Iedereen gebruikt een tekstverwerker, spreadsheet en presentatieprogramma, maar dat betekent niet dat je per se met Microsoft Office in zee moet. LibreOffice is de ongekroonde koning van de MS Office-alternatieven. Het pakket is gratis en bestanden die gemaakt zijn in Word, Excel en PowerPoint zijn compatibel met LibreOffice. Meer nog, wie met de Microsoft-programma’s heeft gewerkt, zal met deze opensource tegenhanger voortdurend een gevoel van herkenning hebben.

Tip 01: Desktoptoepassingen

LibreOffice 6.1.4 is een groep desktoptoepassingen die bestaat uit een tekstverwerker (Writer), een toepassing om spreadsheets te maken (Calc), een presentatie-app (Impress), een programma om vectorafbeeldingen te creëren (Draw), een databaseprogramma (Base) en een afzonderlijke wiskundemodule (Math). Je draait deze programma’s als desktopapplicaties. Er bestaat ook een online versie die je op je eigen webserver moet installeren. Die is daardoor minder geschikt voor de thuisgebruiker. Trouwens, het feit dat deze kantoorsuite geen gegevens opslaat op een externe server, geeft natuurlijk ook gemoedsrust. Je hoeft je geen zorgen te maken over wat Microsoft, Google of Apple met jouw gegevens doen. De toepassingen zien eruit als wat oudere versies van MS Office, maar dat is niet direct een nadeel. Toen het fameuze lint in 2007 werd geïntroduceerd was niet iedereen laaiend enthousiast over deze interface. De lint-haters zullen opgelucht zijn dat in LibreOffice de menustructuur van de oudere versie van Microsoft Office imiteert.

©PXimport

Tip 02: Downloads

Afhankelijk van het besturingssysteem dat je gebruikt, download je het juiste LibreOffice-installatiepakket hier. Er is een versie beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Op de homepage van LibreOffice vind je ook het Help Pack (Dutch). Daarvoor klik je eerst op de groene Download nu-knop. Daarna zie je de Ingebouwde helpfunctie in het Nederlands staan. Het gaat om een bestand van 2,2 MB dat in hulp voorziet bij offline gebruik. Na installatie van LibreOffice op Windows moet je de computer even herstarten.

LibreOffice opent razendsnel. Je komt in een venster met aan de linkerkant een menu om de toepassing te selecteren die je wilt starten. Aan de rechterkant herken je snelkoppelingen naar documenten die je recent hebt opgeslagen. De eerste keer dat je deze suite opent, is dit veld dus leeg. Er is ook een knop Sjablonen, die je bij een aantal templates brengt voor iedere applicatie. Het moet gezegd: het aanbod sjablonen is beperkt. Je kunt via de functie Sjabloonbeheer wel nog nieuwe modellen van internet importeren.

©PXimport

Tip 03: Werkbalken

Met Writer kun je alles schrijven: van kleine memo’s tot volledige boeken. De standaardwerkbalk bevat alles om je tekstdocumenten op te maken. Er staan zelfs knoppen bij om het document per e-mail te verzenden of om het document op te slaan in pdf-formaat. Op de werkbalk vind je ook de functies om de tekst in secties te splitsen, om tabellen te maken en om illustraties toe te voegen. Writer heeft zelfs een speciale werkbalk om formulieren te ontwerpen die je in het docx- of in het pdf-formaat bewaart. Bij het opmaken van de formulieren kun je besturingselementen toevoegen zoals keuzelijsten, keuzevakjes, labels en velden.

©PXimport

Lint-interface

©PXimport

Tip 04: Autocorrectie en woordinvulling

Wanneer je begint te typen, merk je dat je tekst al gecorrigeerd wordt. De autocorrectie is standaard al op het Nederlands ingesteld. Woorden die de corrector niet herkent, zal hij markeren met een rood golflijntje. In het contextmenu (dat je bovenhaalt met de rechtermuisknop) lees je de suggesties voor deze onderlijnde woorden en via dezelfde weg kun je het verdachte woord toevoegen aan je persoonlijk woordenboek. Een sterke verbetering in versie 6 is dat de spelligcontrole van LibreOffice een toegevoegd woord ook zal herkennen in afleidingen en samenstellingen. Als je vroeger het woord ‘usb’ aan je woordenlijst toevoegde, dan herkende de corrector ‘micro-usb’ en 'usb-aansluiting' nog steeds niet. Nu dus wel. In het contextmenu vind je ook de opdrachten De taal van de selectie instellen en De taal van de alinea instellen.

Writer ondersteunt zelfs woordinvulling, een functie die sommige gebruikers liefhebben en andere haten. Met woordinvulling probeert Writer te raden welk woord je aan het typen bent. Wanneer je daarmee akkoord gaat, druk je op Enter, anders typ je gewoon verder. Om deze woordinvulling in of uit te schakelen ga je naar Extra / Opties voor AutoCorrectie en dan gebruik je het tabblad Woordinvulling.

©PXimport

AutoTekst

©PXimport

Tip 05: Zijbalk

Omdat de traditionele werkbalk onvoldoende ruimte heeft om alle mogelijkheden van een moderne tekstverwerker te tonen, werkt LibreOffice met een multifunctionele zijbalk. Clipart vind je in de zijbalk onder Galerij. Het paneel Opmaakprofielen haal je tijdens het schrijven ook uit de zijbalk. Wie een beetje verstandig met een tekstverwerker omgaat, werkt met opmaakprofielen om de koptekst, de citaten, de lijsten steeds op dezelfde manier op te maken. De opmaakprofielen zijn gevuld met een breed gamma aan vooraf gemaakte stijlen, maar je kunt uiteraard ook je eigen stijlen toevoegen. Een andere tool die je hier terugvindt is de Navigator. Die komt van pas als het document erg lang wordt. Met behulp van de Navigator spring je heen en weer in het document op basis van de koppen, bladwijzers, afbeeldingen, opmerkingen, links en objecten. Geef een object in je document een naam zodat dit als anker voor de Navigator kan fungeren. Daarnaast is er nog een paneel Eigenschappen voor de tekstopmaak en een paneel Pagina om de marges, de oriëntatie en de kop- en voettekst te regelen.

©PXimport

Tip 06: Extensiecentrum

Standaard heeft LibreOffice de Nederlandse woordenlijst en woordafbrekingen geïnstalleerd. Wil je deze tekstverwerker ook inzetten om in andere talen te schrijven, dan wil je de woordenlijsten van die vreemde taal natuurlijk ook installeren. Je haalt die extra talen binnen via het menu Extra / Extensiebeheer. In dit venster beheer je de extensies die je ooit hebt geïnstalleerd en via de knop Haal meer extensies online maak je verbinding met de online extensiebank van LibreOffice. Behalve allerhande woordenboeken vind je hier hulpmiddelen voor de modules Draw, Base en Math en allerlei modeldocumenten die andere gebruikers hebben gedeeld. Er zit interessant materiaal bij, zoals een tool om voertuigonkosten te berekenen, een extensie om tekstvakken te voorzien van dummy-tekst, een sjabloon om de suikerwaarden in het bloed bij te houden en veel meer. Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd, moet je LibreOffice wel even herstarten.

©PXimport

Compatibel

©PXimport

Tip 07: Werkbladen

Wie ooit in Excel heeft gewerkt, vindt in Calc onmiddellijk zijn draai. Elk spreadsheet kan uit verschillende werkbladen bestaan en elk blad is opgebouwd uit cellen die je vult met tekst, getallen en formules. Onder in beeld zie je de werkbladen die in het spreadsheet zitten. Calc gebruikt de Open Document-indeling .ods om rekenbladen op te slaan, maar je kunt het bestand ook exporteren naar het xls-formaat voor Excel of naar verschillende bestandsindelingen zoals csv-, pdf-, html.

Om snel een waarde in een cel op te maken als valuta, percentage, datum, aantal of decimaal getal, gebruik je de knoppen van de werkbalk Opmaak. In Calc vinden we weer de handige zijbalk terug, waar je in het paneel Eigenschappen de opmaak van de cellen vastlegt. Wil je bijvoorbeeld dat alle negatieve getallen in het rood verschijnen, dan vink je die optie aan in dit paneel. Calc ondersteunt geavanceerde functies zoals draaitabellen en kan aan de hand van huidige gegevens voorspellingen doen voor de toekomst.

Tip 08: Formules

Geen spreadsheet zonder formules … Wanneer je in de zijbalk op de fX-knop klikt, opent zich het paneel Functies. Alle formules zijn opgesteld in het Nederlands en om het overzicht te behouden in het enorme aanbod organiseert LibreOffice de formules in categorieën zoals Financieel, Logisch, Wiskundig enzovoort. Wanneer je in Calc een aantal cellen met getallen selecteert, verschijnt standaard de som van die waarden in de statusbalk. Je kunt hier ook andere berekeningen laten verschijnen door op het knopje te klikken waar nu Som= staat.

Wil je bepaalde gegevens weergeven in grafieken? Dat werkt hetzelfde als in Excel: je selecteert een bereik en klikt dan op de knop Diagram. Hierdoor opent zich de Assistent Diagrammen die je door de verschillende keuzestappen leidt. Het moet wel gezegd worden dat de verschillende diagrammen op grafisch vlak moeten onderdoen voor Excel.

©PXimport

Tip 09: Delen

In de spreadsheet-module Calc kunnen meerdere gebruikers gelijktijdig aan hetzelfde werkblad werken. Daarvoor moet elke gebruiker die wil samenwerken een naam opgeven in Extra / Opties / LibreOffice / Gebruikersgegevens. Daarna activeert de degene die het werkblad aanmaakt de samenwerking op dit rekenblad met Extra / Werkblad delen. Hierdoor wordt het document opgeslagen in de modus Delen en dat merk je in de titelbalk. Wanneer een van de gebruikers het gedeelde document opslaat, zal dit document zichzelf updaten, zodat de gebruiker de laatste versie ziet van alle wijzigingen die zijn opgeslagen door alle gebruikers.

©PXimport

Tip 10: Vectoren

Draw is een typisch vectortekenprogramma, hoewel het ook bewerkingen kan uitvoeren op rasterafbeeldingen. Dit tekenpakket heeft een set tools aan boord om technische tekeningen te maken met 2D- en 3D-manipulatie. Een Draw-tekening kan een maximale paginagrootte van 300 cm bij 300 cm hebben, wat dus wel van pas kan komen bij het produceren van technische tekeningen, brochures en posters. Vectorafbeeldingen zijn samengesteld uit geometrische elementen, zoals lijnen, cirkels en polygonen. Het enorme voordeel van vectorafbeeldingen is dat je ze kunt schalen zonder kwaliteitsverlies.

Draw wisselt de afbeeldingen makkelijk uit met de rest van de LibreOffice-suite. Je kunt ook met tekeningen werken in Writer of Impress, die je dan aanpast met een subset van hulpmiddelen in Draw. En wanneer je een pdf-document wil bewerken in LibreOffice, zal het pakket het pdf-bestand openen in Draw.

Tip 11: Lagen

Je maakt en bewerkt de tekening op de grote werkruimte in het midden. Op dit werkvlak plaats je vormen, tekstvakken en afbeeldingen. Een tekening kun je ook over verschillende pagina’s verdelen. In dat geval is het paneel Pagina’s erg handig om in beeld te zeten. Bovendien kan Draw elementen op verschillende lagen manipuleren. Met behulp van lagen organiseer je complexe onderwerpen in logische groepen. Onderaan het werkvlak zie je uit hoeveel lagen de tekening bestaat en van iedere laag kun je de transparantie instellen.

©PXimport

Tip 12: Afbeeldingsstijlen

De zijbalk in Draw heeft vier panelen, waarvan maar één paneel tegelijk geopend kan zijn. Ook hier is het eerste paneel de Eigenschappen, waarmee je de positie, het lettertype en de schaduwen instelt. In het paneel Galerij zit een collectie objecten, vormen, pijlen, 3D-objecten en elementen stroomdiagrammen te maken. Net zoals je tekststijlen kunt vastleggen, is het in Draw mogelijk om afbeeldingsstijlen op objecten toe te passen via de sectie Opmaakprofielen. Op die manier kun je het uiterlijk van alle elementen die zijn opgemaakt met een bepaald profiel, tegelijk wijzigen door hun opmaakprofiel aan te passen. Ten slotte zit in de zijbalk ook de Navigator, waarmee je snel tussen de pagina’s in de tekening navigeert. Standaard slaat Draw de afbeeldingen op in het open document formaat .odg, maar je kunt via de functie Exporteren het project ook wegschrijven naar de bitmap-formaten .bmp, .gif, .jpg, .png, .tiff en naar de vectorformaten .eps, .svg.

©PXimport

Tip 13: Dia’s schikken

De PowerPoint van LibreOffice heet Impress. In versie 6 is de standaardgrootte van een dia 16:9, wat overeenkomt met de verhouding van recente schermen en projectors. De dia’s die je maakt, zullen veelal verschillende elementen bevatten: tekst, lijsten met opsommingstekens, tabellen, grafieken, foto’s en tekeningen. Het hoofdvenster bestaat uit het deelvenster Dia’s, de werkruimte en de zijbalk. De gemeenschappelijke functies van alle LibreOffice-applicaties hebben een samenhangende gebruikersinterface, zodat je ook hier snel de knoppen herkent om de dia’s op te maken. Het paneel Dia’s bevat alle onderdelen van de presentatie in de juiste volgorde. Om die volgorde aan te passen of om snel een aantal dia’s te verwijderen, open je de Diasorteerder via het menu Beeld. Wanneer je denkt dat een dia tijdelijk overbodig is maar hem niet direct wilt verwijderen, dan kun je hem verbergen via het rechtermuisknopmenu.

©PXimport

Tip 14: Inhoud

Net zoals in PowerPoint bepaal je bij iedere nieuwe dia welke lay-out je wilt hebben. Die indeling bevat de plaatsaanduidingen voor de inhoud. Wanneer je zo’n tekstvak vult, zal die automatisch de opmaak aannemen van de geselecteerde diastijl. Op die manier blijft je presentatiestijl consistent. Uiteraard kun je met de knop Tekstvak zelf tekstvakken toevoegen. Ook tabellen, grafieken, tekeningen en ontwerpen uit Draw plaats je op de dia via de opdracht Invoegen. Hier vind je ook direct de functie om video en audio toe te voegen. Deze mediabestanden moeten lokaal op de harde schijf staan. Op vlak van video-ondersteuning merk je de beperking van deze kantoortoepassing.

Overigens is het bij geen enkele toepassing van LibreOffice mogelijk om filmpjes van internet in te voegen. Bovendien moet je de documenten in Writer, Calc, Impress of Draw opslaan in de Open Document-indelingen, anders worden de video’s niet in de bestanden opgeslagen.

Tip 15: Overgangen en animaties

In de zijbalk bevindt zich een paneel genaamd Diawissel, met een breed aanbod aan overgangen waarvan je de duur kunt instellen. In het paneel daaronder selecteer je de animaties om bepaalde elementen van de presentatie te benadrukken. Het zijpaneel Hoofddia’s gebruik je om een volledig andere diastijl te kiezen, maar die wordt alleen toegepast op de geselecteerde dia(’s).

Klik op de knop Diavoorstelling of druk op F5 om de presentatie te starten. Wanneer je het contextmenu gebruikt tijdens de diavoorstelling, kun je de muisaanwijzer wijzigen in een pen waarvan de lijndikte en kleur aanpasbaar is. Tijdens de presentatie schakelt Impress naar de Presenter-console. In deze persentatiemodus ziet de spreker op zijn laptop- of op zijn desktopscherm de huidige dia en de dia die dadelijk volgt. Bovendien kan hij de opmerkingen lezen die hij vooraf bij bepaalde dia’s heeft genoteerd. Deze console werkt alleen wanneer twee beeldschermen zijn aangesloten. Uiteraard is het ook mogelijk om hand-outs in verschillende lay-outs af te drukken.

Open als standaard

Tip 16: Base

De databasesoftware Base is vergelijkbaar met Microsoft Access. Deze module is een onderdeel dat de thuisgebruiker waarschijnlijk het minst zal gebruiken. Toch is dit een krachtige tool waarmee je zelfs een MySQL-database aanspreekt en beheert. Iedere keer dat je Base start, verschijnt de Database Wizard waar je drie opties hebt: een gloednieuwe database maken, een bestaande database van de computer af openen, of verbinding maken met een database die gemaakt is in een andere toepassing. Daarna maak je velden in verschillende tabellen aan, zodat je de records kunt vullen met informatie. Databases zijn gemaakt om ontzettend veel informatie te beheren, daarom is het fijn dat Base een uitgebreid en aanpasbaar zoeksysteem bevat.

©PXimport

Tip 17: Math

De laatste component die in LibreOffice aanwezig is, is een editor om wiskundige formules te noteren en te bewerken. Je kunt Math toepassen in de LibreOffice-documenten, of je gebruikt de tool als zelfstandige applicatie. Wanneer je een formule wilt invoegen in een LibreOffice-document, plaats je de cursor op de juiste locatie en selecteer je de menuoptie Invoegen / Object / Formule. Gebruik je Math als zelfstandige tool, dan kun je een formule bewaren als afzonderlijk math-bestand. Math maakt het de gebruiker makkelijk om formules te typen. Als je bijvoorbeeld een breuk wilt invoegen, klik je op het breukpictogram in het venster Elementen, waarna je de waarden invult tussen de accolades. Iedere formule kun je opmaken met behulp van het submenu Indeling. Op die manier kies je het lettertype en de tekengrootte.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).