Misschien heb je wel eens van Windows PowerShell gehoord of het gebruikt, maar ook als er geen belletje rinkelt, is dat niet heel verwonderlijk. Met Windows PowerShell kun je complexe handelingen op de computer met commando's eenvoudiger maken. Wat is het, en hoe je kun je het beginnen te gebruiken?

Windows is een grafisch besturingssysteem waar je met de muis activiteiten start en stuurt. Om de interface mooi en opgeruimd te houden, is maar een beperkt aantal functies direct toegankelijk, voor andere moet u diep in het systeem duiken en vaak veel handelingen verrichten. Hetzelfde resultaat, maar dan sneller en gemakkelijker is te bereiken via PowerShell. PowerShell is de command-line-interface van Windows waar je tekstopdrachten aan het besturingssysteem geeft. Lees ook: 80 Tips voor Windows 8.

Nu denken velen als het woord PowerShell valt, dat het heel snel heel moeilijk wordt. Dat hoeft echter helemaal niet. Ook voor dagelijks gebruik heeft PowerShell voldoende te bieden. Iets wat bijvoorbeeld in PowerShell al veel sneller gaat dan in het Windows van de muis, is het verkrijgen van systeeminformatie. Een overzicht van de netwerkkaarten, de MAC-adressen en de IP-configuratie bijvoorbeeld. In PowerShell is het één commando, in Windows veel klikken en vensters openen en sluiten.

Bovendien kun je de output van PowerShell altijd filteren of weer verder verwerken in een volgend commando. Een overzicht van alle gedeelde mappen, een overzicht van de geplande taken, een taak toevoegen, het is allemaal met één commando te doen in PowerShell.

01 De console starten

PowerShell begint met het openen van de console waar je commando's kunt invoeren die de computer uitvoert zodra je op Enter drukt. Windows heeft twee van dergelijke consoles, de Opdrachtprompt en de PowerShell, de laatste is verreweg de krachtigste. Om de PowerShell te starten klik je op Start / Alle programma's / Bureau-accessoires / PowerShell / PowerShell. Gebruik je geen Windows 7, maar Windows 8 of 8.1, druk dan op de Windows-toets om naar de Metro-interface te gaan en typ dan PowerShell. Klik dan op Windows PowerShell.

©PXimport

Windows beschikt over twee commando-vensters. PowerShell is hiervan de meest krachtige.

©PXimport

PowerShell starten via de Metro-interface in Windows 8.

©PXimport

Helemaal overschakelen op de PowerShell is goed mogelijk. De vertrouwde DOS-commando's kun je gewoon blijven gebruiken.

02 Opdrachten geven en uitvoeren

Het PowerShell-venster is op de hongerig knipperende prompt na, helemaal leeg. Die leegte komt al snel intimiderend over (ook omdat er geen enkele aanwijzing is wat je kunt doen). De werking is echter eenvoudig. Achter de prompt kun je een commando typen dat zodra je op Enter drukt, door de computer wordt uitgevoerd.

Om te zien welke versie van PowerShell je gebruikt, typ je het commando host en druk op Enter. Bij Version zie je nu de versie van PowerShell, versie 1 was Windows XP en Vista. Versie 2 tot en met zitten respectievelijk in Windows 7, 8 en 8.1. Om de console te sluiten gebruik het commando Exit opnieuw gevolgd door een druk op Enter. Met de pijltjestoets omhoog en omlaag blader je door eerder gebruikte commando's.

©PXimport

In Windows XP, Vista 7, 8 en 8.1 zitten verschillende versies van PowerShell, al zien die er allemaal hetzelfde uit.

03 Cmdlets

Een opdracht die PowerShell kan uitvoeren heet een cmdlet (command-let). Daarvan bestaan duizenden varianten, maar het aantal dat echt op een pc beschikbaar is, is helemaal afhankelijk van de versie van Windows en eventueel extra geïnstalleerde software. PowerShell in Windows 8 heeft bijvoorbeeld standaard iets meer dan 400 cmdlets. Om ze allemaal te zien, kun je het commando Get-Command gebruiken. Na de Enter vliegt de lange lijst over het scherm.

Blader er doorheen en je ziet dat de naam van een cmdlet meteen ook beschrijft wat het commando doet. De naam begint altijd met een bewerking, dan een streepje en dan het onderdeel waar het commando op uitgevoerd moet worden, bijvoorbeeld Get-Printjob of Set-Date.

©PXimport

PowerShell in Windows 8 heeft standaard iets meer dan 400 cmdlets.

PowerShell starten met meer rechten

Wanneer je PowerShell start, krijgt het programma dezelfde rechten als jijzelf. En was je onder Windows XP en Vista veelal de beheerder van de pc, onder Windows 7 en 8(.1) ben je dat niet meer. Je bent nog maar een gewone gebruiker en dus is PowerShell dat ook. Maar voor veel taken heeft PowerShell meer rechten nodig. PowerShell starten met de extra rechten van een beheerder kan door met de rechtermuisknop op de PowerShell-koppeling te klikken en te kiezen voor Als administrator uitvoeren.

Als PowerShell met extra rechten is gestart, kun je dit zien in de titelbalk, daar staat dan in plaats van Windows PowerShell, Administrator: Windows PowerShell. Je kunt dit ook standaard inschakelen door met rechts te klikken op de snelkoppeling, klik dan op Eigenschappen / Snelkoppeling / Geavanceerd / Als administrator uitvoeren.

©PXimport

Een foutmelding in PowerShell is vaak het gevolg van te weinig rechten. PowerShell starten met de rechten van administrator is dan vaak de oplossing.

04 Parameters

Behalve als losse opdracht kunnen de cmdlets ook nog worden aangevuld met extra parameters. De extra parameters bieden de mogelijkheid de uitvoering van de cmdlet te sturen. Een parameter begint altijd met een spatie en een streepje met de naam van de parameter er aan vast, dan een spatie en dan de invulling van de parameter.

Bijvoorbeeld Get-Process geeft een overzicht van alle actieve processen met hun geheugen en processorgebruik, maar Get-Process -ProcessName explorer geeft dat alleen specifiek voor het proces met de naam explorer.

©PXimport

Het verschil tussen de cmdlet Get-Process en Get-Process met aanvullende parameters.

05 Knippen en plakken in PowerShell

Met een paar parameters erbij wordt een PowerShell-commando al snel lang en complex. Bovendien zul je veelgebruikte commando's al snel willen bewaren in een document buiten de console om ze via kopiëren en plakken gemakkelijk te kunnen hergebruiken. Om tekst in de console te selecteren, gebruik je de muis.

Is de selectie gemaakt, dan is Enter voldoende om het te kopiëren. Om tekst te plakken in de console, is een klik met de rechtermuisknop voldoende. De bekende toetscombinaties voor knippen, kopiëren en plakken werken niet in de PowerShell-console.

06 Helpfunctie

PowerShell beschikt over uitgebreide helpfuncties. Om uitleg te krijgen bij een cmdlet gebruik je Get-Help, bijvoorbeeld Get-Help -Name Get-Process. Voor uitleg over de concepten van PowerShell of taalspecifieke zaken is er Get-Help About_ zoals Get-Help About_Modules. De uitleg die PowerShell geeft komt van het internet, maar is gedownload naar de computer. Met Update-Help kun je de gedownloade uitleg updaten. Is de uitleg te groot en vliegt die over het scherm, gebruik dan de toevoeging | more om het te doseren, bijvoorbeeld Get-Help -Name Get-Process | more.

De output stopt dan als het beeld vol is en gaat als je Enter drukt een regel verder, of als je de spatiebalk indrukt een vol beeld verder. Dat |-teken heet overigens een pipe of het sluisteken. Het kan ook handig zijn de uitleg direct online te lezen, met de parameter -online, bijvoorbeeld Get-Help -online Get-Process. PowerShell opent dan de juiste webpagina van Microsoft TechNet meteen in de browser.

©PXimport

Na een update van de helpfunctie geeft de opdracht geen foutmelding, maar duidelijke uitleg.

©PXimport

PowerShell kan ook uitleg online zoeken en direct in de browser openen.

07 Handig formuleren

Bij het invoeren van commando's kun je in de console gebruikmaken van een aantal handigheidjes. De eerste is tab-completion, dat wil zeggen dat als je het eerste deel van een opdracht typt en dan de Tab-toets indrukt, het commando wordt aangevuld. Is er maar één vervolg mogelijk, komt dat er te staan, zijn er meer mogelijkheden dan kun je net zo vaak de Tab-toets indrukken tot de goede aanvulling er staat. Dus met Get- en de Tab-toets blader je door alle Get-commando's.

En dat werkt ook bij argumenten. Zo gaat het sneller en maak je minder fouten. Ook kun je gebruikmaken van wildcards om delen van tekst te vervangen. Zoek je informatie over Outlook, iets wat later in dit artikel nog gebeurt, dan hoef je geen Outlook te typen maar volstaat Outl*. Een sterretje (*) geeft aan dat alles wat daarna komt akkoord is, terwijl een vraagteken (?) aangeeft dat op die plek in de opdracht elk willekeurig ander teken akkoord is.

08 PowerShell ISE

Het PowerShell-team binnen Microsoft wilde de console nog veel beter maken, maar werd daarbij door het Windows-team gehinderd. Dus besloten ze een eigen PowerShell-programmeeromgeving te bouwen. Dat werd PowerShell ISE: de Integrated Scripting Environment. Je kunt deze starten net als elk ander Windows-programma via het startmenu of met het commando ISE vanuit de PowerShell-console.

ISE combineert het consolevenster met een handige bibliotheek waarin alle cmdlets staan. Mocht je die niet zien, via View / Show Command Add-on schakel je deze in. Bovendien werkt de tab-completion hier nog beter, je krijgt tijdens het typen al de mogelijkheden te zien waarmee je het commando verder kunt bouwen. Er is een menu- en knoppenbalk met opties en zoals je in het menu Edit kunt zien, werken plakken, knippen en kopiëren in ISE wel op de standaard Windows-manier.

©PXimport

PowerShell ISE is de betere versie van de PowerShell-console: dezelfde mogelijkheden en nog veel meer.

09 Hangend proces stoppen

PowerShell is ook handig voor systeembeheer. Hangt er bijvoorbeeld een proces, dan kun je dat via het Taakbeheer opzoeken en afsluiten.

Via Get-Proces zie je alle draaiende processen. Via Get-Process en dan de naam van het proces, zie je die informatie voor alleen dat ene proces. Dus Get-process Outl* geeft de status van het programma (proces) Outlook. Lees de ID af en met het commando Stop-Process -id en dan het ID-nummer van Outlook sluit je in één keer de hangende Office-applicatie af.

©PXimport

Een hangend programma sluiten via PowerShell.

10 Programma's zoeken

Behalve wanneer er een snelkoppeling op het bureaublad staat, kan het starten van een programma ook veel klikken kosten. Dat gaat opnieuw sneller via de PowerShell. Met Start-Process kun je een programma starten, bijvoorbeeld Excel via Start-Process Excel. Zien welke programma's allemaal geïnstalleerd zijn, is iets lastiger. Windows kent namelijk vele soorten programma's.

Om de normale Windows-programma's te zien gebruik je Get-WmiObject -Class Win32_Product of Get-StartApps voor alle Metro-Apps op de pc. Om een specifiek programma of Metro-App te zoeken kun je gebruikmaken van de mogelijkheid commando's na elkaar te gebruiken via het |-teken. Get-StartApps | where name -like "b*" geef alle applicaties die beginnen met de letter 'b'. Het deel na de verticale streep gebruikt de uitkomst van het deel voor de streep als input voor de eigen verwerking.

©PXimport

Specifieke programma's zoeken met PowerShell.

11 Overzicht van services en status

Via Configuratiescherm / Systeembeheer/ Services kun je de services zien die op de pc aanwezig zijn, welke gestart en welke gestopt. Dat zijn alweer een aantal klikken en als je wilt sorteren op welke opstart of gestopt zijn, komen er daar nog een paar bij. Het kan ook met het commando Get-Service | Where-Object {$_.Status -eq "Stopped"} om de services te zien die gestopt zijn of met "Running" voor alle actieve services.

12 Informatie over netwerkadapters

Een andere handige informatiebron is de Get-NetAdapter cmdlet. Deze geeft een overzicht van de netwerkkaarten in de pc, merk en model, de status van de verbinding en het MAC-adres en de snelheid. Een mooi overzicht van alle geavanceerde instellingen die zo diep weggestopt in Windows zitten, krijg je via Get-NetAdapterAdvancedProperty en dankzij een streepje kun je de output beperken tot alleen de actieve netwerkkaart, bijvoorbeeld Get-NetAdapterAdvancedProperty | where name -like "Ethernet 2" als Ethernet 2 de actieve netwerkkaart is. En via Get-NetConnectionProfile zie je of het netwerk dat de kaart gebruikt als openbaar, werk of privé is aangemerkt.

©PXimport

Een snel en compleet overzicht over de netwerkverbindingen en alle instellingen kost in PowerShell maar een paar commando's.

13 DOS-commando's gebruiken

In de PowerShell-console kun je ook bijna alle 'oude' DOS-commando's gebruiken, zoals ping en ipconfig. Alleen interactieve DOS-commando's zoals nslookup werken daar niet. Het PowerShell-alternatief voor ipconfig is Get-NetIPAdress. Of via Get-NetIPAddress | where InterfaceAlias -eq "Ethernet 2" als je alleen de IP-configuratie van netwerkkaart 2 wilt weten.

Waar de uitkomst van ipconfig alleen 'domme' tekst is, kun je die van het krachtigere PowerShell-commando altijd weer gebruiken om vervolgslagen mee te maken zoals filteren op een van de kenmerken.

PowerShell bronnen op internet

Op internet is erg veel informatie te vinden over PowerShell. Allereerst op de Microsoft-website en de PowerShell Team weblog.

Ook YouTube is een goede plek om uitleg te vinden voor PowerShell. Veel van de video's zijn nog voor oudere versies van PowerShell, maar zoeken op 'PowerShell introduction' en 'PowerShell beginner' geeft goede resultaten om met PowerShell te beginnen. Wel gaat veel informatie over scripting (het combineren van cmdlets tot miniprogramma's), maar ook over slim gebruik van cmdlets voor alledaags computergebruik is veel te vinden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).