Zuinig printen: installeer een virtuele printer

Tip 01: Virtuele printer

Wanneer je vanuit een applicatie een document afdrukt, bijvoorbeeld met Ctrl+P, zie je normaal gesproken je fysieke printer(s) in het afdrukvenster. Je kunt afhankelijk van het geselecteerde apparaat en de geïnstalleerde printerdriver nog enkele aanpassingen doorvoeren, zoals de printresolutie en tonerbesparingsmodus, maar het uiteindelijke doel is om het document op papier af te drukken.

Je hebt wellicht gezien dat in de lijst van beschikbare printers ook Microsoft Print to PDF en Microsoft XPS Document Writer staan. Dit zijn zogeheten virtuele printers die standaard met Windows worden geïnstalleerd.

Hoewel een virtuele printer zich voordoet als een fysieke printer, is het eigenlijk een softwarecomponent. Met behulp van de geïnstalleerde printerdriver onderschept de virtuele printer de printopdrachten die naar de Windows-printspooler worden gestuurd en vertaalt deze opdrachten vervolgens naar instructies die de virtuele printer kan verwerken. Wat er precies gebeurt, hangt af van de specifieke virtuele printer. Je document wordt bijvoorbeeld geconverteerd (vaak naar een pdf-bestand), er kunnen lay-outaanpassingen worden toegepast, enzovoort.

Windows installeert zelf standaard een aantal virtuele printers.

Tip 02: Microsoft

Laten we eerst de standaard geïnstalleerde virtuele printers bespreken, voordat we enkele externe alternatieven met meer mogelijkheden introduceren.

Een van deze standaard virtuele printers is Microsoft Print to PDF, die zoals je kunt raden, documenten omzet naar het pdf-formaat. Helaas zijn de mogelijkheden beperkt. Via Printereigenschappen kun je alleen schakelen tussen de oriëntaties Staand en Liggend, en het papierformaat instellen. Verder kun je alleen de locatie en bestandsnaam van het pdf-document aanpassen.

De virtuele printer Microsoft XPS Document Writer biedt iets meer functies. Hiermee kun je ook Interleaving in- of uitschakelen (een techniek om gegevens te organiseren voor optimale weergave) en de afbeeldingskwaliteit (jpg of png) instellen. Het xps-formaat mag dan wel een open standaard zijn, het kan qua populariteit bij lange na niet tippen aan pdf. Daarom kijken we liever uit naar alternatieven.

De ingebouwde XPS-printer: handig voor wie deze gebruikt.

Met Reader View haal je in één keer alle overtolligheden op een webpagina weg.

Tip 03: Installatie Bullzip

Een van de beste virtuele printers voor het maken van pdf-documenten is Bullzip Free PDF Printer. Tijdens de installatie raden we aan om de drie noodzakelijke onderdelen, namelijk Ghostscript Lite, PDF Power Tool en Xpdf, geselecteerd te laten. Mogelijk moet je hiervoor toestemming verlenen. Nadat je op Voltooien hebt gedrukt, zul je merken dat Bullzip PDF Printer als een virtuele printer is toegevoegd aan het afdrukvenster van je applicaties en klaar is voor gebruik.

Laten we beginnen met enkele opties die beschikbaar zijn via Printereigenschappen en de knop Geavanceerd. Zo kun je onder andere de Afdrukkwaliteit en de Schaal (standaard 100%) aanpassen. Schakel je Geavanceerde printerfuncties in, dan kun je ook de pagina-indeling aanpassen als je meerdere pagina’s op één velletje wilt afdrukken (standaard Rechts dan omlaag). Voor gevorderde gebruikers zijn er ook enkele PostScript-opties in te stellen, maar hier gaan we niet verder op in.

Voor een goede werking van Bullzip PDF Printer kun je niet buiten enkele extra onderdelen.

Tip 04: Bullzip instellen

De belangrijkste aspecten van je pdf-document kun je beheren via een dialoogvenster met tabbladen dat verschijnt zodra je op Afdrukken klikt. We bespreken kort de meest opvallende functies.

Op het tabblad Document kun je onder andere de gewenste pdf-versie instellen (tot PDF 1.7 - Acrobat 8.x) en het vinkje naast Comprimeer afbeeldingen verwijderen. In het laatste geval verschijnt in de gratis versie helaas een regel met de woorden ‘trial mode’ onderaan je document.

Op het tabblad Afbeelding vind je de standaardresolutie van 150 pixels. Als je op het tabblad Algemeen de Instellingsoptie op <Wijzig...> instelt, kun je in principe de resolutie aanzienlijk verhogen, maar ook dan verschijnt de ‘trial mode’-regel.

Het tabblad Watermerk biedt de mogelijkheid om een tekstuele stempel of watermerk toe te voegen, waarbij je zelf het uiterlijk en de locatie kunt bepalen.

Op het tabblad Samenvoegen kun je verwijzen naar een pdf-document dat als grafische achtergrond voor je huidige document mag dienen, of het document voor- of achteraan een bestaand pdf-document plaatsen. Meerdere pdf-documenten combineren kan trouwens ook via de knop Samenvoegen, onderaan.

Tot slot biedt het tabblad Beveiliging de optie om je pdf te beveiligen. De ontvanger moet dan het wachtwoord dat je invoert bij Paswoord-eigenaar kennen om het bestand te kunnen openen. Het wachtwoord dat je invoert bij Gebruikerspaswoord heb je nodig om het document (in hoge kwaliteit) af te drukken of om gegevens uit je pdf naar het klembord te kopiëren. Je kunt deze rechten vastleggen door een vinkje te plaatsen bij Rechten instellen en/of Naar klembord kopiëren. De pdf-lezer moet deze functies overigens ook ondersteunen.

De gratis versie van Bullzip PDF Printer biedt een aantal interessante functies.

Met één druk op de knop stel je een standaardprinter in.

Tip 05: PDF24 Creator

Als je regelmatig pdf-bestanden maakt, is de gratis tool PDF24 Creator zeker de moeite waard. Er zijn versies beschikbaar voor Windows 7/8 en Windows 10/11. Houd er rekening mee dat PDF24 Creator afhankelijk is van andere software die standaard wordt mee-geïnstalleerd. Je kunt er wel voor kiezen om bepaalde onderdelen, zoals WebView2 of een pdf-lezer, niet mee te installeren.

Na afloop vind je de app PDF24 in het Windows-programmamenu. Deze bevat bijna 50 knoppen, elk met toegang tot verschillende pdf-functies, zoals PDF splitsen, PDF bijsnijden en PDF samenvoegen.

Wij willen ons vooral richten op de virtuele printer-functie. In het afdrukmenu tref je twee nieuwe virtuele printers aan: PDF24 en PDF24 Fax. Deze laatste is bedoeld voor het verzenden van faxen via de betaalde dienst https://faxout.pdf24.org, maar wij houden het hier bij de PDF24 pdf-printer.

PDF24 Creator is veel meer dan een virtuele pdf-printer.

Tip 06: PDF24-printer

Zodra je bij PDF24 op Afdrukken klikt, verschijnt er een dialoogvenster. De knop Opslaan als PDF spreekt voor zich. Wel kun je vanuit het keuzemenu bovenaan de kwaliteit van het document bepalen (van Lage tot Beste kwaliteit). Of je klikt eerst op Voorbeeld voor een snelle voorbeeldweergave, of op Openen om het (tijdelijke) resultaat in je standaard pdf-lezer te bekijken.

Andere knoppen zijn nog Via e-mail versturen, Via fax versturen en Printen. Wil je meer inspraak in hoe je pdf-document moet worden samengesteld, klik dan op Opslaan als. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waarin je talrijke aspecten kunt definiëren, zoals Beveiliging, Resolutie, Compressie, Watermerk, Paginanummers, Bijlage, Handtekening enzovoort. In dit venster kun je ook andere bestandsformaten selecteren, waaronder (e)ps, png, jpeg, bmp, tiff en txt.

Het dialoogvenster bevat trouwens nog enkele interessante knoppen, zoals Tekst herkennen. Hiermee kun je een ocr-module starten waarmee je tekst uit een document (bijvoorbeeld een afbeelding) kunt herkennen en opslaan op basis van de geselecteerde taal. Verder is er de knop In Creator openen, waarmee je documenten in een soort pdf-manager kunt beheren. Van hieruit kun je documenten onder meer sorteren, ‘ritsen’, roteren en meerdere toegevoegde documenten tot één pdf-document samensmelten.

PDF24 is minder rechttoe rechtaan dan BullZip, maar biedt een waaier aan mogelijkheden.

Tip 07: Set-up FinePrint

Ook FinePrint laat zich als een virtuele printer installeren, maar is het niet echt. Deze printer is vooral ontworpen om efficiënter af te drukken, wat papier- en inktbesparing oplevert. De tool is helaas niet gratis (50 dollar), tenzij je kunt leven met een kleine advertentieregel die onderaan elke pagina wordt afgedrukt. Als je voornamelijk documenten afdrukt voor persoonlijk (studie)gebruik, zou dit geen probleem moeten zijn. Het programma steekt in elk geval goed in elkaar.

Wanneer je FinePrint selecteert in de afdruklijst en op Printereigenschappen klikt, krijg je toegang tot enkele minder voor de hand liggende opties. Op het tabblad Setup kun je kiezen uit verschillende papierformaten en kun je de vier marges nauwkeurig instellen, evenals de beoogde afdrukresolutie. Op het tabblad Grafische afbeeldingen kun je de gewenste resolutie instellen voor zowel monochrome als kleurenafbeeldingen en het is ook mogelijk de kwaliteit van jpeg’s aan te passen (als een percentage).

Leg de gewenste kwaliteit (resolutie) van je afbeeldingen vast.

Tip 08: FinePrint in gebruik

Nadat je Fineprint als virtuele printer hebt geselecteerd en op Afdrukken hebt geklikt, verschijnt er een informatievenster dat aangeeft hoeveel papier je hebt bespaard. Zodra je dit venster hebt gesloten, kom je in het hoofdvenster terecht.

Aan de rechterkant zie je een voorbeeldweergave van je document, en in het linkerdeelvenster kun je diverse opties selecteren. Zorg ervoor dat hier de juiste printer is geselecteerd. Je kunt ook aangeven of je dubbelzijdig wilt afdrukken, hoeveel pagina’s per vel je wilt (1, 2, 4 of 8) en of je een boekje – eventueel met een aanpasbare rugmarge – wilt maken. Verder kun je bepalen of afbeeldingen moeten worden afgedrukt, of je grijstinten wilt gebruiken, of je een lichtere afdruk wilt (om inkt te besparen) en of je een paginastempel wilt toevoegen. Druk nu simpelweg op de knop Afdrukken (& sluiten) om je document af te drukken met de ingestelde opties.

Je kunt vanuit Fineprint op meerdere manieren inkt en papier besparen.

Tip 09: FinePrint (extra’s)

In de knoppenbalk vind je onder andere een knop om een of meerdere geselecteerde pagina’s te verwijderen, evenals een knop om een pagina te roteren. Bovendien kun je vanuit hier ook eigen tekst toevoegen.

Met de knop met de drie strepen kun je niet alleen je eigen briefhoofden en pagina-stempels (inclusief kop- en voetteksten) maken, maar met Maak nieuwe FinePrint printer kun je ook extra virtuele printers aanmaken met de gewenste instellingen. Zo kun je bijvoorbeeld de printer ‘FinePrint zwart-wit miniboekje’ aanmaken.

Je kunt ook objecten in een document snel herbruikbaar maken. Klik op de knop Momentopname en trek een kader rond het gewenste object in je document. Klik met de rechtermuisknop op dit object en kies Opslaan. Ga vervolgens naar het tabblad Notities (linksboven). Telkens wanneer je dubbelklikt op het toegevoegde object, wordt er een kopie in je document geplaatst. Dit kun je schalen, roteren en verplaatsen.

Het is ook mogelijk om meerdere afdrukopdrachten vanuit verschillende toepassingen naar FinePrint te sturen. Deze worden automatisch gebundeld en kunnen worden beheerd vanuit het hoofdvenster, op het tabblad Taken. Hier kun je individuele opdrachten verplaatsen of verwijderen.

Tot slot, FinePrint is geen pdf-printer, maar als je dat wilt, kun je in het hoofdvenster van FinePrint wel een echte virtuele pdf-printer selecteren (zoals PDF24 of Bullzip PDF Printer) om je aangepaste document als een pdf-bestand op te slaan.

Je kunt je documenten annoteren met stempels, ‘notities’ en meer.

Een originele manier om inkt te besparen: lettertypes met gaatjes.