Notities maken met OneNote, het is kinderlijk simpel

01 Installatie

Staat Microsoft Office op je pc, dan is de kans groot dat je ook al over OneNote beschikt. Net als Word, Excel en PowerPoint zit OneNote namelijk in elke recente versie van Office en Office 365, de abonnementsversie van het pakket. Ontbreekt OneNote, dan download je de pc-versie gratis. Op diezelfde pagina vind je ook snelkoppelingen naar de downloads voor Windows Phone, OS X, iPad, iPhone, Android. Tot slot is er een webversie van OneNote.

02 Aanmelden

Om je notities te synchroniseren tussen verschillende apparaten gebruikt Microsoft OneDrive een Microsoft-account. Een Microsoft-account is een combinatie van een e-mailadres en een wachtwoord. Wanneer je OneNote de eerste keer opstart, kun je inloggen met je Microsoft-account of er een aanmaken. Klik op Aanmelden om in te loggen of op Registreer nu om een nieuw Microsoft-account aan te maken. Heb je geen eigen mailadres dat je hiervoor wilt of kunt gebruiken, maak dan een Outlook.com-adres aan tijdens de registratie.

03 Notitieblok, sectie, pagina, container

Om OneNote te gebruiken is het handig iets te weten over de manier waarop OneNote alle notities ordent. Het programma gebruikt hiervoor notitieblokken, secties, pagina's en containers. Een notitieblok is een soort Word-document. In een notitieblok kun je meerdere secties maken, binnen een sectie meerdere pagina's en elk deel informatie dat je bij elkaar op een pagina hebt staan, heet een container. Je kunt bijvoorbeeld aparte notieblokken hebben voor werk en privé, en in die laatste een sectie voor alles wat met het huishouden te maken heeft een pagina met de boodschappenlijst en daarop krijgt elke winkel waar je een deel van de inkopen doet een container.

04 Secties en pagina's maken

Bij de installatie wordt al een eerste notitieblok gemaakt met de naam "Notitieblok van" en dan jouw naam. Dit notitieblok heeft ook al een sectie "Losse notities" en twee pagina's, "OneNote: één locatie voor al uw notities" en "Grondbeginselen van OneNote". Om een nieuwe sectie te maken, klik je op het plusteken naast het tabblad boven in het scherm. Om een nieuwe pagina te maken klik je op Pagina toevoegen bovenaan in de rechterkantlijn boven het paginaoverzicht. De twee bestaande pagina's bevatten handige informatie over OneNote om even kort te bekijken.

05 Een nieuw notitieblok

Om een nieuw notitieblok te maken, klik je op Bestand / Nieuw. Geef het notitieblok een naam door de naam in het lege vak bij Naam notitieblok te typen. Selecteer daarna de plek waar je het notitieblok wilt bewaren, op de Computer of op OneDrive. Kies OneDrive wanneer je het notitieblok tussen al je apparaten wilt synchroniseren en het ook gemakkelijk wilt kunnen delen. Wil je het in een andere dan de standaardmap maken, klik dan op Maken in een andere map. Het notitieblok delen kan altijd nog.

06 Wisselen tussen notitieblokken

Je kunt in OneNote net zo veel notitieblokken maken als je nodig hebt. Voor elke notitie kun je apart beslissen of je hem op OneDrive of op de computer bewaart. Op dit moment heb je er sowieso twee, het standaardnotitieblok met je eigen naam dat OneNote gemaakt heeft bij de installatie én het notitieblok dat je in stap 5 zelf nieuw hebt gemaakt. Om te wisselen tussen notitieblokken klik je op de knop links naast de secties. Je kunt op de naam van het huidige notitieblok klikken of op het pijltje ernaast.

07 Wijzigingen opslaan

Ben je gewend in Word telkens via Bestand of de toetscombinatie Ctrl+S het actieve document te bewaren? In OneNote kan dat niet en hoeft dat dus niet. OneNote bewaart elke wijziging direct, zonder dat je het programma daar opdracht voor moet geven. In het menu Bestand kun je bij Info van elk notitieblok de synchronisatiestatus zien en aanpassen. Ook maakt OneNote automatisch tussentijdse back-ups. Deze kun je zien via Back-ups openen. Ook deze laatste worden automatisch gemaakt.

08 Onderdelen een naam geven

In het nieuwe notitieblok staat de cursor boven aan een lege pagina. De tekst die je daar typt, wordt de naam van de pagina (die dus binnen een sectie valt). De naam van de sectie kun je aanpassen door op het tabblad van de sectie te dubbelklikken en dan de naam in te voeren, druk dan op Enter. Voeg je een nieuwe sectie toe dan kun je ook meteen de naam typen, het tabblad is dan al geselecteerd. Door je notitieblok in te delen in secties en pagina's en deze logische namen te geven, houd je het notitieblok overzichtelijk.

09 Onderdelen verwijderen

Om zo veel mogelijk ruimte te geven aan de notities en de vrijheid om zaken toe te voegen, wordt het lint met commando's in OneNote standaard verborgen. Geen nood, in de Windows-versie van OneNote is de muis je beste vriend, en dan vooral ook de rechtermuisknop. Bijna alle opdrachten laten zich via dit snelmenu regelen. Wil je bijvoorbeeld een pagina verwijderen, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies Verwijderen. Bijna elk onderdeel van OneNote heeft veel opties in het contextmenu, behalve de notitieblokken, die kun je via dit menu alleen sluiten.

10 Een notitie maken

De lege pagina van OneNote doet sterk aan een leeg document in Word denken, maar toch is het heel anders. Dit vel is geen A4-tje en ook zit je niet vast aan een kantlijn of een paginaeinde en zoals we later zullen zien. Je zit ook niet vast aan tekst of afbeeldingen, je kunt werkelijk alle bestanden hier invoegen, op welke plek je maar wilt. Om een eerste notitie te maken, hoef je alleen ergens te klikken en te beginnen met typen. Selecteer de tekst en gebruik het zwevende menu om de tekstopmaak te veranderen.

11 Meer opmaakopties

Heb je nog meer opties nodig om het uiterlijk van tekst aan te passen, gebruik dan het lint. Het lint is de brede balk boven in elk Office-programma met daarop alle menu's en commando's. In OneNote is het lint standaard dichtgeklapt om meer ruimte te geven aan de notities. Je kunt het openen door op een van de menu-items te klikken. Wil je het lint altijd in beeld houden, dubbelklik dan op een van de menu-items.

12 Notities markeren

Belangrijke notities kun je markeren. Klik op Start en kies Markeringen. Er is een groot aantal markeringen, bijvoorbeeld Takenlijst en Belangrijk en Vraag. In het menu vind je er nog veel meer. Bij sommige staat een toetscombinatie waarmee je nog sneller items kunt markeren, ook terwijl je aan het typen bent. Markeer je iets als Takenlijst, dan komt er een vakje voor te staan dat je kunt afvinken als de taak is voltooid. Via Labels zoeken kun je zoeken op basis van de markering. Klik op een resultaat van een zoekopdracht en de notitie wordt meteen getoond én geselecteerd.

OneNote Windows 8

Microsoft zou Microsoft niet zijn als het ook rond een mooi product als OneNote niet enige verwarring wist te scheppen. Er zijn twee versies van OneNote voor Windows die heel verschillend zijn en duidelijk anders werken. Er is OneNote uit Office 2013 én er is OneNote voor Windows 8. OneNote uit Office is de gratis download die in deze workshop wordt gebruikt, terwijl OneNote voor Windows 8 een geoptimaliseerde versie voor tablets met Windows 8 en Windows RT is. Doordat de laatste ook op gewone pc's met Windows 8 standaard wordt geïnstalleerd, heb je mogelijk beide op je pc staan. Voor dagelijks gebruik met een toetsenbord is de OneNote voor Office echter veruit de beste.

13 Plakken met bronvermelding

Om een screenshot te plakken kies je Invoegen / Schermopname. Selecteer het gewenste deel van het scherm, en er wordt zodra je de muis loslaat een afbeelding in OneNote geplakt. Compleet met de vermelding dat het om een schermopname gaat en wanneer die is gemaakt. Ook informatie van het internet laat zich prima kopiëren. Selecteer de informatie in de browser en kopieer deze. Rechtsklik in OneNote en kies Plakken. OneNote plakt de informatie met de originele opmaak en een link naar de bron. Met Windows-toets+N kun je altijd Verzenden naar OneNote openen voor nog meer opties.

14 Krabbels en tekeningen

OneNote biedt ook ruimte om tekeningen in te voeren of zelfs direct tekeningen te maken in OneNote. Op het lint onder Tekenen vindt je een groot aantal opties, zoals de mogelijkheid een stift te kiezen met een dikte en kleur en daarmee te tekenen. Ook kun je vormen invoegen en deze eventueel met de Gum weer weghalen. Gebruik je de stift om tekst te schrijven, dan leest OneNote jouw handschrift en herkent de tekst. In het zoekscherm kun je dan ook zoeken naar tekst die je met de muis (of beter nog, een stylus op een tablet) hebt toegevoegd.

15 Verplaatsen

De informatie in OneNote kan naar wens altijd verplaatst of aangepast worden. Om tekst te verplaatsen, plaats je de muis boven de tekst zodat de container zichtbaar wordt. Klik dan op de bovenste rand van de container en sleep deze vervolgens naar de nieuwe plaats op dezelfde pagina. Een item verplaatsen naar een andere pagina gaat het gemakkelijkste door het item te selecteren en dan te knippen en plakken. Dit kan via het snelmenu door op de tekst te klikken met de rechtermuisknop of met de bekende toetscombinaties Ctrl+X en Ctrl+V.

16 Zoeken

OneNote leest alle informatie die je aan een notitieblok toevoegt en bouwt daar een index mee. Die index is handig bij het zoeken in je notitieblokken. Het zoekscherm van OneNote zit rechtsboven net onder het Lint, duidelijk herkenbaar aan het vergrootglas. Typ je zoekopdracht in het venster en druk op Enter. Standaard zoekt OneNote in alle notitieblokken, maar door op het pijltje rechts in het zoekvenster te klikken kun je de scope van de zoekopdracht ook aanpassen. Beperkt deze bijvoorbeeld tot alleen Dit notitieblok of alleen Deze sectie.

17 Live opnames

Behalve tekst en screenshots kun je ook geluid en video opnemen in een notitieblok. Klik op Invoegen op het lint en kies Audio opnemen of Video opnemen. Je hebt hier natuurlijk wel een geschikt opnameapparaat voor nodig. De opname begint meteen en op het lint komen de controleknoppen waarmee je de opname kunt stoppen of onderbreken. Met een klik op Stoppen wordt de opname in de pagina opgenomen en voorzien van datum en tijd. Selecteer je de opname, dan kun je deze met de controleknoppen op het lint afspelen.

18 Gekoppelde notities

Terwijl je een audio- of video-opname maakt, kun je rustig doorgaan met het invoegen van andere notities zoals tekst en afbeeldingen. Sterker nog, door dat te doen maak je de notities alleen maar beter, want alle audio- en video-opnames worden gekoppeld aan de notities die je op datzelfde moment ook maakt. Speel je later een geluids- of video-opname af, dan verplaatst OneNote de cursor telkens in de notitie naar de tekst die je tijdens dat moment van de geluids- of video-opname hebt gemaakt. Zo blijft altijd de relatie tussen de opname en de notities bewaard.

19 Notities groeperen en ordenen

Het overzicht over de notities op een pagina kun je verbeteren door alle menu's en items rondom de notities weg te halen. In OneNote 2013 kun je recht bovenaan op de notitiepagina op het dubbele pijltje klikken. In OneNote 2010 kies je Beeld / Volledige pagina. Binnen een sectie kun je notities overzichtelijker maken door pagina's die bij elkaar horen, ook bij elkaar te zetten. Dit kan door de op pagina's in de kantlijn te klikken en te verslepen. Door een paginalabel naar rechts te schuiven maak je er een subpagina van. Door middel van slepen naar een andere sectie verplaatsen kan ook.

20 OneNote op mobiele apparaten

OneNote is behalve voor Windows en Mac OS X ook beschikbaar voor alle mobiele platformen zoals Android, iOS en Windows Phone. Installeer de app via de app store van het betreffende platform. Al deze mobiele versies gebruiken je Microsoft-account om verbinding te maken met de notitieblokken op OneDrive. Wijzig je een notitie op de pc, dan zie je die al heel snel ook op je smartphone of tablet en omgekeerd. Alle versies van OneNote lijken erg op elkaar, maar door de eisen en mogelijkheden van de verschillende platformen en apparaten, zijn ze telkens net wat anders.

21 Een notitieblok delen

Notitieblokken die op OneDrive staan, kun je delen met anderen. Klik op Bestand / Delen. Typ de naam of het e-mailadres van de persoon met wie je de notitie wilt delen in het vak onder Personen uitnodigen. Selecteer in het vak erachter of die persoon het notitieblok mag bewerken of alleen bekijken. Klik dan op Delen. De personen met wie je deelt krijgen in hum mailbox een uitnodiging met een link naar de notitie. Je kunt ook kiezen voor Koppeling voor delen ophalen, waarmee je een unieke url maakt om te delen met iedereen die de notities mag bekijken of bewerken.

OneNote Web App

Heb je je eigen computer of tablet niet bij de hand maar wil je toch even je notities bekijken en bewerken? Hiervoor gebruik je de OneNote Online, een volledige versie van OneNote in de browser. Log in met je Microsoft-account. Je ziet nu de mappen en bestanden op je OneDrive. Open de map met de notitieblokken en klik op het notitieblok. Het notitieblok wordt nu geopend in OneNote in de browser. Je kunt er de notities bekijken en via het menu ook bewerken, bijna net zoals met OneNote voor Windows.