenrechtenwetgeving opgenomen zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om respect voor de menselijke waardigheid, vrijheid van het individu, respect voor democratie, justitie en de rechtsstaat, gelijkheid, non-discriminatie en solidariteit en rechten van burgers (zoals het recht op behoorlijk bestuur en het recht op inzage in openbare documenten). Bij de ontwikkeling en het gebruik van AI mogen die grondrechten nooit in het gedrang komen, vindt de expertgroep.

De auteurs noemen in hun rapport vier ethische beginselen die in die grondrechten geworteld zijn en die ontwikkelaars en gebruikers van AI altijd zouden moeten naleven: respect voor de menselijke autonomie, preventie van schade, rechtvaardigheid en verantwoording. Door deze beginselen na te leven, zouden we met AI het individuele en collectieve welzijn kunnen verbeteren.

AI-eisen

Een belangrijk grondrecht is de vrijheid van het individu: ieder is vrij om zijn eigen levenskeuzes te maken. Daaronder vallen ook de vrijheid van meningsuiting en het recht op een privéleven. Een AI-systeem mag mensen daarom niet onterecht onderwerpen of tot iets dwingen, maar ook niet misleiden of manipuleren.

Integendeel, een AI-systeem dat dit ethische beginsel omarmt, zou juist ontworpen moeten zijn om de menselijke cognitieve, sociale en culturele vaardigheden aan te vullen en te versterken. Zo zou een AI-systeem op de werkvloer dat respect heeft voor de autonomie van de werknemers juist ondersteunend zijn en het werk nog zinvoller maken. Bovendien betekent respect voor de menselijke autonomie ook dat er altijd menselijke controle moet zijn op de werkprocessen van het AI-systeem.

Een AI-systeem mag geen schade veroorzaken of vergroten bij mensen, zowel op fysiek als mentaal gebied. Hieronder vallen ook regels dat het systeem robuust en veilig moet zijn, zodat het niet misbruikt kan worden. Maar het gaat verder: een AI-systeem dat bijvoorbeeld ongelijkheid vergroot of de machtsverhoudingen tussen werkgever en werknemers verandert doordat die eerste meer informatie krijgt over zijn werknemers, gaat in tegen deze richtlijn.

©PXimport

Ook tussen een bedrijf en zijn klanten/consumenten of tussen een overheid en zijn burgers is er die scheeftrekking van de machtsverhoudingen. We zien dan ook momenteel dat veel bedrijven en overheden AI juist (willen) inzetten om hun macht te vergroten, en dat is een rechtstreekse inbreuk op dit beginsel.

Rechtvaardigheid is een breed begrip dat ook nog eens cultureel bepaald is. Dit is waarschijnlijk dan ook het moeilijkste ethische beginsel om in de praktijk te brengen. Toch zijn er enkele algemene regels: een AI-systeem zou niemand mogen discrimineren, stigmatiseren, ongelijke kansen geven of arbitrair in zijn keuzevrijheid beperken.

Discriminatie hoeft overigens niet bewust ingebouwd te zijn: het kan ook een ‘bug’ zijn. Zo werkt gezichtsherkenning doorgaans minder goed op een donkere huid, waardoor gekleurde personen vaker verkeerd geïdentificeerd worden.

Rechtvaardigheid betekent ook dat tegengestelde belangen altijd afgewogen moeten worden en dat de inzet van een AI-systeem evenredig moet zijn met het doel. Gezichtsherkenning inzetten om wie door een rood licht het zebrapad oversteekt publiekelijk aan de schandpaal te nagelen, is bijvoorbeeld een onevenredig gebruik van de technologie en dus niet rechtvaardig. Tenminste in Europa; in China vindt men dit heel normaal …

Minstens zo belangrijk als de vorige beginselen is dat de werking van een AI-systeem verantwoord moet kunnen worden. De processen van het systeem dienen transparant te zijn en de mogelijkheden en het doel dienen openbaar te zijn.

Bovendien moeten de beslissingen die een AI-systeem neemt te verklaren zijn voor wie er de gevolgen van ondervindt. Als je een aanvraag voor een lening doet en die door het systeem geweigerd wordt, heb je recht op een betere verklaring dan “Computer says no”. De computer moet een redenering kunnen geven als: je bent geweigerd omdat je loon te laag is en je in het verleden een lening tijdelijk niet hebt afbetaald. Als je zo’n antwoord krijgt, kun je dit tenminste aanvechten door tegenargumenten te geven.

In de praktijk

Allemaal goed en wel, maar dat blijven vrij vage ethische richtlijnen. Hoe werk je dat in de praktijk uit? Verrassend genoeg biedt het rapport van de Europese Commissie aan de voorgaande beginselen ook heel praktische richtlijnen in de vorm van een lijst met zeven concrete vereisten waaraan elk AI-systeem zou moeten voldoen. Bovendien worden bij elk van deze vereisten methodes vermeld die bedrijven kunnen gebruiken om hun AI-systeem aan de vereisten te laten voldoen.

Eén van die concrete vereisten is bijvoorbeeld het belang van privacy en ‘data governance’ (gegevenskwaliteitsbeheer). Het rapport beklemtoont dat gegevens die over personen verzameld zijn vertekend, onvolledig, onnauwkeurig, of fout kunnen zijn. Dit moet verholpen worden vóórdat het systeem met deze gegevens getraind wordt.

Bovendien moet elke stap, zoals het plannen, trainen, testen en installeren, getest en gedocumenteerd worden om de integriteit te waarborgen. En de algoritmes, gegevens en ontwerpprocessen moeten te evalueren zijn door interne en externe controleurs.

©PXimport

Bij de vereisten staat ook dat een AI-systeem zich tegenover een gebruiker niet als mens mag voordoen: het moet altijd als AI-systeem herkenbaar zijn. Bovendien moet een AI-systeem toegankelijk zijn voor iedereen ongeacht, leeftijd, geslacht of beperkingen. Opmerkelijk is ook dat het rapport erop wijst dat de energieconsumptie tijdens het trainen van een AI-systeem geminimaliseerd moet worden.

Bedrijven die met AI bezig zijn, vinden in het rapport een checklist van dit soort vragen die ze zichzelf kunnen stellen. De Europese Commissie spoort elk bedrijf aan om intern de checklist uit te testen en feedback te geven over de toepasbaarheid, volledigheid en relevantie, zodat er begin 2020 een herziene versie opgesteld kan worden.

Van ethiek naar wetgeving

Ethische richtlijnen zijn nuttig, maar volgens digitale burgerrrechtenorganisatie Acces Now en consumentenverenigingen ANEC en BEUC, die alle drie een lid in de expertgroep hadden, is dit maar een eerste stap. Zonder bijbehorende wetgeving en controles kunnen we niet verzekeren dat AI-systemen de rechten van gebruikers respecteren.

Access Now klaagt ook aan dat de Europese Commissie in de expertgroep voornamelijk vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven heeft geplaatst, en dat de richtlijnen daardoor niet voldoende de mens centraal stellen. De organisatie stelt ook voor om de uitdagingen rond AI meer in termen van mensenrechten te bespreken, zoals ze vorig jaar hebben gedaan in hun publicatie ‘Human rights in the age of artificial intelligence’.

Iets anders waar het rapport van de Europese Commissie aan voorbijgaat, is het probleem van verantwoordelijkheid. Als een zelfrijdende auto door een fout een dodelijk ongeval veroorzaakt, wie is dan de ‘schuldige’? De auto? Maar apparaten zijn geen levende wezens, dus daar kunnen we geen verantwoordelijkheid aan toekennen.

De producent dan? Op zich verschilt een AI-systeem zoals een zelfrijdende auto niet zoveel van elk ander product. Als een klassieke auto door een fout plots tijdens een manoeuvre blokkeert en daardoor een ongeval veroorzaakt, zal de producent verantwoordelijk gesteld worden. Zo ook bij een zelfrijdende auto.

©PXimport

Maar het is veel complexer dan dat: een zelfrijdend systeem bestaat uit zoveel subsystemen van zoveel andere bedrijven, en is getraind op zoveel data uit allerlei bronnen, dat het heel moeilijk te bepalen is wat juist de fout veroorzaakt heeft. Misschien ligt de fout wel in een verkeerde training door een werknemer die op een vrijdagavond vroeger naar huis wilde, waardoor de auto de situatie verkeerd ingeschat heeft.

Of misschien kwam de auto in een situatie waarin er gewoon geen juiste oplossing was. Stellen we dan degene die de keuze in een algoritme gegoten heeft verantwoordelijk voor elke dode die uit die keuze voortvloeit?

En die complexiteit leidt weer tot andere problemen. Elon Musk heeft aangegeven dat Tesla de verantwoordelijkheid aanvaardt in het geval van een ongeval, op voorwaarde dat de software een fout gemaakt heeft. En hoe bepaal je dat? Door de auto tijdens het rijden continu alle mogelijke gegevens te laten verzamelen en naar Tesla te sturen. We kopen de verantwoordelijkheid van de producent dus af met onze privacy.

Te veel vertrouwen in AI

Producenten van AI-systemen stellen de capaciteiten altijd mooier voor dan ze zijn. Daardoor hebben politici, overheidsdiensten maar ook wij allemaal te veel vertrouwen in AI, terwijl veel systemen nog helemaal niet zo goed werken dat we ze in de plaats van menselijke experts zouden kunnen gebruiken.

Je kunt je schouder ophalen met de boodschap dat het allemaal wel zal verbeteren, maar ondertussen wordt AI wel in heel wat domeinen toegepast of overwogen waar het juist tot extra risico’s leidt. Het ‘Berkman Klein Center for Internet & Society’ van de universiteit van Harvard publiceerde vorig jaar een overzicht van de risico’s in het rapport ‘Artificial Intelligence & Human Rights: Opportunities & Risks’.

Het rapport gaat in zes domeinen in op de impact van AI op mensenrechten. Opvallend is dat er maar één domein is waarin de auteurs de positieve impact groter zien dan de negatieve impact: diagnostiek in de gezondheidszorg. In het strafrecht, de financiële sector, onderwijs, online content moderation en human resources weegt momenteel de negatieve impact door of is de impact nog onduidelijk.

De problemen zijn afhankelijk van het domein, maar hetzelfde komt vaak terug: het systeem beoordeelt iemand nog te vaak fout en er is geen enkel verweer tegen doordat de beslissing niet transparant genomen wordt. Omdat de gebruikers (politiemensen, rechters, hr-personen, bankiers) blindelings vertrouwen in de technologie waarmee ze mensen beoordelen, zijn ze niet geneigd om de bezwaren van de slachtoffers serieus te nemen. Het is nu eenmaal gemakkelijk om de verantwoordelijkheid voor een moeilijke beslissing naar een computer door te schuiven.

AI in Nederland

Dit is geen ver-van-mijn-bedshow. In Nederland koppelt de overheid sinds 2014 persoonsgegevens van burgers uit verschillende databases aan elkaar om risicoprofielen op te stellen. Het systeem heet SyRI (Systeem Risico Indicatie) en is ondanks grote bewaren van het toenmalige College Bescherming Persoonsgegevens en de Raad van State ingevoerd, zonder enige vorm van inzicht in wat er met de gegevens van burgers gebeurt.

De gemeenten, het UWV, de Sociale Verzekeringsbank, de Inspectie SZW en de Belastingdienst kunnen allemaal van SyRI gebruikmaken als ze bijvoorbeeld fraude met uitkeringen, toeslagen of belastingen vermoeden. Het systeem gaat dan aan het rekenen en bepaalt zo welke adressen een verhoogd risico op fraude hebben. Dat kan niet zomaar: er is een hele procedure. Een gemeente kan bijvoorbeeld toestemming vragen om een specifieke wijk te onderzoeken.

©PXimport

In de vijf jaar dat het systeem actief is, hebben vijf gemeenten dat gedaan, maar uit onderzoek van de Volkskrant blijkt dat bij geen van die algoritmische onderzoeken een fraudegeval ontdekt werd. Gegevens waren vaak niet meer actueel of verkeerd ingevuld, of er was te weinig personeel. SyRI is bovendien helemaal niet transparant: bewoners van ‘zwakkere’ wijken komen onder een vergrootglas te liggen terwijl ze helemaal niet weten welke privacygevoelige gegevens over hen gebruikt worden. Door het groeiende protest over de gang van zaken besloot Rotterdam om het fraudeonderzoek met SyRI stop te zetten.

Google AI

Ondertussen profiteren bedrijven zoals Google, Facebook en Amazon van de grote hoeveelheden gegevens waarover ze beschikken om krachtige AI-toepassingen te trainen, die zelden in het voordeel van gebruikers zijn. Als je de website Google AI zou bezoeken, zou je niet geloven dat dit hetzelfde bedrijf is dat 80% van het webverkeer traceert met cookies of trackers.

Als we even voorbijgaan aan de privacy-inbreuken van Google, bevat de website van Google AI een interessante houding tegenover AI. Google wil met AI naar eigen zeggen technologieën ontwikkelen die belangrijke problemen oplossen en mensen in hun dagelijks leven helpen.

Het bedrijf somt zelfs enkele principes op die het volgt in zijn keuze om specifieke AI-toepassingen al dan niet te ontwikkelen. Zo mag een AI-technologie volgens Google geen vooroordelen creëren of versterken, moet ze verantwoording kunnen geven en moet ze de maatschappij van voordeel zijn. Google heeft ook een People + AI Guidebook gepubliceerd voor wie zelf een AI-systeem ontwikkelt en daarbij wil weten hoe dit het best de mens centraal stelt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).