Er zit nauwelijks een maximum aan wat je kunt besteden aan een NAS. Maar heb je al die hardware en functionaliteit ook echt nodig wanneer je alleen bestanden wilt back-uppen of kunnen delen? Wat lever je in wanneer je niet de allermooiste NAS koopt, maar kiest voor wat goed genoeg zou moeten zijn? Wij testen elf NAS-apparaten onder de tweehonderd euro.

Testmethode

Een NAS is inmiddels veel meer dan alleen ‘network attached storage’. Hij is een alleskunner die films downloadt, de beelden van de bewakingscamera analyseert en je waarschuwt als er iets verdachts gebeurt, notities synchroniseert tussen alle apparaten die je maar gebruikt en nog veel meer. Maar wat als je al die functionaliteit helemaal niet nodig hebt? Door bij de aanschaf kritisch te kijken naar de functionaliteit die jij echt gaat gebruiken, bespaar je veel geld en koop je toch nog steeds de voor jou perfecte NAS. Lees ook: 15 tips om je NAS-problemen op te lossen.

©PXimport

Maximaal bedrag

Voor deze test mag een NAS maximaal tweehonderd euro kosten in de prijsvergelijker op onze website. Dat is dan zonder harde schijven; voor NAS-apparaten die met opslag worden geleverd, is de ‘lege’ prijs bepaald door de kosten van de opslag eraf te halen. NAS-apparaten die met opslag worden geleverd, zijn in de minderheid, de meeste merken leveren hun NAS zonder en bieden daarmee de mogelijkheid precies die harde schijven in de NAS te plaatsen die voldoen aan jouw behoefte.

Waar we in de tabel prijs als pluspunt noemen, bedoelen we dan ook nadrukkelijk de prijs zonder opslag.

Reeds gebruikte schijven plaatsen kan natuurlijk ook, maar houd wel rekening met de mogelijk vele uren dat deze zijn belast. Bovendien, de laatste jaren is het aanbod aan schijven die zijn geoptimaliseerd voor gebruik in een NAS sterk toegenomen. De verwachtte tijdwinst bij de configuratie doordat een NAS met harde schijven al ‘direct gebruiksklaar’ is, bestaat in de praktijk niet. De firmware updaten, gebruikers aanmaken, de netwerkinstellingen finetunen, het zijn taken die altijd moeten - ook bij een NAS die standaard al met schijven is uitgerust.

Eén of twee schijven

Een belangrijke keuze is die tussen een NAS met een dan wel twee schijven. Met één schijf is het niet mogelijk door middel van RAID de gegevens op de NAS te beschermen tegen hardwarefouten. Je moet dan alle bestanden minimaal nog op één andere plek of op één ander systeem bewaren. Dat kan door ze naar een externe schijf of een andere NAS te kopiëren of – wat steeds vaker gebeurt – naar een cloudopslag. Dit laatste lijkt de ideale manier, maar cloudopslag is niet onbeperkt en vaak best kostbaar, nog los van andere bezwaren zoals mogelijke onbeschikbaarheid en privacy. Een NAS met meer dan twee schijven is daarom overall vaak de beste keuze, want die biedt wel bescherming tegen hardwarefouten, en door gebruik van meer dan twee schijven is er sprake van een relatief veel geringer verlies aan opslagcapaciteit. Echter, een NAS met meer dan twee schijven is onder de tweehonderd euro niet te krijgen.

©PXimport

Slechts elf modellen

Het verschil

Het grootste verschil tussen de NAS-apparaten in deze test en de topmodellen die we eerder testten (Computer!Totaal 6/2016), is vooral de processor, de hoeveelheid geheugen en het aantal poorten zoals usb 2.0 en 3.0. In deze test is er bijvoorbeeld niet één NAS met een Intel-processor, alles is ARM. Ook geen NAS met meer dan 1 GB geheugen, soms gaat het maar om 256 MB. De meeste NAS-apparaten hebben wel minimaal één usb3.0-poort, maar enkele ook weer niet, en andere aansluitingen zoals HDMI en eSATA zijn ook afwezig.

Vooral de processor en het geheugen hebben impact op de gebruiksmogelijkheid van deze NAS-apparaten: minder snel, minder gebruikers en minder taken gelijktijdig. De mindere power laat zich ook merken bij de mediafunctionaliteit. Geen van de NAS-apparaten kan direct op de tv worden aangesloten en transcoderen (het omzetten van niet-ondersteunde videobestandsindelingen naar compatibele bestandsindelingen) gebeurt veelal zonder hardwarematige ondersteuning en in een lagere kwaliteit.

Anders dan de hardware is de software in vergelijking met de duurdere modellen van hetzelfde merk grotendeels identiek. Bij ASUSTOR, QNAP en Synology krijg je echt dezelfde firmware; het verschil zit ‘m alleen in de zeer geavanceerde gebruiksmogelijkheden of het aantal beschikbare packages om de functionaliteit van de NAS zelf nog mee uit te breiden. Dit klinkt mooi, maar betekent wel dat wanneer je behalve voor goedkoop ook voor eenvoudig en gebruiksvriendelijk gaat, je bij een budget-NAS van deze merken dezelfde hoeveelheid instellingen en opties hebt als bij de grote, dure modellen. Wil je liever eenvoudig, kijk dan eens naar Western Digital of Seagate, zij laten te geavanceerde functies weg of verbergen die achter een extra knop.

©PXimport

Seagate Personal Cloud 3TB

De platte behuizing van de Personal Cloud doet smaakvol aan, maar is te lawaaiig voor een plaats in de woonkamer. Dat de usb3.0-poort aan een andere kant zit dan de andere aansluitingen, lijkt handig, maar bevalt mij niet. De Personal Cloud komt met een 3 TB Seagate NAS-HD, maar er zijn ook andere configuraties verkrijgbaar. Seagate wil met de Personal Cloud vooral gemak en zekerheid bieden in plaats van eindeloze opties. De fabrikant heeft de NAS OS-firmware niet echt aangepast, maar wel zijn enkele geavanceerde functies verstopt en deze moeten apart worden opgeroepen. Het aantal packages is bij Seagate beperkt en voor de Personal Cloud nog meer. Opvallend is de IFTTT-app (If This Then That), waarmee je de NAS aansluit op online diensten zoals Facebook, Twitter of Dropbox. Laat bijvoorbeeld bestanden uit Dropbox automatisch naar de Personal Cloud downloaden; hetzelfde kan met Facebook-foto’s waarin je bent getagd.

©PXimport

Synology DS115j

Een 800MHz-processor, maar 256 MB geheugen en geen enkele usb3.0-poort, de J-serie is duidelijk de budget-serie van Synology. De DS115j is niet nieuw, maar de nieuwste DSM-firmware draait er probleemloos op. Jammer dat Btrfs ontbreekt, Synology beperkt dit tot enkele zakelijke modellen, maar het bestandssysteem met oneindige snapshots is zeker ook interessant voor consumenten. De echte Synology-klassiekers zoals Photo Station, Video Station en ook Cloud Station (om je eigen private cloud te maken) zijn allemaal aanwezig, net als het nieuwe Hyper Backup. De prestaties van de ARM-processor zijn redelijk, zolang je de NAS niet te zwaar of met diverse gebruikers tegelijk belast. Doe je dat wel, dan duikt de processormeter diep in het rood en zul je even moeten wachten.

©PXimport

Synology DS116

De DS116 lijkt in alles op de DS115j, maar heeft een veel snellere processor en vier keer de hoeveelheid geheugen. En dat is te merken. De prestaties zijn beter en de NAS is de snelste van de modellen met één schijf. Geen usb 2.0 en juist wel twee 3.0-poorten, zestien in plaats van maximaal twee camera’s die je met Surveillance Station kunt verbinden, verder alle bekende Synology-features én natuurlijk de enorme waslijst aan packages om de functionaliteit uit te breiden. Wanneer je een NAS met één schijf zoekt, is dit zeker de beste optie. Het grote aantal mogelijkheden heeft echter een prijs: een NAS als de DS116 is complexer om te gebruiken dan de Seagate Personal Cloud.

©PXimport

ASUSTOR AS1002T

De AS-1002T is één van twee ASUSTOR NAS-modellen met een ARM-processor. De bedoeling is om zonder heel veel rekenkracht en functionaliteit op te geven toch een echte ASUSTOR te kunnen leveren in deze prijsklasse. De opzet is gelukt, want de AS-1002T is een mooie NAS. Belangrijk zijn de twee usb3.0-poorten, de goede prestaties en natuurlijk de ADM-firmware. ADM is binnen enkele versies heel volwassen geworden en biedt van elke functie die een andere NAS heeft, wel een eigen versie. In een handomdraai bouw je een eigen cloud, configureer je een mediaserver of bewaar je de beelden van de bewakingscamera bij de voordeur. Met veel packages en prima apps voor smartphone en tablet is de AS1002T een prima NAS voor een keurige prijs.

©PXimport

QNAP TS-228

QNAP is momenteel de meest innovatieve NAS-bouwer en ook de TS-228 laat dat zien. Hoewel niet volgens de specificaties, laat de lichtgewicht virtualisatie-oplossing Container Station zich ook op deze TS-228 installeren en daarmee zet je met een paar klikken een virtuele machine met Fedora of Ubuntu Linux op de NAS. Anders dan we van QNAP zijn gewend, hier geen luxe metalen behuizing maar een eenvoudige verticale behuizing. De prestaties zijn redelijk, maar dankzij de 1 GB geheugen is het mogelijk een flink aantal extra packages nog op de NAS te installeren zonder dat dit de prestaties echt naar beneden haalt. Er zijn voldoende mogelijkheden voor het delen van foto’s, het streamen van media en het maken van back-ups.

©PXimport

Seagate NAS 2Bay 2TB

De NAS 2Bay heeft het uiterlijk van de zakelijk Pro-serie van Seagate, maar beschikt over minder krachtige hardware. Over de precieze specificaties doet Seagate helaas nogal schimmig en ook via SSH lukt het bijvoorbeeld niet te achterhalen welke processor precies in de NAS zit. Een hoogvlieger is het niet, samen met 512 MB RAM zet deze hoogstens redelijke prestaties neer. De software is dezelfde als in alle Seagate NAS-apparaten, maar anders dan bij de Personal Cloud zijn er geen aanpassingen nodig om de NAS extra gebruiksvriendelijk te maken. De IFTTT-app ontbreekt, maar daarvoor is er Surveillance Manager, waarmee de beelden van bewakingscamera’s op de NAS kunnen worden bekeken en bewaard. Een prima package, maar wel duidelijk minder dan dezelfde apps bij QNAP, Synology en ASUSTOR. Voor smartphones en tablets zijn er apps om een eigen cloud te maken. Al met al een prima NAS, maar zonder echte verkoopargumenten.

©PXimport

Synology DS216j

Een Synology koop je niet voor zijn uiterlijk, zo bewijst ook de DS216j. Opnieuw wit en alleen plastic, maar nu wel met twee schijven en met twee usb3.0-poorten. Aan de binnenkant zit een prima en veelgebruikte ARM-processor, dit keer in combinatie met 512 MB geheugen. De DS216j zet er prima prestaties mee neer en doet dat ook nog wanneer je uit het flinke aanbod aan packages er een aantal selecteert en toevoegt. In een handomdraai bouw je een eigen cloud en geef je al je apparaten toegang tot de NAS om foto’s te uploaden of juist media te streamen. Dankzij de Synology QuickConnect-ID is het onderling verbinden van de apparaten erg eenvoudig.

©PXimport

Synology DS216se

Heeft een Synology de typeaanduiding SE, dan is er op ongeveer alles bezuinigd om maar zo goedkoop mogelijk toch een Synology te kunnen aanbieden. Zo is deze DS216se uitgerust met een al vele jaren oude ARM-processor op 800 MHz, nota bene dezelfde als in zijn voorganger de DS214se. Ook is er niet meer dan 216 MB geheugen en helemaal geen usb3.0-poort, alleen 2.0. Maar je hebt wel de echte Synology DSM-firmware en alle daarbij behorende apps en packages, althans zover ze compatibel zijn met ARM en deze oudere hardware. Gebruik je de NAS echt alleen voor het bewaren van bestanden en back-ups, of een enkele keer het streamen van een film en doe je dat nooit met meer dan een handjevol mensen tegelijk, dan nog is de slechts een paar tientjes duurdere DS216j de betere keuze.

©PXimport

Western Digital My Cloud Mirror 8TB

Het gevecht met QNAP en Synology gaat Western Digital uit de weg door geen high-end NAS te bouwen, maar net als Seagate in te zetten op gebruiksgemak en daarmee een ander type gebruiker. Installatie en gebruik zijn inderdaad erg eenvoudig en zijn bijna vanaf het eerste moment per smartphone of tablet mogelijk. Jammer is wel dat de apps zonder uitzondering Engelstalig zijn. Er is een bescheiden aantal packages om de functionaliteit uit te breiden zoals voor het downloaden van torrents of het maken van back-up naar Dropbox of de Plex-mediaserver. De software op de NAS is overzichtelijk, maar kan zeker nog verder worden verbeterd. Heb je bijvoorbeeld een keer wat hulp of uitleg nodig, dan zijn er alleen de enorme teksten van de Help-functie, gelukkig wel in het Nederlands. Wil je een NAS die vooral geschikt is om je bestanden veilig te back-uppen en te kunnen delen, dan is de My Cloud Mirror een gebruiksvriendelijke keuze. De NAS komt met 8 TB opslagruimte, maar is in verschillende configuraties te koop.

©PXimport

ZyXEL NAS326

De fabrikant staat er niet bekend om, maar ZyXEL levert ook NAS-apparaten. De NAS326 is daarbij de goedkoopste van de NAS-apparaten met twee schijven en zet gemiddeld de beste prestaties neer. De hardware is dan ook niet het probleem van deze NAS, dat is de software. Het ZyXEL NAS OS bestaat uit twee volledig gescheiden en verschillende delen: een modern deel met een desktop met pictogrammen en een klassiek deel met eindeloze menu’s en heel veel opties om in te vullen of te activeren. Daarbij is het totaal onvoorspelbaar welke functie in welk deel is te vinden en helpt ook de zeer matige vertaling niet mee. De Help-functie is al snel je beste vriend. Er is een beperkt aantal packages om de NAS van extra functies te voorzien en een tweetal apps voor mobiel gebruik.

ZyXEL NAS520

Met uitzondering van de bescheiden processor is de hardware een sterk punt van de NAS520. Het is de enige NAS met twee netwerkpoorten en de mogelijkheid de snelheid van de NAS te verhogen door deze te bundelen. Verder zijn er maar liefst drie usb3.0-poorten en een achter een klepje verborgen SD-slot. De NAS520 deelt de firmware met de NAS326 en heeft dus hetzelfde euvel van de gespleten interface en het bescheiden aantal uitbreidingen, maar weer wel de duidelijke apps voor smartphone en tablet en de My ZyXEL Cloud voor toegang via het internet tot de NAS inclusief enig beheer van onder meer packages. Behalve aanmelden met een ZyXEL-account is het ook mogelijk je Google- of Facebook-account hiervoor te gebruiken.

©PXimport

Conclusie

Niet iedereen heeft alle functionaliteit nodig die een nieuwe NAS kan bieden. Door bij de aanschaf kritisch te zijn, kun je veel geld besparen. De test laat zien dat je voor tweehonderd euro al een heel behoorlijke NAS kunt kopen, waarmee je bestanden kunt opslaan en delen op het thuisnetwerk maar ook via het internet. Daarbij kan elk van deze NAS-apparaten in beperkte mate aanvullende diensten leveren zoals het downloaden van torrents of het streamen van media. Uiteindelijk is het ASUSTOR die met de AS1002T het meest complete product levert (en die krijgt daarom het keurmerk Best getest), maar het moet gezegd worden, hij is ook het duurste.

Wij geven de Synology DS216j het keurmerk Redactietip. Maar afhankelijk van welke functionaliteit je echt nodig hebt, kan een van de andere producten dan de twee winnaars een zelfs nog betere keuze zijn. Echte afraders zitten er niet bij.

In de tabel hieronder vind je de testresultaten van de 11 geteste NAS-apparaten.

©PXimport

Klik op de tabel voor een grotere versie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).