ID.nl logo
Ethische richtlijnen voor kunstmatige intelligentie
© Reshift Digital
Zekerheid & gemak

Ethische richtlijnen voor kunstmatige intelligentie

Zelfrijdende auto’s op de weg, slimme assistenten in huis en software die bepaalt of je een lening krijgt, het is allemaal geen toekomstmuziek meer. AI heeft een steeds grotere impact op ons dagelijks leven. Reden te meer om eens dieper na te denken over hoe we als maatschappij met AI willen omgaan.

AI (artificial intelligence, ofwel kunstmatige intelligentie) speelt een steeds belangrijker rol in ons dagelijks leven. De technologie biedt heel wat voordelen: slimme assistenten verstaan je spraak, je smartphone verbetert je typefouten, en binnenkort hoeven we misschien zelf niet meer te rijden omdat onze auto dat voor ons doet.

Maar het gebruik van AI roept ook heel wat vragen op. Niet alleen over privacy, maar zelfs nog veel fundamenteler: wíllen we al die taken wel door computers laten uitvoeren? Willen we bijvoorbeeld wel het bepalen van wie een lening krijgt volledig door algoritmes laten gebeuren, zonder enige menselijke inbreng? En nog extremer: willen we wel een drone in oorlogsgebied automatisch laten bepalen of iemand een burger of vijandige soldaat is om die dan neer te schieten?

In april publiceerde de ‘High-Level Expert Group on AI’ van de Europese Commissie ethische richtlijnen voor betrouwbare AI, om een kader aan te bieden om over dit soort vragen na te denken en beslissingen over het gebruik van AI te kunnen nemen die de mensen in hun waarde laten.

De expertgroep baseert zich op grondrechten die in de EU-verdragen, het Handvest van de grondrechten van de EU en de internationale mensenrechtenwetgeving opgenomen zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om respect voor de menselijke waardigheid, vrijheid van het individu, respect voor democratie, justitie en de rechtsstaat, gelijkheid, non-discriminatie en solidariteit en rechten van burgers (zoals het recht op behoorlijk bestuur en het recht op inzage in openbare documenten). Bij de ontwikkeling en het gebruik van AI mogen die grondrechten nooit in het gedrang komen, vindt de expertgroep.

De auteurs noemen in hun rapport vier ethische beginselen die in die grondrechten geworteld zijn en die ontwikkelaars en gebruikers van AI altijd zouden moeten naleven: respect voor de menselijke autonomie, preventie van schade, rechtvaardigheid en verantwoording. Door deze beginselen na te leven, zouden we met AI het individuele en collectieve welzijn kunnen verbeteren.

AI-eisen

Een belangrijk grondrecht is de vrijheid van het individu: ieder is vrij om zijn eigen levenskeuzes te maken. Daaronder vallen ook de vrijheid van meningsuiting en het recht op een privéleven. Een AI-systeem mag mensen daarom niet onterecht onderwerpen of tot iets dwingen, maar ook niet misleiden of manipuleren.

Integendeel, een AI-systeem dat dit ethische beginsel omarmt, zou juist ontworpen moeten zijn om de menselijke cognitieve, sociale en culturele vaardigheden aan te vullen en te versterken. Zo zou een AI-systeem op de werkvloer dat respect heeft voor de autonomie van de werknemers juist ondersteunend zijn en het werk nog zinvoller maken. Bovendien betekent respect voor de menselijke autonomie ook dat er altijd menselijke controle moet zijn op de werkprocessen van het AI-systeem.

Een AI-systeem mag geen schade veroorzaken of vergroten bij mensen, zowel op fysiek als mentaal gebied. Hieronder vallen ook regels dat het systeem robuust en veilig moet zijn, zodat het niet misbruikt kan worden. Maar het gaat verder: een AI-systeem dat bijvoorbeeld ongelijkheid vergroot of de machtsverhoudingen tussen werkgever en werknemers verandert doordat die eerste meer informatie krijgt over zijn werknemers, gaat in tegen deze richtlijn.

©PXimport

Ook tussen een bedrijf en zijn klanten/consumenten of tussen een overheid en zijn burgers is er die scheeftrekking van de machtsverhoudingen. We zien dan ook momenteel dat veel bedrijven en overheden AI juist (willen) inzetten om hun macht te vergroten, en dat is een rechtstreekse inbreuk op dit beginsel.

Rechtvaardigheid is een breed begrip dat ook nog eens cultureel bepaald is. Dit is waarschijnlijk dan ook het moeilijkste ethische beginsel om in de praktijk te brengen. Toch zijn er enkele algemene regels: een AI-systeem zou niemand mogen discrimineren, stigmatiseren, ongelijke kansen geven of arbitrair in zijn keuzevrijheid beperken.

Discriminatie hoeft overigens niet bewust ingebouwd te zijn: het kan ook een ‘bug’ zijn. Zo werkt gezichtsherkenning doorgaans minder goed op een donkere huid, waardoor gekleurde personen vaker verkeerd geïdentificeerd worden.

Rechtvaardigheid betekent ook dat tegengestelde belangen altijd afgewogen moeten worden en dat de inzet van een AI-systeem evenredig moet zijn met het doel. Gezichtsherkenning inzetten om wie door een rood licht het zebrapad oversteekt publiekelijk aan de schandpaal te nagelen, is bijvoorbeeld een onevenredig gebruik van de technologie en dus niet rechtvaardig. Tenminste in Europa; in China vindt men dit heel normaal …

Minstens zo belangrijk als de vorige beginselen is dat de werking van een AI-systeem verantwoord moet kunnen worden. De processen van het systeem dienen transparant te zijn en de mogelijkheden en het doel dienen openbaar te zijn.

Bovendien moeten de beslissingen die een AI-systeem neemt te verklaren zijn voor wie er de gevolgen van ondervindt. Als je een aanvraag voor een lening doet en die door het systeem geweigerd wordt, heb je recht op een betere verklaring dan “Computer says no”. De computer moet een redenering kunnen geven als: je bent geweigerd omdat je loon te laag is en je in het verleden een lening tijdelijk niet hebt afbetaald. Als je zo’n antwoord krijgt, kun je dit tenminste aanvechten door tegenargumenten te geven.

In de praktijk

Allemaal goed en wel, maar dat blijven vrij vage ethische richtlijnen. Hoe werk je dat in de praktijk uit? Verrassend genoeg biedt het rapport van de Europese Commissie aan de voorgaande beginselen ook heel praktische richtlijnen in de vorm van een lijst met zeven concrete vereisten waaraan elk AI-systeem zou moeten voldoen. Bovendien worden bij elk van deze vereisten methodes vermeld die bedrijven kunnen gebruiken om hun AI-systeem aan de vereisten te laten voldoen.

Eén van die concrete vereisten is bijvoorbeeld het belang van privacy en ‘data governance’ (gegevenskwaliteitsbeheer). Het rapport beklemtoont dat gegevens die over personen verzameld zijn vertekend, onvolledig, onnauwkeurig, of fout kunnen zijn. Dit moet verholpen worden vóórdat het systeem met deze gegevens getraind wordt.

Bovendien moet elke stap, zoals het plannen, trainen, testen en installeren, getest en gedocumenteerd worden om de integriteit te waarborgen. En de algoritmes, gegevens en ontwerpprocessen moeten te evalueren zijn door interne en externe controleurs.

©PXimport

Bij de vereisten staat ook dat een AI-systeem zich tegenover een gebruiker niet als mens mag voordoen: het moet altijd als AI-systeem herkenbaar zijn. Bovendien moet een AI-systeem toegankelijk zijn voor iedereen ongeacht, leeftijd, geslacht of beperkingen. Opmerkelijk is ook dat het rapport erop wijst dat de energieconsumptie tijdens het trainen van een AI-systeem geminimaliseerd moet worden.

Bedrijven die met AI bezig zijn, vinden in het rapport een checklist van dit soort vragen die ze zichzelf kunnen stellen. De Europese Commissie spoort elk bedrijf aan om intern de checklist uit te testen en feedback te geven over de toepasbaarheid, volledigheid en relevantie, zodat er begin 2020 een herziene versie opgesteld kan worden.

Van ethiek naar wetgeving

Ethische richtlijnen zijn nuttig, maar volgens digitale burgerrrechtenorganisatie Acces Now en consumentenverenigingen ANEC en BEUC, die alle drie een lid in de expertgroep hadden, is dit maar een eerste stap. Zonder bijbehorende wetgeving en controles kunnen we niet verzekeren dat AI-systemen de rechten van gebruikers respecteren.

Access Now klaagt ook aan dat de Europese Commissie in de expertgroep voornamelijk vertegenwoordigers uit het bedrijfsleven heeft geplaatst, en dat de richtlijnen daardoor niet voldoende de mens centraal stellen. De organisatie stelt ook voor om de uitdagingen rond AI meer in termen van mensenrechten te bespreken, zoals ze vorig jaar hebben gedaan in hun publicatie ‘Human rights in the age of artificial intelligence’.

Iets anders waar het rapport van de Europese Commissie aan voorbijgaat, is het probleem van verantwoordelijkheid. Als een zelfrijdende auto door een fout een dodelijk ongeval veroorzaakt, wie is dan de ‘schuldige’? De auto? Maar apparaten zijn geen levende wezens, dus daar kunnen we geen verantwoordelijkheid aan toekennen.

De producent dan? Op zich verschilt een AI-systeem zoals een zelfrijdende auto niet zoveel van elk ander product. Als een klassieke auto door een fout plots tijdens een manoeuvre blokkeert en daardoor een ongeval veroorzaakt, zal de producent verantwoordelijk gesteld worden. Zo ook bij een zelfrijdende auto.

©PXimport

Maar het is veel complexer dan dat: een zelfrijdend systeem bestaat uit zoveel subsystemen van zoveel andere bedrijven, en is getraind op zoveel data uit allerlei bronnen, dat het heel moeilijk te bepalen is wat juist de fout veroorzaakt heeft. Misschien ligt de fout wel in een verkeerde training door een werknemer die op een vrijdagavond vroeger naar huis wilde, waardoor de auto de situatie verkeerd ingeschat heeft.

Of misschien kwam de auto in een situatie waarin er gewoon geen juiste oplossing was. Stellen we dan degene die de keuze in een algoritme gegoten heeft verantwoordelijk voor elke dode die uit die keuze voortvloeit?

En die complexiteit leidt weer tot andere problemen. Elon Musk heeft aangegeven dat Tesla de verantwoordelijkheid aanvaardt in het geval van een ongeval, op voorwaarde dat de software een fout gemaakt heeft. En hoe bepaal je dat? Door de auto tijdens het rijden continu alle mogelijke gegevens te laten verzamelen en naar Tesla te sturen. We kopen de verantwoordelijkheid van de producent dus af met onze privacy.

Te veel vertrouwen in AI

Producenten van AI-systemen stellen de capaciteiten altijd mooier voor dan ze zijn. Daardoor hebben politici, overheidsdiensten maar ook wij allemaal te veel vertrouwen in AI, terwijl veel systemen nog helemaal niet zo goed werken dat we ze in de plaats van menselijke experts zouden kunnen gebruiken.

Je kunt je schouder ophalen met de boodschap dat het allemaal wel zal verbeteren, maar ondertussen wordt AI wel in heel wat domeinen toegepast of overwogen waar het juist tot extra risico’s leidt. Het ‘Berkman Klein Center for Internet & Society’ van de universiteit van Harvard publiceerde vorig jaar een overzicht van de risico’s in het rapport ‘Artificial Intelligence & Human Rights: Opportunities & Risks’.

Het rapport gaat in zes domeinen in op de impact van AI op mensenrechten. Opvallend is dat er maar één domein is waarin de auteurs de positieve impact groter zien dan de negatieve impact: diagnostiek in de gezondheidszorg. In het strafrecht, de financiële sector, onderwijs, online content moderation en human resources weegt momenteel de negatieve impact door of is de impact nog onduidelijk.

De problemen zijn afhankelijk van het domein, maar hetzelfde komt vaak terug: het systeem beoordeelt iemand nog te vaak fout en er is geen enkel verweer tegen doordat de beslissing niet transparant genomen wordt. Omdat de gebruikers (politiemensen, rechters, hr-personen, bankiers) blindelings vertrouwen in de technologie waarmee ze mensen beoordelen, zijn ze niet geneigd om de bezwaren van de slachtoffers serieus te nemen. Het is nu eenmaal gemakkelijk om de verantwoordelijkheid voor een moeilijke beslissing naar een computer door te schuiven.

AI in Nederland

Dit is geen ver-van-mijn-bedshow. In Nederland koppelt de overheid sinds 2014 persoonsgegevens van burgers uit verschillende databases aan elkaar om risicoprofielen op te stellen. Het systeem heet SyRI (Systeem Risico Indicatie) en is ondanks grote bewaren van het toenmalige College Bescherming Persoonsgegevens en de Raad van State ingevoerd, zonder enige vorm van inzicht in wat er met de gegevens van burgers gebeurt.

De gemeenten, het UWV, de Sociale Verzekeringsbank, de Inspectie SZW en de Belastingdienst kunnen allemaal van SyRI gebruikmaken als ze bijvoorbeeld fraude met uitkeringen, toeslagen of belastingen vermoeden. Het systeem gaat dan aan het rekenen en bepaalt zo welke adressen een verhoogd risico op fraude hebben. Dat kan niet zomaar: er is een hele procedure. Een gemeente kan bijvoorbeeld toestemming vragen om een specifieke wijk te onderzoeken.

©PXimport

In de vijf jaar dat het systeem actief is, hebben vijf gemeenten dat gedaan, maar uit onderzoek van de Volkskrant blijkt dat bij geen van die algoritmische onderzoeken een fraudegeval ontdekt werd. Gegevens waren vaak niet meer actueel of verkeerd ingevuld, of er was te weinig personeel. SyRI is bovendien helemaal niet transparant: bewoners van ‘zwakkere’ wijken komen onder een vergrootglas te liggen terwijl ze helemaal niet weten welke privacygevoelige gegevens over hen gebruikt worden. Door het groeiende protest over de gang van zaken besloot Rotterdam om het fraudeonderzoek met SyRI stop te zetten.

Google AI

Ondertussen profiteren bedrijven zoals Google, Facebook en Amazon van de grote hoeveelheden gegevens waarover ze beschikken om krachtige AI-toepassingen te trainen, die zelden in het voordeel van gebruikers zijn. Als je de website Google AI zou bezoeken, zou je niet geloven dat dit hetzelfde bedrijf is dat 80% van het webverkeer traceert met cookies of trackers.

Als we even voorbijgaan aan de privacy-inbreuken van Google, bevat de website van Google AI een interessante houding tegenover AI. Google wil met AI naar eigen zeggen technologieën ontwikkelen die belangrijke problemen oplossen en mensen in hun dagelijks leven helpen.

Het bedrijf somt zelfs enkele principes op die het volgt in zijn keuze om specifieke AI-toepassingen al dan niet te ontwikkelen. Zo mag een AI-technologie volgens Google geen vooroordelen creëren of versterken, moet ze verantwoording kunnen geven en moet ze de maatschappij van voordeel zijn. Google heeft ook een People + AI Guidebook gepubliceerd voor wie zelf een AI-systeem ontwikkelt en daarbij wil weten hoe dit het best de mens centraal stelt.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 elektrische kachels voor extra bijverwarming
© ID.nl
Energie

Waar voor je geld: 5 elektrische kachels voor extra bijverwarming

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

▼ Volgende artikel
Dit wil je: WhatsApp als je slimme notitieboek
© amnaj
Huis

Dit wil je: WhatsApp als je slimme notitieboek

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

In dit artikel ontdek je:
  • Hoe je een notitiechat met jezelf start en slim gebruikt
  • Waarom WhatsApp sneller werkt dan traditionele notitie-apps
  • Manieren om structuur en takenlijsten overzichtelijk te houden
  • Hoe je documenten, bonnetjes en scans bewaart en terugvindt
  • Tips om je notitiechat veilig, opgeruimd en praktisch te houden

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.