Een ‘gewoon goede’ smartphone hoeft echt geen fortuin te kosten. Degelijke modellen worden steeds voordeliger én beter. Computer!Totaal test negen smartphones onder de 300 euro, waarvan vier exemplaren zelfs voor minder dan 200 euro over de toonbank gaan. Welke toestellen zijn écht de moeite waard?

Een paar jaar geleden was een smartphone onder de 300 euro geen aanrader. Fabrikanten bespaarden overal op, van de bouwkwaliteit en het scherm tot de prestaties en de softwareondersteuning. Anno 2019 is er gelukkig veel veranderd, met name door Chinese prijsvechters als Xiaomi en Huawei. Die behaalden grote successen met goede toestellen voor een scherpe prijs. Bekende merken als Motorola en Samsung moesten wel volgen om geen marktaandeel te verliezen. Het gevolg is dat je nu volop keuze hebt uit prima toestellen die twee- tot driehonderd euro kosten. Computer!Totaal selecteerde negen modellen die op basis van prijs en specificaties de moeite waard zijn. Op papier dan. Om te kijken hoe goed ze echt zijn, hebben we de smartphones de afgelopen maanden uitvoerig getest. We keken onder andere naar het ontwerp, de schermkwaliteit, algemene prestaties, accuduur en de software. Van een aantal toestellen staan uitgebreidere reviews op onze website.

Geen Huawei en Honor

©PXimport

Xiaomi Mi A2 Lite

Xiaomi’s Mi A2 Lite verscheen in de zomer van 2018 en maakte indruk met zijn zeer scherpe prijs-kwaliteitverhouding. Nu is het toestel zelfs nog goedkoper geworden, waardoor je nog meer waar voor je geld krijgt. De smartphone heeft een stevige metalen behuizing met een vingerafdrukscanner en het 5,84inch-scherm oogt scherp door de full-hd-resolutie. De prestaties zijn prima en het opslaggeheugen is groot en uitbreidbaar. Verwacht niet te veel van de camera’s voor- en achterop, maar voor huis-tuin-en-keukenfoto’s zijn ze toereikend. De accuduur is met twee tot drie dagen bovengemiddeld, al is het jammer dat het opladen via het oude micro-usb gaat. Alle concurrerende toestellen in deze test hebben een usb-c-poort. Omdat de Mi A2 geen nfc-chip heeft, is de telefoon niet geschikt voor contactloos betalen. Een positieve afsluiter is de Android One-software. De smartphone draait een niet-aangepaste versie van Android en krijgt straks Android 10.0 (Q). Je bent ook tot de zomer van 2021 verzekerd van maandelijkse beveiligingsupdates. Dat is best uniek in dit prijssegment. De Xiaomi Mi A2 is samen met de Nokia 5.1 Plus de goedkoopste smartphone in deze test en voor velen de beste keuze onder de 200 euro.

Xiaomi Mi A2 Lite

Prijs
€ 179,-
Websitewww.mi.com/global/mi-a2-lite8Score80

©PXimport

Motorola Moto G7 Power

Met een gemiddelde prijs van 199 euro zit de Motorola Moto G7 Power nog net in de categorie ‘smartphones onder de 200 euro’. Het toestel is met zijn 6,2inch-scherm en grote 5000mAh-accu fors en zwaar, en dat merk je. De behuizing van polymeerglas is bovendien glad en gevoelig voor vingerafdrukken. Daarover gesproken: de vingerafdrukscanner achterop is prima. Het scherm oogt door de hd-resolutie niet heel scherp, maar dit draagt wel bij aan een fenomenale accuduur. De smartphone gaat zonder zorgen drie tot vier dagen mee voor je hem moet opladen en doet zijn Power-naam dus eer aan. Het laden gaat bovendien lekker rap en via usb-c. Motorola voorziet de Moto G7 Power van matige camera’s, een prima processor en veel opslagruimte. Dit kun je uitbreiden met een micro-sd-kaartje. De Android-software is bovendien nauwelijks aangepast. Motorola belooft in ieder geval een update naar Android 10.0 (Q). Nfc is een aandachtspunt en zit niet op de Moto G7 Power met modelnummer XT1955-4. Het model XT1955-7 heeft wel nfc. Omdat de toestellen even duur zijn, loont het om vooraf het doosje te bestuderen.

Motorola Moto G7 Power

Prijs
€ 199,-
Websitewww.motorola.com7Score70

©PXimport

Nokia 5.1 Plus

Het portfolio van Nokia is verwarrend. Met tweehonderd euro op zak kun je diverse Nokia-toestellen kopen en die lijken ook nog veel op elkaar. Wij keken naar de iets goedkopere 5.1 Plus. De smartphone heeft een prima ontwerp, maar het 5,86inch-scherm oogt door zijn hd-resolutie niet zo scherp en de prestaties vallen ook wat tegen. Apps en games vertonen regelmatig haperingen. Het opslaggeheugen is met 32 GB niet klein, maar wel het minst van alle geteste toestellen. Gelukkig kun je een micro-sd-kaartje toevoegen. De camera’s achterop zijn aardig en de accu gaat ongeveer anderhalve dag mee. Het opladen verloopt via de usb-kabel, maar duurt best lang. Fijn is de Android One-software, waardoor je verzekerd bent van een schone Android-versie en een update naar versie 10.0 (Q). Je krijgt ook maandelijks en langdurig beveiligingsupdates. Vervelend is dat de grote scherminkeping weinig ruimte overlaat voor notificaties. In de instellingen kun je deze ‘notch’ uitzetten, waarna de bovenste schermrand zwart is en meldingen daaronder getoond worden.

©PXimport

Nokia 5.1 Plus

Prijs
€ 179,-
Websitewww.nokia.com6Score60

Xiaomi Redmi Note 7

De Redmi Note 7 van Xiaomi biedt verrassend veel voor weinig. Voor net geen tweehonderd euro krijg je een fraaie smartphone met een glazen behuizing, snelle vingerafdrukscanner en een grote 4000mAh-batterij. Die gaat anderhalf tot twee dagen mee en laadt snel op via usb-c. Xiaomi voorziet de Redmi Note 7 verder van een prima scherm dat met 6,3 inch aan de grote kant is en bijna de hele voorkant vult. Door de full-hd-resolutie oogt het display scherp. Achterop zit een dubbele camera. De primaire lens heeft een resolutie van 48 megapixel en fotografeert via de zogeheten quad-bayer-techniek in 12 megapixel. Hierbij worden de details van vier pixels gecombineerd en dit levert opvallend goede foto’s op. De prestaties zijn ook indrukwekkend. De gebruikte processor kennen we vooral van duurdere toestellen en met 4 GB werkgeheugen draait de Redmi Note 7 als een zonnetje. Het opslaggeheugen is royaal en dankzij de infraroodsensor kun je het toestel gebruiken als afstandsbediening voor je televisie. Handig, maar we hadden liever een nfc-chip gezien voor contactloos betalen. Het voornaamste aandachtspunt is de MIUI-software, want die is druk, rommelig en voegt veel apps toe. Xiaomi heeft wel een goed updatebeleid.

Xiaomi Redmi Note 7

Prijs
€ 199,-
Websitewww.mi.com9Score90

©PXimport

Samsung Galaxy A40

Samsungs Galaxy A-lijn gaat van de A10 tot de A80 en in deze test bespreken we de A40 en A50. De twee toestellen verschillen qua specificaties best en daarom is de A40 ook vijftig euro goedkoper. Hij heeft een wat goedkoop aanvoelende plastic behuizing met rappe vingerafdrukscanner. Het 5,9inch-scherm is best groot, maar door de smalle randen kun je de smartphone redelijk tot goed met één hand bedienen. Het gewicht is bovendien erg laag: 140 gram. De schermkwaliteit is goed: het oled-paneel levert fraaie kleuren en de full-hd-resolutie zorgt voor scherp beeld. De prestaties zijn gemiddeld. Populaire apps draaien prima, maar games willen weleens haperen. De accu gaat iets meer dan een dag mee. Opladen gaat lekker vlug via usb-c. De primaire camera achterop maakt goede foto’s en video’s. Helaas valt de secundaire camera, een groothoeklens, tegen. Die schiet weliswaar plaatjes waar meer op past, maar de beeldkwaliteit is slecht. Om positief af te sluiten: Samsungs software ziet er prima uit, is gebruiksvriendelijk en het toestel wordt twee jaar geüpdatet. Onder de streep is de Galaxy A40 een betrouwbare keuze, al zijn er concurrenten die nog meer waar voor hun geld bieden.

Samsung Galaxy A40

Prijs
€ 229,-
Websitewww.samsung.com8Score80

©PXimport

Wiko View 3 Pro

De smartphones van Wiko zijn in Nederland niet zo populair en goed verkrijgbaar als de concurrentie. Dat wil niet zeggen dat ze niet de moeite waard zijn. Wij testten de View 3 Pro, een duurdere en betere versie van de View 3. Het toestel heeft een premium behuizing van glas, maar is wel erg gevoelig voor vingerafdrukken en krasjes. Het grote 6,3inch-scherm oogt fraai en scherp. De maximale helderheid is helaas laag, waardoor het display in de zon moeilijk af te lezen is. De prestaties zijn vergelijkbaar met de concurrentie en het opslaggeheugen is met 64 GB ook even groot. De 4000mAh-accu gaat ongeveer anderhalve dag mee en is via de usb-c-aansluiting snel opgeladen. Net als de Samsung Galaxy A50 heeft de View 3 Pro drie camera’s op de achterkant. De primaire lens en groothoeklens maken mooie foto’s en de derde dieptesensor produceert doorgaans goede portretfoto’s. Wiko gebruikt een nauwelijks aangepaste versie van Android en dat is fijn. De smartphone krijgt twee jaar softwareondersteuning, maar de fabrikant rolt minder vaak en minder snel updates uit dan de meeste concurrenten. Wie op zoek is naar een goed, maar geen dertien-in-een-dozijn-toestel, doet met de Wiko View 3 Pro een prima koop.

Wiko View 3 Pro

Prijs
€ 249,-
Websitewww.wikomobile.com7Score70

©PXimport

Motorola One Vision

De Motorola One Vision is met 299 euro een van de duurste modellen in deze test. Dat zien we gelukkig terug. Het toestel heeft een luxe glazen behuizing met snelle vingerafdrukscanner en liefst 128 GB opslaggeheugen. Met 6,3 inch is het scherm niet tot nauwelijks met één hand te bedienen, al is het formaat wel ideaal voor multimedia. Het beeld ziet er goed en scherp uit, al vinden we de afwijkend lange 21:9-verhouding niet per se een verbetering ten opzichte van een normaal 18:9-display. Niet alle apps zijn namelijk geoptimaliseerd, dit kost tijd. Voor internetten en tekst lezen is het langere scherm wel handig. Het gaatje in het scherm voor de selfiecamera is een vernuftige oplossing om de notch te vermijden, maar hij neemt best veel ruimte in. Dat is even wennen. De krachtige processor en 4 GB werkgeheugen staan garant voor snelle prestaties die vergelijkbaar zijn met de Samsung Galaxy A50. De camera achterop maakt overdag én in het donker goede foto’s. Het nut van de extra dieptesensor is beperkt, al levert hij wel fraaie portretfoto’s. De accu houdt het één tot anderhalve dag vol en dat is niet zo lang. Gelukkig gaat het laden snel via usb-c. Door de Android One-software ben je drie jaar verzekerd van regelmatige softwareondersteuning. Dit alles maakt de Motorola One Vision een fijne smartphone met slechts één noemenswaardig minpunt: de accuduur.

Motorola One Vision

Prijs
€ 299,-
Websitewww.motorola.com9Score90

©PXimport

Xiaomi Pocophone F1

De Pocophone F1 is alweer een jaar oud, maar verkoopt nog harstikke goed. Terecht: hij biedt nog steeds een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. De kunststof behuizing is licht en degelijk, maar wel krasgevoelig. Het 6,18inch-scherm heeft een full-hd-resolutie en ziet er fraai uit. De grote accu gaat twee dagen mee. Opladen verloopt vlug via usb-c. Van de dubbele camera achterop hoef je geen wonderen te verwachten, maar hij maakt prima foto’s en portretplaatjes. De selfiecamera is minder goed dan de concurrentie. Waar de Pocophone F1 het vooral van moet hebben, is zijn hardware. De gebruikte Snapdragon 845 is de snelste processor van vorig jaar en zit daarom in veel duurdere toestellen. Gecombineerd met liefst 6 GB werkgeheugen blaast de Pocophone alle andere smartphones in deze test van tafel. Alle apps en games draaien als een zonnetje. Het opslaggeheugen is met 64 GB ook lekker ruim. Interessant is dat je het toestel kunt beveiligen met je gezicht. Dit gaat via een infraroodsensor en is veiliger en gebruiksvriendelijker dan op telefoons die alleen de selfiecamera gebruiken. De Pocophone draait een aangepaste versie van Xiaomi’s MIUI-schil en die is gebruiksvriendelijk. Het toestel krijgt nog minimaal anderhalf jaar updates. Het enige dat we missen is een nfc-chip voor contactloos betalen.

Xiaomi Pocophone F1

Prijs
€ 299,-
Websitewww.mi.com8Score80

©PXimport

Samsung Galaxy A50

De Galaxy A50 was de afgelopen maanden de bestverkochte smartphone in Europa en kan prijstechnisch net mee in deze test. Het toestel komt met zijn plastic behuizing niet heel premium over, maar is wel lekker licht en verrassend degelijk. Net als de Galaxy A40 heeft de A50 een fraai oled-paneel met scherpe full-hd-resolutie. Het scherm is fors (6,4 inch) en leent zich goed voor multimedia en typen met twee handen. De smartphone met één hand gebruiken is heel lastig. Bijzonder is de vingerafdrukscanner, want die zit onder het scherm. Dat klinkt spannend, maar hij werkt minder snel en nauwkeurig dan een normale scanner. De processor is krachtig genoeg om alle populaire apps probleemloos af te handelen en het opslaggeheugen meet een royale 128 GB. De grafische prestaties vallen helaas wat tegen, waardoor niet alle zwaardere games goed te spelen zijn. Daar staat tegenover dat de grote accu het moeiteloos een dag volhoudt. Wie het rustiger aandoet haalt twee dagen. Opladen gaat lekker snel via usb-c. Achterop zit een driedubbele camera. De primaire lens maakt hele aardige foto’s. De wijde groothoeklens presteert iets minder, maar werkt naar behoren. Tot slot helpt een dieptesensor bij portretfoto’s en dat doet hij prima. De software op de Galaxy A50 is gebruiksvriendelijk, uitgebreid en krijgt minimaal twee jaar updates.

Samsung Galaxy A50

Prijs
€ 279,-
Websitewww.samsung.com8Score80

©PXimport

Conclusie

Als deze vergelijkende groepstest één ding duidelijk maakt, is het dat de betaalbare smartphone over het algemeen veel waar voor zijn geld biedt. Op één na zijn alle door ons geteste toestellen prima tot opvallend goed. Wie maximaal tweehonderd euro wil uitgeven, is het beste uit met de Xiaomi Redmi Note 7. Een goed alternatief is de Mi A2 Lite, ook van Xiaomi. Deze smartphone is iets compacter en presteert op sommige vlakken wat minder goed, maar heeft wel betere software(ondersteuning). Vind je een lange accuduur belangrijk? Kijk dan vooral naar de Motorola Moto G7 Power. Nokia’s 5.1 Plus is niet slecht, maar biedt niet zo’n goede prijs-kwaliteitverhouding. Als je een groter budget hebt, doe je een goede koop met de Samsung Galaxy A40 of A50. Eerstgenoemde is vooral een aanrader als je een relatief handzame smartphone zoekt, terwijl de A50 met zijn forse scherm ideaal is voor multimedia. De Wiko View 3 Pro is een onbekende, maar prima smartphone, al weet hij zich moeilijk te onderscheiden van de rest. Xiaomi’s Pocophone F1 doet dat juist heel goed en is met afstand de snelste smartphone in deze groepstest. Op andere vlakken presteert hij ook prima. Wil je een ‘gewoon goede’ smartphone, dan raden we bijna iedereen de Motorola One Vision aan. Die heeft een fraai ontwerp, vlotte specificaties en krijgt dankzij het Android One-programma nog bijna drie jaar updates. Al met al is er genoeg te kiezen en is er geen noodzaak meer om honderden euro’s bij te leggen voor een topsmartphone.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).