Een virus, een hack, een stroomakkefietje, een ondoordachte handeling. Er zijn genoeg oorzaken die een systeem op de knieën krijgen. Daarom is het slim om een volledige systeemback-up te hebben. Dat realiseer je met het gratis Macrium Reflect. Met deze tool kun je trouwens ook een volledige schijf klonen. Dubbel zo veilig en bovendien heel makkelijk.

Macrium Reflect gaat al best wat jaren mee en is die tijd mooi doorontwikkeld tot een veelzijdig en stabiel product. De nieuwste versie is Macrium Reflect 8, vermoedelijk is de definitieve versie op dit moment beschikbaar. Op www.macrium.com/reflectfree zie je de precieze verschillen tussen de gratis editie en de commerciële varianten, waarvan de goedkoopste Macrium Reflect Home is (ongeveer 63 euro). Je kunt voor dertig dagen een gratis proefversie van deze Home-editie downloaden. Uit de vergelijkende tabel onthouden we vooral dat de gratis editie geen incrementele back-ups ondersteunt (wel differentiële) en dat je er geen afzonderlijke mappen of bestanden mee kunt back-uppen.

We geven je nog mee dat je op www.tiny.cc/macrhand terechtkunt voor een lijvige handleiding (meer dan vijfhonderd pagina’s). Die is bedoeld voor versie 7.2, maar ongetwijfeld volgt binnenkort een bijgewerkte uitgave voor versie 8.

Installatie

Vermoedelijk kun je ook versie 8 downloaden vanaf de overzichtspagina op www.macrium.com/reflectfree. Momenteel vind je hier aan de linkerkant de blauwe downloadknop Home Use. Wij gaan aan de slag met de proefversie van Macrium Reflect 8 Home, maar focussen ons wel op functies die ook in de gratis editie beschikbaar zijn.

Met een dubbelklik op het gedownloade exe-bestand start je de installatie. Daarna is het vooral een kwestie van enkele keren op Next en Install drukken.

In de Home-versie krijg je nog de gelegenheid tot extra opties, zoals Install CBT (voor efficiëntere en snellere back-ups), Install Image Guardian (alleen geautoriseerde processen kunnen je back-ups benaderen) en Install viBoot (zie kader). Wij laten al deze opties rustig mee-installeren.

Na de installatie moet je wel even je systeem te herstarten. Mogelijk krijg je bij de eerste opstart een update-venster te zien. Klik in dat geval op Download en op Start, zodat alle recente updates netjes worden geïntegreerd. Standaard start Macrium Reflect op in een light mode, maar via het menu Other Tasks / Change Theme kun je het thema altijd aanpassen.

©PXimport

Bootschijf

Je staat natuurlijk te popelen om je eerste back-ups te maken, maar daar wachten we nog heel even mee. We gaan namelijk eerst een reddingsschijf creëren. Mocht Windows er plotseling mee stoppen, dan kun je altijd nog op zo’n live bootmedium terugvallen om Macrium Reflect op te starten en je systeemback-up terug te zetten.

Druk hiervoor op de knop Rescue. Er verschijnt een dialoogvenster met keuzes als Windows Boot Menu, CD/DVD Burner, Removable USB Flash Drive en ISO File.

Kies je voor het eerste, laat dan onderaan Add boot menu geselecteerd en druk op de Build-knop. Daarmee wordt er een ingang voor Macrium Reflect toegevoegd aan het opstartmenu van de Windows-herstelomgeving.

Wij kiezen voor iets minder ingrijpends een gaan voor Removable USB Flash Drive. Je moet die stick - 1 GB volstaat - dan natuurlijk wel eerst even in je systeem pluggen. Laat de overige opties liever ongemoeid en bevestig met Build. Er wordt nu een wim-bestand (Windows IMage) gecreëerd dat vervolgens naar een opstartbare stick wordt omgezet. Controleer zo snel mogelijk of je pc van deze stick wil opstarten, dat is een proces dat wel even kan duren.

©PXimport

Schijfkopie

We beschikken nu over een live bootsysteem en we zijn gerustgesteld. Tijd nu om een schijfkopie (image) te maken van een partitie of van een complete schijf. Open linksboven het tabblad Create Backups voor een overzicht van de aangesloten schijven en partities. Klik op Image selected disks on this computer of kies voor Create an image of the partition(s) required to backup and restore Windows. In het laatste geval kiest Macrium Reflect zelf de schijf en de partitie(s) die nodig zijn om Windows vanaf zo’n back-up te kunnen herstellen. Ga je voor de eerste optie dan moet je in het grafische overzicht dus zelf een vinkje plaatsen bij de gewenste schijven en partities.

Wat je ook kiest, je moet uiteraard ook een doellocatie aanduiden. Klik daarvoor op het mapicoon bij Destination, Folder of kies CD/DVD Burner. Geef een duidelijke Backup File Name. Klik op het {-knopje om allerlei variabelen in je bestandsnaam op te nemen, zoals {BACKUPTYPE}, {PCNAME} en {WDNAME}.

Klik ook even op Advanced Options, linksonder. Hier kun je in diverse rubrieken allerlei extra opties instellen, zoals de compressiegraad (Compression), maximale bestandsgrootte (File Size, handig indien je de back-upbestanden wil opsplitsen), wachtwoord en encryptie (Password), en afsluitmodus (Shutdown, om je pc na de back-upsessie af te sluiten). Er is bovendien een tabblad Email waarin je jezelf een mail kunt laten toesturen met de status van de back-upoperatie.

©PXimport

Back-up-planning

Heb je alles naar wens ingesteld? Klik dan op Next, zodat je in het dialoogvenster belandt waarin je de back-up verder kunt (in)plannen. Deze planning draait rond drie belangrijke onderdelen: type, frequentie en retentie. Standaard maak je een volledige back-up van alle data op de betreffende schijf of partitie, maar je kunt ook in het uitklapmenu ook een specifiek sjabloon aanduiden, zoals Grandfather, Father, Son, Differential BackupSet of Intra-Daily Backup Set. Je krijgt hier de nodige feedback bij en zodra je een sjabloon selecteert, lees je meteen de frequentie en de ingestelde tijdstippen af.

Via de knoppen kun je een planning altijd verwijderen, aanpassen en ook zelf toevoegen. In het onderste venster zie je hoelang de diverse back-ups standaard bewaard blijven. Bij Grandfather, Father, Son bijvoorbeeld is dat respectievelijk 26 Weeks (Full), 4 Weeks (Differential) en 14 Days (Incremental).

Via Purge the oldest backup set(s) if less than […] GB kun je het verwijderen van de oudste back-up(s) forceren als je een acuut gebrek aan schijfruimte hebt. Bevestig je keuzes met Next. Ziet alles er goed uit, zet de back-up dan in gang met Finish en met OK. Als je wilt, dan kun je de instellingen eerst nog bewaren in een xml-definitiebestand, zodat je dezelfde operatie naderhand sneller kunt uitvoeren. Open hiervoor Create Backups, Definition Files.

©PXimport

Selectief herstel

Voor een overzicht van eerder gemaakte back-ups open je het tabblad Existing Backups en vervolgens Image. Je krijgt nu een lijst van de gemaakte images te zien, waarbij je via filteropties als Images that contain drive en Backups from Definition snel kunt inzoomen op specifieke images.

Er zijn ook knoppen waarmee je een geselecteerde back-upset kunt verwijderen of waarmee je een nieuwe, gelijkaardige back-up maakt. Bij belangrijke back-ups (welke zijn dat niet) is het goed af en toe de knop Verify in te zetten, zodat je zeker bent dat het back-upbestand nog intact is.

Erg handig is ook dat Macrium Reflect een image aan een virtueel station kan koppelen, zodat je ook afzonderlijke bestanden uit zo’n image kunt terugzetten. Selecteer het gewenste imagebestand en druk op de knop Browse. Plaats een vinkje bij de gewenste partitie en kies een geschikte stationsletter. Zodra je op OK drukt, verschijnt de inhoud in de verkenner en kun je de bestanden benaderen en kopiëren. Via Detach a backup image from Windows Explorer kun je zo’n virtueel station ook altijd weer loskoppelen.

©PXimport

Partitieherstel

Het kan natuurlijk ook gebeuren dat je een hele schijf(partitie) in één keer wilt terugzetten. In dit geval klik je op Restore en versleep in je het grafische overzicht de bronpartitie(s) naar de gewenste doelpartitie(s). Stel, je bronpartitie is kleiner dan de doelpartitie, dan laat Macrium Reflect in principe drie opties toe.

Standaard neemt je (kleinere) partitie alleen het eerste deel van de doelpartitie in en wordt het resterende deel niet-toegewezen ruimte. Dit kun je naderhand ook checken in het Windows Schijfbeheer (druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit). Klik op Float Right om de partitie naar het laatste deel van de doelpartitie te verschuiven. Of kies voor Fill Space om een kleinere partitie de volledige doelpartitie te laten gebruiken en van het overtollige deel vrije partitieruimte te maken.

Je kunt dit proces trouwens bijsturen wanneer je op Layout klikt: via de schuifknop leg je dan zelf de helemaal zelf de partitiegrens vast. Of je vult de exacte waarden in bij Size, Before en After in de numerieke velden. Klik op OK / Next / Finish en bevestig met Continue.

©PXimport

Virtuele machine

©PXimport

Mappenback-up

Zoals gezegd kun je met de Home-editie van Macrium Reflect ook afzonderlijke mappen back-uppen. Vooral in combinatie met automatische en incrementele back-ups op gezette tijden, kan dit bij dataverlies de ultieme reddingsboei zijn.

Dit is een vrij rechttoe rechtaan proces. Open het tabblad Create Backups en kies Create a File and Folder backup. In de bestandsbrowser plaats je een vinkje bij de map(pen) die je mee in de back-up wilt. Zodra je op OK drukt worden die aan de lijst toegevoegd.

Om niet zomaar alle bestandstypes uit die mappen mee te back-uppen, druk je op Edit Source Folder Filters. Laat hier het vinkje staan bij Include subfolders als je ook onderliggende mappen mee wilt back-uppen. Verder kun je bestandstypes uitsluiten bij Add files to exclude (bijvoorbeeld *.tmp en *.bak) of bepaalde submappen laten negeren (bij Add folders to exclude). Druk op OK, geef een doelmap voor je back-up aan en geef een naam aan het back-upbestand. Druk op Next en leg het type, de frequentie en de retentie van je back-up vast, net als bij het maken van een image. Je vindt de back-up ook weer terug op het tabblad Existing Backups, deze keer wel bij File and Folder. De rest van het (herstel)verhaal ken je inmiddels.

©PXimport

Schijfkloon

Je kunt een complete schijf ook rechtstreeks kopiëren naar een andere schijf die je eveneens op je pc hebt aangesloten. Deze tweede schijf mag trouwens ook groter zijn dan de bronschijf en je beslist zelf wat je met de overtollige ruimte wil doen.

Open opnieuw Create Backups en zorg dat het tabblad Local Disks is geopend. Selecteer in het grafische overzicht de schijf die je wilt klonen en klik op Clone this disk. Klik op Select a disk to clone to, zodat die in het Destination-venster verschijnt. Om in één keer de complete schijfinhoud (alle partities) te klonen klik je op Copy Partitions.

Je hebt nu twee mogelijkheden: of je behoudt de partitiegroottes (Exact Partition Offset and Length) of je laat die automatisch en proportioneel aanpassen aan de nieuwe schijfruimte (Shrink or extend to fill the target disk). Is de doelschijf groter en kies je de eerste optie, dan blijft er nog niet-toegewezen ruimte over. Die kun je eventueel handmatig aanpassen via de Layout-knop, nadat je eerst de laatste partitie hebt geselecteerd.

Wanneer je op Next drukt, krijg je nog de gelegenheid de kloonoperatie in te plannen om die op gezette tijden automatisch opnieuw te laten uitvoeren. Druk nogmaals op Next en op Finish. Geef eventueel een back-up-definitiebestand op en druk op OK en op Continue om de kloonoperatie te starten. Besef wel dat alle originele data op de doelschijf hierdoor verloren gaan.

©PXimport

Anti-ransomware

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).