Goed voor je gemoed: zo back-up je je gegevens naar een NAS
Niemand vindt back-uppen leuk. Toch is het belangrijk om deze klus stelselmatig uit te voeren. Je wilt tenslotte geen vakantiefoto’s, familievideo’s of belangrijke documenten kwijtraken. Stel daarom automatische back-ups in. Zodra je eenmaal de bron- en doellocatie hebt gekozen, gaat alles vanzelf. Vanwege de ruime schijfcapaciteit en het lage energieverbruik maak je met een NAS een uitstekend back-upsysteem.
Back-uppen doe je niet voor je plezier, wel voor je gemoedsrust. In dit artikel vertellen we je hoe je gegevens naar een Synology-NAS kunt back-uppen:
- Synology Drive Server installeren
- QuickConnect ID aanmaken
- Client downloaden
- Bron- en doellocatie kiezen
- Tijdschema bepalen
- Ook vertellen we je hoe je bestanden kunt synchroniseren en delen
Veel mensen zijn laks wanneer het om back-uppen gaat. Begrijpelijk, want we hebben vaak wel iets beters te doen dan bestanden en mappen kopiëren. Bij een plotselinge schijfcrash of ransomware-aanval denk je daar waarschijnlijk anders over. Na zo’n doemscenario is een recente kopie met ál jouw dierbare herinneringen namelijk heel wat waard. Gelukkig hoeft back-uppen nauwelijks tijd en moeite te kosten, vooropgesteld dat je de juiste methode kiest. Stel voor eens en altijd persoonlijke bestanden veilig zonder dat je ernaar hoeft om te kijken.
De 3-2-1-methode Het klinkt misschien raar om te zeggen in een workshop die gaat over het back-uppen naar een NAS: maar een NAS alleen is géén back-upsysteem. Een NAS is primair een centrale plek om data op te slaan. Een écht goed back-upsysteem maak je volgens de 3-2-1-regel: minimaal 3 kopieën van je data, op minstens 2 verschillende media, waarvan ten minste 1 op een andere locatie (en bij voorkeur ook offline).
Een NAS maakt dus wel een onderdeel uit van een solide back-upstrategie. Maar wil je meer zekerheid, dan maak je ook periodiek een back-up van je hele NAS, bijvoorbeeld op een externe schijf of via een losse harde schijf via een dockingstation, en die schijf bewaar je dan op een andere locatie dan in je eigen huis.
Waarom een NAS?
Een back-upsysteem staat idealiter altijd aan. Een laag stroomverbruik is vanwege de huidige hoge energieprijzen daarom wel zo prettig. Vergeleken met een doorsnee pc heeft een NAS veelal minder stroom nodig.
Een tweede pluspunt is dat je op dit netwerkapparaat in de regel veel data kunt opslaan. Vanzelfsprekend is dat wel afhankelijk van welke schijven er in de NAS zijn gemonteerd. Je hebt hierin zelf de vrije hand, want je kunt een opslagdrager eenvoudig toevoegen of vervangen. De bekende fabrikanten Western Digital en Seagate ontwikkelen momenteel al 3,5inch-schijven met een capaciteit van 22 terabyte! Dat zijn heel wat foto’s en video’s. Overigens kom je met betaalbaardere schijven van 4 tot 8 terabyte vermoedelijk al een heel eind.
In deze workshop lees je op welke manieren je automatische back-ups instelt op een NAS van Synology. Dit Taiwanese merk is in Nederland marktleider. Goed om te weten, is dat NAS’en van andere fabrikanten soortgelijke mogelijkheden bieden, zoals producten van QNAP en Asustor.
Een NAS met plek voor twee schijven voldoet prima als back-upsysteem, zoals de breed verkrijgbare Synology DiskStation DS223.
Extra veilige opslag met RAID Zelfs wanneer je telkens trouw back-ups naar een NAS wegschrijft, kan er natuurlijk altijd iets misgaan. Een harde schijf is vanwege de aanwezigheid van roterende onderdelen tenslotte relatief kwetsbaar. Gelukkig is daar met RAID iets op bedacht. Hiermee is de NAS beschermd tegen schijfuitval.
De techniek verdeelt kopieën van alle data over meerdere schijven. Gaat er een opslagdrager kapot, dan zijn de gegevens nog op een andere plek beschikbaar. Als je een NAS met twee schijven gebruikt, zorgt RAID1 voor gespiegelde opslag. Bedenk wel dat je voor dataopslag maar de helft van de totale opslagcapaciteit kunt gebruiken. Voor het veilig opslaan van back-ups is het zinvol om RAID bij het inrichten van een NAS te activeren.
Let op: het gebruik van RAID is geen reden om de eerdergenoemde 3-2-1-regel te negeren, want bij diefstal of brand ben je nog steeds álle data kwijt.
Schakel je RAID op een 2bay-NAS in, dan blijft de helft van de totale schijfcapaciteit voor dataopslag beschikbaar.
NAS voorbereiden
Voordat je back-ups gaat configureren, installeer je eerst Synology Drive Server op de NAS. Zo maak je het netwerkapparaat gereed om vlot gegevens van jouw computer te ontvangen. Zet de Synology-NAS aan en ga met een browser naar https://finds.synology.com. Via Verbinding maken typ je de inloggegevens van het gebruikersaccount. Het besturingssysteem DiskStation Manager (DSM) verschijnt.
Je hebt toegang tot allerlei apps. Open hiervoor het onderdeel Package Center en bekijk het uitgebreide aanbod. Je klikt in de lijst op Synology Drive Server, waarna je eventueel een omschrijving leest. Voeg deze app via Installeren aan jouw NAS toe. Mogelijk verschijnt er een melding met het verzoek om een extra pakket te installeren. Bevestig in dat geval met Ja. Na afloop klik je het openstaande venster weg.
Met de installatie van Synology Drive Server bereid je jouw NAS optimaal voor.
QuickConnect ID aanmaken
Het kan verstandig zijn om een zogeheten QuickConnect ID te creëren. Maak hiermee vanaf andere apparaten makkelijker verbinding met je NAS. Je hoeft dan namelijk geen lastig te onthouden netwerkgegevens in te vullen. We gaan ervan uit dat je tijdens het inrichten van de NAS al een Synology-account hebt aangemaakt. Is dat niet zo, dan maak je dat op de webpagina https://account.synology.com alsnog in orde.
Klik in DSM op Configuratiescherm / Externe toegang. Je vinkt vervolgens de optie QuickConnect inschakelen aan, waarna je in het veld achter QuickConnect ID jouw NAS een herkenbare naam geeft. Onthoud die goed voor de resterende stappen in deze workshop. Klik op Toepassen en sluit het venster. Je ziet nu op welk webadres je de NAS voortaan kunt bereiken.
Bij het aanmaken van een QuickConnect ID koppel je in feite een domeinnaam aan het netwerkapparaat.
Synology Drive Client
Bepaal vooraf van welke data je een kopie wilt opslaan. Nuttig is om belangrijke bestanden alvast in een map te bewaren. Voor het inrichten van de back-up gebruik je het gebruiksvriendelijke programma Synology Drive Client. Dat ga je op de pc of laptop installeren.
Ga naar deze pagina en klik rechtsboven op Client downloaden. Er zijn versies voor Windows, macOS en Linux. In deze workshop bespreken we de Windows-versie. Klik op exe of msi en voer de installatie uit. Na afloop start je Synology Drive Client op. Via Nu Starten verschijnt er een aanmeldvenster. Je typt eerst de naam van het QuickConnect ID en vervolgens de inloggegevens van jouw NAS. Vink voor een veilige verbinding desgewenst de optie SSL-gegevensoverdrachtcodering inschakelen aan. Klik op Volgende.
Dankzij jouw persoonlijke QuickConnect ID log je eenvoudig in bij Synology Drive Client.
Synchroniseren of back-uppen?
Synology Drive Client stelt je voor een belangrijke keuze: ga je belangrijke bestanden synchroniseren of back-uppen? Tussen deze opties bestaat een wezenlijk verschil. Met synchroniseren blijft de inhoud van een specifieke map op de computer en NAS altijd gelijk. Als je op de laptop bijvoorbeeld een pdf-bestand aan deze synchronisatiemap toevoegt, belandt dit document automatisch op de NAS. Dat gebeurt vrijwel direct.
Handig is dat je meerdere computers, tablets en smartphones in een synchronisatietaak kunt betrekken. Je hebt zo op elk apparaat toegang tot dezelfde gegevens. Verwijder je (per ongeluk) een bestand, dan is dat in principe op geen enkel apparaat meer beschikbaar. Overigens is het wel mogelijk om hiervoor uitzonderingen in te stellen, zodat ‘gewiste’ gegevens op de NAS bewaard blijven (daarover meer in de paragraaf ‘Tóch synchroniseren’).
Back-uppen werkt net even anders. Hierbij wijs je een of meerdere computermappen aan waarvan je een kopie wilt opslaan. Vervolgens maakt Synology Drive Client back-ups. Dat gebeurt bij bestandswijzigingen of volgens een tijdschema. Back-uppen is betrouwbaarder dan synchroniseren, omdat je een verwijderd bestand altijd weer kunt herstellen. In deze workshop gaan we om die reden aan de slag met deze methode. Klik op Back-uptaak en Volgende.
Met Synology Drive Client kun je persoonlijke gegevens synchroniseren of back-uppen.
Bron- en doellocatie kiezen
Je beslist zelf van welke map(pen) je een back-up wilt maken. Vink hiervoor onder Selecteer back-up bron de gewenste bestandslocaties aan. Je toont zo nodig onderliggende submappen door op het kleine pijltje te klikken. Wijs daarna een plek op je NAS aan. Achter Back-updoel is er al een locatie ingevuld. Als je het daarmee oneens bent, kies je met Selecteren een andere doelmap.
Je kunt via de knop Back-upregels ook uitzonderingen instellen. Bepaal hier bijvoorbeeld dat je bestanden met een bepaalde extensie buiten de back-up wilt houden. Met de standaardinstellingen behoudt het back-upsysteem alle lokaal verwijderde bestanden. Een geruststellende gedachte, want bij een vergissing kun je de gegevens weer terughalen. Klik op Volgende.
Zet een vinkje voor alle mappen met belangrijke inhoud.
Wanneer back-uppen?
De hamvraag is natuurlijk wanneer je Synology Drive Client kopieën naar de NAS laat wegschrijven. Een vereiste is dat de computer en NAS op deze momenten allebei zijn ingeschakeld. Selecteer de optie Continu back-up als je de boel wilt automatiseren. Hiermee houdt het programma de bronlocaties voortdurend in de gaten. Bij wijzigingen werkt Synology Drive Client de back-up op eigen houtje bij. Dat werkt in de praktijk erg snel en je hebt er verder helemaal geen omkijken meer naar.
Een andere mogelijkheid is om handmatig back-ups te maken, bijvoorbeeld op een vaste dag in de week. Het nadeel hiervan is dat je deze klus al gauw vergeet. Als derde optie stel je met Geplande back-up eventueel een tijdschema in. Dat kan bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of in het weekend. Selecteer hiervoor een starttijd en kies een frequentie. Na de laatste back-uptaak van de dag laat je de computer zichzelf optioneel uitzetten.
Computer aan of uit?
Een tijdschakelaar neemt het denkwerk uit handen
Staat je computer bijvoorbeeld in het weekend altijd aan, dan kun je het back-upschema daarop afstemmen.
Maak een keuze en klik op Volgende / Voltooid. Het programma test nu de verbinding, waarna er een pop-upscherm verschijnt. Neem dat vrijblijvend door en klik telkens op Volgende / Voltooid. Je ziet in het hoofdvenster dat Synology Drive Client is begonnen aan de back-up.
Bekijk in het hoofdvenster van Synology Drive Client de voortgang van de back-up.
Een laatste check
Uiteraard wil je graag weten of de eerste back-up succesvol is verlopen. Dat kun je eenvoudig controleren. Meld je via een browser aan bij DSM en klik op File Station. Afhankelijk van de gekozen doellocatie blader je aan de linkerkant naar de juiste map. Waarschijnlijk zie je hier de naam van de computer staan. Dubbelklik daarop en bekijk in de mappenstructuur of alle gegevens zijn gekopieerd.
Opgeslagen muziek, foto’s en video’s kun je vaak direct vanuit DSM openen. Klik met de rechtermuisknop op een bestand en kies Voorbeeldweergave of Afspelen. Filmpjes openen in een nieuw tabblad van de browser.
Je bekijkt geback-upte mediabestanden rechtstreeks in DSM.
Back-upinstellingen wijzigen
De back-upinstellingen zijn niet in beton gegoten. Je kunt namelijk op een later moment nog wijzigingen doorvoeren. Voeg bijvoorbeeld een extra bronmap toe of pas het back-upschema aan. Synology Drive Client is in Windows beschikbaar vanuit het systeemvak. Dubbelklik rechtsonder op het witte pictogram met de blauwe letter. Via de knop met de drie puntjes kies je Instellingen. Je voegt naar eigen inzicht extra bestandslocaties toe of verwijdert juist mappen uit de back-up. Klik op het tabblad Back-upmodus om eventueel het tijdschema te wijzigen. Je bewaart de wijzigingen met Toepassen.
Tóch synchroniseren
Bepaalde bestanden wil je misschien op elk apparaat kunnen oproepen, zoals bepaalde familiefoto’s of filmpjes. Geen probleem, want je kunt altijd naderhand nog een synchronisatietaak instellen. Open op een computer Synology Drive Client en klik op Synchronisatietaken. Via Synchronisatietaak maken duikt er een nieuw venster op.
Selecteer zo nodig jouw netwerkapparaat en klik op Volgende. Je gaat nu een synchronisatiemap op de NAS en computer aanwijzen. Er staan hiervoor al bestandslocaties ingesteld, maar dat kun je desgewenst aanpassen. Klik in dat geval op Wijzigen en selecteer de gewenste map(pen).
Via Geavanceerd / Bestandsfilter kun je bestanden met een bepaalde extensie uitsluiten. De synchronisatie werkt standaard twee richtingen op. Het is als alternatief ook mogelijk om lokaal verwijderde gegevens op de NAS te laten staan. Daarmee creëer je in zekere zin een automatische back-up in één richting. Ga in dat geval naar het tabblad Synchronisatiemodus. Je selecteert vervolgens de opties Alleen gegevens naar Synology Drive Server uploaden en Lokaal verwijderde bestanden op de server bewaren. Bevestig met Toepassen en Voltooid. De synchronisatietaak is meteen actief.
Geef in de geavanceerde instellingen aan hoe je bestanden tussen de computer en NAS wilt synchroniseren.
Bestanden en mappen toevoegen
Op de computer bevindt zich nu een synchronisatiemap. Die staat continu in verbinding met de NAS. Klik in Synology Drive Client op het blauwe bestandspad om deze locatie in Windows Verkenner te openen. Je voegt nu naar hartenlust bestanden en mappen toe, waarna ze volautomatisch op het netwerpapparaat belanden. Klik rechtsonder eenmaal op het Synology Drive Client-pictogram van het systeemvak. Hier volg je de voortgang van het synchronisatieproces.
Zodra je nieuwe bestanden aan de synchronisatiemap toevoegt, sluist het programma de gegevens direct door naar de NAS.
Bestanden delen
Een handige optie is dat je gesynchroniseerde mappen en bestanden via internet kunt delen. Laat op die manier bijvoorbeeld een fotoalbum of vakantiefilm aan vrienden zien. Het werkt eenvoudig. Klik in Windows Verkenner met de rechtermuisknop op een map of bestand en navigeer in het contextmenu naar Synology Drive / Koppeling ophalen. Je gaat nu naar het tabblad Publieke koppeling, waarbij je bovenaan de optie Maak een publieke koppeling om bestanden met anderen te delen aanvinkt.
Je wilt natuurlijk niet dat ongenode gasten persoonlijke foto’s of privédocumenten kunnen zien. Zet om die reden een vinkje voor Wachtwoord vereist en bedenk vervolgens een wachtwoord. Verder kun je optioneel ook een vervaldatum instellen. De gegevens zijn dan vanaf de ingestelde datum niet meer toegankelijk. Wil je liever niet dat bezoekers de bestanden naar hun computer kunnen downloaden? Verwijder dan het vinkje voor Downloaden en kopiëren toestaan aan opties.
Je beveiligt de publieke koppeling voor de zekerheid met een wachtwoord.
Onderaan bevindt zich een url die je met bekenden kunt delen. Klik achter de link op de kopieerknop en plak de koppeling bijvoorbeeld in Skype, WhatsApp, Messenger of een e-mailbericht. Vergeet hierbij niet om het juiste wachtwoord mee te sturen. Klik tot slot op Toepassen. Wil je de koppeling op den duur weer intrekken? Haal het vinkje weg voor Maak een publieke koppeling om bestanden met anderen te delen en bevestig met Verwijderen / Toepassen.
Deel je een fotoalbum vanaf jouw NAS, dan kunnen ontvangers de foto’s in een browser bewonderen.
Synology Drive-app
Misschien wil je ook gegevens van een smartphone (of tablet) automatisch naar jouw NAS back-uppen. Met name foto’s en video’s komen daarvoor natuurlijk in aanmerking. Aan de hand van de Synology Drive-app is dat een koud kunstje. Download deze toepassing vanuit de Apple App Store of Google Play Store. Tik op Aanmelden en log daarna in met je QuickConnect ID, gebruikersnaam en wachtwoord.
Zodra je bent aangemeld, komt er eerst een aantal tips tevoorschijn. Neem die even door. Er verschijnt ook een verzoek om een back-up van mobiele gegevens te maken. Synology Drive synchroniseert op deze wijze foto’s en video’s. Tik op Nu instellen om deze taak te starten. Je activeert daarna de optie Photo back-up. Beslis daarna of je alle bestaande foto’s of uitsluitend nieuwe beelden wilt back-uppen. Bevestig als laatste met OK. In het hoofdvenster bekijk je gegevens die je eerder via de computer hebt gesynchroniseerd en geback-upt.
Dankzij de Synology Drive-app draag je gesynchroniseerde (of geback-upte) bestanden altijd bij je.
