Aan de slag met gratis Office alternatief Zoho Suite

Als je naar de Zoho Suite-site surft, dan krijg je meteen een overzicht van de verschillende abonnementen. Er zijn weliswaar betaalde accounts met meer mogelijkheden (vanaf 4 euro per gebruiker per maand), maar ook de gratis editie heeft een hoop te bieden.

De gratis versie is te gebruiken voor teams tot 25 gebruikers, waarbij elke gebruiker 5 GB opslagruimte krijgt, waarop plaats is voor individuele bestanden tot maximaal 1GB. Een upgrade naar 100 GB opslagruimte kost je jaarlijks 48 euro. Een gratis Zoho-account houdt tot 25 bestandsversies voor je bij. Dit account biedt ook datasynchronisatie vanaf de desktop-pc en er zijn mobiele apps en samenwerktools beschikbaar, inclusief een chatfunctie.

Klik bij de gratis versie op Aan de slag en klik bovenaan Zoho Docs (for individuals) aan. Volg nu de procedure om een account aan te maken en log daar mee in. Na inloggen kom je meteen op het dashboard van Zoho Docs. Daar kom je trouwens ook terecht via de rechtstreekse url docs.zoho.eu. In dit artikel ligt de focus op het werken vanuit een browser, maar er zijn ook gratis apps beschikbaar voor zowel Android als iOS.

Zoho Docs downloaden en leren kennen

Op het dashboard staat de knop Downloaden, bij Zoho Docs-sync. Hiermee haal je de desktop-applicatie op. Die zorgt ervoor dat al je online Zoho-documenten worden gesynchroniseerd met een zelf te bepalen lokale map. Dat gaat heel eenvoudig. Start de applicatie op en meld je aan bij Zoho. Selecteer via Bladeren een lokale map en klik desgewenst op Mappen kiezen om een selectie uit online mappen te maken die je ook wilt synchroniseren.

Maak je in je lokale synchronisatiemap submappen of bestanden aan, dan komen die netjes in je online dashboard te staan. Je kunt ook vanuit je online dashboard bestanden uploaden. Klik daarvoor het pijltje aan naast Uploaden (linksboven) en kies een geschikte optie: Bestand(en), Map, Google Drive en Bulk-upload. Kies je voor Google Drive, dan zul je Zoho wel eerst even bij Google moeten authentiseren, iets wat je met twee muisklikken regelt.

Heb je een nieuwe map gemaakt via Aanmaken, Map? Houd de muisaanwijzer even boven zo’n map en dan duiken er iets naar rechts twee pictogrammen op: een om de hele mapinhoud te downloaden (in zip-formaat) en een om de map met anderen te delen.

Dit laatste kan eenvoudigweg via een url of naar ‘medewerkers’ waarbij je de gewenste machtigingen instelt (Alleen-lezen, Lezen/schrijven of Mede-eigenaar). Het volstaat de e-mailadressen in te voeren, waarna de genodigden indien nodig eerst nog een eigen Zoho-account creëren.

Er komen nog meer knoppen boven de mappen beschikbaar wanneer je een vinkje plaatst naast een map of een bestand, onder meer om data te Verplaatsen, te Kopiëren of naar de Prullenbak te verwijzen. Die open je via de Afval-knop (linksonder), waarna je de gewenste data alsnog kunt Herstellen.

Via de knop Meer komen nog andere opties naar boven, zoals E-mail verzenden, Revisies, Commentaar, Label toevoegen, Zip, evenals diverse exportmogelijkheden.

Documenten bewerken

Linksboven je dashboard vind je de knop Aanmaken. Kies je hier Document (andere mogelijkheden zijn nog Werkblad, Presentatie en Map), dan start Writer op, de tekstverwerker van dienst.

Je kunt die trouwens ook langs een andere weg benaderen: surf naar writer.zoho.eu en kies Nieuw leeg document, of klik op de knop Uploaden. Kies je bij deze laatste voor Importeren vanuit Cloud-schijven, dan kun je uit de opslagservices Google Drive, OneDrive, Dropbox, Box en Evernote selecteren.

Standaard werkt Zoho in de tekstverwerker met een eigen bestandsformaat, maar die kan ook prima overweg met onder meer docx- en odt-bestanden. Bewaar je zelf documenten in Zoho, via Bestand, Opslaan als, dan kun je uit verschillende bestandsformaten kiezen, waaronder Microsoft Word (.docx), .pdf, Open Document Text (.odt) en Epub Document (.epub). In ditzelfde menu tref je ook de optie Downloaden als aan. Dit is een snelle manier om je document in het gewenste bestandsformaat op te halen.

Taalinstellingen wijzigen

Detecteert Writer de taal van je document niet automatisch, dan functioneert ook de spellingcontrole niet. In de statusbalk van het geopende document klik je dan op de huidige taal. Er verschijnt nu een dialoogvenster waar je (bijvoorbeeld) Nederland intikt en Nederland – Nederlands kiest. Bevestig met Opslaan. Via het knopje Suggesties voor schrijven (links op de statusbalk) kun je de spellingcontrole op elk moment nog in- of uitschakelen.

Je kunt je taalinstellingen ook op een andere manier instellen. Daarvoor klik je rechtsboven op het tandwielpictogram en kies je Instellingen. Pas alle opties aan naar wens, zoals Eenheden (mm in plaats van inches), Automatisch corrigeren, UI-Voorkeuren (zoals de Schermtaal) en uiteraard ook Language & Region. Bevestig je keuzes met Opslaan.

Toegegeven, als je Office Word gewend bent, dan is het best wel even wennen aan Writer, aangezien die niet met een lint of knoppenbalk werkt. Writer kent weliswaar flink wat opties, maar pakt het subtieler aan, via twee half-transparante knoppen in de linkerkantlijn (Invoegen en Alinea). Ga bovendien maar eens na wat er gebeurt als je bij Invoegen op Meer klikt. Je hebt meteen door dat Writer echt een krachtige tekstverwerker is.

Formulier ontwerpen

Stel dat je een invulformulier wilt toevoegen aan je Writer-document. Dan ga je als volgt te werk. Klik op Invoegen, Meer en open linksonder de rubriek Automatiseren. Selecteer Samenvoegen bij inzending van formulier en dan Hier klikken. Zoho roept de hulp in van een andere applicatie: Zoho Formulieren (Forms), een werkwijze die Zoho wel vaker hanteert.

Nu klik je op de knop Een nieuw formulier aanmaken. Dan vink je Formuliersjablonen aan, zodat je uit meer dan veertig sjablonen kunt putten. Of je begint gewoon met een Leeg formulier. Kies je hiervoor, geef dan een naam op en klik op Aanmaken.

Het komt er bij deze laatste optie nu op aan de juiste formuliervelden naar je document te verslepen. We telden meer dan dertig verschillende veldtypes, waaronder Meerdere regels, E-mail, Datum, Meerkeuze, Selectievakje, Schuifregelaar, enzovoort.

Zodra zo’n veld in je formulier staat, pas je de eigenschappen vanuit het rechterpaneel helemaal naar wens aan. Bevestig je keuzes met Opslaan. Via de tabbladen bovenaan kun je nog allerlei formuliereigenschappen aanpassen of een thema selecteren.

Nu ga je weer Writer in het andere tabblad, waar je opnieuw Automatiseren, Samenvoeging bij inzending van formulier selecteert. Hier kies je het toegevoegde formulier en klik je op Formulier koppelen. Bij Uitvoer kiezen selecteer je de gewenste opties, waarna je op Formulier delen klikt. Even later komt de url van je online formulier beschikbaar en kun je dat met anderen delen. Om de binnengekomen reacties te zien surf je naar forms.zoho.eu en kies je Alle vermeldingen.

Grafieken invoegen

Een spreadsheet of rekenprogramma mag in een suite natuurlijk niet ontbreken. Je start een rekenblad op via Aanmaken, Werkblad of je surft rechtstreeks naar sheet.zoho.eu. Goed om weten is dat je hier ook al bestaande werkbladen kunt importeren, zoals .xls(x)-, .xlsm-, .ods- en .csv-bestanden. In tegenstelling tot Writer werkt Sheet wel met een knoppenbalk bovenaan, wat maakt dat je je sneller thuis zul voelen in Sheet als je wat bekend bent met een programma als Excel.

Tik bij wijze van vingeroefening een tweetal reeksen willekeurige getallen in, selecteer dit bereik en klik rechtsonder op het lamp-icoon van Zia (dat staat voor Zoho Intelligent Assistent en claimt een toepassing van AI te zijn). Hoe dan ook, je krijgt nu automatisch een of meer grafieken te zien op basis van je cijfergegevens.

Klik op een van de knopjes voor een andere weergaves. Druk op het plusteken rechts van een grafiek om hem toe te voegen aan je werkblad. Via het Filter-icoon kun je het bereik alsnog aanpassen of klik op Bewerken om zelf het celbereik in te vullen.

Je hoeft overigens niet van deze ingebouwde intelligentie gebruik te maken om zo’n grafiek toe te voegen. Dat kan nog altijd op de klassieke manier. Duid het gewenste bereik aan en klik op Invoegen, Grafiek en kies een geschikt type. In het rechterpaneel geef je de grafiek verder vorm.

Presentatie maken en live uitzenden

Naast een tekstverwerker (met formulierontwerper) en een rekenblad bevat Zoho Suite vanzelfsprekend ook een presentatiepakket. Dat luistert naar de naam Show en bereik je alweer vanuit je dashboard (via Aanmaken, Presentatie), of rechtstreeks via show.zoho.eu.

Show kan ook goed overweg met onder meer .ppt(x)- en .opt-bestanden. Een kleine teleurstelling wellicht is dat de interface Engelstalig is, maar aangezien die behoorlijk wat overeenkomsten vertoont met PowerPoint, is dat vast geen onoverkomelijk obstakel.

Leuk is alvast dat je een presentatie ook live met een publiek kunt delen. Ga hiervoor naar File en kies Broadcast, waarna je het unieke webadres aan je publiek bezorgt. Je kunt hier trouwens ook de e-mailadressen van geïnteresseerden invullen.

Als het grote moment is aangebroken, klik je op Start Broadcast. Je hebt tijdens de voorstelling een pointer, stift en pen ter beschikking en er is ook een chatruimte. Je beslist zelf welke dia je toont, maar de kijkers kunnen op elk moment wel eerdere dia’s opzoeken. Als je dat goed vindt, kunnen de kijkers je presentatie naderhand ook downloaden.

Handig om weten is ook dat je met behulp van een Zoho Show Chrome-extensie tekst en afbeeldingen rechtstreeks vanuit je browser aan je presentaties kunt toevoegen.

Notities bijhouden

Zoho Suite kent tot slot ook een notitiebeheerder en die valt qua opzet goed te vergelijken met bijvoorbeeld het populaire Google Keep. Er zijn apps beschikbaar voor diverse, ook mobiele, platforms, evenals browserextensies. We beperken ons hier tot een kennismaking met de webversie op notebook.zoho.eu.

Klik op de plusknop om je eerste notitieboekje samen te stellen en pas de titel aan. Klik dit vervolgens met rechts aan en kies Change Cover. Met Custom Cover kun je nu eigen ontwerpen uploaden en die als omslag gebruiken. Klik op het boekje om het te openen en van de gewenste inhoud te voorzien. Rechtsboven tref je knoppen aan om tekst, afbeeldingen, takenlijsten, bijlagen en tekeningen toe te voegen.

Afhankelijk van de wijze waarop je notities toevoegt, tracht Notebook daar automatisch een geschikt kaarttype voor te creëren. Sleep bijvoorbeeld een afbeelding van je pc naar je notitieboek. Notebook maakt daar dan een ‘fotokaart’ van, inclusief een miniatuurweergave. Hetzelfde gebeurt bij een video-url van YouTube of Vimeo. Ook hier krijg je een miniatuurweergave te zien en laat de video zich met een muisklik bekijken.

Maar er is nog meer. Wanneer je bijvoorbeeld een receptenpagina van een ondersteunde website als tasteofhome.com naar het notitieboekje sleept, krijg je een kaart met een beschrijving, een foto en een ‘takenlijst’ met ingrediënten. Zo stel je ook makkelijk je favoriete gerechtenboekje samen. We hopen dat Zoho Suite je goed bevalt!