Een compleet alarmsysteem voor consumenten kost al gauw honderden euro’s. Bovendien hebben gebruikers vaak ook nog te maken met abonnementskosten voor cloudopslag en een meldkamerfunctie. Betaal je liever niet de hoofdprijs voor het beveiligen van jouw woning? In dit artikel passeren verschillende betaalbare oplossingen de revue. Met de juiste spullen tuig je voor een prikkie een volwaardig alarmsysteem op!

Een huis heeft vaak maar één of twee plekken die voor insluipers interessant zijn als toegangspoort. Zo blijkt uit onderzoek onder 587 huishoudens (februari 2022) van de stichting Nationale Inbraakpreventie dat de meeste inbrekers via de achterdeur binnenkomen. De voordeur staat op plek twee. Daarnaast speuren inbrekers altijd naar openstaande ramen. 

Naast gebruik van goed hang- en sluitwerk (zie kader) is het slim om de belangrijkste toegangspunten extra te beveiligen. Dat kan op allerlei manieren. Alarmsystemen voor consumenten zijn op grote schaal te verkrijgen. Merken als Somfy, Gigaset, WoonVeilig, Bosch en Ring ontwikkelen prima beveiligingsproducten, maar daar betaal je dan ook flink voor. Met een beetje creativiteit verklein je tegen lage kosten de kans op een woninginbraak. Wie weet heb je de juiste spullen zelfs al in bezit! 

01 Dummy-beveiliging 

Zichtbare beveiliging verkleint de kans dat criminelen een inbraak wagen. In plaats van duurbetaalde beveiligingsapparatuur kun je om die reden ook zogeheten dummyproducten monteren. Deze nepapparaten zijn meestal niet van echt te onderscheiden, waardoor ze preventief werken tegen inbraken. 

Hang bijvoorbeeld een nepcamera aan de gevel. De behuizing bevat vaak een knipperend ledlampje, waardoor het net lijkt alsof de camera actief is. Voor de voeding van dit lampje gaan er in de behuizing veelal AA-batterijen. Kies bij voorkeur een namaakproduct van een bekende fabrikant waarbij de merknaam duidelijk zichtbaar is. Dat bevordert de geloofwaardigheid. 

Naast camera’s zijn er ook volop buitensirenes als dummy te koop. Die bevatten doorgaans ook een knipperend ledlampje. De merken Elro, Alecto, Nedis en Smartwares ontwikkelen verschillende imitatieproducten voor huisbeveiliging. Als aanvulling kun je eventueel ook alarmstickers op deuren, ramen en poorten plakken. Dergelijke stickers zijn in allerlei webwinkels verkrijgbaar. 

02 Tuinlamp met bewegingssensor 

Inbrekers gaan het liefst in het donker te werk. Een felle buitenlamp met geïntegreerde bewegingssensor geldt dan ook als een effectieve methode om een mogelijke inbraak te voorkomen. Zodra een ongenode gast in het donker jouw voor- of achtertuin betreedt, springt de schijnwerper aan. De kans is vervolgens groot dat de inbreker jouw huis overslaat. 

Bij veel lampen kun je het bereik en de gevoeligheid van de bewegingssensor aanpassen, zodat je het gewenste gebied kunt bewaken. Heeft de beoogde plek geen nabijgelegen netstroom? Kies dan voor een exemplaar met een oplaadbare accu inclusief zonnepaneel. Koop bij voorkeur een buitenlamp waarbij de bewegingssensor een ruim detectiegebied ondersteunt. Zo kan het apparaat een groot deel van de achter- of voortuin monitoren. De budgetmerken Baltimore en Livarno fabriceren zeer goedkope buitenlampen met een bewegingssensor. 

03 Slimme buitenverlichting 

Heb je al slimme buitenverlichting? Vanwege de hoge energieprijzen is het zonde om die de hele nacht te laten branden. Een budgetvriendelijke oplossing is een bewegingssensor aan het verlichtingssysteem koppelen. Bevestig dit hulpstuk bijvoorbeeld vlakbij de poort in de achtertuin. Komt er iemand binnen, dan gaan de buitenlampen aan. Ook zo houd je insluipers op afstand. 

Belangrijk is dat de bewegingssensor een weerbestendige behuizing heeft. Helaas ontwikkelen fabrikanten van slimme verlichtingssystemen voornamelijk sensors voor gebruik binnen. Philips Hue geldt als uitzondering. Dit bekende merk hanteert voor zijn buitensensor een adviesprijs van 49,99 euro. In de behuizing gaan batterijen, zodat je het apparaatje op elke gewenste plek kunt monteren. 

04 Camera met verlichting en sirene 

Wie een tuin goed wil beveiligen, kan een bewakingscamera met geïntegreerde schijnwerper en sirene overwegen. Dit alles-in-één-systeem begint bij bewegingsdetectie direct met opnemen. Verder springt er felle ledverlichting aan, waardoor de persoon duidelijk in beeld verschijnt. Tegelijkertijd gaat de geïntegreerde sirene af. Ondersteunt de camera tweewegaudio, dan kun je op afstand ook nog een gesproken boodschap aan de bewuste persoon doorgeven. 

Een zogeheten floodlight-camera bevat meestal twee felle schijnwerpers met een hoge lichtopbrengst. Hierdoor zijn ze prima geschikt om een grote tuin of lange oprit te bewaken. Zodra de camera iemand identificeert, ontvang je een pushbericht op een smartphone. Afhankelijk van het gekozen model bewaart de bewakingscamera beeldmateriaal op een microSD-kaart, in de cloud of op een NAS. 

Vergeleken met de andere besproken beveiligingsoplossingen is een floodlight-camera wel wat duurder. Daarentegen is het een voordeel dat dit apparaat meerdere functies combineert, zodat je geen losse sirene en/of verlichting hoeft aan te schaffen. Onder meer Ezviz, Eufy, WOOX, Reolink en Ring ontwikkelen geschikte producten. 

05 LSC Smart Connect (Action) 

Als je een uitgebreid alarmsysteem tegen lage kosten wilt optuigen, kun je diverse producten van Action-huismerk LSC Smart Connect overwegen. Mensen kennen deze naam vooral van goedkope slimme lampen, maar de fabrikant ontwikkelt ook op brede schaal interessante beveiligingsproducten

. 

Producten van LSC Smart Connect zijn gebaseerd op het Tuya-ecosysteem. Ook diverse andere bekende merken zijn bij dit Amerikaanse/Chinese platform aangesloten, zoals Nedis, WOOX, Hombli en Alecto. Om die reden kunnen producten van deze merken veelal met elkaar samenwerken. 

In tegenstelling tot de meeste andere alarmsystemen vereist LSC Smart Connect geen aanwezigheid van een bridge (ook wel basisstation of huiscentrale genoemd). Dat scheelt weer een extra apparaat. Je verbindt de apparaten rechtstreeks met wifi. Tegelijkertijd is dat ook een valkuil; wifi is namelijk relatief gevoelig voor storingen van naburige netwerken. 

Voeg van dit Action-huismerk onder meer een sirene (6,95 euro), rookmelder (14,95 euro), binnencamera (19,95 euro), pan- en tilt-camera (26,95 euro), buitencamera met lamp (39,95 euro) en videodeurbel (29,95 euro) aan het draadloze netwerk toe. Alle producten gebruiken hiervoor de 2,4GHz-frequentieband. Met name op drukke plekken met veel huizen in een relatief klein gebied is dat weleens lastig. De 2,4GHz-frequentieband is namelijk drukbezet. Dat vergroot de kans op storingen. 

06 LSC Smart Connect-app 

Apps van op Tuya-gebaseerde slimme apparaten lijken erg op elkaar. Over het algemeen werken ze ook vrijwel identiek. In deze basiscursus focussen we ons op de Nederlandstalige LSC Smart Connect-app. Installeer deze toepassing vanuit de App Store of Play Store op je smartphone. Nieuwe gebruikers creëren eerst een account. Bepaal vervolgens in hoeverre je meldingen van deze app wilt ontvangen. Je komt daarna in het overzichtelijke hoofdscherm terecht.

Als voorbeeld voegen we de LSC Smart Connect Siren toe. Dit product kost slechts 6,95 euro bij de plaatselijke prijsvechter en laat bij specifieke activiteiten een sirene van maar liefst 110 decibel horen. Nadat een slimme sensor of raam-/deurcontact bijvoorbeeld ongewenst bezoek detecteert, gaat het alarm af en ontvang je een pushnotificatie. Je dient in de LSC Smart Connect-app hiervoor de juiste scènes te configureren. 

We prikken de slimme sirene in het stopcontact, waarna er rode verlichting gaat knipperen. Na een tik op Apparaat toevoegen speurt de toepassing naar slimme apparaten in de nabije omgeving. Schakel hiervoor zo nodig wifi en/of bluetooth op het mobiele toestel in. Lukt het toevoegen niet? Wijs dan in het overzicht het juiste product aan en volg de instructies om alsnog verbinding met het apparaat te maken. Tik op Voltooid en open de instellingen van het apparaat. Bij gebruik van de genoemde sirene pas je bijvoorbeeld het volumeniveau van het alarmgeluid aan en koppel je de gewenste (bewegings)sensors. 

07 Silvercrest (Lidl) 

Supermarktketen Lidl ontwikkelt met zijn Silvercrest-huismerk betaalbare elektronica, waaronder ook diverse beveiligingsapparatuur. Met name de bewegingsmelder (9,99 euro) is een betaalbare oplossing om je bij ongewenst bezoek te waarschuwen. Als alternatief gebruik je deze sensor om slimme verlichting te activeren. Voorheen had Lidl ook een raam-/deurcontact in zijn assortiment, maar dit product is op het moment van schrijven helaas uitverkocht. Verder zijn er allerlei goedkope slimme (buiten)lampen te koop. 

Voor aansturing van de genoemde producten is er een zogeheten Zigbee-bridge vereist. Die verkoopt de supermarktketen eveneens, voor een bedrag van 24,95 euro. Zigbee is een veelgebruikt draadloos communicatieprotocol voor smarthome-apparatuur. Een voordeel is dat je producten van verschillende merken via Zigbee kunt combineren, al werkt dat in de praktijk niet altijd vlekkeloos. Je verbindt de Zigbee-bridge via ethernet met een router of switch, waarna dit apparaat een eigen draadloos signaal uitzendt. Installeer de app Lidl Home om pushnotificaties van bewegingsmelders te ontvangen. 

08 KlikAanKlikUit 

Over Zigbee gesproken; KlikAanKlikUit ontwikkelt volop betaalbare oplossingen die met dit energiezuinige communicatieprotocol overweg kunnen. Deze producten verkoopt de fabrikant binnen de zogeheten Premium Line. Overigens fabriceert KlikAanKlikUit ook smarthome-spullen die voor de verbinding een reguliere 433MHz-radioverbinding gebruiken. De mogelijkheden hiervan zijn wel wat beperkter. 

Het Nederlandse merk ontwikkelt onder meer een rookmelder, koolmonoxidemelder, lekkagemelder, binnencamera, buitencamera en bewegingsmelder met Zigbee-ondersteuning. De genoemde producten zijn relatief goedkoop, al is de benodigde Smart Bridge wel behoorlijk prijzig. Alle verkoopadressen rekenen hiervoor namelijk meer dan honderd euro. Geïnteresseerden kunnen eventueel KlikAanKlikUit-producten aan een goedkopere Zigbee-bridge van een ander merk hangen, zoals het eerder besproken exemplaar van Silvercrest. 

09 Nedis 

Nedis baseert net als het eerder besproken Action-huismerk LSC Smart Connect zijn smarthome-producten op het Tuya-platform. Verder heeft dit Nederlandse merk enkele huisbeveiliging-producten met Zigbee-ondersteuning in zijn assortiment. 

Zo haal je voor weinig geld een bewegingsmelder (16,79 euro), raam-/deurcontact (16,79 euro), rookmelder (41,99 euro) en gasdetector (41,99 euro) in huis. De montage heeft weinig om het lijf. De juiste batterijen zijn al bij de bewegingsmelder, de rookmelder en het raam-/deurcontact inbegrepen, zodat je meteen aan de slag kunt. Bevestig deze apparaatjes met de aanwezige plakstrips op de gewenste plek; boren is dus niet nodig. De gasdetector hoef je alleen maar in een vrij stopcontact te prikken. 

Na detectie sturen de genoemde apparaten een seintje naar de Zigbee-bridge, waarna je op de smartphone een pushbericht ontvangt. Nedis ontwikkelt hiervoor de Smartlife-app. Overigens is de Zigbee-bridge met een aanschafprijs van 31,99 euro niet duur. Je kunt hiermee maximaal vijftig apparaten draadloos verbinden. Schaf daarnaast optioneel een afstandsbediening aan. 

Toch liever professionele beveiliging?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).