ID.nl logo
Gegevens sorteren in Excel doe je zo
© PixieMe - stock.adobe.com
Huis

Gegevens sorteren in Excel doe je zo

Excel is een ware cijfergoeroe, maar je moet natuurlijk zelf ook weten welke mogelijkheden er zijn en hoe je de data in Excel op een optimale manier kunt weergeven. In dit artikel geven we praktische tips voor het sorteren en filteren van je data.

Wanneer je data in een tabel of een gegevensbereik hebt ingevoerd, wil je die niet altijd als een statisch blok bekijken. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om gegevens in een andere volgorde te plaatsen (sorteren) of om overtollige informatie tijdelijk weg te halen (filteren). We stellen je een aantal toegankelijke methodes en functies in Excel voor, waarmee je zulke datamanipulaties snel en efficiënt uitvoert.

We baseren ons op Excel van Microsoft 365, maar de meeste tips kun je ook in andere Excel-edities gebruiken. We gaan er wel vanuit dat je over een of meer geschikte datareeksen of tabellen in Excel beschikt, waarop je de voorgestelde technieken kunt gebruiken.

Tip: Bestel ook onze cursus Excel in de praktijk

Standaardsortering

We beginnen met de eenvoudigste sorteringstechniek: op basis van één criterium en één kolom (of rij) in je datareeks.

Selecteer een willekeurige cel in het bereik, open het tabblad Gegevens en klik op de knop AZ of ZA in de rubriek Sorteren en filteren. Je merkt dat je gehele bereik wordt gesorteerd op basis van de kolom van de geselecteerde cel, hetzij van klein naar groot, hetzij in omgekeerde volgorde, zowel alfabetisch als numeriek. Heb je een complete kolom of rij geselecteerd, dan verschijnt meteen na het indrukken van de knop de vraag of je wilt Doorgaan met de huidige selectie of De selectie uitbreiden. Kies je eerste optie, dan zal de sortering zich alleen op die kolom of rij doorzetten – wat wellicht niet de bedoeling is.

Voor meer mogelijkheden druk je op de knop Sorteren, waarna een dialoogvenster verschijnt. Standaard wordt een sortering uitgevoerd op kolommen. Wil je dit anders, klik dan op Opties en selecteer Van links naar rechts sorteren. Merk op dat je hier ook Hoofdlettergevoelig kunt selecteren.

We gaan hier even uit van een sortering van boven naar beneden. Laat het vinkje staan bij Mijn gegevens bevatten kopteksten als je geselecteerde tabel kolomtitels bevat als Naam, Bedrag enzovoort. Bij Sorteren op kies je de kolom waarop je wilt sorteren, bij Sorteren op laat je Celwaarden geselecteerd. De Volgorde kan zowel dalend als oplopend zijn. Bevestig met OK.

Standaard sorteert Excel op één kolom, op basis van celwaarden.

Aangepaste sortering

Meestal zul je op celinhoud willen sorteren, maar er zijn ook andere opties. Je kunt een kolom of rij bijvoorbeeld volgens formatteringseigenschappen ordenen. Roep opnieuw het dialoogvenster bij Sorteren op. In het uitklapmenu bij Sorteren op kun je nu ook op Tekstkleur, Celkleur en Pictogram voor voorwaardelijke opmaak sorteren.

Lees ook: Zo gebruik je Office zonder abonnement

Je hoeft je evenmin te beperken tot één sorteringsniveau. Zo kun je bijvoorbeeld kolom 1 als primaire sorteringssleutel gebruiken, en wanneer meerdere waarden in deze kolom identiek zijn, kun je een andere kolom als secundaire sorteringssleutel inzetten. Je regelt op de gebruikelijke manier eerst de sortering van de eerste kolom, vanuit het dialoogvenster. Vervolgens druk je op de knop Niveau toevoegen en stel je de sortering voor de andere kolom in. Met de pijlknoppen kun je de prioriteit van de sorteringssleutels nog aanpassen.

Stel, je hebt in een rij of kolom eigen celwaarden ingevuld, bijvoorbeeld Mini, Klein, Normaal, Groot, Extra groot en je wilt de data nu volgens deze criteria sorteren. Open hiervoor opnieuw het sorteringsvenster. Bij Sorteren op selecteer je de betreffende kolom, Sorteren op laat je op Celwaarden staan en bij Volgorde kies je deze keer Aangepaste lijst. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waar je de celwaarden in de gewenste sorteringsvolgorde intikt, gescheiden door een komma. Bevestig met Toevoegen. Selecteer de nieuwe lijst en druk op OK (2x).

Een aangepaste sortering met eigen waarden als primaire sorteringssleutel.

Autosortering

Wanneer je wijzigingen aanbrengt in een gegevensbereik, dan moet je er wel steeds zelf aan denken om de gewenste sortering opnieuw uit te voeren. Het is ook mogelijk dat automatisch door Excel te laten doen. Zo’n operatie kan natuurlijk met een VBA-script (Visual Basic for Applications), maar het kan ook anders.

Stel, je hebt een bereik met bijvoorbeeld in de eerste kolom de namen van de medewerkers waarop je alfabetisch wilt sorteren, maar wel zo dat de sortering intact blijft wanneer je een naam wijzigt of toevoegt. We gaan er even vanuit dat de eigenlijke data (zonder eventuele kopteksten) zich in het bereik C2:E11 bevinden.

Tik dan de volgende formule in een willekeurige cel (bijvoorbeeld G2) in:

=SORTEREN(C2:E11;1;-1)

Het eerste cijfer 1 in deze formule verwijst naar de kolom waarop je wilt sorteren en -1 geeft aan dat je dit in aflopende volgorde wilt doen (1 is in oplopende volgorde).

Standaardfiltering

Vooral bij uitgebreide datasets dreigt het onoverzichtelijk te worden en is het handiger om tijdelijk bepaalde gegevens onzichtbaar te maken. Bij een klassieke gegevensreeks hoef je slechts een willekeurige cel te selecteren, waarna je in het menu Gegevens op de knop Filter drukt (druk nogmaals om de filterfunctie uit te zetten). Je merkt dat elke kolom nu een pijlknop krijgt. Klik op de pijl van de kolom waaruit je gegevens wilt filteren, verwijder het selectievakje bij Alles selecteren en plaats alleen een vinkje bij de gegevens je die zichtbaar wilt houden. Bevestig met OK.

In tegenstelling tot een klassieke gegevensreeks beschikt een echte tabel al over besturingselementen voor filtering in de tabelkoppen, met vergelijkbare filteropties als eerder beschreven. Dit is wel zo handig, en desgewenst kun je een datareeks als volgt naar een tabel converteren.

Selecteer het gewenste gegevensbereik, ga naar Invoegen, klik op Tabel bij Tabellen en laat het vinkje staan bij Mijn tabel bevat kopteksten. Bevestig met OK. Gaat je voorkeur naderhand toch weer uit naar een gegevensreeks, selecteer dan de tabel, rechtsklik op je selectie, kies in het contextmenu Tabel / Converteren naar bereik en bevestig met Ja.

Een tabel heeft ingebouwde filterfuncties.

Gecombineerde filtering

Je kunt ook meerdere filters tegelijk toepassen. Druk opnieuw op de knop Filter en op het pijlknopje bij de gewenste kolomkop. Afhankelijk van het datatype zie je in het venster Getalfilters of Tekstfilters staan.

Stel, je wilt alleen de data zien met een bovengemiddelde waarde in numerieke kolom 2 op voorwaarde dat in tekstkolom 3 een bepaalde tekststring voorkomt. Klik dan eerst op het pijlknopje in kolom 2 en kies Getalfilters / Boven gemiddelde. Je merkt dat de pijlknop in deze kolom nu een filterpictogram bevat en het volstaat de muispijl even hierboven te houden om het toegepaste filter te zien.

Klik nu op de pijlknop in kolom 3 en kies Tekstfilters / Aangepast filter. In het dialoogvenster van Aangepast AutoFilter kun je nu de gewenste filters samenstellen, bijvoorbeeld iets als: is gelijk aan ABC Of is gelijk aan CBA. Na je bevestiging wordt dit tweede filter toegepast bovenop het filter dat je al voor kolom 2 had ingesteld. Filters werken namelijk additief.

Om snel een filter te verwijderen van een bepaalde kolom klik je met rechts op een cel in die kolom en kies je Filteren / Filter wissen van [kolomnaam].

Filteren op meerdere criteria kan ook.

Geavanceerde filtering

Voor nog krachtigere filters gebruik je het dialoogvenster van de knop Geavanceerd in de rubriek Sorteren en filteren in het menu Gegevens. Dit vergt wel enige voorbereiding.

Allereerst kopieer je de kolomkoppen van je databereik (bijvoorbeeld A1:C1) naar een lege plek in je spreadsheet (bijvoorbeeld G1:H1). Het is nu de bedoeling dat je onder de gekopieerde kolomkoppen de gewenste criteria invult. Stel, je bent alleen geïnteresseerd in de data van de items met de naam Peter of Jan. Dan vul je de bijbehorende namen onder elkaar in de kolom Naam in (in ons voorbeeld in G2 en G3).

Vervolgens selecteer je je complete databereik (A1:C10 in ons voorbeeld), waarna je op het tabblad Gegevens op de knop Geavanceerd drukt bij Sorteren en filteren.

Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin je Kopiëren naar een andere locatie selecteert. Het is immers de bedoeling dat je de resultaten van de filtering naar een ander, nog leeg bereik kopieert. Bij Lijstbereik verwijs je naar je complete databereik (bijvoorbeeld $A$1:$C$10). Dat kun je handmatig intikken of je drukt op het pijlknopje waarna je het bereik met de muis selecteert.

Over naar Criteriumbereik. Hier selecteer je alle kolomkoppen inclusief de ingetikte criteria - in ons voorbeeld $G$1:$I$3). Tot slot druk je op het pijlknopje bij Kopiëren naar en klik je op de linkerbovenhoek van het gewenste resultatenbereik. Let wel, wanneer je een vinkje plaatst bij Alleen unieke records, worden eventuele duplicaten niet mee gekopieerd in je resultatenlijst. Bevestig met OK.

In het eerdergenoemde voorbeeld gaat het om een zogeheten Booleaanse OR-relatie: je wilt de data die bij Peter óf Jan horen. Wil je een AND-relatie (zowel Peter als Jan), dan moet je criteria in verschillende kolommen intikken. Groente in de kolom Product bijvoorbeeld en >1000 in de kolom Omzet.

In dit geval moet aan meerdere criteria tegelijk worden voldaan (Booleaanse AND).

Filterfunctie

Schrikt enig tikwerk je niet af, dan kun je met de ingebouwde FILTER-functie ook complexe filtercriteria in een enkele formule kwijt. De syntax op zich is vrij eenvoudig: =FILTER(reeks;criteria;[indien_leeg]).

Om bij ons zelfde voorbeeld te blijven kan dit dus iets worden als: =FILTER($A$2:$C$10;$A$2:$A$10=″Peter″;″Niet gevonden″)

Merk op dat de kolomkoppen niet mee in het databereik zijn opgenomen. Staat de naam Peter niet in de B-kolom dan zal ‘Niet gevonden’ verschijnen. Voor een OR-relatie gebruik je de volgende syntax: =FILTER($A$2:$C$10;($A$2:$A$10=″Peter″)+($A$2:$A$10=″Jan″))

Om een AND-relatie te krijgen, gebruik je de operator * in plaats van +. Het bovenstaande voorbeeld (alleen groente met een omzet van meer dan 1000) vertaalt zich dan in:

=FILTER($A$2:$C$10;($B$2:$B$10=″Groente″)*($C$2:$C$10>1000))

Je moet natuurlijk wel de syntax goed beheersen, maar de snelste manier voor complexe filtering is zonder meer deze FILTER-functie.

De FILTER-functie oogt complex, maar de syntax heb je wel snel door.

Nog geen toegang tot Excel? Bestel Microsoft Office hier bij Bol.com.

▼ Volgende artikel
😱 Het Blue Screen of Death van Windows gaat voorgoed verdwijnen
© Valeriia Lukashova
Huis

😱 Het Blue Screen of Death van Windows gaat voorgoed verdwijnen

Iedereen die met Windows werkt, kent het wel: ineens een blauw scherm, en dan… niets meer. Het beruchte Blue Screen of Death (BSOD) hoort al sinds de jaren 90 bij Windows als pindakaas bij brood. Maar daar komt nu verandering in: het blauwe scherm gaat verdwijnen.

Het Blue Screen of Death bestaat al sinds de jaren 90. In Windows NT verscheen het voor het eerst in zijn bekende vorm: witte foutcodes op een felblauw vlak. De melding verscheen bij serieuze systeemfouten, vaak veroorzaakt door een kapotte driver of instabiele hardware. In latere versies kwamen er ook een verdrietige emoticon :( bij en, sinds 2016, een QR-code die naar een informatiepagina leidde. Hoewel er weinig dingen zo frustrerend zijn als een BSOD, is-ie ook handig: de foutmelding en STOP-code* die erop staan, kunnen je namelijk helpen om te achterhalen wat er precies aan de hand is. Maar nu gaat het dus verdwijnen …
*Scrol naar beneden voor een overzicht met de meest voorkomende foutmeldingen/STOP-codes en hun betekenis.

©PXimport | Reshift Digital BV

Op zwart

Het is gelukkig iets minder dramatisch dan je denkt: Microsoft gaat het blauwe scherm vervangen door een zwarte variant. Het nieuwe ontwerp oogt rustiger, zonder QR-code of icoontjes, en toont direct de foutcode en de driver die mogelijk de oorzaak is. Handig voor wie het probleem wil opzoeken of oplossen.

De nieuwe interface is vanaf later deze zomer beschikbaar op alle computers die draaien op Windows 11 versie 24H2. Naast het zwarte scherm wordt ook het meldingsscherm dat je ziet bij onverwachte herstarts vernieuwd. Dat sluit beter aan op de rest van Windows 11, is overzichtelijker en verdwijnt vaak al binnen een paar seconden.

©Microsoft

Waarom deze verandering?

Volgens Microsoft draait het om duidelijkheid. Het scherm moet beter laten zien of het probleem in Windows zelf zit, of in een externe component. Dat scheelt tijd bij het zoeken naar de oorzaak. Zeker na de wereldwijde CrowdStrike-storing van vorig jaar – waarbij miljoenen computers vastliepen door een fout in beveiligingssoftware – wil Microsoft de foutafhandeling beter en sneller maken.

Quick Machine Recovery

Naast het nieuwe scherm introduceert Microsoft ook Quick Machine Recovery (QMR). Deze functie is bedoeld voor situaties waarin een pc helemaal niet meer opstart. Via de herstelomgeving van Windows kan het systeem dan automatisch reparaties uitvoeren, zonder dat je handmatig iets hoeft te doen of een expert hoeft in te schakelen.

QMR wordt later dit jaar beschikbaar op alle apparaten met Windows 11 versie 24H2. Op Home-edities staat het standaard aan. De functie wordt op dit moment al getest in het Beta Channel van het Windows Insider-programma, zodat Microsoft nog kan bijschaven waar nodig.

Wat merk jij ervan?

Voor de meeste mensen betekent dit vooral dat de foutmelding bij een crash er straks anders uitziet. Maar het belangrijkste verschil zit onder de motorkap: Windows toont duidelijker wat er misgaat en kan zichzelf sneller herstellen. In de volksmond zal er – denken wij – overigens weinig veranderen: Blue of Black, het zal een BSOD blijven.

Foutmeldingen en STOP-codes

PAGE_FAULT_IN_NONPAGED_AREA STOP-code: 0x00000050 Windows probeert een deel van het geheugen te gebruiken dat niet beschikbaar is. Dit kan komen door kapot RAM-geheugen of problemen met de harde schijf.

IRQL_NOT_LESS_OR_EQUAL STOP-code: 0x0000000A Een onderdeel van Windows probeerde iets te doen op een moment dat dat niet mocht. Meestal komt dit door foutieve drivers of hardwareproblemen.

SYSTEM_SERVICE_EXCEPTION STOP-code: 0x0000003B Een onderdeel van Windows veroorzaakt een fout tijdens een systeemtaak. Vaak door oude of conflicterende software of drivers.

DRIVER_IRQL_NOT_LESS_OR_EQUAL STOP-code: 0x000000D1 Een driver probeert iets te doen met geheugen op het verkeerde moment. Dit wordt vaak veroorzaakt door slechte of onjuiste drivers.

INACCESSIBLE_BOOT_DEVICE STOP-code: 0x0000007B Windows kan bij het opstarten de schijf met systeembestanden niet bereiken. Oorzaak kan liggen in beschadigde bestanden of instellingen in het BIOS.

BAD_POOL_HEADER STOP-code: 0x00000019 Windows krijgt een fout in het geheugenbeheer. Dit kan komen door een slechte driver, hardwareproblemen of software die in de war raakt.

SYSTEM_THREAD_EXCEPTION_NOT_HANDLED STOP-code: 0x0000007E Windows krijgt een fout in een systeemonderdeel. De boosdoener is meestal een verouderde of kapotte driver.

WHEA_UNCORRECTABLE_ERROR STOP-code: 0x00000124 Windows ontdekt een ernstige hardwarefout of probleem met stroom of temperatuur. Ook defecte systeembestanden kunnen dit veroorzaken.

UNMOUNTABLE_BOOT_VOLUME STOP-code: 0x000000ED Windows kan de opstartschijf niet goed lezen. Dit gebeurt meestal tijdens het opstarten van de computer.

▼ Volgende artikel
Googles AI leest straks mee in WhatsApp – zo houd je de controle!
© gguy - stock.adobe.com
Huis

Googles AI leest straks mee in WhatsApp – zo houd je de controle!

Vanaf 7 juli krijgt Google Gemini toegang tot apps als WhatsApp, Telefoon en Berichten – zelfs als je dat niet expliciet hebt aangezet. Wat betekent dat voor je privacy? En hoe voorkom je dat de AI méér weet dan jij wilt? Dit moet je weten voordat de verandering ingaat.

In dit artikel lees je:
  • Wat Gemini straks kan doen met apps als WhatsApp en Berichten
  • Waarom Google deze wijziging doorvoert
  • Hoe dit je privacy beïnvloedt (zelfs als je tracking hebt uitgeschakeld)
  • Hoe je zelf de toegang van Gemini kunt beperken
  • Wat deze stap zegt over de toekomst van AI op je telefoon

Googles AI-assistent Gemini wordt komende maand verweven met een aantal nogal essentiële apps op je Android-toestel. Denk aan Telefoon, Berichten en zelfs WhatsApp. Dat blijkt uit een e-mail die Google eind juni verstuurde naar gebruikers van Gemini, meldt de website Android Authority. De toon van die boodschap riep meteen vragen op: helpt Gemini je straks óók als je tracking hebt uitgeschakeld? En wat betekent dat voor je privacy?

Ook interessant: Bezorgd over je privacy? Zo zet je Meta AI uit in je WhatsApp-chats

Nieuwe Android-smartphone nodig?

Bekijk hier de allernieuwste modellen!

Vage communicatie zorgt voor onrust

In de e-mail staat dat Gemini binnenkort ondersteuning biedt bij basisfuncties zoals bellen en berichten versturen, óók als je de zogeheten Gemini Apps Activity uit hebt staan. Op papier klinkt dat als een handige extra, maar in de praktijk leidde het vooral tot verwarring. Want als Gemini kan helpen zonder dat die activiteit is ingeschakeld, betekent dat dan dat de AI toch nog steeds meeleest of gegevens opslaat?

De formulering was vaag, de impact onduidelijk, en aangezien onze privacy in combinatie met AI sowieso al een heet hangijzer is, ging het nieuws als een lopend vuurtje door de techcommunity. Al snel verschenen er bezorgde reacties op sociale media en in forums, waarin gebruikers zich afvroegen of ze straks ongemerkt data afstaan aan een AI-systeem dat ze zelf niet actief gebruiken.

©Andrea

Google stelt gerust, maar nuanceert niet alles

Gelukkig kwam Google snel met verduidelijking. De kernboodschap: al biedt Gemini straks hulp bij je apps, dat betekent níét dat je persoonlijke gegevens automatisch worden verzameld of opgeslagen. Als je Gemini Apps Activity uit hebt staan, worden je gesprekken niet opgeslagen, niet gebruikt om modellen te trainen en verdwijnen ze na korte tijd automatisch. De AI gebruikt die tijdelijke gegevens alleen om je direct te kunnen helpen, bijvoorbeeld als je zegt 'bel mama' of 'stuur een bericht naar Daan'.

Toch blijft er een nuance hangen. De toegang van Gemini tot deze apps wordt standaard ingeschakeld voor iedereen, tenzij je dat zelf dus actief uitschakelt. Dat betekent dat de AI wel degelijk macht krijgt over je telefoonfuncties, tenzij jij ingrijpt. En hoewel de data niet worden opgeslagen, is er technisch gezien wel sprake van toegang tot privé-interactie, al is het kortstondig en geanonimiseerd.

Ook interessant: Spraakberichten in WhatsApp lezen, zo werkt het

Gebruikers kunnen zelf de stekker eruit trekken

Voor wie zich niet prettig voelt bij deze mate van AI-integratie, is er goed nieuws: je kunt de toegang van Gemini tot je apps volledig intrekken. Dat doe je via de instellingen van de Gemini-app binnen Android of via de speciale webpagina gemini.google.com/apps. Daar bepaal je per app of je Gemini toestemming geeft om ermee te werken. Zet je die toegang uit, dan stopt de AI simpelweg met bellen, berichten sturen of andere app-interacties. Je behoudt dus altijd de controle – als je tenminste weet waar je moet kijken.

Wat belangrijk is om te onthouden: deze wijziging betekent niet dat Gemini een spion wordt op je telefoon. Het is eerder een uitbreiding van de Assistent-functie, zoals we die kennen van eerdere AI-integraties binnen Android. Maar doordat AI steeds meer verweven raakt met je dagelijkse digitale handelingen, is het goed om scherp te blijven op wat wel en niet wordt gedeeld.

©WEI ZHENG

Van slimme assistent naar app‑regisseur

De evolutie van Gemini laat zien waar het naartoe gaat met AI in Android: niet langer een slimme praatpaal in de marge, maar een behoorlijk dominante regisseur van je app-gebruik. Vergelijk het met Siri's vernieuwde integratie in iOS 18 of de opkomende app-functies in Android 16 – allemaal gericht op een AI die niet alleen antwoordt, maar ook handelt.

Die verschuiving is logisch, maar dwingt ontwikkelaars én gebruikers om na te denken over de ethiek van assistentie. Want hoe vriendelijk een AI ook oogt, als die steeds meer kan, moet je ook scherper kijken naar wat je precies weggeeft.

Wat betekent dat concreet voor jou?

Als gebruiker hoef je je voorlopig geen zorgen te maken dat Gemini heimelijk je gesprekken opslaat of meeluistert zonder toestemming. Maar het blijft belangrijk om je instellingen te checken, zeker nu de AI standaard meer bevoegdheden krijgt. De tools om die macht te beperken zijn er gelukkig, je moet ze alleen wel even opzoeken.

Wil je dus de voordelen van Gemini benutten zonder je privacy op het spel te zetten? Check dan vóór 7 juli je instellingen en bepaal zelf hoeveel zeggenschap je de AI geeft. Zo houd je het beste van twee werelden: slimme hulp, zonder ongewenste inmenging.

Check dit vóór 7 juli

Vanaf 7 juli activeert Google automatisch nieuwe functies in Gemini. Wil je niet dat de AI toegang krijgt tot apps als WhatsApp of Telefoon? Ga dan naar de instellingen van de Gemini-app of bezoek gemini.google.com/apps. Daar kun je per app zelf aangeven of Gemini ermee mag werken.