ID.nl logo
Klachten over je elektrische fiets: wat kun je doen?
© Reshift Digital
Mobiliteit

Klachten over je elektrische fiets: wat kun je doen?

Een e-bike is een betrouwbaar vervoersmiddel waar niet zo snel iets aan mankeert. Toch kan het altijd gebeuren dat de accu stukgaat of dat je elektrische fiets een ander mankement vertoont. In dit artikel bespreken we welke problemen je eventueel zelf verhelpt en waarvoor je het beste professionele hulp van een fietsenmaker inschakelt. Verder kun je bij ingewikkeldere problemen een klacht melden bij de fabrikant of een consumenteninstantie. Leidt dat nog steeds niet tot een goede oplossing? Zoek het hogerop en schakel een klachtencommissie of rechtshulp in.

Dé Kieskeurig.nl E-bike Duurtest - 20 fietsmerken, 20 weken getest

Meer weten!

Verschillende soorten klachten over je elektrische fiets

Aan een e-bike kunnen best wat onderdelen defect raken. Veel elektrische-fiets-problemen hebben te maken met de geïntegreerde batterij. Wellicht raakt op een dag de accu van je elektrische fiets ineens leeg of valt de trapondersteuning plotseling weg. Verder gaat in sommige gevallen de oplader van je elektrische fiets kapot, waarbij je de adapter moet vervangen door een origineel exemplaar van de fietsfabrikant. Is de klacht ingewikkelder van aard, dan kun je het waarschijnlijk niet eigenhandig oplossen. Voordat je externe hulp inschakelt, is het wenselijk om het probleem eerst zo volledig mogelijk in kaart te brengen.

Veruit de meeste e-bikes hebben een display. Gunstig, want bij problemen verschijnen er hierop vaak foutmeldingen van storingen. Elektrische fietsen zijn namelijk slimme vervoersmiddelen die veelal zelfstandig een diagnose kunnen stellen. Is de motor van je elektrische fiets kapot of laadt de accu niet meer op, dan geeft de genoemde foutcode hiervan een bevestiging. Afhankelijk van de gebruikte e-bike zoek je in de handleiding gedetailleerde informatie van een foutcode op. De handleiding vermeldt bij de betreffende code bijvoorbeeld ‘de accu elektrische fiets laadt niet op’ of ‘de elektrische fiets ondersteuning valt weg’. Het voordeel van een foutcode met defectomschrijving is dat je de klacht heel gericht kunt aanpakken.

Een klacht over je elektrische fiets? Dit moet je eerst doen

Als we de reviews mogen geloven zijn e-bike ervaringen overwegend positief. Desondanks kan er altijd iets aan het apparaat mankeren. Een elektrische fiets heeft namelijk nogal wat techniek in huis. Belangrijk is om eerst een duidelijk beeld van de klacht te schetsen. Wellicht betreft het een storing of is de accu defect. Verschijnt er op het display een mysterieuze foutcode? Zoek even in de handleiding of op internet of je meer informatie over het probleem kunt vinden. Wie weet is het slechts een kleinigheidje dat je zelf kunt oplossen. Denk bijvoorbeeld aan een fiets accu resetten, het bevestigen van een spaakmagneet of het reinigen van verbindingspunten. Bij sommige storingen helpt het al om de elektrische fiets volledig uit te schakelen en vervolgens opnieuw op te starten.

Gaat het om een ingrijpender probleem, zoals een onjuist afgestelde sensor, defect van de motor of een vreemde softwarefout? Je kunt dan een klacht indienen. De dealer waar je de e-bike hebt gekocht, is altijd het eerste aanspreekpunt. Neem bij je bezoek zekerheidshalve het aankoopbewijs mee. Een gespecialiseerde fietsenmaker beschikt over de juiste kennis, kwalitatief gereedschap en de benodigde uitleesapparatuur. Hierdoor kan een capabele monteur veruit de meeste klachten oplossen. Voor geavanceerde reparaties overlegt de dealer zo nodig met de e-bikefabrikant.

In een enkel geval blijft het probleem zich voordoen en lukt het de fietsenmaker niet om de klacht te verhelpen. Vraag dan eerst advies aan de producent van de e-bike. Wie weet biedt de fabrikant een permanente oplossing. Het kan ook gebeuren dat je het met de dealer oneens bent over de in rekening gebrachte kosten of reparatieprocedure. Kom je er onderling niet uit? Neem in dat geval contact op met De Geschillencommissie. Zij bemiddelen tussen de klant en fietsdealer, waarbij laatstgenoemde het voorstel krijgt om de klacht binnen een redelijke reactietermijn alsnog op te lossen. Voorwaarde is wel dat de fietsenwinkel bij De Geschillencommissie is aangesloten. Dat is bij veruit de meeste verkoopadressen het geval.

Heb je een verzekering voor je elektrische fiets afgesloten? Afhankelijk van de dekking krijg je de reparatie- of schadekosten wellicht vergoed. Je klopt bijvoorbeeld bij de verzekeraar aan wanneer de e-bike buiten jouw schuld schade oploopt. Met een goede fietsverzekering ben je ook gedekt tegen kosten voor diefstal. Sommige verzekeringsmaatschappijen bieden daarnaast pechhulp aan. Bel naar de verzekeringsmaatschappij en de fiets wordt ter plekke gerepareerd. Is dat niet mogelijk, dan brengt de verzekeraar je e-bike naar een nabijgelegen fietsenmaker.

Garantie van je elektrische fiets

Neem voor aanschaf van een elektrische fiets altijd eerst grondig de garantievoorwaarden door. De voorwaarden verschillen namelijk nogal per merk. In tegenstelling tot wat veel mensen denken, geldt er in Nederland geen wettelijk gestelde garantieperiode. Maar hoewel er dus geen wettelijke garantietermijn is, bepaalt de wet wél dat het product een redelijke periode vlekkeloos moet functioneren. De betere merken van e-bikes bieden uitgebreide fabrieksgarantie op het product. Als je een elektrische fiets koopt, krijg je er meestal een garantiebewijs met specifieke voorschriften bij.

Of je aanspraak op elektrische fiets garantie kunt maken, hangt grotendeels van het defect af. Op het stalen of aluminium frame geven sommige fabrikanten wel vijf of tien jaar garantie. Elektrische fiets-bezitters zijn zo langdurig gedekt tegen constructiefouten. Maar hoe zit het met onderdelen die gevoeliger zijn voor slijtage, zoals het batterijpakket en de motor? De garantie op de motor van je elektrische fiets en de garantie op de accu van een elektrische fiets bedragen bij de meeste merken twee jaar. Overigens kun je optioneel extra garantie bijkopen, zodat je bijvoorbeeld op de complete elektrische fiets 5 jaar garantie hebt. Lees bij een aanvullend garantiepakket nauwlettend de voorwaarden. Een accu die jaarlijks capaciteit verliest, valt bijvoorbeeld normaliter niet onder de dekking van extra garantie.

Buiten de gebruikelijke fabrieksgarantie kan een consument (tegen extra betaling) ook verkopersgarantie bij een fietsdealer afnemen. Na een klacht binnen de afgesproken garantietermijn lost de fietsenwinkel het probleem kosteloos op.

Belangrijk om te weten is dat schade door een verkeersongeval of valpartij geen onderdeel is van de garantie. E bike-eigenaren kunnen voor dekking van fietsschade een speciale e-bike verzekering afsluiten. Lees zorgvuldig de kleine lettertjes en ga de beoogde fietsverzekering vergelijken met andere aanbieders. Er zijn namelijk veel verschillen in dekking en prijs. Vaak kun je aanvullende accessoires meeverzekeren – denk aan een fietstas, mand en kinderzitje. Voor een zogeheten high speed e-bike met kenteken heb je overigens een specifieke speed pedelec verzekering met WA-dekking nodig. In de praktijk betreft dat meestal een bromfietsverzekering.

Contact opnemen met fietsenwinkel of fabrikant

Iedere fabrikant biedt standaard fabrieksgarantie op de e-bike. Wanneer je garantie wilt claimen, is het bij de meeste merken een vereiste dat je de eerste eigenaar van de fiets bent. Bij het gros van de fietsmerken is fabrieksgarantie namelijk niet overdraagbaar. Voor de daadwerkelijke garantieafhandeling ga je naar de fietsenwinkel waar je de tweewieler hebt gekocht. Houd er rekening mee dat een fabrikant tijdens de garantieafwikkeling weliswaar defecte onderdelen vergoedt, maar mogelijk wel arbeidsloon in rekening brengt. Dat staat vermeld in de garantievoorwaarden.

Bestaat er twijfel of een defect onder de wettelijke fabrieksgarantie valt? De dealer stuurt kapotte onderdelen mogelijk ter beoordeling naar de fabrikant. Wat is fabrieksgarantie eigenlijk precies? Het antwoord op deze vraag laat zich soms lastig definiëren. Zo geven fabrikanten geen garantie op schade die onder normale slijtage valt. Denk bijvoorbeeld aan een mindere werking van de ketting, kabels en remblokjes. Ook wanneer je zelf graag aan de e-bike sleutelt, vervalt wellicht het recht op garantie. Wat wel en niet onder de garantieplicht van de fabrikant valt, is soms een grijs gebied. Probeer daarom altijd in goed overleg tot een oplossing te komen. Lukt dat niet? Gelukkig ben je als consument goed beschermd. Hier gaan we in de volgende paragraaf dieper op in.

Je rechten als consument

Je rechten als consument zijn behoorlijk uitgebreid. Zo beschik je over duidelijke consumentenrechten bij aankoop, maar ook daarna garandeert het Europees consumentenrecht dat je nog lang van een e-bike kunt genieten. Koop je de elektrische fiets online, dan heb je wettelijk veertien dagen bedenktijd. Binnen deze periode mag je het product zonder opgave van redenen retour sturen, waarna je het aankoopbedrag van de verkoper weer terug krijgt.

Als de e-bike binnen een redelijke wettelijke garantietermijn kapotgaat, heb je als consument recht op reparatie, een nieuw product of teruggave van het aankoopbedrag. Als onderdeel van de wettelijke garantie heb je het recht op deugdelijk product. Bij een e-bike van een gerenommeerd fietsenmerk mag je bijvoorbeeld verwachten dat de tweewieler ook na de eerste gebruikersjaren nog een tijdje meegaat. Wanneer je door nalatigheid van de fabrikant een ondeugdelijk product hebt gekocht, kun je alsnog reparatie of vervanging claimen.

Heb je een klacht? Probeer eerst in een persoonlijk gesprek met de verkoper tot overeenstemming te komen. Kom je er met de fietsendealer niet uit en heb je ook al contact met de producent opgenomen? Met een aangetekende brief ingebrekestelling geef je de verkopende partij een laatste kans om het euvel te verhelpen. Op verschillende websites vind je een voorbeeldbrief ingebrekestelling of een klachtenbrief-voorbeeld. Wanneer een gepaste reactie uitblijft, kun je in het uiterste geval een procedure bij De Geschillencommissie of kantonrechter starten.

Bij deze instanties kun je terecht

Advies of hulp nodig? Je kunt bij nogal wat instanties terecht voor consumentenrecht-advies of om je consumentenrecht te halen. Voor informatie over reparaties, verzekeringen en garantieclaims doe je bijvoorbeeld een beroep op de websites van de Fietsersbond en Consumentenbond. E bikes-verkopers dienen zich te houden aan de Wet Handhaving consumentenbescherming. Hierin zijn de exacte regels voor verkopers vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan de richtlijnen rondom consumentenrecht garantie.

De Autoriteit Consument en Markt (ACM) ziet toe of bedrijven de overheidsregels correct naleven. Voldoet een consumentenkoop in jouw ogen niet aan het ACM consumentenrecht? Je wint dan het beste advies in bij ACM ConsuWijzer. Deze onafhankelijke toezichthouder beantwoordt vragen over je rechten als consument. Verder bevat de website allerlei voorbeeldbrieven en lees je hoe je zonder tussenkomst van een rechter je gelijk kunt halen, bijvoorbeeld door naar De Geschillencommissie te stappen. Mocht het nodig zijn, dan geeft ConsuWijzer ook voorlichting over hoe je rechtshulp inschakelt. Je kunt met je probleem bijvoorbeeld terecht bij het Juridische Loket of je rechtsbijstandverzekeraar. Bedenk wel dat een gang naar de kantonrechter mogelijk geld kost.

De E-bike Winkelzoeker

Bekijk met behulp van de E-bike Winkelzoeker waar de gewenste e-bike nog op voorraad is en boek direct een proefrit bij jou in de buurt. Zo vis je niet achter het net en wacht je wellicht niet zo lang op je nieuwe elektrische fiets. Kieskeurig.nl toont namelijk de actuele voorraad bij deelnemende fietswinkels door het hele land. Vergelijk en bekijk jouw e-bike in stroomversnelling met behulp van de Winkelzoeker!

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.