Sinds zijn debuut in 2008 heeft Chrome in rap tempo alle andere browsers verslagen. En nog steeds is de browser van Google dankzij zijn snelheid, gebruiksvriendelijkheid en vele mogelijkheden het populairst. Het lijkt wel alsof elke nieuwe versie bovendien de voorsprong op de concurrenten alleen maar vergroot. Haal alles uit Google Chrome en leer de nieuwste mogelijkheden kennen met deze Pro-tips.

Tip 01: Personaliseer

Je kunt Chrome koppelen aan je Google-ID. Wanneer je dat doet, haal je het meeste voordeel uit deze browser. Onder meer instellingen, bladwijzers, je internetgeschiedenis maar ook je wachtwoorden synchroniseren dan tussen al je apparaten waarop je Chrome met dat Google-account gebruikt. Klik rechtsboven in de titelbalk van Chrome naast de knop voor minimaliseren op de kleine grijze knop met het silhouet erop. Klik dan op Inloggen op Chrome. Typ daarna het mailadres van je Google-account en klik op Volgende. Heb je nog geen Google-ID, klik dan op Meer opties / Nieuwe account maken. Je kunt nu een nieuw account aanmaken en bent aan het einde van de registratie meteen ook ingelogd bij Chrome.

Na het inloggen zie je in de taakbalk duidelijk je naam. Wil je iemand anders je pc laten gebruiken om even te internetten zonder jouw Chrome-gegevens te gebruiken, klik dan op de knop met je naam en kies Van persoon wisselen / Gebruiken als gast.

©PXimport

Beginnen met Chrome

©PXimport

Tip 02: Tabbladen

Chrome heeft tabbladen, waardoor je in één Chrome-venster meerdere websites tegelijk kunt openen. Om een extra website te openen, klik je naast het tabblad van de laatst geopende pagina op Nieuw tabblad. Typ het adres van de website in op de adresbalk en druk op Enter. Wat velen niet weten maar o zo handig is in het gebruik, zijn de vele opties om de tabbladen te beheren. Voor een snel overzicht van wat er mogelijk is, klik je met de rechtermuisknop op een van de tabbladen in Chrome. In het menu zie je de opties. Enkele hebben ook een sneltoets, waardoor je die functie razendsnel vanaf het toetsenbord kunt uitvoeren als je hem vaak gebruikt. Zo open je een nieuw tabblad met Ctrl+T, sluit je het actieve tabblad met Ctrl+W en open je het laatst gesloten tabblad weer met Ctrl+Shift+T. Met Ctrl+Tab blader je naar het tabblad rechts naast het actieve, en met Ctrl+Shift+Tab ga je naar het tabblad aan de linkerkant. Hier vind je nog veel meer sneltoetsen om te gebruiken in combinatie met Google Chrome.

©PXimport

Tip 03: Selecteren en slepen

Een ander voordeel van tabbladen is dat je ze onderling kunt schikken en ook makkelijk van een of meer tabs een apart venster maakt. Om een tabblad te verplaatsen, klik je erop en houd je de muisknop vast. Door nu de muis naar rechts of links te bewegen verplaats je het tabblad. Misschien merk je bij het verslepen dat je het tabblad ook los kunt trekken uit het venster: door de muis naar onderen te bewegen en het tabblad dus uit de tabbladenrij te trekken, maak je van deze tab een nieuw venster. Deze acties kun je ook met meerdere tabbladen tegelijk doen. Om meerdere tabbladen te selecteren, maak je gebruik van de Ctrl-toets (losse tabbladen) of Shift-toets (een rij van tabbladen). Druk de Ctrl- of Shift-toets in terwijl je met de muis op het tweede (en eventueel derde, vierde etc.) tabblad klikt om het te selecteren. Laat dan de toets los, klik op een van de geselecteerde tabbladen en houd de muisknop vast. Door nu de muis te bewegen, verplaats je de geselecteerde tabbladen naar een ander plek of een nieuw venster.

©PXimport

Tip 04: Gebruik de omnibox

De adresbalk waar de url van de geopende website staat, noemt Google de omnibox. De naam laat al doorschemeren dat het meer is dan alleen een adresvak. Je kunt er namelijk meer mee. Zoek bijvoorbeeld op internet door een woord of aantal woorden in te typen en op Enter te drukken. Wil je niet zoeken op het hele internet maar op een specifieke site, dan typ je eerst de naam van die site en druk je op de Tab-toets. Typ bijvoorbeeld nl.wikipedia.org in de omnibox en druk op Tab om direct op Wikipedia te zoeken. De enige voorwaarde: de site moet in de lijst met zoekmachines staan. Die kun je bewerken via Google Chrome aanpassen en bewerken (de drie verticale puntjes helemaal rechts van de omnibox) en dan Instellingen / Zoekmachines beheren maar het gaat sneller door één keer de betreffende site te bezoeken en de zoekmachine te gebruiken. Chrome voegt deze dan automatisch toe aan de lijst.

Met de omnibox kun je ook binnen je computer navigeren. Typ maar eens C:\ in de adresbalk en druk op Enter. Je krijgt de mappenlijst van je C-schijf te zien en kunt doorklikken naar andere mappen.

Wil je even snel een aantekening maken, ook dat kan. Typ in de omnibox data:text/html, <html contenteditable> en druk op Enter. Typ in de pagina je notitie, en sla deze eventueel op je computer op via Ctrl+S.

©PXimport

Verborgen Chrome-pagina’s

©PXimport

Tip 05: Extensies

Een extensie is een uitbreiding voor Chrome die extra functionaliteit toevoegt. Extensies voeg je toe vanuit de Chrome Web Store die je opent door weer te klikken op de drie verticale puntjes naast de omnibox, en te kiezen voor Meer hulpprogramma’s / Extensies. Je kunt hier eindeloos door de beschikbare extensies bladeren maar je kunt ook zoeken en filteren met de opties in de linker kantlijn. Klik op Categorieën en selecteer bijvoorbeeld Productiviteit of Sociaal en communicatie om alleen extensies rondom dat thema te zien.

Om een extensie te installeren, klik je eerst op die extensie en daarna Toev. aan Chrome / Extensie toevoegen. Er komen altijd nieuwe extensies bij. Extensies die nu erg populair en goed zijn, zijn bijvoorbeeld Session Buddy waarmee je browsersessies met alle geopende tabbladen in één keer kunt bewaren en later weer openen, Save toPocket waarmee je artikelen en video’s en alles kunt bewaren wat je maar tijdens het browsen tegenkomt en later nog even wilt bekijken, en natuurlijk beveiligingsuitbreidingen als Adblock Plus en Ghostery. Via chrome://extensions kun je altijd zien welke extensies geïnstalleerd zijn, schakel je extensies uit of verwijder je ze met een klik op de prullenbak uit Chrome.

©PXimport

Tip 06: Extensies verbergen

Nagenoeg elke extensie die je installeert, plaatst een pictogram op de toch al beperkte ruimte rechts van de adresbalk of omnibox. Vaak is dat helemaal niet nodig, want veel extensies (zoals die voor extra beveiliging) zijn actief op de achtergrond en zul je nooit direct openen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van een extensie en kies Verbergen in Chrome-menu om het pictogram uit de Chrome-balk te verwijderen. De extensie blijft gewoon actief, alleen neemt het nu geen onnodige ruimte in. Wil je een extensie wel weer zichtbaar maken, klik dan op de drie verticale puntjes helemaal rechts op de adresbalk. In dit Chrome-menu zie je bovenin een overzicht van alle geïnstalleerde maar verborgen extensies. Hier kun je een verborgen extensie starten en ook altijd weer zichtbaar maken door er met de rechtermuisknop op te klikken en te kiezen voor In werkbalk weergeven.

©PXimport

Tip 07: Direct casten

Chromecast is de slimme HDMI-stick van Google die je direct aansluit op een tv of stereo-installatie. Je kunt vervolgens afbeeldingen, muziek, video’s en dergelijke rechtstreeks naar die tv of stereo-installatie streamen. In de nieuwste versie van de browser, kan nu ook Chrome voor Windows een YouTube-film of een uitzending van Uitzending Gemist, direct casten naar een op een Chromecast aangesloten apparaat. Open eerst de uitzending die je wilt casten en open dan het menu weer via de drie puntjes. Klik dan op Casten en selecteer het apparaat waarnaar je de media wilt streamen. Het gaat nog wat makkelijker wanneer je de Google Cast-extensie installeert. Ga naar Instellingen / Meer hulpprogramma’s / Extensies / Meer extensies toevoegen. Zet een vinkje bij Door Google en blader naar de Google Cast extensie. Klik op Toev. aan Chrome / Extensie toevoegen. Op de Chrome-balk direct naast de omnibox zie je nu het cast-pictogram. Klik erop, selecteer het cast-apparaat en je de media wordt gestreamd.

©PXimport

Tip 08: Vinden of kwijtraken

Onder alle Google-gebruikers – en wie is dat niet – bestaat een echte waterscheiding tussen zij die het handig vinden dat wanneer je op een zoekresultaat klikt Google dit in hetzelfde tabblad opent en zij die liever hebben dat het in een nieuw tabblad opent. In het eerste geval raak je de zoekresultaten kwijt en moet je terug om die weer te zien. Hoe Google op je klik reageert, is eenvoudig aan te passen. Ga naar www.google.com en klik onderaan in het venster op Instellingen / Zoekinstellingen. Blader nu naar beneden naar Waar resultaten worden geopend en schakel Elk geselecteerd resultaat openen in een nieuw browservenster in. Klik dan op Opslaan. Wil je de standaardinstelling niet aanpassen maar toch een keer een zoekresultaat liever in een ander tabblad openen, klik dan met de rechtermuisknop op het zoekresultaat en kies Link openen in nieuw tabblad. Je kunt ook op het resultaat klikken met de Ctrl-toets ingedrukt.

©PXimport

Handschoenen aan

©PXimport

Tip 09: Taakmanager

Net als Windows heeft ook Chrome een eigen Taakbeheer. En net als bij het Taakbeheer van Windows kun je ook in het Taakbeheer van Chrome de geopende processen zien en het geheugen-, processor- en netwerkgebruik van elk. Je kunt hier – en dan wordt het echt interessant – elk proces of eigenlijk elk tabblad of elke extensie apart afsluiten. En dat is handig. Hangt één deel van de browser, dan hoef je dus niet alles wat je geopend hebt kwijt te raken. Je selecteert gewoon het onderdeel dat niet goed meer werkt en klikt op Proces beëindigen. Je kunt Taakbeheer altijd starten met een klik op de drie verticale puntjes rechts van de adresbalk en dan Meer hulpprogramma’s / Taakbeheer, maar het snelste gaat het met de toetscombinatie Shift+Esc.

©PXimport

Tip 10: Apps

Naast de extensies die we al eerder zagen, kent Chrome ook apps. Net als extensies installeer je ze vanuit de Chrome Web Store en net als de extensies zijn ze actief binnen Chrome. Anders dan Extensies, die meer hulpprogramma’s zijn, zijn de Apps echt volwaardige programma’s die je ook zonder de browser zou willen gebruiken. De functionaliteit is geen toevoeging aan de browser, maar de app gebruikt alleen de browser als een soort besturingssysteem. Ga naar Instellingen / Meer hulpprogramma’s / Extensies / Meer extensies toevoegen en selecteer linksboven Apps. Hier vind je een wereld aan goede apps, zoals Google Drive, NOS Video, Google Maps, Picasa, Teletekst, Tweetdek, Gmail en ook volwaardige webversies van Microsoft Word, Excel, PowerPoint en OneNote.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).