Tegenwoordig bepalen we zelf waar en wanneer we met welk apparaat werken. Soms is dat een pc, soms een tablet of smartphone. Dat gaat prima, zolang we de bestanden hebben die we nodig hebben. Daarom is het belangrijk om te kijken naar manieren om bestanden tussen apparaten uit te wisselen.

Tip 01: Online opslag

Een handige manier om je bestanden altijd bij de hand te hebben, is door een cloudopslagdienst te gebruiken. Om bestanden snel tussen apparaten uit te wisselen, maar ook om ze altijd en overal bij je te hebben, ongeacht met welke computer of welk apparaat je werkt. Gebruik je de browser, dan is de opslag via een willekeurige computer te benaderen.

Installeer je een programma op je pc of Mac, dan zijn de bestanden net zo eenvoudig te bereiken als wanneer ze in een lokale map staan.

Tot slot bestaat er uiteraard ook een app voor je smartphone of tablet. Bij de bekende dienst Dropbox krijg je twee gigabyte opslagruimte gratis. Dat lijkt tegenwoordig wat weinig, maar daar kun je heel wat bestanden in kwijt.

Heb je meer ruimte nodig, dan kun je een abonnement afsluiten. Een terabyte kost momenteel ongeveer tien euro per maand.

©PXimport

Tip 01 Dropbox is handig om bestanden tussen apparaten uit te wisselen.

©PXimport

Tip 02 Met het gratis programma kun je lokaal bij je online opslagruimte.

Tip 02: Lokaal beschikbaar

De online-opslagruimte die je van Dropbox krijgt, is net zo eenvoudig te gebruiken als een willekeurige lokale map van je eigen computer. Hiervoor gebruik je het gratis programma dat op de website www.dropbox.com te vinden is. Na de installatie meld je je aan met je accountgegevens van Dropbox. Heb je die nog niet, dan kun je je ter plekke registreren. Klik na het aanmelden liefst even op Geavanceerde instellingen. Standaard is je Dropbox-opslagruimte bereikbaar als een map onder je eigen gebruikersnaam (bijvoorbeeld C:\Gebruikers\Kees\Dropbox). Je kunt dit hier nog wijzigen in een andere map, zoals het kortere C:\Dropbox. Vanaf nu kun je bestanden eenvoudig van en naar je Dropbox-opslagruimte kopiëren of verplaatsen via Windows Verkenner (of Finder op een Mac) en hoef je niet per se meer naar de website te gaan.

©PXimport

Tip 03 Met de app heb je ook direct toegang tot je online bestanden.

Tip 03: Dropbox app

Voor smartphones en tablets is er een Dropbox-app in Apples App Store en in de Play Store voor Android. Ook op deze apparaten hoef je de website dus niet te bezoeken om je bestanden te benaderen. Van documenten, foto's en filmpjes krijg je alvast een preview te zien zodra je er eentje aantikt. Houd er wel rekening mee dat het bestand eerst moet worden gedownload, dus dat de inhoud niet meteen te zien is. Vervolgens kun je het bestand doorsturen naar een app, zoals een foto naar een fotobewerker, een tekstdocument naar een app als Word, of een filmpje naar een afspeel- of montage-app. Hiervoor tik je een keer op de voorvertoning zodat je een aantal pictogrammen te zien krijgt. Hieronder lichten we het toe voor Android en iOS.

Tip 04: Bestanden openen

Op een toestel met Android tik je in de Dropbox-app op het menu-pictogram (drie blokjes boven elkaar). Kies je de optie Openen met, dan zie je een rijtje apps waarmee dit specifieke bestandstype te openen is. Ga je voor de optie Exporteren, dan zie je de wat meer algemene apps, zoals een bestandsbeheerder om het bestand op te slaan en de mail-app om het bestand te versturen.

©PXimport

Op een iPhone of iPad tik je op het delen-pictogram (vierkantje met omhoog wijzende pijl erin). Hier zie je al direct een rijtje algemene apps zoals Bericht, Mail en Twitter om het bestand te versturen of te delen met anderen. Bij een foto of een filmpje zie je ietsje lager in het grijs een optie om het beeldmateriaal op te slaan in de filmrol. Ook vind je hier de optie Openen in, waarmee je het bestand rechtstreeks doorstuurt naar een app die speciaal voor dit bestandstype is bedoeld. Wat je hier te zien krijgt, hangt (net als op Android) af van welke apps jij geïnstalleerd hebt. Bestanden overzetten naar je pc werkt op dezelfde manier. Je slaat ze via de app of website op in je online-opslagruimte en pakt ze vervolgens op je pc of Mac weer op.

©PXimport

Tip 04 Open een bestand vanuit de Dropbox-app in een app naar keuze.

Tip 05: Opslagdiensten

Behalve Dropbox bestaan er nog veel meer online-opslagdiensten. Twee belangrijke zijn Google Drive en Microsoft OneDrive. Bij deze diensten krijg je een flinke hoeveelheid gratis opslag van maar liefst vijftien gigabyte. Net als bij Dropbox zijn er gratis apps beschikbaar voor je smartphone en je tablet, zodat je eenvoudig bestanden kunt openen. Het programma voor op je computer vind je hier en hier.

©PXimport

Tip 05 Ook bij Microsoft en Google kun je bestanden opslaan.

Deze twee diensten werken ongeveer op dezelfde manier als Dropbox. Het is dan ook vooral een persoonlijke keuze welke online-opslagdienst je het liefst gebruikt. Werk je bijvoorbeeld veel met Google-diensten en heb je een voorkeur voor Android-apparaten, dan is Google Drive een logische keuze. Wil je overal en altijd aan Office-documenten werken en heb je misschien ook nog een abonnement op Office 365, dan heeft de integratie met Microsofts OneDrive voordelen.

Heb je meer opslagruimte nodig dan een enkele aanbieder je gratis beschikbaar stelt? Dan kun je een abonnement afsluiten. Je kunt ook prima meerdere gratis opslagdiensten inzetten om zo je gegevens te spreiden.

Via een usb-kabel

Bestanden overzetten hoeft natuurlijk niet altijd via een online-opslagdienst of het thuisnetwerk te gebeuren. Uitwisselen tussen een computer en je smartphone of tablet kan ook rechtstreeks door gewoon een usb-kabel te gebruiken. Lekker makkelijk én veel sneller snel. Vooral met een Android-apparaat werkt dit zeer goed, je krijgt dan namelijk in Windows Verkenner netjes een extra schijf te zien. Zodoende kun je op je gemak door de mappen op je telefoon of tablet bladeren en bestanden heen en weer kopiëren of verplaatsen, gewoon zoals je dat van je pc gewend bent.

Documenten, muziek, foto's en films hoef je alleen maar in een herkenbare map neer te zetten, waarna je ze met je favoriete app oppakt. Wil je muziek, boeken of films via een usb-kabel naar je iPhone of iPad overzetten? Dan heb je daar het programma iTunes voor nodig.

©PXimport

Kopiëren via de kabel gaat makkelijk en snel.

Tip 06: Up- en download

Gebruik je een online-opslagdienst, dan moet je de bestanden wel eerst uploaden voordat je ze op een ander apparaat kunt downloaden. Vooral voor grote bestanden geldt dat je veel sneller klaar bent als je een snelle verbinding gebruikt. Thuis kan dat via je draadloze netwerk. Hoe dichter je bij de router zit, hoe sterker het signaal en dus hoe hoger de snelheid.

Een computer kun je eventueel met een netwerkkabel rechtstreeks met de router verbinden, dat werkt sneller dan draadloos. Ook op locatie scheelt het als er een draadloos netwerk beschikbaar is, zoals op kantoor of school. Via het mobiele datanetwerk up- en downloaden mag uiteraard ook. Vooral als jouw telefoon 4G ondersteunt, gaat dat razendsnel. Houd alleen wel je databundel in de gaten! Wacht liever tot je met een draadloos netwerk verbonden bent als je een krappe databundel hebt.

©PXimport

Tip 07: Netwerkopslag

Heb je bestanden in je thuisnetwerk op een computer of een NAS opgeslagen? Dan kun je ze ook rechtstreeks oppikken met je tablet of smartphone. Je hoeft ze niet eerst online te zetten, en je hebt ook geen usb-kabel nodig. Voor zowel iOS als Android bestaan veel bestandsbeheerders waarmee andere computers en opslagapparaten te benaderen zijn.

Afhankelijk van hoe je netwerk is ingericht, heb je een netwerkadres, gebruikersnaam en wachtwoord nodig om de netwerkopslag te benaderen.

©PXimport

Tip 07 Je kunt bestanden ook rechtstreeks vanuit het netwerk oppakken.

Gaat het om openbare bestanden, dus waar iedereen die op jouw thuisnetwerk zit zomaar bij mag, dan is aanmelden vaak niet nodig of gebruik je een gast-account. Voorbeelden van bestandsbeheerders zijn FileBrowser (Lite) voor iOS en ES File Explorer voor Android. In FileBrowser verschijnen op het tabblad Scan de beschikbare netwerkapparaten. Tik er eentje aan om verbinding te maken en meld je indien nodig aan met de gebruikersgegevens.

Verbinding maken kan ook via tabblad Lokaties door via het plusteken handmatig een netwerkapparaat in te voeren. In ES File Explorer tik je linksboven op de drie liggende streepjes. Kies Netwerk in het gelijknamige onderdeel. Tik op Scannen om het netwerk af te zoeken of gebruik het plusteken om handmatig een opslagapparaat in te voeren.

©PXimport

Tip 08: Kopiëren

Eenmaal 'binnen' op een netwerkapparaat, kun je met de apps uit de vorige tip op je gemak door de mappen bladeren waartoe je toegang hebt. Zie je niet wat je zoekt, dan is de kans groot dat je andere rechten aan dit account moet toekennen op de NAS of computer.

Bestanden van het netwerkapparaat naar je tablet of smartphone kopiëren (of andersom) werkt met beide apps eenvoudig. Bijvoorbeeld door even je vinger op een bestand gedrukt te houden, zodat er selectievakjes achter verschijnen. Op die manier kun je direct meerdere bestanden markeren. Tik op Kopieer (FileBrowser) of Kopiëren (ES File Explorer), ga in de app naar een ander apparaat en plak de geselecteerde bestanden daar in een map naar keuze.

Met beide apps kun je ook je online opslagruimte beheren door je met je account aan te melden bij diensten zoals Dropbox, OneDrive of Google Drive. Zo kopieer je nog makkelijker bestanden van de ene naar de andere plek.

Waar zijn de mappen?

Heb je een bestandsbeheerder zoals FileBrowser (zie tip 7) op jouw iPhone of iPad geïnstalleerd? Anders dan bij Android-apparaten zie je helaas geen mappenstructuur op je telefoon of tablet. Er is namelijk geen centrale schijf. In iOS heeft elke app een eigen stukje opslagruimte voor de opslag van bestanden. Het enige wat in de buurt van een 'gewone' map komt, is de filmrol waarin jouw foto's en films staan. Vandaar dat je vanuit bijvoorbeeld Dropbox of FileBrowser een bestand eigenlijk altijd direct doorstuurt naar een app die ermee overweg kan. Zoals documenten naar Word of Pages en e-books of pdf-bestanden naar iBooks.

Wil je een document of andere gegevens uit een app overzetten naar een ander apparaat? Dan kun je het meestal via het delen-pictogram in Dropbox opslaan. Synchroniseren van bestanden tussen Apple-apparaten onderling (iPhone, iPad, maar ook de Mac) en in beperkte mate met een Windows-pc, kan overigens ook via Apples eigen clouddienst genaamd iCloud.

©PXimport

Bestanden uitwisselen kan ook via iCloud.

Tip 09: Extern geheugen

Het geheugen van een smartphone of tablet is nogal beperkt vergeleken met de enorme opslagcapaciteit van de gemiddelde computer. Dan is het fijn als je niet al je bestanden altijd op je mobiele apparaat hoeft te bewaren en dat je er toch bij kunt zodra het nodig is. Een extern opslagmedium is ideaal om een lading extra bestanden met je mee te nemen. Alleen, hoe kom je bij die bestanden?

Een usb-stick past helaas niet in een smartphone of tablet. Of toch wel? SanDisk heeft speciale usb-sticks bedacht met niet één maar twee aansluitingen. Aan het ene uiteinde zit een gewone usb-stekker, zodat je hem op jouw computer kunt aansluiten. Aan de andere zijde zit een stekker die past op je smartphone of tablet. De SanDisk Ultra Dual USB-drive heeft een micro-usb-stekker en is bedoeld voor Android-apparaten. De SanDisk iXpand heeft een Lightning-stekker en past op recente iPhones en iPads. Ze zijn beschikbaar in capaciteiten van 16, 32 en 64 gigabyte.

©PXimport

Tip 09 De SanDisk iXpand is een usb-stick speciaal voor iPhone en iPad.

Tip 10: USB On-The-Go

Heb je een Android-apparaat? Dan is het belangrijk dat je smartphone of tablet USB OTG (On The Go) ondersteunt. Die techniek maakt het mogelijk om een usb-stick te benaderen. Via de gratis app SanDisk Memory Zone kun je bestanden van en naar de usb-stick kopiëren (of verplaatsen) en back-ups maken. Voor Android is een usb-stick gewoon een extra schijf, je mag daarom ook gewoon je eigen favoriete bestandsbeheerder gebruiken. Met Apple-apparaten werkt het natuurlijk net weer even anders. Daarmee kun je de inhoud van een usb-stick niet zomaar opvragen. Hier kun je niet anders dan de gratis app SanDisk iXpand Sync inzetten.

Heb je een paar gave films op de usb-stick staan, maar is de opslagruimte van je iPhone of iPad bijna vol? Met de iXpand is dat geen enkel probleem. Je kunt de films gewoon bekijken terwijl ze op de usb-stick staan. Zijn er meerdere personen of apparaten waarmee je bestanden wilt delen? De SanDisk Connect Wireless Flash Drive is een usb-stick die je draadloos met acht Android- of Apple-apparaten gelijktijdig kunt gebruiken. Streamen van verschillende media kan ook, naar drie apparaten tegelijk.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).