Natuurlijk kun je chatten met collega’s en kennissen via een app als WhatsApp. Maar als je ook schermbeelden, media en andere bestanden wilt delen of een echte community wilt opbouwen, voldoen veel apps niet en ben je beter af met een eigen Discord-server. Deze is niet alleen gratis, maar ook eenvoudig en snel op te zetten.

Discord is een veelzijdig digitaal distributieplatform, ontworpen voor het maken van online gemeenschappen. Het bestaat inmiddels acht jaar. Aanvankelijk richtte Discord zich vooral op gamers, maar intussen hebben diverse groepen en organisaties het platform omarmd. Of je nu een communicatiekanaal wilt opzetten met vrienden, medestudenten, collega’s of leden van je club of vereniging: Discord is hiervoor uitstekend geschikt.

Hoewel je Discord direct na je registratie als chatkanaal kunt gebruiken, zonder verdere configuratie, komt de tool pas echt goed tot zijn recht als je je eigen Discord-server inricht. Dit lijkt misschien ingewikkeld, maar deze workshop laat zien dat het eigenlijk heel eenvoudig is. Je hoeft er zelfs geen eigen machine voor in te zetten.

Account

Om te beginnen met Discord, moet je een (gratis) account aanmaken, net als bij de meeste andere diensten. Ga naar www.discord.com en klik op Open Discord in je browser. Kies een gebruikersnaam, en ga akkoord met de servicevoorwaarden en het privacybeleid. Vul vervolgens je geboortedatum in en sluit op dit moment het venster van Zet je eerste Discord-server op nog zonder verder iets te doen. Vul een e-mailadres en wachtwoord in en bevestig met Account claimen.

Je kunt Discord gewoon in je browser blijven gebruiken, maar er zijn ook desktopapplicaties en mobiele apps beschikbaar via www.discord.com/download voor Windows, Linux, macOS, Android en iOS. Deze apps bieden vergelijkbare mogelijkheden. De desktopapplicatie voor Windows lijkt overigens sterk op de web-app.

Kennismaking

Voordat we onze eigen server opzetten, laten we eerst zien hoe je kunt chatten met anderen binnen Discord. Link onderaan zie je je gebruikersnaam gevolgd door je persoonlijke Discord-tag (bijvoorbeeld Toon#1234). Je kunt je eigen weergavenaam en avatar aanpassen door linksonder op je avatar te klikken en vervolgens op het potloodpictogram te drukken.

Om iemand uit te nodigen om met je te chatten, voer je in het veld <gebruikersnaam>#<discordtag> van die persoon in (let op: dit is hoofdlettergevoelig) en klik je op Vriendschapsverzoek sturen. Zodra de ontvanger Discord opent, ontvangt hij of zij een melding van je verzoek (te zien onder In afwachting) en kan die persoon dit accepteren, waarna hij of zij in jouw vriendenlijst verschijnt.

Om met iemand te chatten, klik je op zijn of haar naam en kun je meteen berichten versturen, vergelijkbaar met andere berichtenapps. Je kunt je bericht ook opfleuren met gif's, stickers en emoji.

Bovenaan zie je knoppen waarmee je een spraakoproep of videogesprek kunt starten. Houd er rekening mee dat je app of browser toegang moet hebben tot je microfoon en/of camera als je deze functies wilt gebruiken. Dit kun je instellen via de knoppen linksonder. Als je een videogesprek hebt gestart, vind je hier tevens een knop om je scherm te delen.

Van bots tot rollen

Als je langer dan drie minuten alleen bent in een videochatruimte, kan er plotseling een geautomatiseerd chatprogramma oftewel bot, verschijnen om bandbreedte te besparen en je gesprek te verbreken.

Als je nog geen gesprekspartners hebt en toch al wat wilt uitproberen, klik dan links op de knop Vindbare servers bekijken en voer een trefwoord in (we hebben het bijvoorbeeld getest met de term OpenAI). Als alles goed gaat, verschijnen er enkele servers en hoef je er maar een te selecteren om deel te nemen aan een van de beschikbare communicatiekanalen, zoals opgesomd in de linkerzijbalk. Houd er rekening mee dat je mogelijk eerst lid moet worden van de community en akkoord moet gaan met de spelregels. Dit wordt duidelijk aangegeven.

Zodra je binnen bent, kun je rechtsboven op de knop Ledenlijst tonen klikken. Je zult snel merken dat de leden zijn onderverdeeld in verschillende groepen of rollen, elk met verschillende machtigingen. Als nieuwkomer in de groep zullen je rechten (voorlopig) beperkt zijn.

Server maken

We hebben al redelijk wat Discord-jargon gebruikt, zoals servers, kanalen, bots en rollen, en het is dus hoog tijd dat we zelf aan de slag gaan.

Ons Discord-avontuur begint door in de linkerzijbalk op de plusknop Voeg een server toe te drukken. Er verschijnt een dialoogvenster waar je kiest tussen verschillende sjablonen, zoals Gaming, Schoolclub of Studiegroep, of kiest voor Zelf één creëren. Laten we meteen voor die laatste optie gaan.

Er wordt vervolgens gevraagd naar je beoogde doelgroep en opzet (bijvoorbeeld voor vrienden, een club of een community), maar je kunt deze vraag ook gerust overslaan. In het volgende venster bedenk je een geschikte servernaam en krijg je de mogelijkheid om een pictogram voor je server te uploaden. Bevestig je keuzes met Creëren.

Je server wordt nu linksboven weergegeven. Je kunt meteen vrienden uitnodigen of je eerste bericht sturen, maar het lijkt ons een goed idee om je server eerst wat verder in te richten.

Kanalen maken

Een zinvolle eerste stap is het aanmaken van kanalen. Dit zijn chatruimtes bedoeld voor communicatie over specifieke onderwerpen of deelonderwerpen. In je nieuwe server zie je standaard twee grote categorieën: Tekstkanalen en Spraakkanalen. Deze namen spreken ongetwijfeld voor zich.

Op dit moment heeft elke categorie één kanaal, genaamd 'algemeen'. Deze naam zegt helaas weinig, dus het is verstandig om de namen aan te passen. Klik hiervoor op het tandwielpictogram Kanaal bewerken naast het kanaal.

Je kunt ervoor kiezen om het kanaal te verwijderen en een nieuw kanaal aan te maken door op de plusknop naast een categorie te klikken en aan te geven tot welke categorie het nieuwe kanaal moet behoren. Maar het is waarschijnlijk eenvoudiger om gewoon een meer betekenisvolle naam te bedenken voor het kanaal 'algemeen'. Bevestig je wijzigingen wel telkens met de knop Wijzigingen opslaan waarna je met het kruispictogram Esc naar het hoofdvenster terugkeert.

Het aantal en de specifieke kanalen die je nodig hebt voor je Discord-server hangen volledig af van je doelen. Stel dat je bijvoorbeeld een kanaal wilt om je clubleden niet alleen te laten (video)chatten, maar ook om foto’s, streams en video’s van clubevenementen te uploaden, dan kun je bijvoorbeeld de volgende tekstkanalen overwegen: welkom, serverregels, faqs en praatjes. Voor spraakkanalen zou je kanalen zoals foto’s, video’s en streams kunnen maken.

Categorieën maken

Je hebt nu al een aantal kanalen gemaakt en deze ondergebracht in een van de standaardcategorieën. Maar misschien passen kanalen zoals welkom, serverregels en faqs niet echt goed in een van deze standaardcategorieën, omdat het meer gaat over eenrichtingsinformatie dan over wederzijdse communicatiekanalen. Geen probleem, want je kunt hier eenvoudig zelf een nieuwe categorie voor maken.

Klik bovenaan op je servernaam en kies Categorie aanmaken. Je kunt deze categorie bijvoorbeeld welkom noemen. Laat het onderdeel Privécategorie (voorlopig) uitgeschakeld en bevestig met Categorie aanmaken. Nu sleep je eenvoudig alle gewenste kanalen naar deze categorie en pas je op dezelfde manier ook de volgorde van je kanalen en categorieën aan. Het is bijvoorbeeld logisch om de categorie welkom bovenaan te plaatsen.

Je kunt ook de namen van bestaande categorieën (zoals Tekstkanalen en Spraakkanalen) aanpassen. Klik met de rechtermuisknop op een categorie en kies Categorie wijzigen. In het overzicht verander je vervolgens de naam.

Leuk om te weten: hoewel je geen spaties of hoofdletters kunt typen in de namen van tekstkanalen, kun je wel allerlei symbolen gebruiken, zoals die in de leuke collectie op www.coolsymbol.com. Kopieer het gewenste symbool en plak het met Ctrl+V in de naam van het kanaal of de categorie.

Rollen definiëren

We kunnen ons voorstellen dat je bepaalde personen meer of minder rechten wilt geven dan anderen. Je wilt bijvoorbeeld niet dat willekeurige bezoekers het recht hebben om leden te verbannen of zomaar berichten te plaatsen in een kanaal zoals serverregels.

Je kunt dit machtigingsbeleid in Discord regelen met rollen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van je server en selecteer Serverinstellingen. Ga naar het gedeelte Rollen en klik op Rol maken. Vul een geschikte rolnaam in, kies een rolkleur en eventueel een pictogram.

Voor een overzichtelijker weergave is het ook raadzaam om de optie Geef de rolleden afzonderlijk weer van de online leden in te schakelen. Bevestig de wijzigingen door op Wijzigingen opslaan te klikken, zodat de nieuwe rol aan de linkerkant in de lijst wordt weergegeven. Hier vind je ook de plusknop Rol maken, waarmee je aanvullende rollen kunt maken, zoals Lid, Moderator, Beheerder en Bot (op deze laatste komen we in de laatste paragraaf van dit artikel terug).

Nadat je de gewenste rollen hebt aangemaakt, versleep je ze met de muis om ze in dalende hiërarchie te plaatsen. In ons voorbeeld zou je Bot bovenaan plaatsen, gevolgd door Beheerder, Moderator en Lid.

Machtigingen toekennen

Nu we de gewenste rollen hebben gemaakt, moeten we ze nog de juiste machtigingen toekennen. Dit gaat als volgt: ga opnieuw naar Serverinstellingen en selecteer Rollen. Klik op het potloodpictogram Bewerken naast de gewenste rol. Laten we hier de rol van Moderator als voorbeeld nemen.

Open het tabblad Machtigingen en activeer bijvoorbeeld de volgende machtigingen: Gebruikersnamen beheren, Leden verwijderen, Leden verbannen, Leden time-out geven, Berichten beheren, Threads beheren en onderaan vind je ook opties zoals Microfoon van leden dempen, Geluid van leden onhoorbaar maken en Leden verplaatsen.

Bevestig je keuzes door op Wijzigingen opslaan te klikken. Ken ook de gewenste machtigingen toe aan de andere rollen. Er zijn meer dan veertig machtigingen beschikbaar. We raden aan om de machtigingen Server beheren en Beheerder uitsluitend aan de rol Beheerder toe te kennen.

Natuurlijk moeten de leden nog de juiste rol krijgen toegewezen: klik onderaan het venster met de rollen op Leden bekijken (in de kolom Leden) en klik op Voeg leden toe aan deze rol. Selecteer de gewenste leden en bevestig met Toevoegen. Zoals gezegd in paragraaf ‘Kennismaking’ kun je vrienden ook uitnodigen om lid te worden.

Kanaalrechten instellen

Het is ook mogelijk om specifieke rechten op kanaalniveau in te stellen. Stel dat je bijvoorbeeld in een uploadkanaal voor mediabestanden wilt voorkomen dat leden (tekst)berichten kunnen plaatsen. Klik hiervoor op het tandwielpictogram naast het kanaal en selecteer Kanaal bewerken. Ga naar de sectie Machtigingen en open Geavanceerde machtigingen. Voor de meeste machtigingen kun je de standaardinstellingen behouden, maar je kunt bijvoorbeeld expliciet de machtiging Kanaal bekijken inschakelen (om geüploade mediabestanden te kunnen zien) en Berichten verzenden uitschakelen.

Als je je kanalen logisch hebt ondergebracht in categorieën, is er een efficiëntere manier om de machtigingen in te stellen. Je kunt dit op categorieniveau doen. Klik met de rechtermuisknop op een categorie en selecteer Categorie bewerken. Ga ook hier naar het gedeelte Machtigingen. Standaard is @everyone geselecteerd bij Rollen/leden. Stel de gewenste machtigingen in voor @everyone. Waarschijnlijk wil je de rol Moderator minder beperkingen opleggen. Klik op het plusknopje naast Rollen/leden en selecteer Moderator. Pas de aangepaste machtigingen aan voor deze rol.

Als je teruggaat naar het hoofdvenster, zul je merken dat alle kanalen die tot deze categorie behoren automatisch dezelfde machtigingen hebben overgenomen.

Bots gebruiken

Om jezelf te ondersteunen en te helpen met het beheer van je server, is het handig om gebruik te maken van bots. Op websites zoals www.top.gg vind je een breed scala aan Discord-bots, vaak volgens een freemium-model. Wij vinden bots als Mee6 en Libertas absoluut nuttig. We nemen die laatste als voorbeeld.

Ga naar de bijbehorende website en klik op Add features om de mogelijkheden te verkennen en klik vervolgens op Add to Discord. Geef de bot toestemming om toegang te krijgen tot je Discord-account door op Autoriseren te klikken. Selecteer je server en klik op de knop Add Libertas. Bevestig met Doorgaan. Tenzij je dit wilt aanpassen, laat je alle gevraagde machtigingen geselecteerd en klik je nogmaals op Autoriseren. Je wordt nu naar een scherm geleid met een aantal beschikbare functies of plug-ins. We nemen de plug-in Embeds als voorbeeld. Klik op Add New Embed en selecteer een van je kanalen in het uitklapmenu (een goede keuze is bijvoorbeeld het kanaal serverregels). Geef een naam op en plak de gewenste tekst in. Bevestig met Confirm. Wanneer iemand dit kanaal opent in je Discord-server, verschijnt de bottekst meteen.

Er zijn natuurlijk nog veel meer plug-ins, een breed scala aan andere bots en nog veel meer geavanceerde instellingen in Discord. Je serveravontuur is dus nog lang niet voltooid.

Veel plezier met Discord!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).