Office Excel tips
Vrijwel iedereen gebruikt Excel weleens, al zullen de meeste mensen lang niet alle geavanceerde rekenfuncties gebruiken die het programma heeft. Naast rekenen kan het programma ook anderen dingen, die bovendien heel eenvoudig te realiseren zijn. We zetten een paar van dit soort handigheidjes voor je op een rij.
Tip 01: Filter
We hoeven je waarschijnlijk niet te vertellen dat je de inhoud van rijen en kolommen in Excel kunt sorteren. Naast sortering is er echter nog een superhandige methode voor het vinden van bepaalde gegevens, namelijk filtering. Met behulp van filtering kun je Excel vertellen dat het cellen met een bepaalde inhoud moet verbergen, of juist alleen die inhoud moet tonen. Op die manier kun je heel eenvoudig vinden wat je zoekt. Neem bijvoorbeeld deze Excel sheet, met daarin een reeks gedichten en de bundel waarin ze zijn opgenomen. Stel dat we nu alleen alle gedichten willen zien die zijn opgenomen in een bepaalde bundel. In dat geval selecteren we de rij met daarin de titels van de bundels en klikken we vervolgens op de knop Filter, in het tabblad Gegevens in het lint bovenin. Bovenaan de geselecteerde kolom verschijnt nu een uitklapmenu. Wanneer je hierop klikt, kun je precies aangeven welke informatie je getoond of juist verborgen wil hebben. Zo kun je dus heel eenvoudig aangeven dat je alleen de inhoud van een bepaalde titel wilt zien, en word je niet afgeleid door alle andere informatie die je niet nodig hebt.
©PXimport
Tip 02: Specifieke opmaak
Een andere fantastische manier om gegevens te isoleren in Excel, is met behulp van voorwaardelijke opmaak. Dat is eigenlijk precies zoals een filter, maar in plaats van de inhoud van cellen te verbergen, kun je ze van een bepaalde opmaak voorzien, afhankelijk van de inhoud van die betreffende cel. Je doet dit door te klikken op het tabblad Start en vervolgens op Voorwaardelijke opmaak in het vak Stijlen. Klik vervolgens op Markeringsregels voor cellen. Je kunt nu precies aangeven aan welke voorwaarden een cel moet voldoen om een bepaalde opmaak mee te krijgen. Stel dat je wilt zien welke dubbele waarden er zijn in het werkblad. In dat geval kies je voor Dubbele Waarden en geef je vervolgens aan wat voor opmaak er moet worden toegekend aan de dubbele waarden. Zodra je op OK klikt zullen de cellen die aan je specificaties voldoen worden opgezocht en worden voorzien van de opmaak die je hebt gespecificeerd. Dit is een hele snelle manier om te filteren, zonder dat de gegevens daadwerkelijk uit beeld verdwijnen.
©PXimport
Excel kan dubbele waarden eenvoudig opsporen én verwijderen
-
Tip 03: Dubbele waarden
Je kunt dubbele waarden ook heel eenvoudig laten verwijderen door Excel. Je doet dit door het cellenbereik te selecteren met daarin de inhoud die je wilt controleren op dubbele waarden, en vervolgens te klikken op het tabblad Gegevens in het lint en daarna op Dubbele waarden verwijderen. In het venster dat verschijnt kun je ervoor kiezen om bepaalde kolommen uit te sluiten. Wat belangrijk is om te begrijpen, is dat, wanneer je een hele tabel selecteert, Excel een waarde pas als dubbel bestempelt wanneer de gehele rij identiek is. Ter illustratie: als je een tabel hebt met daarin twintig soorten auto’s, en in één kolom staat de kleur, dan is het feit dat rood twee keer voorkomt geen dubbele waarde. Alleen als er twee keer een auto in staat met in de kolom Merk de waarde Volvo én in de kolom Bouwjaar 2018 én in de kolom Kleur de waarde Rood, dan ziet Excel dit als een dubbele waarde en worden deze verwijderd. Wil je dat alleen de kleur rood ook al als een dubbele waarde wordt gezien, zorg dan dat alleen de kolom rood is geselecteerd in het venster wanneer je klikt op Dubbele waarden verwijderen. Wanneer er een dubbele waarde wordt aangetroffen, zal de hele rij waarin deze staat worden verwijderd.
©PXimport
Tip 04: Kleurvariaties
Je hebt ze waarschijnlijk wel eens voorbij zien komen, van die tabellen die prachtig zijn opgemaakt, met de koprij voorzien van een opvallende kleur, en vervolgens de rijen daaronder om en om van een andere kleur, zodat je de inhoud van de rijen eenvoudig uit elkaar kunt halen. Wellicht heb je ook wel eens geprobeerd om zo’n tabel na te maken, en heb je alle rijen één voor één een andere kleur gegeven, om vervolgens te ontdekken dat dit helemaal de soep in draait wanneer je de inhoud gaat knippen en plakken, rijen toevoegt, verwijdert, enzovoort. Frustrerend, maar bovendien onnodig, want Excel heeft een ingebouwde functie die dit voor je kan doen. Het enige dat je hoeft te doen is de hele inhoud van het tabel (het cellenbereik) te selecteren, en vervolgens te klikken op de knop Opmaken als tabel, in het vak Stijlen in het tabblad Start. Je ziet nu een reeks stijlen die je kunt toepassen aan je tabel. Door je muis over de stijlen te bewegen, zie je direct hoe het er uit komt te zien. En het beste van alles: wanneer je een rij verwijdert, heeft dit geen invloed op de opmaak, de kleuren van de rijen blijven netjes om en om.
©PXimport
Tip 05: Uitklapmenu’s
Wanneer je met meerdere mensen aan een Excel-document werkt, kan het behoorlijk vervelend zijn als zij bepaalde dingen nét iets anders noteren dan jij. Dit kun je voorkomen door uitklapmenu’s te maken, oftewel, ervoor zorgen dat mensen zelf niets meer typen, maar alleen kunnen kiezen uit een uitklapmenu. Dat klinkt heel ingewikkeld om te realiseren, maar is verbazend eenvoudig. Maak een extra werkblad aan en typ in dat werkblad in bijvoorbeeld cel A1 tot en met A5, vijf waarden die je in je uitklapmenu zou willen hebben, bijvoorbeeld: Slecht, Matig, Neutraal, Goed, Heel goed. Ga nu terug naar je eerste werkblad, en klik op de cel (of selecteer de cellen) waarin je het uitklapmenu met deze waarden zou willen opnemen. Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en daarna nogmaals op Gegevensvalidatie. In het venster dat verschijnt zie je in het tabblad Instellingen het kopje Toestaan. Klik op dit uitklapmenu en klik vervolgens op Lijst. Klik nu in het veld Bron en klik vervolgens op de cellen waarvan je de inhoud wilt opnemen in je uitklapmenu (de inhoud van cel A1 t/m A5 op het andere werkblad). Wanneer je nu op OK klikt, wordt de uitklaplijst gemaakt in de geselecteerde cel(len).
©PXimport
Selectievakjes zijn handig om mensen keuzes te laten maken
-
Tip 06: Contextgevoelig
Contextgevoelige uitklapmenu’s zijn menu’s waarvan de inhoud verandert aan de hand van wat er in een ander uitklapmenu is geselecteerd. Stel dat je een Excel-sheet maakt waarin mensen moeten beantwoorden of ze liever reizen per fiets of per auto, en dat je vervolgens wilt weten welk merk ze bezitten. Maak een nieuw document aan in Excel en maak direct een nieuw werkblad aan. In dit werkblad zet je in cel A1 het woord vervoersmiddelen en daaronder de opties (A2 fiets, A3 auto), in cel B1 zet je het woord auto en daaronder de merken (bijv. B2 Honda, B3, Suzuki, B4 Kia) en in cel C1 zet je het woord fietsen en daaronder de merken fiets (bijv. C2 Batavus, C3 Gazelle, C4 Giant. Selecteer alle cellen en klik in het tabblad Formules op Maken o.b.v. selectie en vink alleen Bovenste rij aan. Ga vervolgens terug naar je eerste werkblad en klik in cel A1 (hier plaatsen we het eerste uitklapmenu). Klik op Gegevensvalidatie in het tabblad Gegevens en kies voor Lijst en vul bij Bron in: =Vervoersmiddel. Vervolgens klik je op cel B1 en daarna wederom op Gegevensvalidatie. Ditmaal geef je echter het volgende in bij Bron: =indirect(A1). Hiermee geef je aan dat de inhoud van uitklapmenu B1 afhankelijk is van de keuze die gemaakt wordt in uitklapmenu A1. Je kunt hierin zo ver gaan als je wilt.
©PXimport
Tip 07: Selectievakjes
Naast uitklapmenu’s zijn selectievakjes ook handige elementen om toe te voegen in een Excel-document. Waar je uitklapmenu’s kunt gebruiken om mensen te laten kiezen tussen bepaalde vaste waarden, kun je selectievakjes gebruiken om mensen bepaalde zaken aan te laten vinken. Stel bijvoorbeeld dat je een formulier maakt en wilt weten op welke dagen je iemand eventueel mag bellen. Het antwoord kan meer dan één dag zijn, in welk geval een uitklapmenu geen optie is, maar selectievakjes wel. Voordat je een selectievakje kunt toevoegen, moet je eerst de ontwikkelmodus inschakelen. Klik op Start / Opties en vervolgens op Lint aanpassen. Plaats nu in het rechterdeelvenster een vinkje bij Ontwikkelaars. In het lint komt er nu een optie Ontwikkelaars bij. Klik hierop en vervolgens op Invoegen / Selectievakje. Er wordt nu een selectievakje ingevoegd (dat je zo vaak kunt kopiëren als je wilt). Schakel de Ontwerpmodus uit om het vakje ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken.
©PXimport
Tip 08: Blanco rijen wissen
Wanneer je veel met rijen schuift in een werkblad, kunnen er lege rijen ontstaan. Die kun je eenvoudig handmatig verwijderen als het er een paar zijn, maar als het er tientallen zijn, dan wordt dat natuurlijk een nachtmerrie om handmatig te verwijderen. Gelukkig kan Excel het ook volledig automatisch met behulp van een functie die we beschreven hebben in de allereerste tip: Filter. Het enige dat je hiervoor hoeft te doen is een kolom selecteren in je werkblad en vervolgens klikken op Filter. Wanneer je nu klikt op het pijltje bovenaan de kolom, kun je filteren op de inhoud van die kolom. Verwijder alle vinkjes, behalve bij de optie Lege cellen. Wanneer je nu op OK klikt, worden alleen de lege cellen getoond, Die kun je nu eenvoudig in één klap allemaal selecteren en verwijderen. Wanneer je nu weer klikt op Filter wordt het filter verwijderd en zul je zien dat alle lege rijen verwijderd zijn.
©PXimport
Tip 09: Gekoppelde cellen
Deze laatste tip is fantastisch wanneer je een Excel-sheet hebt met daarin heel veel gegevens, maar je af en toe ook gewoon alleen een samenvatting daarvan wilt zien. Als dit het geval is, kun je een extra werkblad aanmaken waarin je deze samenvattingen toont. Je weet ongetwijfeld dat je, bijvoorbeeld, de som van een aantal cellen kunt weergeven in een andere cel. Het is echter helemaal niet verplicht dat die cel in hetzelfde werkblad moet staan als de rest van de gegevens. Dit betekent dus dat je de inhoud van een cel ook kunt tonen in een cel binnen een ander werkblad. Stel dat we een Excel-document hebben met daarin inkomsten en uitgaven, waarbij elke maand een apart werkblad heeft en je wilt af en toe ook snel inzicht in wat de totale inkomsten en uitgaven van het jaar tot nu toe zijn. In dat geval maak je een extra werkblad en klik je op de cel waarin je het totaal wilt weergeven. Vervolgens klik je in de formulebalk op de knop Functie invoegen en daarna op Som. Klik nu op het eerste werkblad en de waarde die je wilt meenemen in je som. Houd de Shift-toets ingedrukt, en klik op het tweede werkblad enzovoort. Laat de Shift-toets pas los als je alle gewenste tabbladen hebt gehad. Wanneer je nu op de Enter-toets drukt, zullen alle waarden worden opgeteld in het eerste werkblad. Dit kun je uiteraard ook met andere functies zo doen.
©PXimport
