Ben je uitgekeken op de standaardfuncties van Windows 10 en Windows 11? Dat hadden een paar enthousiaste ontwikkelaars bij Microsoft ook. Zij werkten daarom aan een set extra’s waarmee je Windows een flinke boost geeft: de zogeheten PowerToys. Ze gaan al een tijdje mee, maar ze zijn onlangs flink vernieuwd. We bespreken de handigste.

Voor wie er nog nooit van heeft gehoord: PowerToys zijn relatief compacte programma’s waarmee je Windows verder naar je hand zet. Ze gaan al lange tijd mee: al tijdens Windows 95 waren er PowerToys beschikbaar. Ze spreken vooral de meer veeleisende gebruikers aan. Dat komt doordat ze niet altijd even gebruiksvriendelijk zijn en soms wat meer uitleg nodig hebben. Ze geven wel in alle gevallen het saaie Windows een flinke oppepper.

Inmiddels zijn we aanbeland bij de PowerToys voor Windows 10 en 11. Ze verschillen behoorlijk van de oorspronkelijke release. Belangrijker nog: er worden regelmatig nieuwe PowerToys aan de familie toegevoegd. Daarom is het een goed moment om de stand van zaken op te maken.

Binnenhalen maar

Deze webpagina bevat een handig overzicht waarop de laatste updates rondom PowerToys gedeeld worden. De pagina houdt bij welke PowerToys beschikbaar zijn en geeft een korte beschrijving per onderdeel.

Installeer allereerst PowerToys op je computer via Install PowerToys. Klik hierna op de koppeling naar de pagina Microsoft PowerToys GitHub-releases. Dit is een omgeving voor ontwikkelaars waarop zij de nieuwste versies kunnen plaatsen. In de sectie Highlights lees je over bekende fouten en oplossingen. Bovenaan de pagina kies je voor de recentste versie en download je het Set-upbestand.

Gebruik je Windows 11? Ga dan naar de site www.aka.ms/getpowertoys. Hiermee open je de Microsoft Store en kun je de nieuwste versie binnenhalen.

Centrale plek

Via het dashboard kun je de verschillende PowerToys openen. Open het startmenu, typ powertoys en klik erop. Het dashboard opent. Aan de linkerkant vind je een overzicht van alle PowerToys. Regelmatig verschijnen er nieuwe PowerToys in deze lijst. Ook heb je hier toegang tot de sectie Dashboard. Dit onderdeel geeft in één oogopslag aan welke modules je in- of uitgeschakeld hebt.

Veel PowerToys activeer je met een toetscombinatie. Deze wordt ook getoond in de dashboardweergave. Dat maakt het dashboard extra bruikbaar, vooral als je bent vergeten welke toetscombinatie bij een bepaalde PowerToy hoort. Je kunt op een module klikken om de bijbehorende instelling te openen. Als je een van de besproken PowerToys wilt gebruiken, schakel je de module hier in.

Geavanceerd plakken

Grote kans dat je het volgende scenario herkent: je plakt een stuk tekst, maar je wilt eigenlijk niet gebruikmaken van de oorspronkelijke opmaak. Door de tekst in een neutrale app te plakken (bijvoorbeeld Kladblok) en vervolgens naar het definitieve venster te kopiëren (bijvoorbeeld Word), verdwijnt de opmaak.

De PowerToy Geavanceerd plakken komt op zulke momenten goed van pas. Hiermee verschijnt er een venster waarin je de gewenste opmaak kiest, nog voordat je de tekst daadwerkelijk plakt. Zo kun je kiezen voor Plakken als tekst zonder opmaak. Er is ook een AI-uitbreiding beschikbaar, waarmee je gekopieerde tekst laat samenvatten of vertalen, nog voordat je deze plakt. Wil je daarvan gebruikmaken? Klik dan op Inschakelen bij Plakken met AI inschakelen. In de sectie Snelkoppelingen bepaal je welke toetscombinatie je wilt gebruiken. Bovendien kun je hier een directe toetscombinatie vastleggen waarmee je rechtstreeks plakt als tekst zonder opmaak. Handig!

Altijd op de voorgrond

Heb je een venster dat je altijd zichtbaar wilt houden, ook als je andere programma’s hebt geopend? Bijvoorbeeld de weersvoorspelling of het laatste nieuws. Eerder geopende vensters verdwijnen normaal gesproken achter nieuw geopende vensters, maar niet met de PowerToy Always On Top. Met een toetscombinatie activeer je het geselecteerde venster. Wil je het onderscheid vergroten, zet dan de schuif op Aan bij Een rand rond het vastgemaakte venster weergeven. Standaard wordt er ook een geluid afgespeeld bij het vastmaken van een venster. Stel je dat niet op prijs, schakel de bijbehorende functie dan uit in de sectie Geluid.

Bijsnijden en vergrendelen

Gebruik je een app waarvan je maar een deel nodig hebt? Bijvoorbeeld een app waarin de weersvoorspelling wordt getoond, of YouTube, waarbij je genoeg hebt aan enkel het videovenster? Met de PowerToy Bijsnijden en vergrendelen kun je een deel van het venster uitknippen en in een nieuw venster plaatsen. Ideaal voor bijvoorbeeld kinderen, waarbij je als ouder alleen het gedeelte met de video uitknipt zodat de andere onderdelen op de website niet meer te zien en te gebruiken zijn.

De werking is eenvoudig: gebruik de toegewezen toetscombinatie en markeer het gedeelte van het venster dat je wilt uitsnijden. Een nieuw venster opent. Deze PowerToy werkt uiteraard ook goed met het eerder besproken Altijd op de voorgrond: zo zorg je dat die informatie altijd op het scherm blijft.

FancyZones

De PowerToy FancyZones is inmiddels een oude bekende, maar nog wel het vermelden waard. Deze helpt je met het organiseren van de verschillende vensters op je scherm. Je kunt gebruikmaken van kant-en-klare lay-outs om je vensters in een grid te rangschikken, maar hebt ook de mogelijkheid om een eigen grid te maken. Kies voor Lay-outeditor starten. Een nieuw venster opent. Kies het beeldscherm dat je wilt indelen (als je meerdere beeldschermen gebruikt), gebruik een bestaand sjabloon als uitgangspunt en klik op het pennetje om het sjabloon te bewerken. Geef bijvoorbeeld het aantal zones aan en de onderlinge afstand tussen de vensters.

Via het hoofdvenster van FancyZones (bereikbaar via het eerder besproken dashboard) heb je toegang tot de sectie Zones. Klap Zonegedrag open voor extra opties. Hier bepaal je onder meer of de beschikbare zones op alle beeldschermen worden getoond als je er meerdere hebt. Bekijk ook de sectie Venstergedrag: hier bepaal je hoe de vensters zich gedragen bij het verslepen en welk uiterlijk ze krijgen.

Image Resizer

Snel een afbeelding verkleinen, bijvoorbeeld omdat je het via e-mail wilt delen en de hogeresolutie-variant nodeloos groot is? Schakel dan de PowerToy Image Resizer in. Hiermee kun je het formaat van een afbeelding aanpassen via een klik met de rechtermuisknop. Via het dashboard, in de sectie Afbeeldingsformaten, heb je toegang tot aanvullende mogelijkheden. Zo kun je de bestaande afmetingen aanpassen en een nieuwe grootte toevoegen. Deze zijn vervolgens direct toegankelijk via het rechtermuisknopmenu.

Bovendien kun je het compressieniveau aanpassen in de sectie Codering. Met de schuif bij JPEG-kwaliteitsniveau geef je aan hoeveel de beelden moeten worden gecomprimeerd. Hoe hoger de compressie, hoe lager de kwaliteit. Werp tot slot een blik in de sectie Bestand. Bestanden met een nieuwe afmeting worden als nieuw bestand op geslagen: in dit onderdeel bepaal je welke naamopbouw wordt gebruikt.

Keyboard Manager

Ben je niet tevreden met de werking van een toets op het toetsenbord, dan kun je deze met PowerToy Keyboard Manager toewijzen aan een andere actie. Bijvoorbeeld als je niet Ctrl+C wilt gebruiken voor het kopiëren van een item, maar Windows-toets+Ctrl+C. Activeer de PowerToy via het dashboard en klik op Een toets opnieuw toewijzen. Klik op Sleutel opnieuw toewijzen toevoegen. Klik op Selecteren en toets de huidige toetscombinatie in. Bepaal vervolgens bij de sectie Verzenden welke actie moet worden uitgevoerd. Je kunt meerdere toewijzingen maken, nagenoeg voor elke toetscombinatie. Sommige combinaties zijn uitgesloten, zoals Windows-toets+L en Ctrl+Alt+Del.

Muishulpprogramma’s

De PowerToys besteden ook veel aandacht aan functies waarmee je muis en het gedrag ervan naar je hand zet. Je vindt ze via het dashboard onder Muishulpprogramma’s. Onder Mijn muis zoeken kun je de optie inschakelen om de muispositie te markeren zodra je twee keer op de Ctrl-toets drukt of een andere snelkoppeling gebruikt. Verder vind je in het dashboard opties om de muisaanwijzer snel te verplaatsen over grote afstanden (via Muissprong) en om de muisaanwijzer duidelijker te tonen (via Kruisdraden van muisaanwijzer).

Maak je gebruik van meerdere computers en wil je één muis gebruiken voor alle apparaten? Dan is de PowerToy Mouse Without Bordersinteressant. Nadat je 'm hebt ingeschakeld, kun je de muis van het ene naar het andere apparaat slepen, vergelijkbaar met het gebruik bij meerdere beeldschermen. De muis verschijnt naadloos op het andere apparaat, bijvoorbeeld van een desktop naar een laptop.

PowerToys Run

Uitgekeken op het startmenu en behoefte aan een krachtigere launcher om bestanden te openen, programma’s te starten en slimme bewerkingen te doen (bijvoorbeeld om rekensommen te maken)? Met de PowerToy Run open je een venster, waarna je meteen begint met typen. De resultaten verschijnen in hetzelfde venster en kunnen van alles zijn: bestanden, websites, uitkomsten van sommen of internetfavorieten.

Om de functionaliteit van de PowerToy uit te breiden, kun je plug-ins activeren. Deze plug-ins voegen zoekresultaten toe. Wil je juist een minder uitgebreide lijst, schakel dan ongebruikte plug-ins uit. Via het dashboard vind je ze onder Invoegtoepassingen. Laat je niet afschrikken door de relatief grote hoeveelheid opties die lang niet altijd duidelijk zijn of goed worden beschreven. Deze PowerToy leent zich goed om mee te experimenteren.

Kort weergeven

Maak je ook (weleens) gebruik van een Mac, dan ken je de mogelijkheid waarschijnlijk wel om in Finder snel een voorbeeldweergave van afbeeldingen te zien door de spatiebalk in te drukken. In Windows Verkenner is een vergelijkbare optie standaard niet beschikbaar, maar met de PowerToy Kort weergeven kun je hier iets aan doen. Zodra je de PowerToy hebt ingeschakeld, bepaal je in de sectie Activering welke sneltoets je hiervoor wilt gebruiken. Standaard is dit Ctrl+Spatiebalk. Schakel ook de volgende optie in: Het venster Kort weergeven automatisch sluiten nadat het de focus heeft verloren. Je kunt vervolgens met de pijltjestoetsen door de foto’s bladeren. Wil je de afbeelding bewerken, dan druk je op Enter om het bewerkingsprogramma Foto's te openen.

Quick Accent

Sommige PowerToys zijn relatief compact, maar daarom niet minder handig. Een goed voorbeeld hiervan is Quick Accent. Hiermee typ je snel tekens met een accent (zoals á of ë). De werking is eenvoudig. Zodra je een letter met accent wilt typen, druk je de betreffende toets in en tegelijkertijd de activeringstoets Quick Accent. Deze stel je in via het dashboard en kan bijvoorbeeld de PijltjeRechts-toets zijn. Een overzichtelijk venster met mogelijke accenten voor de betreffende letter verschijnt.

File Locksmith

Je probeert een bestand of map te verplaatsen of te verwijderen en Windows weigert dienst omdat het item in gebruik zou zijn. Die situatie kan voor flinke frustratie zorgen. Inmiddels zijn er verschillende externe programma’s beschikbaar waarmee je dit probleem te lijf gaat, waaronder de PowerToy File Locksmith. Schakel de optie in via het dashboard. Zodra een bestand of map dwarsligt, houd je Shift ingedrukt en klik je erop met de rechtermuisknop. Kies voor Unlock with File Locksmith. Grote kans dat het programma het gegijzelde item vrij krijgt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).