Werken met LibreOffice
Iedereen gebruikt een tekstverwerker, spreadsheet en presentatieprogramma, maar dat betekent niet dat je per se met Microsoft Office in zee moet. LibreOffice is de ongekroonde koning van de MS Office-alternatieven. Het pakket is gratis en bestanden die gemaakt zijn in Word, Excel en PowerPoint zijn compatibel met LibreOffice. Meer nog, wie met de Microsoft-programma’s heeft gewerkt, zal met deze opensource tegenhanger voortdurend een gevoel van herkenning hebben.
Tip 01: Desktoptoepassingen
LibreOffice 6.1.4 is een groep desktoptoepassingen die bestaat uit een tekstverwerker (Writer), een toepassing om spreadsheets te maken (Calc), een presentatie-app (Impress), een programma om vectorafbeeldingen te creëren (Draw), een databaseprogramma (Base) en een afzonderlijke wiskundemodule (Math). Je draait deze programma’s als desktopapplicaties. Er bestaat ook een online versie die je op je eigen webserver moet installeren. Die is daardoor minder geschikt voor de thuisgebruiker. Trouwens, het feit dat deze kantoorsuite geen gegevens opslaat op een externe server, geeft natuurlijk ook gemoedsrust. Je hoeft je geen zorgen te maken over wat Microsoft, Google of Apple met jouw gegevens doen. De toepassingen zien eruit als wat oudere versies van MS Office, maar dat is niet direct een nadeel. Toen het fameuze lint in 2007 werd geïntroduceerd was niet iedereen laaiend enthousiast over deze interface. De lint-haters zullen opgelucht zijn dat in LibreOffice de menustructuur van de oudere versie van Microsoft Office imiteert.
©PXimport
Tip 02: Downloads
Afhankelijk van het besturingssysteem dat je gebruikt, download je het juiste LibreOffice-installatiepakket hier. Er is een versie beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Op de homepage van LibreOffice vind je ook het Help Pack (Dutch). Daarvoor klik je eerst op de groene Download nu-knop. Daarna zie je de Ingebouwde helpfunctie in het Nederlands staan. Het gaat om een bestand van 2,2 MB dat in hulp voorziet bij offline gebruik. Na installatie van LibreOffice op Windows moet je de computer even herstarten.
LibreOffice opent razendsnel. Je komt in een venster met aan de linkerkant een menu om de toepassing te selecteren die je wilt starten. Aan de rechterkant herken je snelkoppelingen naar documenten die je recent hebt opgeslagen. De eerste keer dat je deze suite opent, is dit veld dus leeg. Er is ook een knop Sjablonen, die je bij een aantal templates brengt voor iedere applicatie. Het moet gezegd: het aanbod sjablonen is beperkt. Je kunt via de functie Sjabloonbeheer wel nog nieuwe modellen van internet importeren.
©PXimport
Tip 03: Werkbalken
Met Writer kun je alles schrijven: van kleine memo’s tot volledige boeken. De standaardwerkbalk bevat alles om je tekstdocumenten op te maken. Er staan zelfs knoppen bij om het document per e-mail te verzenden of om het document op te slaan in pdf-formaat. Op de werkbalk vind je ook de functies om de tekst in secties te splitsen, om tabellen te maken en om illustraties toe te voegen. Writer heeft zelfs een speciale werkbalk om formulieren te ontwerpen die je in het docx- of in het pdf-formaat bewaart. Bij het opmaken van de formulieren kun je besturingselementen toevoegen zoals keuzelijsten, keuzevakjes, labels en velden.
©PXimport
Lint-interface
Houd je toch van de nieuwe interface van Office met het Lint? In LibreOffice 6 is die standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem wel tevoorschijn halen via de Experimentele functies. Ga eerst naar Extra / Opties / LibreOffice / Geavanceerd en zet een vinkje bij Zet experimentele functies aan. Daarna herstart je LibreOffice. Vervolgens schakel je het lint in via Beeld / Gebruikersinterface. Daar heb je nu vier nieuwe weergaven: Contextuele groepen, Tabblad, Groepen en Groepen compact. De laatste geeft de meest gestroomlijnde versie van de werkbalk.
©PXimport
Tip 04: Autocorrectie en woordinvulling
Wanneer je begint te typen, merk je dat je tekst al gecorrigeerd wordt. De autocorrectie is standaard al op het Nederlands ingesteld. Woorden die de corrector niet herkent, zal hij markeren met een rood golflijntje. In het contextmenu (dat je bovenhaalt met de rechtermuisknop) lees je de suggesties voor deze onderlijnde woorden en via dezelfde weg kun je het verdachte woord toevoegen aan je persoonlijk woordenboek. Een sterke verbetering in versie 6 is dat de spelligcontrole van LibreOffice een toegevoegd woord ook zal herkennen in afleidingen en samenstellingen. Als je vroeger het woord ‘usb’ aan je woordenlijst toevoegde, dan herkende de corrector ‘micro-usb’ en 'usb-aansluiting' nog steeds niet. Nu dus wel. In het contextmenu vind je ook de opdrachten De taal van de selectie instellen en De taal van de alinea instellen.
Writer ondersteunt zelfs woordinvulling, een functie die sommige gebruikers liefhebben en andere haten. Met woordinvulling probeert Writer te raden welk woord je aan het typen bent. Wanneer je daarmee akkoord gaat, druk je op Enter, anders typ je gewoon verder. Om deze woordinvulling in of uit te schakelen ga je naar Extra / Opties voor AutoCorrectie en dan gebruik je het tabblad Woordinvulling.
©PXimport
AutoTekst
Maak het jezelf gemakkelijk en laat stukjes tekst die je vaak gebruikt invoeren door AutoTekst. Wil je bijvoorbeeld de slotformule “Met vriendelijke groeten” gevolgd door je naam en eventueel adres vastleggen in AutoTekst, dan typ je eerst deze tekst, je selecteert hem en je drukt op Ctrl+F3. In het AutoTekst-venster geef je dit fragment een naam en je kiest een sneltoets. In het vak daaronder klik je op de categorie Mijn Autotekst. Daarna klik je op de AutoTekst-knop waar je de optie Nieuw kiest. Sluit dit venster. Wanneer je later tijdens het schrijven de sneltoets gebruikt en daarna de F3-toets indrukt, zal Writer de geselecteerde tekst automatisch invoegen.
©PXimport
Tip 05: Zijbalk
Omdat de traditionele werkbalk onvoldoende ruimte heeft om alle mogelijkheden van een moderne tekstverwerker te tonen, werkt LibreOffice met een multifunctionele zijbalk. Clipart vind je in de zijbalk onder Galerij. Het paneel Opmaakprofielen haal je tijdens het schrijven ook uit de zijbalk. Wie een beetje verstandig met een tekstverwerker omgaat, werkt met opmaakprofielen om de koptekst, de citaten, de lijsten steeds op dezelfde manier op te maken. De opmaakprofielen zijn gevuld met een breed gamma aan vooraf gemaakte stijlen, maar je kunt uiteraard ook je eigen stijlen toevoegen. Een andere tool die je hier terugvindt is de Navigator. Die komt van pas als het document erg lang wordt. Met behulp van de Navigator spring je heen en weer in het document op basis van de koppen, bladwijzers, afbeeldingen, opmerkingen, links en objecten. Geef een object in je document een naam zodat dit als anker voor de Navigator kan fungeren. Daarnaast is er nog een paneel Eigenschappen voor de tekstopmaak en een paneel Pagina om de marges, de oriëntatie en de kop- en voettekst te regelen.
©PXimport
Tip 06: Extensiecentrum
Standaard heeft LibreOffice de Nederlandse woordenlijst en woordafbrekingen geïnstalleerd. Wil je deze tekstverwerker ook inzetten om in andere talen te schrijven, dan wil je de woordenlijsten van die vreemde taal natuurlijk ook installeren. Je haalt die extra talen binnen via het menu Extra / Extensiebeheer. In dit venster beheer je de extensies die je ooit hebt geïnstalleerd en via de knop Haal meer extensies online maak je verbinding met de online extensiebank van LibreOffice. Behalve allerhande woordenboeken vind je hier hulpmiddelen voor de modules Draw, Base en Math en allerlei modeldocumenten die andere gebruikers hebben gedeeld. Er zit interessant materiaal bij, zoals een tool om voertuigonkosten te berekenen, een extensie om tekstvakken te voorzien van dummy-tekst, een sjabloon om de suikerwaarden in het bloed bij te houden en veel meer. Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd, moet je LibreOffice wel even herstarten.
©PXimport
Compatibel
We willen iedereen geruststellen die bang is om op dit gratis pakket te vertrouwen in een wereld waar Microsoft Office door meer dan een miljard mensen wordt gebruikt. LibreOffice werkt met het OpenDdocument-formaat zoals .odt voor tekst, maar het pakket is uitstekend compatibel met Microsoft Office. Het was al lang geen enkel probleem om een document te bewaren in het doc- of docx-formaat, of presentaties met ingesloten video’s om te zetten naar het pptx-formaat van PowerPoint. In Writer is het mogelijk om documenten te exporteren naar het epub-formaat waardoor je e-books kunt produceren vanuit deze tekstverwerker. Zelfs QuarkXPress-bestanden laten zich importeren. Exporteren naar pdf kan uiteraard ook. Bovendien kun je het document in de pdf-opties beveiligen met een wachtwoord. Zo bepaal je of de ontvanger het document mag openen, wijzigen, afdrukken of de inhoud kopiëren.
©PXimport
Tip 07: Werkbladen
Wie ooit in Excel heeft gewerkt, vindt in Calc onmiddellijk zijn draai. Elk spreadsheet kan uit verschillende werkbladen bestaan en elk blad is opgebouwd uit cellen die je vult met tekst, getallen en formules. Onder in beeld zie je de werkbladen die in het spreadsheet zitten. Calc gebruikt de Open Document-indeling .ods om rekenbladen op te slaan, maar je kunt het bestand ook exporteren naar het xls-formaat voor Excel of naar verschillende bestandsindelingen zoals csv-, pdf-, html.
Om snel een waarde in een cel op te maken als valuta, percentage, datum, aantal of decimaal getal, gebruik je de knoppen van de werkbalk Opmaak. In Calc vinden we weer de handige zijbalk terug, waar je in het paneel Eigenschappen de opmaak van de cellen vastlegt. Wil je bijvoorbeeld dat alle negatieve getallen in het rood verschijnen, dan vink je die optie aan in dit paneel. Calc ondersteunt geavanceerde functies zoals draaitabellen en kan aan de hand van huidige gegevens voorspellingen doen voor de toekomst.
Tip 08: Formules
Geen spreadsheet zonder formules … Wanneer je in de zijbalk op de fX-knop klikt, opent zich het paneel Functies. Alle formules zijn opgesteld in het Nederlands en om het overzicht te behouden in het enorme aanbod organiseert LibreOffice de formules in categorieën zoals Financieel, Logisch, Wiskundig enzovoort. Wanneer je in Calc een aantal cellen met getallen selecteert, verschijnt standaard de som van die waarden in de statusbalk. Je kunt hier ook andere berekeningen laten verschijnen door op het knopje te klikken waar nu Som= staat.
Wil je bepaalde gegevens weergeven in grafieken? Dat werkt hetzelfde als in Excel: je selecteert een bereik en klikt dan op de knop Diagram. Hierdoor opent zich de Assistent Diagrammen die je door de verschillende keuzestappen leidt. Het moet wel gezegd worden dat de verschillende diagrammen op grafisch vlak moeten onderdoen voor Excel.
©PXimport
Tip 09: Delen
In de spreadsheet-module Calc kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig aan hetzelfde werkblad werken. Daarvoor moet elke gebruiker die wil samenwerken een naam opgeven in Extra / Opties / LibreOffice / Gebruikersgegevens. Daarna activeert de degene die het werkblad aanmaakt de samenwerking op dit rekenblad met Extra / Werkblad delen. Hierdoor wordt het document opgeslagen in de modus Delen en dat merk je in de titelbalk. Wanneer een van de gebruikers het gedeelde document opslaat, zal dit document zichzelf updaten, zodat de gebruiker de laatste versie ziet van alle wijzigingen die zijn opgeslagen door alle gebruikers.
©PXimport
Tip 10: Vectoren
Draw is een typisch vectortekenprogramma, hoewel het ook bewerkingen kan uitvoeren op rasterafbeeldingen. Dit tekenpakket heeft een set tools aan boord om technische tekeningen te maken met 2D- en 3D-manipulatie. Een Draw-tekening kan een maximale paginagrootte van 300 cm bij 300 cm hebben, wat dus wel van pas kan komen bij het produceren van technische tekeningen, brochures en posters. Vectorafbeeldingen zijn samengesteld uit geometrische elementen, zoals lijnen, cirkels en polygonen. Het enorme voordeel van vectorafbeeldingen is dat je ze kunt schalen zonder kwaliteitsverlies.
Draw wisselt de afbeeldingen makkelijk uit met de rest van de LibreOffice-suite. Je kunt ook met tekeningen werken in Writer of Impress, die je dan aanpast met een subset van hulpmiddelen in Draw. En wanneer je een pdf-document wil bewerken in LibreOffice, zal het pakket het pdf-bestand openen in Draw.
Tip 11: Lagen
Je maakt en bewerkt de tekening op de grote werkruimte in het midden. Op dit werkvlak plaats je vormen, tekstvakken en afbeeldingen. Een tekening kun je ook over verschillende pagina’s verdelen. In dat geval is het paneel Pagina’s erg handig om in beeld te zeten. Bovendien kan Draw elementen op verschillende lagen manipuleren. Met behulp van lagen organiseer je complexe onderwerpen in logische groepen. Onderaan het werkvlak zie je uit hoeveel lagen de tekening bestaat en van iedere laag kun je de transparantie instellen.
©PXimport
Tip 12: Afbeeldingsstijlen
De zijbalk in Draw heeft vier panelen, waarvan maar één paneel tegelijk geopend kan zijn. Ook hier is het eerste paneel de Eigenschappen, waarmee je de positie, het lettertype en de schaduwen instelt. In het paneel Galerij zit een collectie objecten, vormen, pijlen, 3D-objecten en elementen stroomdiagrammen te maken. Net zoals je tekststijlen kunt vastleggen, is het in Draw mogelijk om afbeeldingsstijlen op objecten toe te passen via de sectie Opmaakprofielen. Op die manier kun je het uiterlijk van alle elementen die zijn opgemaakt met een bepaald profiel, tegelijk wijzigen door hun opmaakprofiel aan te passen. Ten slotte zit in de zijbalk ook de Navigator, waarmee je snel tussen de pagina’s in de tekening navigeert. Standaard slaat Draw de afbeeldingen op in het open document formaat .odg, maar je kunt via de functie Exporteren het project ook wegschrijven naar de bitmap-formaten .bmp, .gif, .jpg, .png, .tiff en naar de vectorformaten .eps, .svg.
©PXimport
Tip 13: Dia’s schikken
De PowerPoint van LibreOffice heet Impress. In versie 6 is de standaardgrootte van een dia 16:9, wat overeenkomt met de verhouding van recente schermen en projectors. De dia’s die je maakt, zullen veelal verschillende elementen bevatten: tekst, lijsten met opsommingstekens, tabellen, grafieken, foto’s en tekeningen. Het hoofdvenster bestaat uit het deelvenster Dia’s, de werkruimte en de zijbalk. De gemeenschappelijke functies van alle LibreOffice-applicaties hebben een samenhangende gebruikersinterface, zodat je ook hier snel de knoppen herkent om de dia’s op te maken. Het paneel Dia’s bevat alle onderdelen van de presentatie in de juiste volgorde. Om die volgorde aan te passen of om snel een aantal dia’s te verwijderen, open je de Diasorteerder via het menu Beeld. Wanneer je denkt dat een dia tijdelijk overbodig is maar hem niet direct wilt verwijderen, dan kun je hem verbergen via het rechtermuisknopmenu.
©PXimport
Tip 14: Inhoud
Net zoals in PowerPoint bepaal je bij iedere nieuwe dia welke lay-out je wilt hebben. Die indeling bevat de plaatsaanduidingen voor de inhoud. Wanneer je zo’n tekstvak vult, zal die automatisch de opmaak aannemen van de geselecteerde diastijl. Op die manier blijft je presentatiestijl consistent. Uiteraard kun je met de knop Tekstvak zelf tekstvakken toevoegen. Ook tabellen, grafieken, tekeningen en ontwerpen uit Draw plaats je op de dia via de opdracht Invoegen. Hier vind je ook direct de functie om video en audio toe te voegen. Deze mediabestanden moeten lokaal op de harde schijf staan. Op vlak van video-ondersteuning merk je de beperking van deze kantoortoepassing.
Overigens is het bij geen enkele toepassing van LibreOffice mogelijk om filmpjes van internet in te voegen. Bovendien moet je de documenten in Writer, Calc, Impress of Draw opslaan in de Open Document-indelingen, anders worden de video’s niet in de bestanden opgeslagen.
Tip 15: Overgangen en animaties
In de zijbalk bevindt zich een paneel genaamd Diawissel, met een breed aanbod aan overgangen waarvan je de duur kunt instellen. In het paneel daaronder selecteer je de animaties om bepaalde elementen van de presentatie te benadrukken. Het zijpaneel Hoofddia’s gebruik je om een volledig andere diastijl te kiezen, maar die wordt alleen toegepast op de geselecteerde dia(’s).
Klik op de knop Diavoorstelling of druk op F5 om de presentatie te starten. Wanneer je het contextmenu gebruikt tijdens de diavoorstelling, kun je de muisaanwijzer wijzigen in een pen waarvan de lijndikte en kleur aanpasbaar is. Tijdens de presentatie schakelt Impress naar de Presenter-console. In deze persentatiemodus ziet de spreker op zijn laptop- of op zijn desktopscherm de huidige dia en de dia die dadelijk volgt. Bovendien kan hij de opmerkingen lezen die hij vooraf bij bepaalde dia’s heeft genoteerd. Deze console werkt alleen wanneer twee beeldschermen zijn aangesloten. Uiteraard is het ook mogelijk om hand-outs in verschillende lay-outs af te drukken.
Open als standaard
LibreOffice ondersteunt het Open Document Format en dit slaat aan bij verschillende overheden. De Britse overheid koos enkele jaren geleden voor dit opensource-formaat, en in Nederland zien we dezelfde trend. Sinds 1 januari 2009 moeten alle overheden, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, hun documenten ook in odf-formaat aanbieden. Het voordeel van zo’n open standaard is dat de organisatie geen MS Office-softwarelicenties voor elke computer hoeft te betalen. Bovendien loop je als gebruiker geen risico dat de ontwikkelaar op een dag met zijn product stopt, waardoor je dan ineens niet langer toegang hebt tot documenten die opgeslagen zijn in de eigen indeling. Dit laatste is in het verleden gebeurd met de gebruikers van Microsoft Works.
Tip 16: Base
De databasesoftware Base is vergelijkbaar met Microsoft Access. Deze module is een onderdeel dat de thuisgebruiker waarschijnlijk het minst zal gebruiken. Toch is dit een krachtige tool waarmee je zelfs een MySQL-database aanspreekt en beheert. Iedere keer dat je Base start, verschijnt de Database Wizard waar je drie opties hebt: een gloednieuwe database maken, een bestaande database van de computer af openen, of verbinding maken met een database die gemaakt is in een andere toepassing. Daarna maak je velden in verschillende tabellen aan, zodat je de records kunt vullen met informatie. Databases zijn gemaakt om ontzettend veel informatie te beheren, daarom is het fijn dat Base een uitgebreid en aanpasbaar zoeksysteem bevat.
©PXimport
Tip 17: Math
De laatste component die in LibreOffice aanwezig is, is een editor om wiskundige formules te noteren en te bewerken. Je kunt Math toepassen in de LibreOffice-documenten, of je gebruikt de tool als zelfstandige applicatie. Wanneer je een formule wilt invoegen in een LibreOffice-document, plaats je de cursor op de juiste locatie en selecteer je de menuoptie Invoegen / Object / Formule. Gebruik je Math als zelfstandige tool, dan kun je een formule bewaren als afzonderlijk math-bestand. Math maakt het de gebruiker makkelijk om formules te typen. Als je bijvoorbeeld een breuk wilt invoegen, klik je op het breukpictogram in het venster Elementen, waarna je de waarden invult tussen de accolades. Iedere formule kun je opmaken met behulp van het submenu Indeling. Op die manier kies je het lettertype en de tekengrootte.
©PXimport
