Je moet er niet aan denken: opeens weigert je trouwe computer dienst. Het scherm blijft zwart, Windows start niet meer en toegang tot je waardevolle bestanden lijkt onmogelijk. Door nu al een herstelschijf voor te bereiden, kun je – mocht het zo ver komen – het hoofd koel houden.

In Windows 10 en 11 maak je relatief snel een herstelschijf. Daarnaast is het verstandig om een aantal voorbereidingen te treffen, waardoor de schijf in geval van nood ook optimaal bruikbaar is. In het eerste deel van dit artikel maak je de schijf en tref je enkele voorbereidingen voor noodgevallen. Daarna laten we je zien hoe je je computer herstelt aan de hand van zo'n herstelschijf.

Herstel-usb

Het beste medium om een reserveschijf mee te maken, is een usb-stick. Je hebt hiervoor een stick van minstens 16 GB nodig. Houd er rekening mee dat je de usb-stick alleen gebruikt als herstelschijf en je deze niet tegelijkertijd kunt gebruiken om andere bestanden op te bewaren.

Open het Startmenu en typ herstelstation. Een nieuw venster wordt geopend. Plaats een vinkje bij Maak een back-up van de systeembestanden naar het herstelstation. Met die optie zorg je ervoor dat Windows de belangrijkste bestanden van het besturingssysteem ook naar het herstelstation kopieert. Klik op Volgende. Een overzicht van stations verschijnt, waaronder de usb-stick. Selecteer deze bij Beschikbare stations en klik op Volgende / Maken.

Bij deze actie worden eventuele bestaande gegevens ook gewist: gebruik dus een lege stick of wees er zeker van dat je geen belangrijke bestanden op de stick hebt opgeslagen. Afhankelijk van de grootte van de Windows-installatie, kan het maken van het station enige tijd kosten.

Werking controleren

Wacht niet totdat het menens is, maar controleer de werking van de usb-stick direct nadat je deze hebt gemaakt. Je merkt dan direct of de computer probleemloos opstart vanaf usb. Hoe je dat instelt, lees je in de handleiding van de computer. De exacte stappen verschillen per fabrikant of meer specifiek: per BIOS-fabrikant. In het BIOS van de computer zijn elementaire instellingen vastgelegd, waaronder de opstartvolgorde van de schijven.

Met wat slimmigheid heb je de handleiding niet nodig en kun je de instellingen zelf aanpassen. Start de computer opnieuw op en probeer in het opstartmenu van het BIOS te komen. Vaak moet je daarvoor drukken op een specifieke toets, zoals F10, F12, F2 of Delete. Probeer dit uit. Zoek hierna naar de sectie Opstarten (of Boot) en controleer in de sectie Opstartvolgorde (of Boot Option Priorities) of de usb-stick wordt aangesproken, en eerder dan de harde schijf. In geval van nood is het van belang dat de usb-stick (met herstelbestanden) immers eerder wordt aangesproken dan de probleemschijf. Sla alle gemaakte wijzigingen op via Opslaan en afsluiten (of Save & Exit). Alles correct ingesteld? Start de computer opnieuw met de usb-stick en controleer of het opstartmenu verschijnt. Verderop in het tweede deel van deze workshop behandelen we de beschikbare opties.

Voorbereiding

Een werkende usb-stick is één stap, maar hierna tref je in Windows ook nog een aantal belangrijke voorbereidingen om te zorgen dat deze in de praktijk bruikbaar is. Een van de herstelmogelijkheden is het herstellen van de staat van Windows op basis van een herstelpunt (zie de paragraaf ‘Systeemherstel’). Zo’n herstelpunt kun je zelf maken. Uiteraard doe je dit zolang de computer nog naar behoren werkt.

Open het Startmenu, typ herstelpunt en kies Een herstelpunt maken. Selecteer de schijf waarvan je een herstelpunt wilt maken en klik op Configureren. Kies Systeembeveiliging inschakelen. Bij Schijfruimtegebruik bepaal je hoeveel ruimte voor de herstelpunten wordt gereserveerd. Is de ruimte vol, dan wordt het oudste herstelpunt telkens verwijderd. Klik op OK en kies hierna voor Maken om meteen een herstelpunt te maken. Geef het herstelpunt een goede beschrijving en volg de stappen van de wizard.

BitLocker-versleuteling

Maak je gebruik van BitLocker voor het versleutelen van je gegevens, dan heb je bij het herstellen van de computer mogelijk een BitLocker-herstelsleutel nodig. Heb je deze veilig gesteld? Er bestaan volgens Microsoft geen achterdeurtjes, en het bedrijf kan de sleutel niet voor je herstellen of een nieuwe maken. Zorg er dus voor dat je deze lange code van 48 tekens weet te vinden.

De herstelsleutel is mogelijk opgeslagen in je Microsoft-account. Bezoek de speciale Microsoft-pagina en meld je aan met je Microsoft-account. Een venster opent met de verschillende herstelsleutels. Wordt de sleutel niet getoond of zie je meerdere sleutels waarvan je de oorsprong niet kent? Maak de back-up van de sleutel opnieuw.

Open het Startmenu en typ bitlocker. Kies BitLocker beheren en klik op Back-up maken van uw herstelsleutel. Windows vraagt waar je de back-up wilt maken. Kies bijvoorbeeld voor Opslaan in een bestand en bewaar de sleutel op een veilig medium, zoals een usb-stick. Ook kun je kiezen voor de optie De herstelsleutel afdrukken, als je de sleutel op een fysiek papier wilt bewaren (of ‘afdrukken’ naar een pdf-bestand, waarna je de pdf opslaat).

Windows back-up (Windows 11)

In Windows 11 vind je het relatief nieuwe onderdeel Windows back-up. Open het instellingenvenster (Windows-toets+I) en kies Accounts / Windows back-up. Dit onderdeel helpt je bij maken van een reservekopie van specifieke onderdelen. Het biedt geen hulp voor het maken van een systeemback-up, maar richt zich op persoonlijke bestanden en apps.

Windows back-up kun je naast de herstelschijf gebruiken voor noodsituaties. Het is dus geen vervanging voor de herstelschijf waarmee we al aan de gang zijn. In Windows back-up kun je geselecteerde mappen automatisch laten kopiëren naar OneDrive, zodat je ook een reservekopie in de cloud hebt.

Klik achter OneDrive-map synchroniseren op de knop Synchronisatie-instellingen beheren. Een overzicht van mappen, zoals Documenten, Afbeeldingen en Muziek verschijnt. Naast elke map lees je hoe groot deze is. Zet de schuif op Aan bij de mappen die je met OneDrive wilt synchroniseren. Onderin het venster lees je hoeveel ruimte OneDrive in gebruik heeft na het maken van de back-up. Tevreden met de selectie? Klik op Back-up starten.

Persoonlijke instellingen

Windows 11 kan ook bijhouden welke apps je gebruikt, zodat je deze bij het terugzetten van een back-up snel weer bij de hand hebt. Wil je de optie gebruiken, dan zet je de schuif op Aan bij de optie Mijn apps onthouden.

Tot slot helpt Windows back-up met het opslaan van je persoonlijke instellingen, waardoor je deze in geval van nood snel weer kunt terugzetten. Klap de sectie Mijn voorkeuren onthouden uit en zorg er ook voor dat de bijbehorende schuif op Aan staat. Hier zie je vijf onderdelen die Windows kan veiligstellen, zoals Persoonlijke instellingen en Accounts en wachtwoorden. Plaats een vinkje naast de items die je wilt veiligstellen.

Herstelschijf gebruiken

Geeft de computer onverhoopt problemen, dan start je de computer op met de herstelschijf. Je krijgt hiermee toegang tot het menu met herstelmogelijkheden.

Via de optie Doorgaan kun je Windows op de normale manier starten, bijvoorbeeld als je alsnog de functies van het herstelmenu niet wilt gebruiken. De tweede optie is voor ons van belang: Problemen oplossen. Hiermee krijg je toegang tot de mogelijkheden om de computer weer op de been te helpen. Kies voor Deze pc opnieuw instellen als je er écht niet meer uit komt en Windows opnieuw wilt installeren. Uiteraard kiezen we dus eerst voor de andere optie: Geavanceerde opties. Hiermee krijg je toegang tot de verschillende herstelopties.

Opstartherstel

In geval van nood kies je voor de optie Opstartherstel, waarmee je Windows verschillende tests laat uitvoeren. Er wordt daarbij onder meer gecontroleerd op de gezondheid van het geheugen, de integriteit van de systeembestanden en de betrouwbaarheid van het systeem. Bij problemen probeert Windows deze zelf op te lossen. De kans is groot dat je hiermee de computer weer aan de praat krijgt.

Opstartinstellingen

Geeft Windows problemen bij het opstarten? In deze sectie heb je toegang tot opties om Windows op een alternatieve manier op te starten. Het zijn flink wat opties, waarvan de ene optie interessanter is dan de andere. Je kiest de geschikte optie op basis van het probleem waarmee je te maken hebt.

Verloopt het opstarten van Windows niet goed en weet je niet waaraan dit ligt? Mogelijk gooit een driver roet in het eten. Om te controleren welke drivers tijdens de start worden geladen en of dit succesvol gebeurt, kies je voor Logboekregistratie van opstarten inschakelen. Windows start op en legt in het bestand Nbtlog.txt exact vast welke stappen worden genomen. Je vindt het bestand in C:\Windows\nbtlog.

In sommige gevallen veroorzaakt de videokaart vervelende problemen bij het starten van Windows. Om dit te controleren, gebruik je de optie Video met lage resolutie inschakelen. Start Windows nu wél op, dan controleer je of de juiste resolutie en beeldschermfrequentie zijn ingesteld en probeer je Windows hierna nogmaals te starten.

Meer opstartinstellingen

De herstelmodus geeft je toegang tot nog meer opstartinstellingen. Als Windows niet meer opstart, maar je niet zeker weet waaraan dit ligt, kun je de computer opstarten in de veilige modus. Hierbij gebruikt Windows alleen het minimale aan drivers en services. De kans wordt hiermee groter dat de computer alsnog kan opstarten. Vervolgens kun je persoonlijke bestanden veiligstellen en de mogelijke oorzaken verder onderzoeken. Kies voor Veilige modus inschakelen. In die modus heb je geen toegang tot internet. Heb je dat wel nodig, dan kies je voor Veilige modus met netwerkmogelijkheden inschakelen.

De laatste drie opties in dit menu hebben betrekking op het uitschakelen van functies, waarmee je de kans vergroot dat Windows alsnog start. De meest bruikbare in de praktijk is Automatisch opnieuw opstarten na fout uitschakelen. Treedt er een probleem op tijdens het laden van Windows, dan kan het automatisch opnieuw opstarten van de computer ervoor zorgen dat je niet kunt achterhalen waaraan het ligt. Eventuele foutmeldingen zijn dan mogelijk niet zichtbaar. Gebruik deze optie om Windows alsnog te laten laden en te voorkomen dat je in een oneindige herstartcyclus terechtkomt.

De laatste twee opties helpen je met het afzwakken van de Windows-beveiliging. Je gebruikt deze opties alleen als je zeker bent van je zaak. Met Vroegtijdig starten van antimalwarebeveiliging uitschakelen schakel je de malwarebeveiliging voorafgaand aan het laden van Windows uit. Die voorkomt mogelijk ten onrechte dat Windows succesvol kan laden. Met de optie Het afdwingen van ondertekening van driver uitschakelen sta je toe dat Windows ook stuurprogramma’s gebruikt die niet digitaal zijn ondertekend.

Systeemherstel

Heb je de opstartinstellingen geprobeerd, maar kun je Windows alsnog niet succesvol opstarten? Tijd om naar de andere mogelijkheden van het herstelmenu te kijken. Via het herstelstation kun je in geval van nood terugkeren naar een herstelpunt van Windows. Windows herstelt hierbij de bestanden van het besturingssysteem, maar probeert persoonlijke bestanden intact te houden. In tegenstelling tot bij een systeemimage, waarbij letterlijk een eerder snapshot van de computer in zijn geheel wordt teruggeplaatst, gaat Systeemherstel dus iets slimmer te werk. Om deze optie te laten werken, is het wel van belang dat je in het verleden systeemherstelpunten hebt gemaakt. Windows maakt automatisch herstelpunten op belangrijke momenten, bijvoorbeeld bij de installatie van een nieuw programma of een nieuwe driver. Zelf kun je ook herstelpunten maken (zie paragraaf ‘Voorbereiding’).

Herstellen met installatiekopie

In sommige situaties is de optie Herstellen met installatiekopie beschikbaar. Hierbij kun je een systeemimage gebruiken om de computer te herstellen. Bij een systeemimage wordt een eerder snapshot van de computer (inclusief bestanden) teruggezet. Bestanden die je na het maken van dat image hebt gemaakt, ben je kwijt. Dit is een belangrijk verschil met het eerder besproken Systeemherstel, waarbij Windows nog wel probeert om recentere bestanden te behouden.

In Windows 10 kun je zelf een systeemimage maken, terwijl die optie in recente Windows 11-versies is verwijderd. Maak je nog gebruik van Windows 10? Open het Windows-instellingenvenster en kies Bijwerken en beveiliging / Back-up. Kies voor Back-up maken en terugzetten en Een systeemherstelschijf maken. Klik op Schijf maken. Uiteraard dien je dit te regelen op momenten dat de computer nog wél naar behoren werkt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).