De wereld van het vertrouwde, veilige en incrowd internet is niet meer. Op allerlei fronten dreigen veiligheidsrisico's, ze zijn aan de orde van de dag. Welke gevaren zijn het grootst en wat doe je er tegen?

Gestolen wachtwoord

Wachtwoorden zijn zo veilig als jij én een ander ze houden. Jij door niet te trappen in nepsites en phishing-mails om je kostbare wachtwoord afhandig te maken. Daarnaast is er een belangrijke rol weggelegd voor ‘een ander’, zoals de site of dienst waarvoor je een wachtwoord gebruikt. Als daar digitaal wordt ingebroken en alle wachtwoorden zijn gestolen, dan moge het duidelijk zijn dat dit een probleem is. Een probleem waarbij timing cruciaal kan zijn.

Hoe snel slaan de dieven toe met de buitgemaakte inloggegevens? En hoe snel zet het slachtoffer de oude wachtwoorden op slot? Belangrijk voor de gebruiker: hoe gemakkelijk, maar toch ook goed en veilig is de procedure voor het resetten van wachtwoorden? Moet er een favoriet dier worden gekozen uit een korte lijst? Dan is het wachtwoord überhaupt niet goed beveiligd.

Wordt er een nieuw wachtwoord aangemaakt en krijg je dat even toegemaild? Dat is zeker niet veilig. Allereerst omdat e-mail geen veilig communicatiemedium is. Maar ook omdat de aanbieder dan zelf de wachtwoorden kan inzien en dus bij diefstal direct ‘beschikbaar stelt’ aan de dieven. Beter is het om wachtwoorden te versleutelen. Daarbij is het gebruikte algoritme voor die encryptie van belang, maar ook technieken als hashing en salting.

Hashing is het omvormen van een (versleuteld) wachtwoord tot een unieke hash-code die niet zomaar valt terug te voeren naar de oorspronkelijke invoer. Let wel: niet zomaar. Want er zijn omvangrijke ‘woordenboeken’ met codes beschikbaar, handige tabellen om vlot door te rekenen en natuurlijk de algemene vooruitgang in rekenkracht, zoals in grafische processors die ook in krachtige cloud-clusters zijn te huren. Dit alles zorgt voor kraakbaarheid van zwakkere encryptie en hashing.

Het gebruik van salt moet de bescherming door hashing versterken. Dit gebeurt door het toevoegen van informatie aan het oorspronkelijke wachtwoord vóórdat het wordt gehashed. Belangrijk is dat dit toegevoegde zout wel willekeurig is én per gebruiker verschilt. Zonder salt kan een datadief namelijk gelijke wachtwoorden zomaar ontcijferen als hij een enkel wachtwoord plus de hash daarvan in handen heeft.

Meest voorkomende wachtwoord

Dit klinkt vergezocht, maar in de praktijk bleken veel gebruikers onwetend dezelfde wachtwoorden te verzinnen. Daaronder ook eenvoudige, onveilige - en dus zéér kraakbare - klassiekers als ‘123456’, ‘qwerty’, ‘wachtwoord1’, ‘abc123’, enzovoorts. De digitale inbraak bij zakelijk sociaal netwerk LinkedIn toont dit opnieuw aan. Bij die hack in 2012 leken toen de inloggegevens voor 6,5 miljoen gebruikers gestolen. Nu blijkt dat er toen 117 miljoen accounts zijn buitgemaakt. De wachtwoorden waren wel gehasht, maar niet van salt voorzien. Analyse van de online gedumpte LinkedIn-buit wijst uit dat ‘123456’ het meest gebruikt is, gevolgd door ‘linkedin’. De rest van de top 20 is niet bepaald beter.

Wat de impact van zwakke wachtwoorden nog erger maakt, is het feit dat individuele gebruikers nogal eens hetzelfde wachtwoord hanteren voor verschillende zaken. Diefstal voor de ene dienst, of inbraak daar, zorgt er dan voor dat alle accounts onveilig zijn. Hackers weten dit in de praktijk uit te baten. Zo zijn er gevallen bekend van berovingen bij PayPal-accounts dankzij een hack elders, zoals bijvoorbeeld bij een kleine site voor amateurboekenschrijvers.

Malware via Flash

De harde uitspraken die Apple-topman Steve Jobs in april 2010 deed over Adobe Flash blijken visionaire woorden te zijn geweest. De multimedia-afspeelsoftware van Adobe was volgens Jobs niet alleen bloatware, die computers overdadig belastte. Onveiligheid was het derde punt van zijn open brief waarin hij Flash hekelde. Vandaar ook dat de strak door Apple bestierde iPhone die Adobe-software niet toestaat. Maar ook het meer open Android heeft Flash uiteindelijk in de ban gedaan.

©PXimport

Niet verbazingwekkend, want computerkrakers blijken nogal voorstanders van Flash te zijn. Zij maken malware die slim gaten in de veelgeplaagde software misbruiken om binnen te komen op computers. Dat gebeurt veelal via besmetting van advertenties die via ads-netwerken worden getoond op gewone, nette websites. Dit is in Nederland al aan de orde geweest voor bijvoorbeeld NU.nl, de Telegraaf, Weeronline.nl, Wehkamp en Marktplaats.

Ook de beruchte surveillancefaciliteerders van Hacking Team blijken veel vertrouwen te hebben in Flash, specifiek in voorheen onbekende gaten (zogeheten 0-days) in die software. Dit is aan het licht gekomen door - ironisch genoeg - een digitale inbraak bij Hacking Team zelf. Daarbij is 400 gigabyte aan interne informatie buitgemaakt en geopenbaard. De hackers gehackt dus.

HTML 5

Het is al met al veiliger om - net als Apple - Flash geheel af te schaffen. Tegenwoordig is dat al grotendeels doenbaar, doordat HTML5 inmiddels veel van de mogelijkheden van Flash heeft overgenomen. Dat was wel anders toen Jobs zijn kruistocht tegen de Adobe-software begon. Afschaffen van Flash leidt tot ontwijking van een groot deel van de wapenwedloop met malwaremakers. Voor gebruikers die anno 2017 nog geen afscheid kunnen of willen nemen van Flash, is er nog een andere optie.

Het is namelijk al een stuk veiliger om Flash beter af te stellen. Webbrowsers als Mozilla bieden hiervoor de optie om Flash-elementen op websites standaard te blokkeren, waardoor ze niet worden afgespeeld en eventuele malware niet gelijk wordt uitgevoerd. Pas als je de Flash-content aanklikt, wordt die geactiveerd. Dit geldt dan per geval van Flash-content op een site en geeft dus geen brede permissie voor de Flash browser plug-in op alle bezochte sites. De meeste browsers doen dit tegenwoordig automatisch al. Flash, maar met mate.

Veilige antivirus?

Wacht even, securitysoftware gevaarlijk? Ja, en wel op twee verschillende manieren. Ten eerste is er het duidelijke gevaar van nep. Dit omvat nepmeldingen waarbij websites middels pop-ups waarschuwen dat je een virus of ander stuk malware op je pc hebt staan. Gelieve even híer te klikken om wat te doen aan dit gevaar, dat volgens de melding toch echt heel acuut is. Klikken op zo’n nepmelding kan je dan leiden naar een malafide site of voorbesmette webpagina, die al dan niet draait op een legitieme maar stiekem gehackte site.

Anderzijds kan het klikken op zo’n alarmerende nepmelding leiden tot een aankooppagina voor securitysoftware die het zogenaamd geconstateerde gevaar belooft weg te nemen. Eigenlijk is dit dus ouderwetse oplichterij. Er wordt je een probleem aangepraat en vervolgens de oplossing ervoor geboden. Maakt niet uit dat je al securitysoftware hebt draaien. Die bestaande bescherming ziet overigens niets loos, simpelweg omdat er niets loos ís.

Echter, de securitysituatie is complexer dan het lijkt. Hier komt de tweede manier aan bod waarop beveiligingssoftware gevaarlijk kan zijn. Echte, gewone securitypakketten zijn immers ook maar software. En in software kunnen zoals bekend bugs zitten: foutjes, slordigheden, bagage uit het verleden, kwetsbaarheden. Bovendien hebben securityprogramma’s juist vanwege hun taak nogal vergaande bevoegdheden op de computers waarop ze draaien. Het is voor (cyber)criminelen ideaal om de bewaker voor hun karretje te spannen.

Het stille gevaar van securitysoftware is geen theoretische kwestie. Dat is recent weer eens aangetoond door de beruchte gatenjager Tavis Ormandy, die in dienst is van Google’s speciale team (Project Zero) om kwetsbaarheden te vinden in veelgebruikte software. Ormandy heeft jaren terug al grote en misbruikbare gaten gevonden in Windows, Linux en andere software. Recent heeft hij zijn pijlen gericht op beveiligingsprogramma’s, van bekende namen als Trend Micro, ESET, AVG, Avast, Kaspersky, FireEye, Malwarebytes en Comodo.

Zero-days

In deze securitysoftware heeft de beveiligingsonderzoeker gaten gevonden - en die vervolgens netjes gemeld bij de makers, om ze te laten dichten. Ormandy kon zelfgemaakte exploitcode uitvoeren op computers die in theorie werden beschermd door bepaalde securitypakketten, maar die in de praktijk dus juist kwetsbaar waren door die software. De ironie ten top.

In sommige gevallen waren de gevonden gaten op afstand te misbruiken en zonder dat de gebruiker ook maar iets hoeft te doen. Het simpelweg bezoeken van een besmette site of zien van een malafide ad kan al voor infectie zorgen. Daarnaast kan het onmerkbaar ontvangen van een speciaal gemaakt netwerkpakket de malware nog heimelijker binnenbrengen. De gevonden gaten zijn na veel werk wel gedicht, waarvoor de securitybedrijven patches hebben uitgebracht. Gebruikers moeten die updates dus wel installeren. Bijblijven blijft belangrijk.

Terwijl 0-days (voorheen onbekende gaten) een flink gevaar vormen - er is immers nog geen fix voor - moeten oudere gaten niet onderschat worden. Uit onderzoek van securitybedrijf Verizon naar digitale inbraken blijkt dat 85 procent van de succesvolle exploitsoftware gebruikmaakt van de top tien aan reeds bekende kwetsbaarheden.

Voor sommige van die gaten zijn al maanden, soms al jaren, patches beschikbaar. Deze bevindingen zijn echter niet heiligmakend, want het rapport vermeldt bijvoorbeeld niet het kwetsbare Adobe Flash. Daarnaast speelt ook de mens een belangrijke rol, wat wel wordt belicht in het rapport. Zo worden veel softwarebugs immers benut doordat mensen hun software niet updaten of domweg voor oplichtingstrucs vallen.

Phishing

De mens speel zoals gezegd een belangrijke rol voor security. Een oud gezegde bij IT’ers is dat veel problemen met computers, software en systemen een duidelijke oorzaak hebben. Het probleem bevindt zich tussen de stoel en het toetsenbord: PEBCAK (Problem Exists Between Chair And Keyboard).

Dit klinkt nogal neerbuigend en getuigt ook wel van de kloof die gaapt tussen techneuten en de gewone gebruikers die maar met technologie om moeten zien te gaan. Anderzijds zit er helaas wel een kern van waarheid in.

©PXimport

Het gevaar van phishingmails is al eerder genoemd in dit PCM-overzicht van hedendaagse digitale dreigingen. Daar komt de kunst van social engineering bij kijken. Dit uit zich in gladde praatjes van zogenaamde Microsoft-helpdeskmedewerkers, in overtuigende spamberichten met aanlokkelijke aanbiedingen of makkelijke quizzen, in aansprekende profielen van vreemdelingen die vrienden met je willen worden, enzovoorts. Waakzaamheid is geboden.

Ook mailkaping moet niet worden onderschat. Daarmee vallen bijvoorbeeld accounts elders over te nemen, zoals een Apple ID om daarmee alle iPhones en Macs te kunnen wissen, zoals een Amerikaanse techjournalist in 2012 al overkwam. Hij zag stuk voor zijn stuk Apple-apparaten gewist worden en zijn digitale bestaan langzaam verdampen. Verder kan via mailkaping de zogeheten CEO-fraude in beeld komen. Kwaadwillenden doen zich daarbij voor als een leidinggevende, bijvoorbeeld via het mailaccount. Vervolgens geven ze werknemers opdrachten, zoals het doen van een overboeking naar een andere bankrekening. Dit is ook in Nederland al voorgekomen.

Ransomware

Technisch gezien is ransomware gewoon een bepaald soort malware die is gemaakt voor een specifiek doel. Praktisch gezien is het fenomeen echter dermate om zich heen aan het grijpen dat het aparte aandacht verdient. Ransomware is kwaadaardige software die op verschillende manieren kan binnenkomen, op pc’s, smartphones en zelfs NAS-opslagapparaten. Eenmaal binnen gaat het zijn redelijk unieke werk verrichten: kostbare gegevens ontoegankelijk maken en dan losgeld eisen.

Hoe ransomware zoal binnenkomt, verschilt in de praktijk eigenlijk niet van ‘gewone’ malware. Het bijzondere zit erin wat gijzelingssoftware doet en vooral waarom de daders erachter het doen. Het gijzelen van bestanden door ze te versleutelen is een lucratieve activiteit te zijn voor cybercriminelen. Dit is te danken aan een ‘perfect storm’ van factoren: de waarde van data, plus het vaak voorkomende gebrek aan actuele back-ups, plus de kracht van hedendaagse encryptie, plus de anonieme betalings- en doorsluismogelijkheden van de virtuele valuta Bitcoin.

Eenmaal gegijzeld, zijn je bestanden in wezen onkraakbaar versleuteld. Soms is er sprake van geluk, na het ongeluk. Security-onderzoekers, politie en Justitie kunnen een technische doorbraak boeken of dankzij inbeslagname de ontsleutelingscodes in handen krijgen. Hierdoor is gegijzelde data te bevrijden. Soms is er bizar toeval, zoals datagijzelnemers die kennelijk tot inkeer komen en hun meestersleutel vrijgeven wat alle slachtoffers helpt. Dit is gebeurd met de TeslaCrypt-ransomware.

In de meeste gevallen is een gijzeling echter succesvol voor de daders. Een recente back-up kan het dataverlies beperken. Zwichten voor de afpersing kan ook helpen, hoewel er natuurlijk geen garanties zijn. Datagijzelnemers zijn nu eenmaal geldbeluste criminelen, zoals het Amerikaanse Kansas Heart ziekenhuis recent heeft ontdekt: na betaling van het geëiste losgeld wilden de afpersers ineens een tweede betaling voor volledige ontsleuteling.

Het internet-of-things

Tot slot dan nog de meest recente dreiging, die is op het gebied van het internet-of-things. Te vaak zijn deze slimme apparaten niet goed genoeg beveiligd en vormen ze dus een doelwit voor cybercriminelen. Daarvoor verwijzen we je graag door naar een ander artikel: 'De grootste veiligheidsrisico's - Is IoT veilig?'

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).