Contextmenu's zijn de menu's die u te zien krijgt bij een rechtermuisklik op een bestand, map, hyperlink, icoontje, taakbalk, of schijf. Rechtsklikken op een lege plek in een map of op uw bureaublad levert eveneens een contextmenu op. Deze menu's kunnen het werken met de pc flink vereenvoudigen, maar ze kunnen ook een bron van irritatie zijn, vooral wanneer ze vol staan met opties die u nooit gebruikt.

Een schoner contextmenu begint bij uzelf

U kunt contextmenu-items achteraf verwijderen, maar het is voor een deel ook mogelijk om te voorkomen dat ze überhaupt in uw contextmenu's komen te staan. Tijdens de installatie van programma's wordt namelijk vaak gevraagd of u bepaalde contextmenu-items wilt installeren. Wordt de Engelse taal tijdens de installatie gebruikt, dan zal er in dat geval gevraagd worden om Shell Extensions te installeren. Denkt u deze niet nodig te hebben voor het betreffende programma, geef dan direct aan dat ze niet geïnstalleerd hoeven te worden. Ook dit is een manier om uw contextmenu's overzichtelijk te houden.

Hoe meer programma's u installeert, des te meer items er in de verschillende contextmenu's verschijnen. Sommige daarvan zijn handig, maar andere zult u nooit gebruiken, en die bent u waarschijnlijk liever kwijt dan rijk. Maar het kan ook zijn dat u bepaalde mogelijkheden in contextmenu's mist, die u er juist graag aan toe zou voegen.

Er zijn verscheidene manieren om items uit contextmenu's te verwijderen of ze eraan toe te voegen. Soms is het mogelijk deze items in of uit te schakelen via het programma dat ze erin heeft geplaatst. Daarnaast bestaan er verschillende programma's waarmee u contextmenu's kunt aanpassen, en verder is het mogelijk deze menu's te bewerken door rechtstreeks in het register in te grijpen.

©PXimport

Er kan veel uit contextmenu's verwijderd worden.

1. Programma of register?

Om contextmenu-items uit te schakelen (voor zover dit niet kan via het programma waar ze bijhoren), heeft het gebruik van programma's als ShellExView, ShellMenuView en FileMenu Tools de voorkeur, omdat er in dat geval weinig mis kan gaan. Schakelt u bijvoorbeeld een item uit waarvan dat bij nader inzien toch niet de bedoeling was, dan schakelt u dit via het bewuste programma even eenvoudig weer in. Aan het werken in het register zijn iets meer risico's verbonden, al moeten we die niet overdrijven. Met de nodige voorzorgsmaatregelen, die we eveneens in dit artikel beschrijven, kan er ook daarbij weinig mis gaan. Wanneer u uw contextmenu's wilt gaan bewerken, raden we u echter aan dit allereerst te doen met behulp van de programma's die we in het eerste deel van dit artikel beschrijven. Lukt daarmee niet wat u wilt bewerkstelligen, dan kunt u het alsnog proberen door het register te bewerken. Lees dan voordat u hieraan begint het kader 'Veilig werken in het register', zodat u bij eventuele fouten die u maakt voldoende herstelmogelijkheden hebt.

2. ShellExView en ShellMenuView

Wanneer het erom gaat ongewenste items in uw contextmenu's uit te schakelen, hebt u met ShellExView en ShellMenuView twee zeer krachtige tools in handen. De programma's zijn te downloaden van ShellExView en ShellMenuView, downloadlinks staan onderaan de pagina's. De programma's hoeven niet geïnstalleerd te worden. U pakt de zip-bestanden eenvoudigweg uit naar mappen die u vervolgens desgewenst in Program Files plaatst. Hierna kunt u snelkoppelingen naar de uitvoerbare bestanden maken en deze op uw bureaublad of in uw startmenu zetten. Voor beide programma's is een Nederlandse vertaling beschikbaar, die u op dezelfde pagina aantreft vanwaar u ShellExView en ShellMenuView downloadt. Om de programma's in het Nederlands weer te geven, pakt u de map met vertaling uit naar de map waarin u het programma geplaatst hebt. Hoewel de interfaces van beide programmaatjes veel overeenkomsten vertonen, is er een duidelijk verschil. Met ShellExView bewerkt u de zogenoemde dynamische contextmenu-items zichtbaar, terwijl u met ShellMenuView de statische contextmenu-items aanpast. Dynamische contextmenu-items verschijnen op meerdere plaatsen, en zowel bij mappen als bestanden. Voorbeelden hiervan zijn de opties van een programma als WinZip, en de mogelijkheid van uw virusscanner om afzonderlijke mappen en bestanden te scannen. Statische items zijn gebonden aan bepaald bestandstypen. Een voorbeeld van een statisch item is Afspelen met WinAmp, dat u te zien krijgt wanneer u rechtsklikt op een map of op een met WinAmp geassocieerd bestand.

Zoals gezegd gaat het hier om twee zeer krachtige tooltjes. Wanneer u ze opstart, wordt u dan ook geconfronteerd met een enorme hoeveelheid items en een groot aantal kolommen met informatie over deze items. Laat u niet afschrikken: het merendeel van de informatie in de kolommen hebt u niet nodig. In ShellExView hebt u over het algemeen voldoende aan hetgeen u in de kolommen Shell-uitbreiding, Uitgeschakeld, Type en Omschrijving aantreft. In ShellMenuView zijn vooral de kolommen Menu-naam, Extensies, Type-beschrijving en Uitgeschakeld van belang. Een groot aantal van de opgesomde items behoort tot het besturingssysteem, deze zult u meestal niet uit willen schakelen. Soms is dat zelfs af te raden, maar in die gevallen krijgt u een waarschuwing dat u het betreffende item beter ingeschakeld kunt laten. Over het algemeen zult u items willen verwijderen die door allerhande software in uw contextmenu's zijn geplaatst, en die u nooit gebruikt.

©PXimport

Met de programma's ShellExView en ShellMenuView past u uw contextmenu's aan.

3. Werken met ShellExView

ShellExView toont, zoals gezegd, de dynamische contextmenu-items. Als voorbeeld noemden we de mogelijkheid om afzonderlijke mappen en bestanden op malware te scannen. Gebruikt u deze optie nooit, dan gaat u na opstarten van ShellExView in de kolom Shell-uitbreiding op zoek naar de naam van uw virusscanner. Wanneer u deze gevonden hebt, klikt u er met uw rechtermuisknop op en u kiest Geselecteerde items uitschakelen.

In Windows XP zal de verandering direct doorgevoerd worden. In Windows Vista en 7 dient u de pc hiervoor opnieuw op te starten. Een andere en snellere manier is door alleen Windows Explorer te herstarten. Dit doet u door via een rechtermuisklik op uw taakbalk het Taakbeheer te starten, en het proces explorer.exe te beëindigen. Vervolgens kiest u Bestand / Nieuwe taak (Uitvoeren), typ hier explorer en klik op OK. Overigens geldt dit alleen voor ShellExView. De veranderingen die u met ShellMenuView aanbrengt worden zowel in Windows XP als in Vista en 7 direct doorgevoerd.

©PXimport

Met twee muisklikken schakelen we het contextmenu van onze virusscanner uit.

Zelf contextmenu-items toevoegen

Hoewel we het in dit artikel voornamelijk hebben over manieren om items uit uw contextmenu's te verwijderen, is het ook mogelijk om nieuwe opties toe te voegen. Uiteraard bestaan ook hier weer verschillende programma's voor, zoals Context Menu Editor. De opties die dergelijke tooltjes bieden zijn echter nogal beperkt. U hebt wat dit betreft veel meer mogelijkheden, wanneer u de benodigde sleutels zelf in het register aanmaakt. Het principe is vrij eenvoudig: u creëert een registersleutel met de naam die u in het contextmenu wilt zien, en in deze sleutel maakt u een tweede sleutel aan met de naam Command. In deze subsleutel komt de opdracht te staan die uitgevoerd moet worden bij een klik op het betreffende item. Waar u deze sleutels moet aanmaken, hangt af van het contextmenu waarin u het item wilt zien verschijnen. Is dat bij een rechtermuisklik op bestanden, dan dienen de sleutels in HKEY_CLASSES_ROOT\*\shell gemaakt te worden. Wilt u dat het item verschijnt bij rechtsklikken op mappen, dan moeten de nieuwe sleutels in HKEY_CLASSES_ROOT\Folder\shell komen te staan. En wilt u dat het contextmenu-item alleen bij een rechtermuisklik op een bepaald bestandstype zichtbaar wordt, dan zult u in de sleutel van het betreffende bestandstype moeten zijn. Gaat het bijvoorbeeld om dll-bestanden, dan zullen de sleutels in HKEY_CLASSES_ROOT\dllfile gemaakt moeten worden. Deze sleutels dienen altijd binnen een sleutel met de naam shell te staan. In sommige gevallen zal deze al bestaan, en anders dient u deze eerst aan te maken. We geven een voorbeeld: stel dat u de optie Openen in Kladblok wilt zien verschijnen bij een rechtermuisklik op een willekeurig bestand. U navigeert dan in de register-editor naar HKEY_CLASSES_ROOT\*\shell. In het linkerdeelvenster klikt u met uw rechtermuisknop op deze sleutel en u kiest Nieuw / Sleutel. De nieuwe sleutel noemt u Openen in Kladblok. In deze sleutel creëert u vervolgens een subsleutel met de naam Command. In het rechterdeelvenster dubbelklikt u ten slotte op de waarde (Standaard), en u voert de opdracht Notepad.exe "%1" in. De toevoeging "%1" is vereist om het aangeklikte bestand in Kladblok te laten openen.

We beseffen dat we hiermee slechts een eenvoudig voorbeeld hebben gegeven, maar hopen dat we het principe enigszins duidelijk hebben gemaakt.

©PXimport

Het is vrij eenvoudig om uw eigen contextmenu-items te maken.

4. Werken met ShellMenuView

Wanneer u ShellMenuView opstart, zult u een duidelijk verschil bemerken met ShellExView. In plaats van allerlei verschillende contextmenu-items treft u in ShellMenuView soms lange reeksen identieke items aan, voorafgegaan door een programma-icoontje. Wanneer u in de kolom Extensies kijkt, zal duidelijk worden waarom dit het geval is. Het gaat hier om contextmenu-items die met bepaalde bestandstypen geassocieerd zijn. U kunt dus per bestandstype bepalen of u een dergelijk item wilt uitschakelen. Vaker zult u echter een hele reeks van deze items willen uitschakelen. Wilt u bijvoorbeeld dat de optie Toevoegen aan speellijst van WinAmp nergens verschijnt, dan selecteert u alle desbetreffende items in ShellMenuView en schakelt u schakelt ze uit. U kunt hierbij uiteraard ook selectief te werk te gaan. Converteert u bijvoorbeeld uitsluitend wav-bestanden naar mp3, dan kunt u voor het betreffende programma aangeven dat er alleen een item in het contextmenu verschijnt bij rechtsklikken op wav-bestanden. Selecteer de overige extensies en schakel het item van het contextmenu uit.

©PXimport

Alleen bij wav-bestanden zal nu nog een contextmenu van Switch Sound File Converter verschijnen.

5. FileMenu Tools

Met het programmaatje FileMenu Tools, is het eveneens mogelijk contextmenu-items uit te schakelen. Maar daarnaast kunt u een hele reeks mogelijkheden aan uw contextmenu's toevoegen. Het programma plaatst een nieuw item, genaamd FileMenu Tools, in uw contextmenu. In dit submenu vindt u onder meer opties om bestanden in Kladblok te openen, een opdrachtprompt te openen, dll's te registreren of te deregistreren en bestanden of mappen te hernoemen. Mogelijkheden die u niet gebruikt kunt u uitschakelen. Open hiervoor de configuratie van het programma (kies in het rechtermuisknopmenu FileMenu Tools / Configure FileMenu Tools). In het rechterdeelvenster kunt u onder het tabblad Commands of FileMenu Tools datgene uitvinken wat u niet nodig hebt. Het is eveneens mogelijk de volgorde van de items aan te passen via de opdrachten Move Up en Move Down die u in het linkerdeelvenster onder Actions aantreft. Waar nodig kunt u tevens scheidingslijnen toe te voegen via de opdracht Add Separator in datzelfde venster.

©PXimport

FileMenu Tools voegt een submenu met verschillende mogelijkheden toe aan uw contextmenu.

©PXimport

In de configuratie van FileMenu Tools selecteert u de gewenste opties.

U treft in de configuratie nog twee andere tabbladen aan. Het tabblad "Send To..." menu laat items zien die u in het contextmenu Kopiëren naar aantreft. U kunt hier items uitschakelen, maar u hebt ook weer de mogelijkheid nieuwe items aan dit menu toe te voegen. Wilt u bijvoorbeeld de map Mijn afbeeldingen in het menu Kopiëren naar hebben, dan klikt u onder Actions op Add Command. Selecteer het nieuwe item. Staat het venstertje Properties nog niet in beeld, kies dan voor Edit / Properties. In dit venstertje geeft u bij Name de naam op die u in het menu Kopiëren naar wilt zien, terwijl u bij Target en Working folder het pad naar de map Mijn afbeeldingen invult. Kies vervolgens in het menu File voor Apply Changes. Op deze wijze kunt u ook schijven of partities waar u regelmatig bestanden of mappen naar kopieert aan het menu Kopiëren naar toevoegen.

Onder het tabblad Commands of other applications kunt u bepaalde contextmenu-items uit- of inschakelen. FileMenu Tools maakt hierbij onderscheid tussen items die bij bestanden, mappen, schijfstations, enzovoort verschijnen, zodat u selectief te werk kunt gaan. Experimenteert u gerust met de mogelijkheden die u hier hebt. Eventuele ongewenste resultaten herstelt u eenvoudigweg door een verwijderd vinkje weer terug te plaatsen.

Wilt u FileMenu Tools uitsluitend gebruiken om ongewenste contextmenu-items uit te schakelen, dan kunt u het contextmenu-item van het programma zelf eventueel uitschakelen via het hiervoor besproken ShellExView. De optie Configure FileMenu Tools blijft dan beschikbaar via uw startmenu.

©PXimport

Ongewenste contextmenu-items schakelt u met Filemenu Tools op een eenvoudige manier uit.

6. Contextmenu-items verwijderen via het register

In het uitzonderlijke geval dat u contextmenu-items niet met behulp van een van de hiervoor besproken programma's kunt uitschakelen, zult u de betreffende sleutel of sleutels uit het register moeten verwijderen. Dit is vrij eenvoudig, maar leest u voordat u hieraan begint het kader 'Veilig werken in het register', zodat u eventuele onbedoelde resultaten teniet kunt doen. We willen MediaInfo verwijderen, dit heeft zich na installatie van de software zelf in het contextmenu genesteld. Het register benadert u via Start / Uitvoeren met het commando regedit. Contextmenu-items bevinden zich altijd in de hoofdsleutel HKEY_CLASSES_ROOT van het register. Om ongewenste items te verwijderen hoeft u daarom slechts dit deel van het register te doorzoeken op de naam waarmee het betreffende item in contextmenu's verschijnt. Dit doet u via de zoekfunctie van de register-editor, die u in het menu Bewerken vindt. Hierbij dient u er rekening mee te houden dat een contextmenu-item zich op meerdere plaatsen in HKEY_CLASSES_ROOT kan bevinden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer zo'n item zowel bij rechtsklikken op een bestand als bij rechtsklikken op een map verschijnt. Nadat u een bepaald item gevonden en verwijderd hebt, drukt u op F3, waardoor het doorzoeken van het register wordt voortgezet. Nadat u op deze wijze de hele sleutel HKEY_CLASSES_ROOT hebt doorzocht, en alle betreffende items hebt verwijderd, kunt u de register-editor sluiten.

©PXimport

Met de zoekfunctie van de register-editor is een contextmenu-item snel te vinden.

Veilig werken in het register

Als u wijzigingen in het register gaat aanbrengen, is het aan te bevelen om alvorens u dit doet een nieuw systeemherstelpunt te maken. Maar om te voorkomen dat u na een klein foutje het systeem in zijn geheel dient te herstellen, kunt u als extra voorzorgsmaatregel de registersleutel die u gaat bewerken exporteren en opslaan als registerbestand. Het importeren van een dergelijk bestand is stukken eenvoudiger dan het uitvoeren van systeemherstel. We geven een voorbeeld: u wilt het contextmenu-item MediaInfo verwijderen, en via de zoekfunctie hebt u de registersleutel MediaInfo gevonden in de sleutel HKEY_CLASSES_ROOT\*\shell. U maakt dan eerst een back-up van de sleutel MediaInfo door deze in het linkerdeelvenster van de register-editor te selecteren, en via een rechtermuisklik te kiezen voor Exporteren. Het aldus gemaakte registerbestand slaat u vervolgens op, bijvoorbeeld als BackupMediaInfo.reg. Nu kunt u de sleutel MediaInfo met een gerust hart verwijderen. Blijkt hierna dat dit niet het gewenste resultaat oplevert, dan herstelt u de vorige situatie eenvoudigweg via een dubbelklik op het bestand BackupMediaInfo.reg.

©PXimport

Een back-up van een registersleutel is eenvoudig te maken.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl