Aan MuseScore wordt al ruim twintig jaar gewerkt en dat is te merken. Het is een van de meest veelzijdige programma’s om bladmuziek te schrijven. In dit artikel gaan we ermee aan de slag.

Er zijn heel wat programma’s waarmee hobbyisten muziek kunnen maken, ook wanneer ze geen kennis hebben van notenschrift. Hoewel je met zulke software beslist aardige resultaten kunt boeken, missen ze toch vaak mogelijkheden die wat meer ambitieuze componisten graag in hun gereedschapskist zouden hebben. Het is dan ook niet vreemd dat veel bedenkers van muziek hun werk uitschrijven. Bladmuziek is bovendien hét medium om je composities (ook) door anderen te laten uitvoeren.

Er bestaan voor dat doel hoogwaardige commerciële programma’s. Maar wie geen geld wil uitgeven, kan uitstekend terecht bij MuseScore dat inmiddels is uitgegroeid tot een absolute topper.

Downloaden en installeren

Je vindt MuseScore op www.musescore.org. De website ziet zelf welke versie je nodig hebt. In ons geval is dat de versie voor Windows 64 bit. Er bestaan ook versies voor macOS en verschillende Linux-distributies.

Met een klik op de downloadknop haal je het bestand Muse_Hub.exe binnen (ca. 40 MB). Start dat bestand. De installatie verloopt in stilte en eindigt zonder melding, wat een beetje verwarrend kan zijn. Na afloop is Muse Hub toegevoegd aan het Startmenu. Muse Hub is het onderdeel van waaruit je allerlei componenten kunt installeren. Start Muse Hub en klik op Get bij MuseScore 4. Het notatieprogramma wordt dan automatisch gedownload, in stilte geïnstalleerd en toegevoegd aan het Startmenu. Daarna start het op.

Instellen

Bij het eerste gebruik moet je MuseScore configureren. Eerst kies je voor het thema Licht of Donker. Klik op Volgende. Je kunt een video bekijken over Muse Sounds, de geluidsbibliotheek waarmee je de composities straks kunnen afspelen. Klik op Volgende. Je ziet een groot aantal instructievideo’s die je kunt benaderen via het menu Start / Leren. Klik op Klaar.

Je bevindt je nu in het onderdeel Leren waar je naast de videotutorials uit het tabblad Aan de slag ook een tabblad Lessen vindt waar je toegang kunt krijgen tot meer educatief materiaal.

Instrumenten toevoegen

Open nogmaals Muse Hub, je ziet dan verschillende bibliotheken met geluiden zoals strijkers (Strings) en toetsen (Keys). Klik je op zo’n instrumentengroep (op het plaatje, dus niet op Get), dan kun je soms audiofragmenten beluisteren. Met een klik op Get installeer je een individuele groep. Onder Featured zie je echter (eventueel door te klikken op > of <) ook Muse Sounds. Klik je daar op Get, dan worden alle beschikbare instrumenten geïnstalleerd. Dit is wat wij kiezen. Het is een flinke download (ruim 13 GB), dus je moet wat geduld hebben. 

Demo

Alhoewel je nog meer componenten kunt toevoegen, laten we het hier nu even bij. Om te kunnen genieten van de gedownloade instrumenten haal je nog één bestand binnen: daarvoor ga je in Muse Hub naar het tabblad Inspiration en klik je op Get bij Muse orchestra Demo.

Klik in MuseScore op Bestand / Open en ga naar C:\ProgramData\MuseHub\MuseContent, de standaardlocatie waar Muse Hub partituren opslaat. Kies het zojuist gedownloade bestand en open dat. De partituur met een heleboel partijen wordt nu getoond. Klik op het afspeelpictogram rechtsboven of druk op de spatiebalk om het stuk te beluisteren. Terwijl het speelt toont MuseScore waar je in de partituur bent. De kwaliteit waarin je composities kunt beluisteren is beslist indrukwekkend!

Nieuwe partituur

Tijd om zelf wat muziek te gaan noteren. Sluit de huidige partituur en kies Niet Opslaan. Je bevindt je nu in Start / Partituren en hier kun je met een klik op de + (Nieuwe partituur) een nieuw muziekstuk beginnen.

In het dialoogvenster voor nieuwe partituren kun je een notatie voorbereiden voor heel veel individuele instrumenten en ensembles. Onder Kies instrumenten zie je rechts onder Uw partituur het ensemble Orkest. Klik je op het driehoekje daarachter, dan opent een keuzemenu waaruit je uit allerlei gangbare soorten ensembles kunt selecteren. Kies je voor Eigen aangepast, dan kun je links instrumentgroepen kiezen (onder Familie). Klik je op zo’n groep, dan verschijnen in het midden de individuele instrumenten die je naar rechts kunt slepen om je eigen ensemble samen te stellen.

De omgekeerde route (van ensembles naar instrumenten) gaat via het tabblad Maak van sjabloon. Hier kun je een ensemble of solist kiezen. Wij kiezen hier Solo / Piano en klikken op Volgende.

Eigenschappen

Heb je het instrument of ensemble eenmaal gekozen, dan moet je nog de begintoestand van onze compositie instellen, dat wil zeggen de toon- en maatsoort, het tempo waarmee je wilt beginnen en het aantal maten.

Bij Toonsoort kies je C-majeur, een van de keuzes onder Groot. Klik je op Klein, dan vind je daar (uiteraard) de mineur-toonsoorten.

De maatsoort is standaard 4/4. De mogelijkheden in MuseScore zijn echter onbeperkt. Wij houden het bij 4/4.

Klik op het vak onder Tempo en zet een vinkje bij Toon tempomarkering. Je verandert de waarde in 80. Het aantal maten houd je op de voorgestelde 32. Mocht jouw compositie korter of langer worden, dan kun je eenvoudig maten verwijderen of toevoegen.

Tot slot tik je een Titel en Componist in (plus eventuele andere gevraagde gegevens) en klik je op Klaar.

Noten invoeren

Je hebt nu een leeg document met een vioolsleutel en een bassleutel, zoals gebruikelijk is voor pianomuziek. In elke maat zie je een hele rust. Wanneer je noten gaat invoeren, dan wordt deze rust automatisch aangepast. Als je bijvoorbeeld een kwartnoot invoert, dan verandert de hele rust automatisch in een kwart plus een halve rust.

Invoeren kan via een midi-keyboard, maar omwille van de nauwkeurigheid zitten er beperkingen aan live inspelen. Je kunt echter eenvoudig muziek invoeren vanaf je computertoetsenbord of via een virtueel klavier (Weergave / Pianoklavier).

Ga je met de cursor over de noten boven in beeld, dan zie je pop-ups met sneltoetsen, bijvoorbeeld 5 voor een kwartnoot.

Dubbelklik je in de eerste maat op de bovenste regel, dan kom je in de invoermodus. Je kunt nu een duur en een noot (abcdefg) invoeren, bijvoorbeeld 5cdef om de eerste maat met vier kwartnoten te vullen. Met de toetsen PijltjeOmhoog of PijltjeOmlaag maak je geselecteerde (blauwe) noten een halve toon hoger (kruis) of lager (mol). Combineer je die toetsen met Ctrl, dan ga je een octaaf omhoog of omlaag. Voor rusten gebruik je de sneltoets voor de gewenste lengte gevolgd door 0. Om nauwkeuriger te werken, zoom je desgewenst in met Ctrl+Muiswiel.

Met deze kennis kun je proberen een eenvoudig muziekje in te voeren.

Hergebruik

In muziek komen passages vaak terug en die wil je dan natuurlijk niet opnieuw invoeren. Wil je bijvoorbeeld de eerste vier maten van de baspartij herhalen, dan verlaat je eerst de invoermodus met de Esc-toets. Vervolgens klik je bij de baspartij op de eerste noot in maat 1 en klik je met de Shift-toets ingedrukt op de laatste noot in maat 2. Je kopieert die noten met Ctrl+C, klikt in de lege maat 5 en drukt op Ctrl+V.

Overigens kun je ook passages selecteren door met Shift+Linkermuisknop een rechthoek te trekken. Beide manieren van selecteren werken over meerdere notenbalken.

Paletten

Links zie je een drietal tabbladen waarvan de eerste Paletten heet. Hier vind je verdeeld over verschillende rubrieken allerlei aanvullende symbolen. Zo wijzig je tussendoor sleutel, toonsoort, maatsoort en tempo. Ook kun je tekens voor dynamiek toevoegen. Klik bijvoorbeeld op de eerste basnoot in maat 1 en klik onder Dynamiek op ppp. Het teken voor zeer zacht spelen is nu toegevoegd. Deze blijft gelden tot een ander teken volgt. Klik op de eerste basnoot van maat 3 en kies onder Dynamiek voor fff om de noten heel hard te laten klinken.

Je hebt nog helemaal niet geluisterd en dit is een mooi moment om dat wel te doen. Klik rechtsboven op de knop Spoel terug om er zeker van te zijn dat je bij het begin begint en klik op Speel Af.

Het contrast is natuurlijk veel te groot. Klik op de fff en wis deze met de Backspace-toets. Doe hetzelfde met de ppp.

Voor of tijdens het afspelen, kun je ook bovenin op de Mixer klikken. Dit geeft je een mengpaneel waarin je partijen kunt mixen en waarop je effecten kunt loslaten. Gratis effecten vind je in de Muse Hub.

Instrumenten

Zoals je hebt kunnen horen, heeft MuseScore zelf een piano geselecteerd uit de set instrumenten die je eerder hebt geïnstalleerd. Dat zie je wanneer je op het tabblad Instrumenten klikt. Klik je daar op Vervang instrument, dan kun je een alternatief kiezen. Selecteer je bijvoorbeeld Klavecimbel, dan wordt alleen de klank aangepast. De consequenties van het kiezen van een ander instrument kunnen echter groter zijn. Selecteer je bijvoorbeeld Zang / Sopraan, dan wordt niet alleen de bassleutel omgezet naar een vioolsleutel, maar worden ook de noten op de onderste balk rood gekleurd omdat een sopraan die niet kan zingen.

Via het tabblad Instrumenten kun je ook op elk moment instrumenten toevoegen en verwijderen.

Opslaan

Ben je tevreden of wil je later verder werken, dan sla je je werk op via Bestand / Sla op. De eerste keer dat je dat doet, kun je kiezen tussen gratis opslag in de MuseScore-cloud of lokaal. Heb je eerder voor lokale opslag gekozen en wil je alsnog cloudopslag gebruiken, dan kies je Sla op als.

Je kunt je werk in een veelheid aan formaten opslaan, waaronder audio (mp3). Ook kun je nog uitgebreide aanpassingen doen om er hoogwaardig drukwerk van te maken.

En verder

Naast de desktopversie zijn er apps voor iOS en Android om de bladmuziek mee te lezen, en er is een uitgebreid handboek dat – in tegenstelling tot de educatieve video’s – Nederlandstalig is. Dit alles is te vinden via de website van MuseScore. Ook vind je daar een zoekvak om bestaande bladmuziek te vinden. Hier vind je betaalde bladmuziek, maar ook heel veel gratis partituren die je online kunt bekijken, afspelen en downloaden.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).