Hacken kun je leren, maar dit lukt alleen door veel proberen en experimenteren. Door hacken op de juiste manier, bij de juiste organisaties en in een veilige omgeving, help je mee om cybercrime tegen te gaan en mogelijk zelfs op te lossen, zonder de wet te overtreden. Eén van die manieren is een capture the flag-hackcompetitie. Lees hier meer overCTF challenges.

Security CTF’s oftewel capture the flag-competities hebben in deze context niks te maken met schietspelletjes op de computer of met het veroveren van de vlag bij het paintballen. Het zijn uitdagende opdrachten, ook wel challenges genoemd, waarbij je nieuwe hackingtechnieken kunt leren.

Vaak vinden CTF’s plaats tijdens een van de vele securityconferenties over de hele wereld. Al in 1996 werd er een CTF georganiseerd tijdens Def Con, een grote en bekende cyberbeveiligingconferentie die jaarlijks wordt gehouden in Las Vegas. Naarmate het internet groeide, groeide ook de CTF-competities en kon ook het internet gebruikt worden om waar dan ook ter wereld mee te doen. Tegenwoordig zijn CTF’s voor iedereen en overal bereikbaar en kun je online direct deelnemen.

In dit artikel leggen we je uit welke challenges er zijn en hoe je zelf CTF’s kunt vinden om te spelen, zowel online als offline.

Deelnemen aan een CTF

De meeste deelnemers aan CTF’s zijn hackers of hebben ervaring met hacken. Maar er komen ook veel studenten die een IT-opleiding volgen, al dan niet in de richting van security. Uiteraard is er ook niks mis mee om als volledige nieuweling mee te doen aan CTF’s, er is altijd wel iemand die je wil helpen of waar je bij kunt aanschuiven om mee te kijken en wat van kunt leren.

Uiteindelijk leer je wel het meest door het zelf te doen en proberen. Maar in het begin is het erg lastig, je weet niks en het lukt je maar niet om de challenges op te lossen. Maar aan het einde van elke CTF worden er write-ups gemaakt door de deelnemers, een volledige beschrijving van hoe anderen een challenge hebben weten op te lossen. Vaak voorzien van de gebruikte exploitcode, korte video’s of een complete stap-voor-stap YouTube-video. Deze zijn heel leerzaam en het beste kun je in het begin veel van deze beschrijvingen lezen en video’s bekijken om het zelf proberen na te doen, zodat je begrijpt hoe het moet en hoe het kan, en je daarna zelf mee aan de slag kunt.

Vaak zijn er aan de online CTF’s ook forums en IRC-kanalen verbonden. Hier worden de verschillende challenges besproken, maar altijd zonder dat er echt een hint of antwoord wordt prijsgegeven. Vragen naar flags, oplossingen of hints is niet netjes en vaak zelfs niet toegestaan. Zeker niet wanneer het voor anderen ook te lezen is.

Benodigdheden

Om mee te kunnen doen aan de online CTF’s, moet je weten waar ze te vinden zijn, vaak moet je een account aanmaken om in te kunnen loggen zodat ook je scores bijgehouden kunnen worden. Voor de Jeopardy stijl-challenges (uitleg verderop) heb je vaak niet meer nodig dan je computer of laptop en toegang tot de website. Bij de attack/defense- of penetratie-challenges heb je vaak een installatie van Kali nodig, het besturingssysteem voor hackingdoeleinden. Daarop zijn dan ook veel programma’s en tools te vinden die je nodig hebt. Overige tools kun je downloaden van bijvoorbeeld Github op het moment dat je ze nodig hebt.

Bekende tools zijn Nmap voor een eerste scan om informatie over porten en services te vinden, het Linux-tooltje smbclient voor meer informatie over samba shares, Wireshark voor het analyseren van netwerkverkeer, Nikto om webservers te scannen, hashcat voor het decoderen van wachtwoorden en sqlmap om geautomatiseerd SQL-injections te ontdekken.

©PXimport

Je kunt ook een volledige virtuele machine om mee te oefenen downloaden, die worden vaak als iso-bestand aangeboden. De machine is al helemaal voorbereid en je kunt hem op je eigen computer of laptop draaien. Zo heb je de beschikking over je eigen kwetsbare server, waar geen andere deelnemers op zitten. Deze downloadbare kwetsbare machines vind je bijvoorbeeld op de website vulnhub.com, hier staan inmiddels meer dan driehonderd .iso-bestanden op die elk hun eigen uitdaging en moeilijkheid hebben.

Soorten CFT challenges

Er zijn verschillende soorten challenges. Bij reverse engineering krijg je meestal een bestand, een uitvoerbaar programma, dat je lokaal kunt draaien. Met de juiste input voor het programma wordt uiteindelijk de flag onthuld. Door het reverse engineeren van het programma leer je hoe het algoritme werkt en weet je welke input je moet geven om de flag te vinden.

Bij cryptochallenges gaat het om cryptografie, vaak uiteenlopend van simpele of zelfgemaakte encryptie tot zwakke random generators. Maar het kan ook heel geavanceerd en wiskundig worden, waarbij je snel het spoor bijster bent als je niet volledig van dit soort technieken op de hoogte bent.

Bij pwning challenges krijg je meestal ook een uitvoerbaar programma, maar ook een ip-adres en een poort waar het programma op een server draait. Met het uitvoerbare bestand kun je lokaal proberen om het programma te exploiten en zo remote code execution te krijgen. Vervolgens gebruik je je ontwikkelde exploit code om op afstand een toepassing binnen te dringen en een actie uit te voeren. Als je op de server gekomen bent, kun je het bestand met de flag vinden en uitlezen. Vaak lopen deze challenges uiteen van een simpele buffer overflow tot erg geavanceerde heap overflows.

Een forensics challenge kent allerlei varianten. Bij een memory dump is het de bedoeling om een bestand te analyseren en bijvoorbeeld alle gebruikersnamen en wachtwoorden die op het moment van de dump in het geheugen van die computer waren geladen, eruit te halen. Bij netwerk packet analyse moet je analyseren hoe de communicatie tussen twee servers eruitzag en moet je bijvoorbeeld een gebruikersnaam en wachtwoord die in deze communicatie werd meegestuurd, vinden. De flag kun je vinden door de verborgen informatie uit de bestanden te lezen, alsof je een forensisch onderzoek aan het doen bent. Voor beginners zijn deze challenges vaak lastig.

Web challenges werken aan de hand van URL’s en kennen challenges zoals authenticatie bypass; het omzeilen van het inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord, en SQL- of XML-injections.

De IoT- (Internet Of Things) challenges zul je vaker bij een bedrijf of organisatie op kantoor vinden, omdat je hiervoor fysiek toegang tot het IoT-apparaat nodig hebt. Vaak is dit een combinatie van een web challenge, omdat er een administrator interface op zit, reverse engineering, omdat de firmware onderzocht kan worden, en een hardwarehack via bijvoorbeeld de netwerkaansluiting of UART, een seriële poort op een IoT-apparaat.

©PXimport

Er zijn eigenlijk twee veelvoorkomende soorten CTF’s. Namelijk Jeopardy-stijl CTF’s en attack/defense-CTF’s. Er zijn CTF’s die meer lijken op een werkelijke security penetratietest en er zijn gemengde competities; een combinatie van meerdere soorten CTF’s.

Bij de Jeopardy-stijl CTF is het de bedoeling om verschillende opdrachten (challenges) op te lossen van verschillende categorieën. Vaak kun je jezelf door het oplossen van de challenges toegang verschaffen tot een server, waar je dan een bepaalde tekst kunt vinden, die vlag (flag) heet. Vandaar ook de naam ‘capture the flag’. Deze flag kun je vervolgens uploaden als bewijs dat je de challenge gehaald hebt. Hiermee verdien je punten voor jezelf of je team.

De attack-/defense- CTF’s werken anders. Vaak worden ze gespeeld in teamverband. Elk team heeft zijn eigen kwetsbare servers en services. Als team moet je je eigen systeem verdedigen tegen andere teams die jouw systeem aanvallen. Tegelijkertijd kun je als team de server van andere teams proberen aan te vallen.

Bij de penetratietest-CTF probeer je individueel of met een team via vooraf bepaalde kwetsbaarheden een systeem binnen te komen. Een aantal veelvoorkomende kwetsbaarheden zijn het gebruik van zwakke wachtwoorden, gedeelde harde schijven zonder de juiste ACL’s, gesimuleerde eindgebruikers of bufferoverflows. Ook bij deze vorm van CTF is het niet toegestaan om elkaar aan te vallen, maar alleen de machines die voor de CTF beschikbaar zijn gemaakt.

De Jeopardy-stijl CTF’s gaan vaak over meer dan security alleen. Er komen ook veel raadsels en wiskundige breinkrakers in voor. De verschillende categorieën waarin challenges voorkomen zijn onder meer reverse engineering, cryptografie, pwning, forensics, web, IoT enzovoort. Hoe meer challenges je weet op te lossen, hoe moeilijker ze zullen worden. Moeilijker challenges leveren meer punten op. Degene met de meeste punten wint. Het is bij de Jeopardy-stijl CTF overigens niet toegestaan om elkaar aan te vallen, iedereen gebruikt over het algemeen zijn eigen laptop en logt in op de server of servers waar de challenges op staan.

Online CTF’s

Wil je zelf aan de slag met CTF, dan is een online-variant het makkelijkst om mee te beginnen. Er zijn wel honderden voorbeelden te noemen van websites die CTF’s hosten. Hier noemen we een aantal van de grootste en meestgebruikte websites.

Google heeft een CTF waarbij de beste tien teams na een online kwalificatieronde uitgenodigd worden om onsite de finale te spelen. En hier zijn leuke prijzen te winnen, maar het begint wel eerst online en daar kan iedereen aan mee doen.

CTF time is gemaakt door de CTF-community voor de CTF-community. Hier vind je CTF’s zowel online als offline, die binnenkort zullen plaatsvinden. Hoe en waar je je kunt inschrijven staat er ook, net als historische CTF-events en onder meer de ranglijst van deelnemende CTF-teams.

Overthewire is een verzameling van zogenoemde wargames. Elke challenge is te bereiken via een eigen ssh-poort. Er zijn verschillende levels die steeds moeilijker worden naarmate je verder komt. De Bandit-challenge is uitermate geschikt voor iedereen die net begint.

©PXimport

W3challs is een trainingsplatform met verschillende realistische challenges met verschillende moeilijkheidsgraden (easy, medium, hard). Deze heeft ook een forum waar je met andere deelnemers over de challenges kunt discussiëren.

Root-Me heeft meer dan 200 hack-challenges en ook nog 50 virtuele omgevingen waar je je skills kunt oefenen.

Op Hackthebox staan zowel kwetsbare servers als challenges in verschillende categorieën. Toegang krijgen tot de website is al een challenge op zich. Er zijn teams en ruim 150.000 mensen van over de hele wereld die dagelijks proberen de challenges te kraken.

Onsite CTF’s

Nog leuker is het natuurlijk om een on-site CTF bij te wonen of zelf aan deel te nemen. Er is een aantal bekende CTF’s. Secure by design organiseert elk jaar een CTF waar ongeveer 250 deelnemers op afkomen. Afgelopen jaren was het een uitgebreide penetratietest-stijl CTF in een studio in Hilversum.

Het Platform voor InformatieBeveiliging organiseert ook jaarlijks een CTF in Jeopardy-stijl. Aan meedoen zitten wel wat kosten verbonden, tenzij je lid bent, maar daarvoor krijg je wel een gezellige avond waar veel mensen aan deelnemen.

Hack in the box is een jaarlijkse hackingconferentie in Nederland, waar naast de conferentie ook een CTF wordt georganiseerd. Tijdens het tweedaags evenement wordt in teamverband geprobeerd de Jeopardy-stijl CTF te hacken.

Nog leuker is meedoen aan de CTF tijdens een van de hackingconferentie in de Verenigde Staten, zoals het eerder genoemde Def Con. Hiervoor moet je wel naar de VS, maar naast de CTF kun je ook de conferentie zelf bezoeken en er zijn leuke prijzen te winnen.

Tekst:Joost van ‘t Zand

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).