Foutloos informatie delen? Maak kennis met Google smartchips
De informatie die je Google-programma’s gebruikt, is verspreid over verschillende plaatsen. Bestanden bevinden zich op Drive, afspraken staan in Agenda, personen in Contacten en locaties in Maps. In Google Documenten en Google Spreadsheets kun je met smartchips de gewenste informatie heel makkelijk uit die verschillende modules halen en efficiënt combineren.
We leggen uit wat smartchips zijn en hoe ze werken in Google Documenten en Google Spreadsheets. We vertellen je onder meer:
- Hoe je een datum toe kunt voegen
- Hoe je plaatsen uit Maps in kunt voegen
- Hoe je agenda-afspraken kunt toevoegen
Lees ook: Mailen vanuit Google Docs: Zo werkt dat rechtstreeks
Tip 01: Clips met informatie
Smartchips zijn slimme koppelingen die je op een bepaalde manier invoegt in Google Documenten en Google Spreadsheets. Het woord ‘chip’, mag je hier verstaan als een clip met digitale informatie. Wanneer een lezer in het document een geplaatste smartchip selecteert of wanneer hij er met de muisaanwijzer over gaat, dan krijgt hij informatie te zien over de gegevens die je hebt gekoppeld.
Als je bijvoorbeeld een persoon hebt gekoppeld door middel van een smartchip, dan lees je niet alleen de naam. Vanuit de koppeling kun je de persoon rechtstreeks e-mailen in Gmail en is het zelfs mogelijk om persoonlijke gegevens te bekijken. Koppel je een locatie aan een smartchip dan kun je in het document een Google Maps-kaartje openen en vandaar de route naar die locatie opvragen.
De informatie van de smartchip verschijnt als je er met de muisaanwijzer overheen gaat.
Voordelen Waarom zou je smartchips gebruiken? Ten eerste bespaart zo ’n chip veel plaats. Dat komt vooral van pas in Google Spreadsheets, waar de ruimte van een cel vaak beperkt is. In het document is hij samengevouwen tot één enkel woord of een regeltje tekst. Je hoeft dus bijvoorbeeld niet het hele adres typen, je plaatst gewoon een koppeling naar de locatie.
Een tweede voordeel is dat deze techniek fouten vermindert. Hoe snel maak je niet een vergissing in de contactgegevens van mensen, bijvoorbeeld in het tijdstip van een afspraak of in het adres van een locatie? De smartchip koppelt rechtstreeks vanuit je bibliotheek met contacten, je agenda of Google Maps.
De derde reden is dat je met deze techniek veel aanvullende details meegeeft aan wie je document leest. Dit voorkomt extra werk van hun kant.
De smartchip koppelt rechtstreeks naar bestanden die je vandaar onmiddellijk kunt bekijken.
Tip 02: Menu of apenstaartje
Er zijn twee manieren om smartchips toe te voegen. Zo kun je het menu Invoegen / Smartchips gebruiken, waarna je de keuze hebt uit vijf typen: Datum, Mensen, Bestand, Agenda-afspraak en Plaats.
De tweede manier gaat nog sneller. Je typt het @-teken in de tekst of in de spreadsheet gevolgd door een bestandsnaam of een trefwoord. Zoals je altijd al personen hebt kunnen taggen met het @-symbool, kun je nu ook verbindingen leggen naar documenten en kalenderevenementen. Er verschijnt meteen een lijstje suggesties met mogelijke koppelingen. Bovenaan zul je de personen zien en daaronder de documenten en vervolgens de datums en gebeurtenissen. Wanneer je na het apenstaartje de beginletters typt van wat je bedoelt, zal Google de suggesties steeds meer verfijnen tot je bij het gewenste bestand, de juiste persoon, de bedoelde locatie of de exacte datum komt.
Begin te typen na het apenstaartje en Google toont suggesties voor de koppeling.
Tip 03: Hoverbox bekijken
Heb je de smartchip geplaatst, dan ontstaat er in het document een hoverbox. Dat is een veld dat zijn inhoud toont wanneer iemand met de muisaanwijzer over dit item gaat. Hiermee krijgt de degene die het document leest informatie over de smartchip.
Veronderstel dat je op die manier een slimme koppeling naar een ander document op Google Drive maakt. Dan krijg je eerst een miniatuur van het bestand en lees je wie de eigenaar is. Bovendien zie je wanneer het bestand is gewijzigd en zie je of het bestand is gewijzigd sinds de laatste keer dat je het hebt bekeken. Door op het miniatuur te klikken, zal een klein venster openen met een groter voorbeeld, waarbij je zelfs door de verschillende pagina’s kunt bladeren.
Tenslotte is er een optie om het document te delen, als je dat nog niet had gedaan.
In eerste instantie toont de smartchip een miniatuur, maar je kunt ook een groter voorbeeld opvragen.
Welke dag is het ook alweer?
Met een bureaukalender weet je het zo!Tip 04: Datum
De optie Datum opent een minikalender waarin je de optie hebt om bijvoorbeeld een vergadering te boeken. Smartchips begrijpt zelfs woorden als ‘vandaag’ en ‘morgen’, maar uiteraard kun je de volledige dag, maand en jaar weergeven. Er is een klein tandwielpictogram waar je de datumnotatie selecteert die je wilt gebruiken. Wil je de datum noteren als 26 mei, als 26 mei 2023 of 2023-05-26?
De smartchip Datum ziet er in Google Documenten iets anders uit dan in Google Spreadsheets. In die laatste is er behalve het mini-kalendertje ook een menu: Datum van vandaag, Datum van morgen en Datum van gisteren.
Hoe wil je de datum noteren?
Tip 05: Plaatsen
Met Plaatsen kun je een adres invoeren dat dan snel wordt opgesnord in Google Maps. Maar je kunt ook de naam van een gebouw, een plaats of een bedrijf invullen. Deze smartchip presenteert een klein Google Maps-voorbeeld met de mogelijkheid om een grotere kaart te openen. Vervolgens lees je het type locatie, het volledige adres en zijn er opties om de link naar de locatie te kopiëren.
Wanneer je op het miniatuur klikt, vraagt Google of je een voorbeeld wilt openen. Als je daarmee instemt, wordt Maps geopend in de zijbalk van Google Documenten of Google Spreadsheets. Daar krijg je niet alleen de kaart te zien waarop de locatie wordt aangeduid, maar ook een Street View-beeld en de mogelijkheid om de route op te vragen.
Je kunt vanuit het miniatuur Google Maps in de zijbalk openen.
Tip 06: Agenda-afspraak
Heb je in je Google Agenda een afspraak voor bijvoorbeeld een vergadering genoteerd, dan plaats je in het Google Document of Spreadsheet de smartchip Agenda-afspraak. Er verschijnt een dropdownlijst met aankomende afspraken, waar je het juiste evenement bij kiest. Hiermee kun je het huidige document aan de afspraak in je agenda koppelen. Als je op de tab-toets drukt, vraagt Google om dit document aan de notulen te voegen. Er verschijnt zelfs een sjabloon waarin je de deelnemers van de vergadering kunt opsommen, de agendapunten kunt noteren en de actiepunten kunt vastleggen.
Bij een agenda-afspraak kun je meteen de notulen toevoegen.
Moet je de vergadering notuleren?
Een uitwisbaar notitieblok is superhandigTip 07: Mensen-chip
Om de smartchip Mensen te plaatsen, typ je @ en daarna begin je met het typen van de naam of het e-mailadres van de persoon. Je kunt ook @me typen om jezelf toe te voegen. Wanneer je op die manier een andere gebruiker in de smartchip vermeldt, krijgt die niet zomaar toegang tot het document. Als je dat wilt, moet je het document zoals altijd delen met die persoon. In de hoverbox van deze persoon verschijnt een knop om vandaaruit rechtstreeks een mail te versturen via Gmail. De tweede knop gebruik je om een bericht naar die persoon te verzenden. Er is ook een knop in de vorm van een cameraatje. Hiermee verstuur je een uitnodiging voor een videoconferentie via Google Meet.
De knop met het pictogram van de agenda gebruik je om een afspraak met die persoon in je agenda vast te leggen. Daarin noteer je de locatie en het tijdstip van de meeting en je voegt een korte beschrijving van de meeting toe. In die afspraak kun je de ander het recht geven om zelf nog mensen uit te nodigen.
In de hoverbox zie je ook de knop Gedetailleerde weergave openen. Die gebruik je om de adresgegevens, de verjaardag en andere details van deze persoon in de zijbalk te lezen, op voorwaarde dat die gegevens in de info van Contacten staan.
Via de smartchip Mensen kun je de persoon rechtstreeks contacteren.
Converteren naar contact-chip Je kunt een e-mailadres dat hebt je getypt eenvoudig omzetten naar een mensen- of contact-chip. Selecteer het e-mailadres, klik er met de rechtermuisknop op en kies in het contextueel menu de opdracht Smartchips / Contact-chip maken. Heb je een lijst met e-mailadressen in een kolom die je allemaal wilt omzetten naar contact-chips, dan selecteer je eerst de volledige kolom. Vervolgens gebruik je de rechtermuisknop om in een keer alles om te zetten naar contact-chips.
Het is mogelijk om in een keer een volledige lijst e-mailadressen om te zetten in contact-chips.
Tip 08: Dropdownmenu
Als je het apenstaartje gebruikt, is de laatste smartchip die je aantreft in het lijstje: Dropdownmenu. Dit is een ietwat afwijkende, omdat hij in het menu Invoegen niet bij het item Smartchips staat, maar net daaronder. Je kunt ook het @-teken typen en daarna de eerste letters van het woord ‘Dropdownmenu’.
Wanneer dit de eerste vervolgkeuzelijst is die je in dit document wilt toevoegen, dan verschijnt de opdracht: +Nieuw dropdownmenu. Heb je al een of meerdere vervolgkeuzelijsten in dit document geplaatst, dan verschijnen hier ook de namen van eerder geplaatste dropdownmenu’s. Je kunt een gemaakte vervolgkeuzelijst immers zo vaak hergebruiken als nodig.
Klik op +Nieuw dropdownmenu om de Dropdownopties te openen. Je begint met het menu een naam te geven, zodat je het later gemakkelijk kunt herkennen. Vervolgens krijg je vier invulvakken voor evenveel opties te zien. Iedere optie kun je een kleur geven. Als je meer dan vier opties nodig hebt, dan gebruik je de knop +Nieuwe optie. Met het vuilnisbakje kun je opties verwijderen. Uiterst links van iedere optie vind je zes puntjes die fungeren als sleepgreep waarmee je de opties kunt vastklikken en hoger of lager in de lijst kunt plaatsen. Klik op Opslaan als je klaar bent.
Iedere optie uit het dropdownmenu kun je een eigen kleur geven.
