Voor het afspelen van eigen 4K-mediabestanden heb je een geschikte mediaspeler nodig. Die zijn in allerlei verschijningen verkrijgbaar. Computer!Totaal zocht acht breed verkrijgbare producten bij elkaar en legde ze stuk voor stuk op de pijnbank. Welke 4K mediaspeler bevalt het beste?

Nagenoeg alle 4K-televisies hebben een ‘slim’ besturingssysteem, zodat gebruikers via apps als Netflix, YouTube en Amazon Prime Video video’s in ultra hd kunnen streamen. Een nadeel is dat deze slimme platforms relatief snel verouderen. Vanwege het gebrek aan updates werken apps na een paar jaar mogelijk niet meer. Bovendien kunnen smart-tv’s vanwege de beperkte videocodec-ondersteuning lang niet alle filmbestanden weergeven. Een groot gemis voor mensen die weleens stiekem iets downloaden uit omstreden netwerken als bittorrent en usenet-nieuwsgroepen.

Moderne mediaspelers vormen een interessant alternatief voor de verouderde smartomgeving en matige bestandsondersteuning van smart-tv’s. Zo bestaan er allerlei afspeelapparaten die alle gangbare audio- en videocodecs verwerken, inclusief films in 4K. Die passeren in deze vergelijkende test de revue. Diverse besproken spelers hebben zelfs een eigen smartomgeving die up-to-date blijft, zodat je Netflix in de hoogste kwaliteit kunt streamen!

©PXimport

Besturingssysteem

Net als een computer gebruikt iedere mediaspeler een besturingssysteem. Vooral Google zien we met zijn besturingssystemen (Android en Android TV) terug op allerlei afspeelapparaten. Het voordeel hiervan is dat gebruikers via de Play Store eigen toepassingen kunnen installeren, zoals tv-apps van Ziggo en KPN. Er schuilt overigens wel een addertje onder het gras. De meeste zogeheten Android-boxen zijn voorzien van een Android-besturingssysteem dat eigenlijk voor mobiele apparaten (smartphones en tablets) is ontwikkeld. Deze apparaten zijn doorgaans niet Netflix-gecertificeerd en kunnen meestal geen streams van deze aanbieder in 4K afspelen. Bij de besproken modellen letten we daar goed op. Verder draaien er nog altijd veel mediaspelers op een (eigenontwikkelde) versie van Linux. De interface en bestandsondersteuning van deze apparaten zijn doorgaans prima verzorgd, maar een gelikte smartomgeving is vaak ver te zoeken. Tot slot ontwikkelt Apple onder de noemer tvOS zijn eigen besturingssysteem voor de Apple TV 4K.

Testverantwoording

Apple TV 4K

Aan de vormgeving van de Apple TV 4K is vergeleken met vorige versies weinig veranderd. Nog altijd bestaat de behuizing uit zwartgekleurd kunststof. Achterop zitten slechts twee aansluitingen, namelijk gigabit-ethernet en hdmi 2.0a. Ten opzichte van zijn voorganger heeft Apple een snellere chipset en meer werkgeheugen toegevoegd. Een gemis is een usb-poort om externe opslagdragers met eigen mediabestanden te koppelen, al mikt Apple hoofdzakelijk op liefhebbers van streaming-videodiensten.

Zodra we het apparaat met de overzichtelijke afstandsbediening inschakelen, valt de App Store dan ook niet te missen. Voor 4K-content staan de Netflix- en Amazon Prime Video-app paraat, waarmee vloeiende beelden inclusief hdr verschijnen op televisies die dit ondersteunen. Jammer genoeg blijft de YouTube-app steken op 1080p, omdat de Apple TV 4K niet de benodigde vp9-codec kan decoderen.

Toch heeft deze mediaspeler wel degelijk meerwaarde, want de iTunes Store kent tegenwoordig behoorlijk wat 4K-films. Die kun je huren of kopen, waarna je de 4K-beelden (tijdelijk) naar de Apple TV 4K streamt. Lange tijd bevatte de App Store op Apples mediaspeler nauwelijks toepassingen voor de Nederlandse markt, maar gelukkig zijn sinds enige tijd NPO Start, NLZiet, Pathé Thuis en Videoland beschikbaar. De door ons geteste versie heeft 64 GB opslagcapaciteit. Voor twintig euro minder kun je als alternatief een exemplaar met 32 GB overwegen.

©PXimport

Apple TV 4K

Prijs
€ 219,-
Websitewww.apple.com7Score70

COOD-E TV 4K

De COOD-E TV 4K is een van de kleinste mediaspeler in dit deelnemersveld, want dit doosje meet slechts 9,2 × 9,2 × 1,8 centimeter. Alleen de Chromecast Ultra is kleiner. Toch zijn er aan de achterzijde nog redelijk wat aansluitingen voorhanden, namelijk hdmi 2.0, gigabit-ethernet, micro-sd, usb 2.0 en analoge audio. Als besturingssysteem koos de fabrikant voor Android 7.1.2. Dit platform is van origine bedoeld voor mobiele toestellen met een aanraakscherm, maar COOD-E heeft de interface aangepast voor gebruik op televisies. Zo bevat het beginscherm duidelijke verwijzingen naar onder meer de Play Store, Netflix en Kodi.

Gebruikers kunnen met de meegeleverde afstandsbediening de belangrijkste menuonderdelen moeiteloos bereiken. Binnen sommige apps is dat een ander verhaal, want de navigatie in Netflix verloopt ietwat stroef. Niet voor niets verkoopt COOD-E een zogeheten airmouse met muisaanwijzer en geïntegreerd toetsenbordje als optionele accessoire. Hiermee kun je apps op een televisie gemakkelijker bedienen. De mediaspeler is helaas niet Netflix-gecertificeerd, waardoor je met deze app geen films en series in 4K (wel in hd) kunt kijken. Via de YouTube-app zijn er wel 2160p-beelden mogelijk. Verder speelt dit bescheiden apparaatje via Kodi alle gangbare mediabestanden af, zoals h.265/hevc-films (inclusief hdr) en originele blu-ray-rips. Opvallend is de korte reactietijd binnen de gebruikersomgeving, waardoor je vlot door het menu kunt navigeren.

©PXimport

COOD-E TV 4K

Prijs
€ 149,-
Websitewww.cood-e.com7Score70

Dune HD Pro 4K

Wie een stabiele mediaspeler met de nodige aansluitingen wenst, heeft aan de Dune HD Pro 4K een goede partner. Hoewel de stevige behuizing geen plek biedt aan een interne schijf, voeg je via een eSata-aansluiting, micro-sd-kaartlezer en drie usb-poorten wel diverse externe datadragers toe. Verder is het fijn dat je naast via hdmi ook via een optische en analoge uitgang audio apart kunt doorsturen. Handig voor het geval je receiver geen hdmi-poorten bevat of geen doorgifte van 4K-beelden ondersteunt.

De vormgeving van dit apparaat is sober met aan de voorzijde een klein display. Binnenin heeft Dune HD gekozen voor een mediaprocessor van Realtek die in staat is om zo’n beetje alle mediaformaten te decoderen. Na inschakeling van het apparaat verschijnt er een eenvoudige wizard om onder meer de taal, schermresolutie en netwerkinstellingen te configureren. Fijn, want in tegenstelling tot veel andere spelers hoef je hiervoor niet zelf in de instellingen te duiken.

Binnen het menu bereik je via het onderdeel Bronnen de inhoud van lokale opslagdragers. Alle gangbare bestandsformaten verschijnen vloeiend op het scherm, waarbij het apparaat hdr-inhoud op een verversingssnelheid van zestig beelden per seconde niet schuwt. Van originele blu-ray- en dvd-rips verschijnt er een (vereenvoudigd) menu in beeld. Kortom, de lokale bestandscompatibiliteit is dik in orde. Voor gebruik van apps bevat het menu een koppeling naar Android, zodat je streaming-videodiensten kunt installeren. Via de YouTube- en Netflix-app speel je op die manier 4K-streams af.

©PXimport

Dune HD Pro 4K

Prijs
€ 199,-
Websitewww.dune-hd.com9Score90

Eminent EM7680

Hoewel Eminent op mediaspelergebied inmiddels een behoorlijke staat van dienst heeft, levert de Nederlandse fabrikant met de EM7680 pas zijn eerste product met 4K-ondersteuning af. De compacte kunststof behuizing voelt ietwat fragiel aan en heeft een uitwendige wifi-antenne aan de achterzijde. Die kun je niet afkoppelen. Het zwartgekleurde doosje bevat verder aansluitingen voor hdmi 2.0a, s/pdif (optisch), ethernet, micro-sd en driemaal usb 2.0. Een Amlogic S905X-mediaprocessor vormt het hart van dit apparaat, waarbij de aanwezige videochip 4K-films op een verversingssnelheid van zestig beelden per seconde kan verwerken.

We zijn blij verrast zodra we de speler met de meegeleverde afstandsbediening aanzetten. Na een korte opstartfase verschijnt de populaire mediasoftware Kodi namelijk in beeld. Het blijkt dat het apparaat de Linux-variant LibreELEC als besturingssysteem gebruikt, waarbij Kodi als gebruikersinterface fungeert. Films verschijnen inclusief afbeeldingen, trailers, beschrijvingen en overige informatie in de bibliotheek. Of we nou een iso-image of mappenstructuur op de EM7680 loslaten, deze mediaspeler speelt alles inclusief veelgebruikte surround-indelingen af. Via een add-on van Opensubtitles.org download je zo nodig rechtstreeks ontbrekende ondertitels. Verder heb je optioneel ook toegang tot de tv-programma’s van NPO, al is deze uitbreiding niet van hoge kwaliteit. Voor Netflix is er helaas geen ondersteuning.

©PXimport

Eminent EM7680

Prijs
€ 109,99
Websitewww.eminent-online.com8Score80

Google Chromecast Ultra

De goedkoopste manier om via een extern apparaat 4K-beelden op je televisie te tonen, is via de piepkleine Google Chromecast Ultra. Dit apparaatje kost namelijk net geen tachtig euro. De ronde behuizing heeft alleen een hdmi2.0-connector voor aansluiting op een televisie, receiver of soundbar. In tegenstelling tot de reguliere Chromecast is er in de adapter een ethernetpoort verwerkt. Een slimme keuze, want het streamen van 4K-beelden vereist tenslotte een stabiele internetverbinding met voldoende bandbreedte.

De Chromecast Ultra bevat geen usb-poorten of een kaartlezer, dus voor het afspelen van lokale mediabestanden is dit apparaat ongeschikt. Wel kun je na tussenkomst van een smartphone of tablet de inhoud van apps naar de Chromecast Ultra streamen. Voor Netflix, YouTube, RTL XL, NPO Start, KPN Interactieve TV en Ziggo Go werkt dat prima.

Verder stream je eventueel eigen videobestanden vanaf mediaservers in het netwerk. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld Plex of VLC. Voor het instellen van de Chromecast Ultra doe je een beroep op de Google Home-app. Na enkele gebruiksvriendelijke stappen staat het apparaatje klaar om ‘cast-opdrachten’ van mobiele toestellen te ontvangen.

©PXimport

Google Chromecast Ultra

Prijs
€ 79,-
Websitehttps://store.google.com6Score60

Nvidia Shield TV

De Nvidia Shield TV is de enige besproken mediaspeler die je zowel plat als rechtop kunt neerzetten. De piramidevormige behuizing heeft twee usb3.0-poorten plus poorten voor hdmi2.0b en gigabit-ethernet. Audio apart naar een receiver of soundbar doorsturen gaat dus niet lukken.

Als gebruiksinterface heeft Nvidia deze mediaspeler voorzien van Android TV 7.0.2. Een uitstekende keuze, want dit besturingssysteem ontwikkelt Google speciaal voor gebruik op grote schermen. Met de meegeleverde afstandsbediening navigeer je vlot door apps als YouTube, Amazon Prime Video en Netflix, waarbij je kunt rekenen op 4K-beeldkwaliteit. In tegenstelling tot reguliere Android-gebaseerde spelers zijn er wel minder apps beschikbaar. Verwacht bijvoorbeeld geen Nederlandse toepassingen als RTL XL, NPO Start, KPN Interactieve TV en Ziggo Go. Geen ramp, want dankzij de aanwezige Chromecast-module gebruik je deze apps via een smartphone alsnog op de Shield TV.

Voor de weergave van eigen mediabestanden doe je een beroep op de Kodi-app. Dat gaat feilloos! Zo verschijnen blu-ray-rips, iso-images en 4K-bestanden zonder morren in een hoge verversingssnelheid op de televisie. Opvallend is hoe soepel de gebruikersinterface navigeert, want we hoeven nergens te wachten. De binnenzijde bevat de Nvidia Tegra X1, een krachtige chipset. Via de ingebouwde gamewinkel kun je zelfs 3D-games spelen. Nvidia levert hiervoor een controller mee. Heb je niets met games, dan schaf je voor 199 euro een versie zonder controller aan.

©PXimport

NVIDIA Shield TV

Prijs
€ 229,99
Websitewww.nvidia.com10Score100

Venz V10 Pro+ LS

Met de V10 Pro+ borduurt Venz verder op de weg die het bedrijf met de eerder uitgebrachte V10 Pro is ingeslagen. De rekenkracht is met een snellere mediaprocessor en videochip nog iets opgevoerd. Met een micro-sd-kaartlezer en drie usb2.0-poorten bevat de V10 Pro+ voldoende mogelijkheden om externe opslagdragers aan te sluiten. Venz biedt onder de productnaam V10 PRO+ LS een bundel met een airmouse aan. Dat werkt een stuk prettiger dan de reguliere (eveneens meegeleverde) afstandsbediening. Deze mediaspeler gebruikt als besturingssysteem namelijk een recente Android-versie.

Aangezien je voor de Google Play Store en Netflix gebruikersgegevens moet invullen, is het geïntegreerde toetsenbordje geen overbodige luxe. Daarnaast komt de muisaanwijzer op diverse plekken goed van pas. Venz heeft voor deze mediaspeler Android flink onder handen genomen. Via duidelijke blokken geeft het beginscherm toegang tot Netflix, YouTube en Kodi. Met behulp van Kodi speelt deze mediaspeler alle bekende videoformaten af, zoals iso, m2ts en mkv. Naast de veelgebruikte 4K-codec hevc/h.265 kan de V10 Pro+ ook overweg met vp9. Hoewel deze mediaspeler razendsnel navigeert en duidelijke menu’s bevat, voelt het gebruik van Android op een mediaspeler toch ietwat gekunsteld aan. De speler is niet Netflix-gecertificeerd, waardoor de app slechts een resolutie van 720p ondersteunt. YouTube kun je wel in 4K gebruiken.

©PXimport

Venz V10 Pro+

Prijs
€ 129,95
Websitewww.venz.tech7Score70

Zappiti One SE 4K HDR

Het Franse Zappiti bouwt als één van de weinige merken nog mediaspelers met plek voor een interne harde schijf. Zo ook de nieuwe One SE 4K HDR, waarbij je via een klepje aan de zijkant desgewenst een 3,5inch-schijf monteert. Handig voor wie een lokale mediabibliotheek wil aanleggen. Daarnaast bevat het apparaat maar liefst vijf usb-poorten (waaronder usb-c) en een kaartlezer om externe datadragers te koppelen. Ook het aantal resterende aansluitingen is indrukwekkend. Via analoge, optische en coaxiale uitgangen verbind je probleemloos iedere receiver of soundbar. In navolging van de meeste blu-ray-spelers bevat het apparaat zelfs een aparte uitgang voor hdmi-audio. Op die manier geniet je ook op receivers die geen 4K-beelden doorgeven van moderne surround-formaten.

Net als de eerder besproken Dune HD Pro 4K is de Realtek RTD1295-processor verantwoordelijk voor de verwerking van audio- en videocodecs. Een goede keuze, want de One SE 4K HDR speelt de meest exotische mediaformaten in prima kwaliteit af. Je voorziet de gebruikersinterface eventueel van filminformatie en fraaie covers, maar hiervoor is het wel noodzakelijk dat de bestandsnamen de correcte filmtitels bevatten.

Dankzij de aanwezigheid van Android 6.0.1 voeg je apps als YouTube en Netflix toe, al is laatstgenoemde toepassing helaas niet in 4K beschikbaar. Wel is de fabrikant naar eigen zeggen bezig met een 4K-licentie. Tegen een adviesprijs van 299 euro is ook de nagenoeg identieke Zappiti One 4K HDR te koop. Deze mediaspeler bevat alleen geen hdmi-audio-uitgang.

©PXimport

Zappiti One SE 4K HDR

Prijs
€ 349,-
Websitewww.zappiti.eu8Score80

Conclusie

De ideale mediaspeler speelt zowel eigen videobestanden als Netflix-streams in 4K af. In dat geval blijven alleen de Dune HD Pro 4K en Nvidia Shield TV overeind. Laatstgenoemde speler heeft net een streepje voor, aangezien Android TV als besturingssysteem een zeer vlotte en gebruiksvriendelijke interface heeft. De apps van YouTube en Netflix zijn speciaal voor het grote scherm ontworpen, terwijl je de inhoud van standaard Android-toepassingen dankzij de ingebouwde Chromecast-module kunt streamen. Een minpunt is dat de Nvidia Shield TV audio alleen via hdmi uitstuurt, wat met name op oudere receivers problemen geeft. In dat geval is de Dune HD Pro 4K een uitstekend alternatief, aangezien je met dit apparaat ook via een analoge of optische kabel audio doorstuurt. Wel voelt de combinatie van Linux en Android als gebruikersomgeving ietwat gekunsteld aan.

Klik op de tabel hieronder voor een grotere versie.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).