ID.nl logo
Gegevens sorteren in Excel doe je zo
© PixieMe - stock.adobe.com
Huis

Gegevens sorteren in Excel doe je zo

Excel is een ware cijfergoeroe, maar je moet natuurlijk zelf ook weten welke mogelijkheden er zijn en hoe je de data in Excel op een optimale manier kunt weergeven. In dit artikel geven we praktische tips voor het sorteren en filteren van je data.

Wanneer je data in een tabel of een gegevensbereik hebt ingevoerd, wil je die niet altijd als een statisch blok bekijken. Het kan bijvoorbeeld handig zijn om gegevens in een andere volgorde te plaatsen (sorteren) of om overtollige informatie tijdelijk weg te halen (filteren). We stellen je een aantal toegankelijke methodes en functies in Excel voor, waarmee je zulke datamanipulaties snel en efficiënt uitvoert.

We baseren ons op Excel van Microsoft 365, maar de meeste tips kun je ook in andere Excel-edities gebruiken. We gaan er wel vanuit dat je over een of meer geschikte datareeksen of tabellen in Excel beschikt, waarop je de voorgestelde technieken kunt gebruiken.

Tip: Bestel ook onze cursus Excel in de praktijk

Standaardsortering

We beginnen met de eenvoudigste sorteringstechniek: op basis van één criterium en één kolom (of rij) in je datareeks.

Selecteer een willekeurige cel in het bereik, open het tabblad Gegevens en klik op de knop AZ of ZA in de rubriek Sorteren en filteren. Je merkt dat je gehele bereik wordt gesorteerd op basis van de kolom van de geselecteerde cel, hetzij van klein naar groot, hetzij in omgekeerde volgorde, zowel alfabetisch als numeriek. Heb je een complete kolom of rij geselecteerd, dan verschijnt meteen na het indrukken van de knop de vraag of je wilt Doorgaan met de huidige selectie of De selectie uitbreiden. Kies je eerste optie, dan zal de sortering zich alleen op die kolom of rij doorzetten – wat wellicht niet de bedoeling is.

Voor meer mogelijkheden druk je op de knop Sorteren, waarna een dialoogvenster verschijnt. Standaard wordt een sortering uitgevoerd op kolommen. Wil je dit anders, klik dan op Opties en selecteer Van links naar rechts sorteren. Merk op dat je hier ook Hoofdlettergevoelig kunt selecteren.

We gaan hier even uit van een sortering van boven naar beneden. Laat het vinkje staan bij Mijn gegevens bevatten kopteksten als je geselecteerde tabel kolomtitels bevat als Naam, Bedrag enzovoort. Bij Sorteren op kies je de kolom waarop je wilt sorteren, bij Sorteren op laat je Celwaarden geselecteerd. De Volgorde kan zowel dalend als oplopend zijn. Bevestig met OK.

Standaard sorteert Excel op één kolom, op basis van celwaarden.

Aangepaste sortering

Meestal zul je op celinhoud willen sorteren, maar er zijn ook andere opties. Je kunt een kolom of rij bijvoorbeeld volgens formatteringseigenschappen ordenen. Roep opnieuw het dialoogvenster bij Sorteren op. In het uitklapmenu bij Sorteren op kun je nu ook op Tekstkleur, Celkleur en Pictogram voor voorwaardelijke opmaak sorteren.

Lees ook: Zo gebruik je Office zonder abonnement

Je hoeft je evenmin te beperken tot één sorteringsniveau. Zo kun je bijvoorbeeld kolom 1 als primaire sorteringssleutel gebruiken, en wanneer meerdere waarden in deze kolom identiek zijn, kun je een andere kolom als secundaire sorteringssleutel inzetten. Je regelt op de gebruikelijke manier eerst de sortering van de eerste kolom, vanuit het dialoogvenster. Vervolgens druk je op de knop Niveau toevoegen en stel je de sortering voor de andere kolom in. Met de pijlknoppen kun je de prioriteit van de sorteringssleutels nog aanpassen.

Stel, je hebt in een rij of kolom eigen celwaarden ingevuld, bijvoorbeeld Mini, Klein, Normaal, Groot, Extra groot en je wilt de data nu volgens deze criteria sorteren. Open hiervoor opnieuw het sorteringsvenster. Bij Sorteren op selecteer je de betreffende kolom, Sorteren op laat je op Celwaarden staan en bij Volgorde kies je deze keer Aangepaste lijst. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster waar je de celwaarden in de gewenste sorteringsvolgorde intikt, gescheiden door een komma. Bevestig met Toevoegen. Selecteer de nieuwe lijst en druk op OK (2x).

Een aangepaste sortering met eigen waarden als primaire sorteringssleutel.

Autosortering

Wanneer je wijzigingen aanbrengt in een gegevensbereik, dan moet je er wel steeds zelf aan denken om de gewenste sortering opnieuw uit te voeren. Het is ook mogelijk dat automatisch door Excel te laten doen. Zo’n operatie kan natuurlijk met een VBA-script (Visual Basic for Applications), maar het kan ook anders.

Stel, je hebt een bereik met bijvoorbeeld in de eerste kolom de namen van de medewerkers waarop je alfabetisch wilt sorteren, maar wel zo dat de sortering intact blijft wanneer je een naam wijzigt of toevoegt. We gaan er even vanuit dat de eigenlijke data (zonder eventuele kopteksten) zich in het bereik C2:E11 bevinden.

Tik dan de volgende formule in een willekeurige cel (bijvoorbeeld G2) in:

=SORTEREN(C2:E11;1;-1)

Het eerste cijfer 1 in deze formule verwijst naar de kolom waarop je wilt sorteren en -1 geeft aan dat je dit in aflopende volgorde wilt doen (1 is in oplopende volgorde).

Standaardfiltering

Vooral bij uitgebreide datasets dreigt het onoverzichtelijk te worden en is het handiger om tijdelijk bepaalde gegevens onzichtbaar te maken. Bij een klassieke gegevensreeks hoef je slechts een willekeurige cel te selecteren, waarna je in het menu Gegevens op de knop Filter drukt (druk nogmaals om de filterfunctie uit te zetten). Je merkt dat elke kolom nu een pijlknop krijgt. Klik op de pijl van de kolom waaruit je gegevens wilt filteren, verwijder het selectievakje bij Alles selecteren en plaats alleen een vinkje bij de gegevens je die zichtbaar wilt houden. Bevestig met OK.

In tegenstelling tot een klassieke gegevensreeks beschikt een echte tabel al over besturingselementen voor filtering in de tabelkoppen, met vergelijkbare filteropties als eerder beschreven. Dit is wel zo handig, en desgewenst kun je een datareeks als volgt naar een tabel converteren.

Selecteer het gewenste gegevensbereik, ga naar Invoegen, klik op Tabel bij Tabellen en laat het vinkje staan bij Mijn tabel bevat kopteksten. Bevestig met OK. Gaat je voorkeur naderhand toch weer uit naar een gegevensreeks, selecteer dan de tabel, rechtsklik op je selectie, kies in het contextmenu Tabel / Converteren naar bereik en bevestig met Ja.

Een tabel heeft ingebouwde filterfuncties.

Gecombineerde filtering

Je kunt ook meerdere filters tegelijk toepassen. Druk opnieuw op de knop Filter en op het pijlknopje bij de gewenste kolomkop. Afhankelijk van het datatype zie je in het venster Getalfilters of Tekstfilters staan.

Stel, je wilt alleen de data zien met een bovengemiddelde waarde in numerieke kolom 2 op voorwaarde dat in tekstkolom 3 een bepaalde tekststring voorkomt. Klik dan eerst op het pijlknopje in kolom 2 en kies Getalfilters / Boven gemiddelde. Je merkt dat de pijlknop in deze kolom nu een filterpictogram bevat en het volstaat de muispijl even hierboven te houden om het toegepaste filter te zien.

Klik nu op de pijlknop in kolom 3 en kies Tekstfilters / Aangepast filter. In het dialoogvenster van Aangepast AutoFilter kun je nu de gewenste filters samenstellen, bijvoorbeeld iets als: is gelijk aan ABC Of is gelijk aan CBA. Na je bevestiging wordt dit tweede filter toegepast bovenop het filter dat je al voor kolom 2 had ingesteld. Filters werken namelijk additief.

Om snel een filter te verwijderen van een bepaalde kolom klik je met rechts op een cel in die kolom en kies je Filteren / Filter wissen van [kolomnaam].

Filteren op meerdere criteria kan ook.

Geavanceerde filtering

Voor nog krachtigere filters gebruik je het dialoogvenster van de knop Geavanceerd in de rubriek Sorteren en filteren in het menu Gegevens. Dit vergt wel enige voorbereiding.

Allereerst kopieer je de kolomkoppen van je databereik (bijvoorbeeld A1:C1) naar een lege plek in je spreadsheet (bijvoorbeeld G1:H1). Het is nu de bedoeling dat je onder de gekopieerde kolomkoppen de gewenste criteria invult. Stel, je bent alleen geïnteresseerd in de data van de items met de naam Peter of Jan. Dan vul je de bijbehorende namen onder elkaar in de kolom Naam in (in ons voorbeeld in G2 en G3).

Vervolgens selecteer je je complete databereik (A1:C10 in ons voorbeeld), waarna je op het tabblad Gegevens op de knop Geavanceerd drukt bij Sorteren en filteren.

Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin je Kopiëren naar een andere locatie selecteert. Het is immers de bedoeling dat je de resultaten van de filtering naar een ander, nog leeg bereik kopieert. Bij Lijstbereik verwijs je naar je complete databereik (bijvoorbeeld $A$1:$C$10). Dat kun je handmatig intikken of je drukt op het pijlknopje waarna je het bereik met de muis selecteert.

Over naar Criteriumbereik. Hier selecteer je alle kolomkoppen inclusief de ingetikte criteria - in ons voorbeeld $G$1:$I$3). Tot slot druk je op het pijlknopje bij Kopiëren naar en klik je op de linkerbovenhoek van het gewenste resultatenbereik. Let wel, wanneer je een vinkje plaatst bij Alleen unieke records, worden eventuele duplicaten niet mee gekopieerd in je resultatenlijst. Bevestig met OK.

In het eerdergenoemde voorbeeld gaat het om een zogeheten Booleaanse OR-relatie: je wilt de data die bij Peter óf Jan horen. Wil je een AND-relatie (zowel Peter als Jan), dan moet je criteria in verschillende kolommen intikken. Groente in de kolom Product bijvoorbeeld en >1000 in de kolom Omzet.

In dit geval moet aan meerdere criteria tegelijk worden voldaan (Booleaanse AND).

Filterfunctie

Schrikt enig tikwerk je niet af, dan kun je met de ingebouwde FILTER-functie ook complexe filtercriteria in een enkele formule kwijt. De syntax op zich is vrij eenvoudig: =FILTER(reeks;criteria;[indien_leeg]).

Om bij ons zelfde voorbeeld te blijven kan dit dus iets worden als: =FILTER($A$2:$C$10;$A$2:$A$10=″Peter″;″Niet gevonden″)

Merk op dat de kolomkoppen niet mee in het databereik zijn opgenomen. Staat de naam Peter niet in de B-kolom dan zal ‘Niet gevonden’ verschijnen. Voor een OR-relatie gebruik je de volgende syntax: =FILTER($A$2:$C$10;($A$2:$A$10=″Peter″)+($A$2:$A$10=″Jan″))

Om een AND-relatie te krijgen, gebruik je de operator * in plaats van +. Het bovenstaande voorbeeld (alleen groente met een omzet van meer dan 1000) vertaalt zich dan in:

=FILTER($A$2:$C$10;($B$2:$B$10=″Groente″)*($C$2:$C$10>1000))

Je moet natuurlijk wel de syntax goed beheersen, maar de snelste manier voor complexe filtering is zonder meer deze FILTER-functie.

De FILTER-functie oogt complex, maar de syntax heb je wel snel door.

Nog geen toegang tot Excel? Bestel Microsoft Office hier bij Bol.com.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 vriezers met een grote inhoud van minstens 100 liter
© andov
Huis

Waar voor je geld: 5 vriezers met een grote inhoud van minstens 100 liter

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speuren we daarom binnen een bepaald thema naar zulke deals. Met een aparte vriezer kun je extra veel eten invriezen en voor langere tijd bewaren. Wij zochten vier vrijstaande vriezers voor je met een inhoud van minstens 100 liter.

Bij een koelkast is het vriesvak meestal beperkt van formaat. Kies je voor een losse vriezer, dan heb je veel meer ruimte. Modellen met meer dan 100 liter zijn geen uitzondering. Wij hebben vijf stuks voor je gevonden met flink wat ruimte.

Whirlpool W55ZM 112 W 2 N

De Whirlpool heeft een netto inhoud van 103 liter. Met een hoogte van 83,8 cm is het apparaat geschikt voor plaatsing onder een aanrechtblad. De vriezer beschikt over twee transparante lades en een vriesvak met klep. De draairichting van de deur is omkeerbaar, waardoor de vriezer flexibel te plaatsen is. De W55ZM heeft een invriescapaciteit van 4,5 kg per 24 uur en een bewaartijd bij stroomuitval van 16 uur. De vriezer behoort tot klimaatklasse SN-T, wat betekent dat hij goed functioneert bij omgevingstemperaturen tussen +10°C en +43°C, maar niet geschikt is voor onverwarmde ruimtes als een schuur of garage. Gezien het formaat is hij ook eerder geschikt voor plaatsing in de keuken.

Jaarlijks energieverbruik: 170 kWh
Netto inhoud: 103 liter
Bewaartijd bij stroomuitval:
16 uur
Geschikt voor schuur of garage
: Nee

Bosch GSN29VLEP 

Deze vrieskast heeft een royale inhoud van 200 liter en is afgewerkt in een roestvrijstalen look, waardoor hij er strak uitziet in elke keuken. Binnenin vind je vier handige, doorzichtige vrieslades, waaronder een extra ruime BigBox-lade voor grotere producten zoals pizza's of diepvriesgroenten. Dankzij de Supervriezen-functie worden nieuwe etenswaren snel ingevroren. Bij een eventuele stroomuitval hoef je je geen zorgen te maken: de vriezer houdt je producten tot wel 25 uur op de juiste temperatuur.

Jaarlijks energieverbruik: 221 kWh
Netto inhoud: 200 liter
Bewaartijd bij stroomuitval: 25 uur
Geschikt voor schuur of garage: Nee

Inventum VR1420

De Inventum VR1420 is een vrijstaande vrieskast met een netto inhoud van 160 liter. Hij beschikt over drie transparante lades en twee vriesvakken met kleppen. De draairichting van de deur is omkeerbaar, waardoor de vriezer flexibel te plaatsen is. Met een invriesvermogen van 7,2 kg per 24 uur en een bewaartijd bij stroomuitval van 9 uur biedt de VR1420 betrouwbare prestaties. Het geluidsniveau bedraagt 42 dB, wat als normaal wordt beschouwd voor dit type apparaat. De vriezer is geschikt voor plaatsing in ruimtes met temperaturen tot -10°C, zoals een garage. Het energielabel van de VR1420 is E, met een jaarlijks energieverbruik van 235 kWh.

Jaarlijks energieverbruik: 235 kWh
Netto inhoud: 160 liter
Bewaartijd bij stroomuitval: 9 uur
Geschikt voor schuur of garage: Ja

Beko RFNE448E45W

Deze Beko heeft een netto inhoud van maar liefst 404 liter. Met een hoogte van 192 cm, een breedte van 70 cm en een diepte van 77 cm biedt deze vriezer dus ruime opslagmogelijkheden. Het apparaat heeft acht transparante vrieslades, waaronder een ruime lade voor het opslaan van grotere producten. De draairichting van de deur kan aangepast worden aan de plaatsingsruimte. Bij stroomuitval blijft de temperatuur tot 30 uur op een veilig niveau. Deze vriezer is echter niet geschikt voor de schuur of garage. Wel heeft deze vriezer een iets zuiniger energielabel dan de meeste apparaten die hier besproken zijn, namelijk D.

Jaarlijks energieverbruik: 233 kWh
Netto inhoud: 404 liter
Bewaartijd bij stroomuitval: 30 uur
Geschikt voor schuur of garage: Nee

AEG OAG7M281EX

De AEG OAG7M281EX is een vrijstaande vrieskast uit de 7000-serie met een netto inhoud van 278 liter. Dankzij de NoFrost-technologie hoef je nooit meer handmatig te ontdooien. De MultiFlow-luchtcirculatie zorgt voor een stabiele temperatuur en luchtvochtigheid in de hele vriezer, wat de kwaliteit van je voedsel beschermt. De vriezer is uitgerust met vijf transparante lades en twee uitneembare glazen legplanken, wat flexibiliteit biedt bij het opbergen van grotere items. Dankzij de elektronische bediening met LED-indicatie kun je de temperatuur en andere instellingen precies regelen. De invriescapaciteit bedraagt 13 kilogram per 24 uur, ruim voldoende om ook na een grote boodschappenronde alles snel in te vriezen.

Jaarlijks energieverbruik: 248 kWh
Netto inhoud: 278 liter
Bewaartijd bij stroomuitval: 15 uur
Geschikt voor schuur of garage: Nee

▼ Volgende artikel
Review JBL Tour One M3 – Zeer complete hoofdtelefoon
© Rens Blom
Huis

Review JBL Tour One M3 – Zeer complete hoofdtelefoon

De JBL Tour One M3 is een over-ear-hoofdtelefoon met ANC-modus, waarin hij zoveel mogelijk omgevingsgeluiden minimaliseert om jou rustig te laten luisteren naar muziek of een podcast. JBL voorziet de hoofdtelefoon van nog veel meer functies. In deze review lees je onze ervaringen met de JBL Tour One M3 na drie weken intensief gebruik.

Uitstekend
Conclusie

De JBL Tour One M3 biedt premium draagcomfort, een uitstekende accuduur en krachtig geluid in een strak jasje. De ANC-modus werkt effectief, maar moet verschillende andere hoofdtelefoons voor zich dulden. Tot slot de Smart Tx: een slim ontworpen gadget waar de een veel plezier aan gaat beleven, en waar een ander geen behoefte aan heeft. Goed dat JBL de Tour One M3 met en zonder Smart Tx aanbiedt, voor een prijs vanaf 350 euro. Een stevige prijs, maar een gerechtvaardigde prijs naar onze mening.

Plus- en minpunten
  • Prettig, vouwbaar ontwerp
  • Geluidskwaliteit
  • Veel functies
  • Optionele Smart Tx-gadget kan echt nuttig zijn
  • ANC-modus is goed maar moet sommige concurrenten voor zich dulden

JBL heeft voor velen een wat stoerder imago, onder andere door de focus op krachtige luidsprekers en oordopjes en marketing gericht op een jongere doelgroep. Daar horen ook speciale hoofdtelefoons bij. De Tour One M3 is wat dat betreft een minder typisch JBL-product, want deze luxe hoofdtelefoon past qua adviesprijs (350 euro), uitstraling en functies meer bij mensen die in alle rust willen genieten. Bijvoorbeeld in de trein of in het vliegtuig. Ja, de Tour One M3 is zeker interessant voor (zaken)reizigers. Een domein waar traditioneel vooral Bose en Sony sterk in zijn.

Ontwerp en draagcomfort

De JBL Tour One M3 oogt zakelijk in zijn blauwe (getest), zwarte of zandachtige kleur en valt prettig over onze oren heen. De hoofdband is zacht en irriteert niet na een paar uur luisteren. We krijgen dan wel wat warme oren. Je kunt de bluetooth-hoofdtelefoon opvouwen. De knoppen op de schelpen voor de bediening vergen wat gewenning om op de tast te vinden, maar werken naar behoren.

©Rens Blom

Ook de meegeleverde opbergdoos is strak, sterk gebouwd en geeft een premium gevoel. In de doos zitten genoeg kabels om de hoofdtelefoon bekabeld te gebruiken, ook in het vliegtuig. Een usb-c-oplaadkabel is uiteraard ook aanwezig.

©Rens Blom

Geluidskwaliteit en ANC-modus

Heel belangrijk aan een dure hoofdtelefoon is de geluidskwaliteit. We vallen met de deur in huis: die is heel goed bij de JBL Tour One M3. De hoofdtelefoon klinkt krachtig, duidelijk en best ruimtelijk. Altijd knap aangezien de oorschelpen over je oren heen vallen en het geluid dus heel duidelijk je oren in gaat.

Wat we ook fijn vinden is dat JBL geen extra nadruk legt op de bas, iets dat het merk wel doet bij producten die meer op jongeren gericht zijn. Podcasts klinken ook lekker realistisch.

We zijn ook fan van de uitgebreide equalizer in de JBL Headphones-app die je op je smartphone kunt installeren. Wie raad weet met een equalizer, kan lekker pingelen in de app om de geluidskwaliteit van de Tour One M3 meer naar eigen hand te zetten.

©Rens Blom

De app van JBL biedt heel veel functies.

De ANC-modus is effectief in het onderdrukken van omgevingsgeluiden, vooral repetitieve geluiden als vliegtuigmotoren (wanneer we in het vliegtuig zitten) of voorbijrazende auto's (als we op circa dertig meter van een drukkere weg wandelen). We merken echter ook dat de Sonos Ace en Sony WH-1000XM5 nog beter zijn in het minimaliseren van niet-repetitieve geluiden, zoals luid pratende mensen achter je in het vliegtuig, joelende kinderen in de trein of knisperende verpakkingen in een kantoortuin. Met de JBL Tour One M3 op horen we dergelijke geluiden meer dan met de twee andere genoemde hoofdtelefoons. Voor onze volgende langere vlieg- en treinreizen kiezen we daarom liever voor een van die andere modellen. Niet omdat de accuduur van de Tour One M3 tegenvalt – die is ruim voldoende – maar vanwege de demping van omgevingsgeluid.

©Rens Blom

Accuduur

Over die accuduur gesproken: de Tour One M3 gaat zeker 35 uur mee bij het luisteren naar muziek met de ANC-modus aan. Zonder ANC komen daar nog tientallen uren bij. Opladen doet de hoofdtelefoon snel via zijn usb-c-poort. Vijf minuten opladen is goed voor ruim drie uur muziek luisteren.

Smart Tx is interessante gadget

Dan nog even over de Smart Tx, het kleine rechthoekige apparaatje dat werkt met de hoofdtelefoon. De Smart Tx heeft een accu die in de praktijk meerdere werkdagen meegaat, of langer als je de hoofdtelefoon minder vaak gebruikt. Op het aanraakgevoelige schermpje van de gadget zie je nuttige informatie over het gebruik van de hoofdtelefoon en je muziek. Je kunt ook allerlei instellingen veranderen. Met deze gadget binnen handbereik hoef je de JBL-app op je smartphone eigenlijk niet te openen.

©Rens Blom

Maar de gadget kan – gelukkig – meer. Je kunt 'm namelijk bekabeld via usb aansluiten op vele typen audiobronnen, van een computer en televisie tot het inflight-entertainmentsysteem in het vliegtuig. Na het koppelen en aanzetten van de Smart TX maakt deze automatisch verbinding met je Tour One M3 en stuurt het geluid draadloos door. Zo kun je dus een film kijken op het vliegtuigschermpje zonder dat je per ongeluk de kabel uit je hoofdtelefoon trekt als je je dekentje lekker warm om je benen vouwt.

©Rens Blom

Ook noemenswaardig is dat de Smart Tx ondersteuning biedt voor Auracast, een relatief nieuwe bluetooth-functionaliteit waarmee je geluid van één apparaat kunt streamen naar meerdere ondersteunde hoofdtelefoons, oordopjes en luidsprekers. JBL zet al langer in op Auracast, wat de Smart Tx-gadget extra nuttig maakt voor wie al andere moderne JBL-producten gebruikt.

Spreken de functies van de Smart Tx je niet aan? Je kunt de Tour One M3 los kopen voor een adviesprijs van 349 euro of in combinatie met de Smart Tx voor 399 euro. Fijn dat JBL je niet verplicht laat betalen voor een gadget die je misschien niet hoeft.

©Rens Blom

Conclusie: JBL Tour One M3 kopen?

De JBL Tour One M3 biedt premium draagcomfort, een uitstekende accuduur en krachtig geluid in een strak jasje. De ANC-modus werkt effectief, maar moet verschillende andere hoofdtelefoons voor zich dulden. Tot slot de Smart Tx: een slim ontworpen gadget waar de een veel plezier aan gaat beleven, en waar een ander geen behoefte aan heeft. Goed dat JBL de Tour One M3 met en zonder Smart Tx aanbiedt, voor een prijs vanaf 350 euro. Een stevige prijs, maar een gerechtvaardigde prijs naar onze mening.