De redactie van Computer!Totaal vroeg mij of ik als fotojournalist mijn camera een dagje thuis wilde laten en de Galaxy S4 als enig gereedschap mee op pad wilde nemen. Die uitdaging ging ik graag aan. Hier deel ik mijn bevindingen en lees je hoe je het maximale uit de Galaxy S4-camera haalt.

Het was zomer, stralend mooi weer en eigenlijk te warm om op kantoor te zitten. Tijd dus om een verkoelend briesje op te zoeken, en waar kan dat beter dan op het eiland Texel? Kortom: tijd om een tas in te pakken. Wat neem je mee op zo'n dagtrip? In mijn geval is dat uiteraard altijd een camera.

Nu ging het anders, want de opdracht luidde om te onderzoeken welke fotokwaliteit de camera van de Galaxy S4 biedt. Die smartphone ging dus als enig foto-instrument mee op pad. Dat voelt wel wat kaal als je gewend bent altijd een 'echte' camera mee te nemen, zeker als dat een spiegelreflexcamera is. Een spiegelreflex biedt superieure beeldkwaliteit dankzij de grote beeldsensor en is zeer veelzijdig omdat je de lens kunt wisselen. De keerzijde is dat zo'n apparaat vrij groot en zwaar is.

Dat gesjouw betekent dat je een spiegelreflexcamera niet overal mee naartoe kunt (en wilt) nemen. Zeker op het strand is het onhandig om met zo'n groot, duur en gevoelig apparaat rond te lopen. Een compactcamera is vanwege het formaat al een stuk handiger, al zal je die ook niet altijd meenemen.

Bij een smartphone is dat anders: die heb je altijd bij je en hij past in een broekzak. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er tegenwoordig bijna meer foto's worden gemaakt met een smartphone dan met een 'echte' camera. Een smartphone loopt wat techniek betreft achter bij reguliere camera's, mede doordat de componenten veel kleiner moeten zijn, maar daar staat tegenover dat de beeldkwaliteit tegenwoordig heel behoorlijk is.

©PXimport

Daar komt nog een ander belangrijk argument bij: de kwaliteit van een foto is niet alleen afhankelijk van de camera, maar ook van de fotograaf. Toen tijdens de boottocht naar Texel de eerste meeuwen voorbijvlogen in afwachting van stukjes brood, greep ik onbewust naar de camera om mijn nek. Maar die was er niet, mijn camera zat nu in mijn broekzak.

Knoppen

Ik verwachtte niet dat ik op Texel veel complexe foto's zou gaan maken, dus het was eigenlijk wel bevrijdend om geen echte camera bij me te hebben. Toch voelde het soms wel wat 'onvolledig'. Op de Galaxy S4 mis ik knoppen waarmee ik de camera snel kan inschakelen en scherpstellen. Hij heeft geen zogenaamde 'ontspanknop' waarmee je normaal een foto maakt. In plaats daarvan staan er virtuele knoppen op het aanraakgevoelige scherm. Die werken in de basis goed, maar toch minder prettig dan echte knoppen. Normaal houd ik een compactcamera met twee handen stabiel vast, met een duim en wijsvinger aan iedere kant. Bij de S4 moet ik de rechterduim gebruiken om de virtuele knop te bedienen. Dat maakt het vasthouden van de camera iets minder stabiel, met mogelijke 'bewegingsonscherpte' (lees: een licht onscherpe foto) tot gevolg.

Ook voelt de duimbediening net wat minder natuurlijk aan. Een ander verschil is dat er ook geen fysieke knoppen zijn om snel even wat instellingen te veranderen. Die zijn echter wel snel op te roepen via het aanraakgevoelige scherm. Zo kun je gemakkelijk een bepaalde scene-stand kiezen, zoals de sportstand of de panorama-modus.

Scenes

Mij werd al snel duidelijk dat de camerafuncties van de Galaxy S4 vooral zijn bedoeld voor mensen zonder veel kennis van fotografie. Er zijn wel enkele handmatige instellingsmogelijkheden, maar die zitten verstopt in het menu en ze zijn bovendien niet te gebruiken bij de meeste (volautomatische) scene-standen. Een veelgebruikte functie als 'belichtingscompensatie', waarmee voorkomen kan worden dat een foto te donker of te licht wordt, zit bijvoorbeeld diep verstopt in het menu en nodigt daarom niet uit tot gebruik. Voor iemand met fotokennis is dat frustrerend, maar voor de meeste gebruikers zal het geen ramp zijn.

Daar staat tegenover dat de camera van de S4 wel heel erg eenvoudig in gebruik is. Aan de rechterkant zie je drie grote knoppen. De bovenste is voor het starten van een videofilm en met de middelste grote knop maak je een foto. Daaronder vind je de 'stand'-knop, waarmee je snel een scene-stand kunt kiezen. In de Auto-stand bepaalt de camera zelf de belichting en zal hij ook de kleur en helderheid optimaliseren.

Dat klinkt goed, maar de camera kan nog veel meer werk uit handen nemen. Bij 'gezichtscorrectie' wordt de huid egaler en mooier gemaakt, waarbij de camera een poging doet om kleine oneffenheden, zoals pukkeltjes, weg te werken. Ook leuk is 'beste foto', waarbij de camera een reeks foto's maakt, waarna je de beste kunt kiezen. Op die manier leg je (bijna) altijd het juiste moment vast.

Vergelijkbaar is 'beste gezicht', bedoeld voor het maken van een groepsfoto. Bij een groepsfoto bestaat de reële kans dat iemand er niet goed op staat (ogen dicht, wegkijken, vreemde houding). Met deze stand selecteer je simpelweg uit vijf foto's de beste gezichten, waarna de camera deze samenvoegt tot één enkele foto. Hij doet dus alles wat je normaal in Photoshop zou moeten doen.

Ik gebruik al die automatische standen overigens niet. Als je vooraf een bepaald resultaat in gedachten hebt, is controle over de camera belangrijk. Dan is het juist de truc om te voorkomen dat de camera voor jou gaat denken.

Scherpstellen

Voor het beste resultaat klik je vóór het maken van de foto even op het scherm. De camera stelt dan scherp op het onderwerp. Deze actie is ook hoorbaar; de camera maakt nu het bekende scherp-stelgeluidje. Daarmee voorkom je dat de camera scherpstelt op een ander deel van de foto, waardoor het onderwerp niet helemaal scherp in beeld komt. Het scherpstellen via het scherm is bijzonder eenvoudig en voor mij als spiegelreflexbezitter iets om jaloers op te zijn: bij de meeste camera's is het aanpassen van het scherpstelpunt veel complexer.

Het is handig om te weten dat je de (virtuele) ontspanknop langere tijd ingedrukt kunt houden. De Galaxy S4 maakt dan razendsnel meerdere foto's achter elkaar (tot een maximum van twintig). Dit is bijzonder handig bij actiefotografie, zoals bijvoorbeeld bij een snel bewegend kind, dier of sporter. Daar heeft de S4 een pluspuntje, want veel andere camera's zijn een stuk slomer. Bovendien moet je daarbij soms speciale instellingen doorvoeren om snel achter elkaar te kunnen fotograferen.

Horizontaal fotograferen en filmen

Tijdens mijn dagje op stap viel weer eens op hoeveel mensen er fotograferen en filmen met een telefoon. Maar wat ook opviel, was de verkeerde manier waarop mensen de 'camera' dan vasthouden: staand in plaats van liggend. Als je belt, is het logisch om je telefoon verticaal vast te houden, maar om te fotograferen of filmen kun je hem beter horizontaal houden - dus met de aan/uitknop naar boven en de volumeknoppen aan de onderkant.

In die stand produceert de camera breedbeeldfoto's (16:9) die exact overeenkomen met het formaat van je tv en computerscherm. Als je de camera verticaal - dus staand - houdt, maakt de camera een heel langgerekte foto (9:16). Dat ziet er niet zo fraai uit. Als je op die manier een video maakt, zie je twee grote zwarte vlakken op het beeldscherm, met een klein strookje film in het midden.

Ook bij het maken van foto's is horizontaal fotograferen aan te bevelen, hoewel er situaties kunnen zijn waarbij het lange scherm van pas komt (wanneer je iemand van top tot teen op de foto wilt zetten, bijvoorbeeld). De 16:9-verhouding is overigens ook te wijzigen naar 4:3, en dan is een staande foto geen probleem meer.

©PXimport

Zoomen

Tijdens het fotograferen raakte ik aan de praat met een andere smartphonegebruiker. Ik noemde een voor mij zwaarwegend nadeel aan het fotograferen met een smartphone: de onmogelijkheid om in te kunnen zoomen. Het meisje in kwestie reageerde verbaasd: "Ik kan gewoon zoomen, hoor!"

Natuurlijk kun je met de Galaxy S4 ook zoomen. De volumeknoppen functioneren als zoomknoppen en tonen in grote cijfers de zoomfactor (tot 4x) op het scherm. Maar de S4 heeft geen echte zoomlens aan boord. Het zoomen gebeurt volledig digitaal, wat betekent dat het beeld kunstmatig wordt vergroot. Omdat dit ten koste gaat van de beeldkwaliteit, is het handig om het zoomen zoveel mogelijk te beperken. Bovendien kun je deze vorm van zoomen ook altijd nog achteraf toepassen.

In de praktijk

Wat mij in de praktijk opviel, is dat Samsung over het algemeen goed heeft nagedacht over de camerafunctionaliteit. De beeldkwaliteit is goed en de meeste foto's die ik heb gemaakt zijn verrassend scherp, bijvoorbeeld de foto's van de meeuwen die meevliegen tijdens de boottocht naar Texel. De bediening via het aanraakgevoelige scherm is overzichtelijk en biedt veel verrijkende opties, zoals de diverse scene-standen en zelfs geautomatiseerde correctiemogelijkheden. Ook filters met verschillende kleureffecten, kaders en vervormingen zijn met één druk op de knop op te roepen en die zorgen ervoor dat een app als Instagram in feite overbodig is.

Voor de wat meer ervaren amateurfotografen zijn ook semi-handmatige instellingen beschikbaar, al moet je daarvoor diep in het menu duiken. Het scherm is mooi groot en kijkt zeer prettig in vergelijking met de veel kleinere schermpjes waar 'echte' camera's mee zijn uitgerust. Het AMOLED-scherm van de S4 is buitengewoon helder, contrastvol en rijk van kleur. Daar moet de kanttekening worden gemaakt dat foto's er op het scherm vaak mooier (lees: kleurrijker) uitzien dan in de werkelijkheid. Iets om rekening mee te houden, want iemand die je foto (bijvoorbeeld in Facebook) op een computerscherm bekijkt, ziet een wat fletsere plaat. Ook leuk is het feit dat er informatie van AccuWeather wordt getoond als je je foto's terugkijkt op de S4. Je ziet dan waar, dus in welke straat, de foto is genomen en wat voor weer het daarbij was.

©PXimport

Op de computer is de foto wat fletser dan op het scherm van de S4.

Snelle foto's

Wat mij een beetje tegenvalt aan de S4-camera is de snelheid waarmee hij werkt. Het inschakelen van de camera vereist drie verschillende handelingen: het bedienen van de aan/uitknop, het ontgrendelen en het selecteren van de camera-app. Alles bij elkaar ben je toch al snel vijf seconden verder en dan is het fotomoment mogelijk alweer voorbij. Bij Ecomare heb ik daardoor twee omhoog springende dolfijnen gemist; ik was er klaar voor, maar de Galaxy S4 nog niet.

Ter vergelijking: mijn eigen camera staat altijd in de slaapstand (wat hij met een volgeladen accu weken achter elkaar volhoudt); zodra ik de ontspanknop aanraak wordt hij wakker en kan ik direct foto's maken. Een tip is om de camera-app actief te laten als je de telefoon in slaapstand zet. Dan is het te doen om in circa twee seconden een foto te schieten. Ook heeft de S4 wat last van sluitervertraging: als je de knop indrukt, duurt het nog circa een halve seconde voordat de foto wordt gemaakt. Dit storende fenomeen is bij compactcamera's aan het uitsterven, maar bij de S4 helaas nog niet.

Verder viel op dat de Galaxy S4 relatief weinig 'groothoek' biedt in vergelijking met andere smartphones. Het beeld oogt alsof er wat is ingezoomd. Dat is lastig bij het fotograferen van landschappen of grote objecten, en ook in kleine ruimtes. Je kunt dan niet alles in beeld krijgen, tenzij je op grote afstand gaat staan, als dat al mogelijk is. Voor mij als groothoek-fetisjist is dat een groot gemis. Maar het heeft voordelen als je juist wat minder op de foto wilt, zoals bij een portretfoto of een close-up van een bloem.

Alle smartphonecamera's kunnen slecht omgaan met fel (zon)licht, waardoor wit uitgebeten delen ontstaan in foto's. Binnenshuis ontstaat nog weleens 'bewegingsonscherpte': doordat er weinig licht is, kiest de camera een te lange sluitertijd, waardoor een foto bewogen, oftewel onscherp, wordt. De lichtgevoeligheid van de S4 is een factor vier tot acht lager dan die van een compactcamera (technisch gezegd: maximaal ISO 800 in plaats van ISO 3200 of 6400). Dat vergroot de kans op een onscherpe foto, vooral binnenshuis. Bij slecht licht waren de foto's die ik met de Galaxy S4 heb gemaakt ook wat aan de donkere kant, waarschijnlijk mede door de beperkte lichtgevoeligheid.

Voordelen van een telefoon

Voor iemand die graag fotografeert heeft een smartphone als de Galaxy S4 een aantal serieuze nadelen. Maar specifieke voordelen zijn er ook. Iedere smartphone is standaard uitgerust met een gps, terwijl dat bij camera's nog een zeldzaamheid is. Je kunt dus altijd precies terugzien waar je foto's zijn gemaakt. Doordat de S4 ook in contact staat met het telefoon- en wifi-netwerk, duurt het zoeken naar satellieten veel korter; de gps is vrijwel direct klaar voor gebruik.

Doordat de S4 op Android draait, kan de functionaliteit van de camera vrijwel oneindig worden uitgebreid met apps. Bijvoorbeeld voor meer creatieve filters of fotobewerking (denk aan de Photoshop Touch-app), maar ook voor specifieke verrijkingen zoals een app waarmee je eenvoudig 360graden-panorama's kunt maken (zoals de 360 Panorama-app). Maar ook het feit dat je met de S4 altijd op internet zit, komt handig van pas. Zo kun je direct een foto delen op Facebook of Twitter, terwijl dat vanaf een camera een hoop gedoe oplevert.

Je kunt ook je foto's automatisch laten uploaden naar Dropbox, bijvoorbeeld omdat vrienden en familie ze meteen willen zien en zodat ze automatisch op je computer komen te staan. Hier hoef je geen apps voor te downloaden, deze functionaliteit zit standaard al in de Galaxy S4 (inclusief 50 GB opslag bij Dropbox, gedurende twee jaar).

©PXimport

Samsung Galaxy S4 Zoom

Een alternatief voor de S4 is de Galaxy S4 Zoom (review). Dit is een toestel dat qua uiterlijk lijkt op de reguliere S4, maar het beeldscherm is wat kleiner (4,3 in plaats van 5 inch) en de specificaties van de gebruikte hardware zijn wat kariger.

De S4 Zoom rekent op fotografiegebied echter in één klap af met vrijwel alle nadelen van de reguliere S4. Dat is ook geen wonder; het betreft hier een mix van een telefoon en een volwaardige camera. Zo is de Galaxy S4 Zoom uitgerust met een echte (optische) zoomlens die 10x zoom biedt (24 tot 240 mm). Hij heeft ook meer de grip van een camera, zodat hij beter is vast te houden, ook met één hand. De ontspanknop die ik zo mis bij de S4 zit er gewoon op.

De gebruikte onderdelen zijn ook een stuk beter dan die van een smartphone. Los van de echte zoomlens beschikt de S4 Zoom over 16 megapixels, optische beeldstabilisatie en een volwaardige Xenon-flitser. Deze specificaties komt de beeldkwaliteit duidelijk ten goede. De Galaxy S4 doet het niet slecht voor een telefoon, maar de Galaxy S4 Zoom is feitelijk een camera.

In de basis lijkt de interface op het scherm erg op die van de S4, maar de instellingsmogelijkheden gaan een stuk verder. Zo bevat de S4 Zoom zoveel scene-standen dat er werkelijk voor iedere situatie wel een te vinden is. De meer ervaren fotografen zullen hun vingers aflikken bij de Expert-modus, waarbij een overzichtelijk en gebruiksvriendelijk virtueel draaiwiel verschijnt waarmee je de belangrijkste instellingen, zoals belichtingscompensatie, witbalans en ISO-waarde kunt instellen.

Voor echte fotografieliefhebbers is de Galaxy S4 Zoom dus een meer voor de hand liggende keuze. Maar elk voordeel heeft natuurlijk ook z'n nadeel. Voor een camera is hij vrij compact, maar voor een telefoon nogal lomp en zwaar. Hij past in een broekzak, maar echt prettig zit dat niet. Hoewel het een volwaardige telefoon is, voelt hij meer als een camera. Met de Galaxy S4 Zoom krijg je dan ook redelijk wat bekijks als je tijdens het fotograferen ineens de camera naar je oor trekt omdat je wordt gebeld!

©PXimport

De S4 Zoom rekent af met de nadelen van de S4.

Conclusie

Terug op de boot naar Den Helder evalueerde ik de Galaxy S4. Voor een telefoon biedt hij prima ingrediënten voor het maken van mooie foto's. De beeldkwaliteit is behoorlijk, zeker als je bedenkt dat de sensor en de lens uit relatief kleine componenten bestaat.

Samsung heeft duidelijk aandacht besteed aan de overzichtelijk interface en de camera-app bevat voor gemiddelde gebruikers voldoende opties. Voor wie een goede compactcamera of beter gewend is, zullen de nadelen echter zwaar wegen. Het gebrek aan knoppen en een optische zoomfunctie is een serieus gemis en de camera van de S4 is niet de snelste. Voor mij persoonlijk zou de Galaxy S4 Zoom (zie kader) interessanter zijn. Dat mensen vreemd opkijken als je met een camera staat te bellen, neem ik dan wel voor lief.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).