De tijd dat je Word-documenten op een usb-stick in de broekzak droeg, is definitief voorbij. Veel kantoorsoftware maakt het mogelijk online verder te gaan waar je gebleven bent. Wij vergelijken Google Docs, Apple iWork en Microsoft Office 365 met elkaar.

Office was een van de eerste toepassingen die de cloud in ging. Alleen was het niet Microsoft, maar waren het enkele kleine bedrijfjes zoals ThinkFree en ZoHo. Beide bedrijven bestaan nog, maar worden toch vooral vriendelijk bedankt voor hun werk, want wie nu aan cloud en Office denkt, denkt vooral aan Google, Microsoft en nu ook Apple.

Deze drie leveren nog volop slag op de markt voor online kantoortoepassingen en weten zowel consumenten als kleine en grote bedrijven voor hun product te interesseren. Wel hanteert elk van hen een heel eigen benadering.

©PXimport

Op je tablet verdergaan waar je op de pc gebleven bent, is het grote voordeel van online kantoorsoftware.

Apple iWork for iCloud

Over iWork is op de Apple-website nauwelijks informatie te vinden. Apple richt zich vooral op de losse onderdelen, zelfs nu tekstverwerker Pages, rekenprogramma Numbers en presentatiepakket Keynote via Apples online opslag en synchronisatiedienst iCloud meer dan ooit met elkaar zijn verboden.

Er is ook niet één installatieprogramma voor iWork, maar elk programma moet je apart downloaden en installeren via de App Store. Ook moet je elk programma apart betalen. Alleen wanneer je na 1 september 2013 nog een nieuwe iPhone, iPod touch, iPad of Mac kocht, is het gratis. De prijs per programma is echter niet hoog en geeft meerjarig recht op nieuwe versies.

©PXimport

Nieuw in iCloud zijn de webversies van Pages, Numbers en Keynote. Nu nog alleen als bèta.

De meest uitgebreide versies van Pages, Numbers en Keynote zijn de versies voor OS X. Apple heeft alle drie programma's volledig opnieuw ontwikkeld. Het zijn nu 64bit-programma's die één bestandsformaat gebruiken op zowel OS X als iOS. Wat Apple bij de introductie niet vertelde, was dat in elk van de programma's functies ontbreken die ze wel hadden als onderdeel van iWork '09, de laatste versie die Apple nog op dvd verkocht. Om de kritiek die daarop volgde te pareren, heeft Apple belooft dit in 2015 op te lossen. De huidige versies van Pages, Numbers en Keynote zijn vooral sterk als het gaat om het maken van mooie documenten.

Je kunt dat helemaal zelf doen, maar zeker bij Keynote en Pages is het logisch om één van de kant en klare sjablonen te gebruiken.

©PXimport

Pages beschikt over goed bruikbare sjablonen waarmee je snel mooie documenten maakt.

Samenwerken en delen

Je bedient de onderdelen van iWork niet alleen via het menu, maar vooral via het interactieve palet aan de zijkant van het venster. De functies op het palet passen zich automatisch aan bij het onderdeel dat je in een document selecteert of een activiteit die je uitvoert.

Dit werkt doorgaans snel en gemakkelijk. Werk je samen met anderen aan hetzelfde document, dan kun je documenten bewerken en wijzigingen bijhouden, en markeringen en/of opmerkingen plaatsen. Documenten kun je via mail of iCloud delen en ook omzetten naar Microsoft Office-formaat wanneer de ontvanger geen Apple-gebruiker is. Houd bij conversies wel rekening met gegevens en vooral opmaakverlies.

©PXimport

Documenten bekijken en bewerken met iWork-apps op iPad en iPhone.

Heb je geen Mac dan kun je binnenkort de webversies van Keynote, Pages en Numbers gebruiken. Deze zijn nog niet officieel beschikbaar, maar zijn al wel als bèta beschikbaar via de iCloud-website. De webversies zijn compatibel met alle moderne browsers, maar niet met mobiele browsers. Ze zijn dus wel te gebruiken op Windows en Linux, maar niet op Android of Windows Phone. De functionaliteit van de browseruitvoeringen van Keynote, Pages en Numbers is nog niet zo uitgebreid als die van de desktopversies voor OS X.

Vooral geavanceerde functies ontbreken, maar de functies om mooie documenten te maken zijn opnieuw goed verzorgd. Wanneer Apple de definitieve webversie van iWork vrijgeeft, is nog niet bekend.

Van Apple, voor Apple

Voor iPad, iPhone en iPod zijn apps van de drie programma's beschikbaar. Deze kosten wederom een paar euro en zijn gekoppeld aan de Apple ID. Je kunt ze dus op elk Apple-apparaat installeren dat aan dat account gekoppeld is, maar gezinsleden zullen ze dus zelf moeten aanschaffen.

De apps van Keynote, Pages en Numbers zijn minder uitgebreid dan de versies voor OS X en missen vooral de meer geavanceerde functies zoals voetnoten en het genereren van een inhoudsopgave. Functies voor samenwerken ontbreken in de apps, en ook blijven opmerkingen of wijzigingen onzichtbaar blijven.

©PXimport

Samenwerken aan een document is in iWork slechter voor elkaar dan bij Google en Microsoft.

De verbindende factor in iWork is iCloud. Alle versies van Pages, Keynote en Numbers kunnen documenten opslaan op iCloud en documenten die op iCloud staan openen en bewerken. De opslagruimte op iCloud is 5 GB per Apple ID, meer bijkopen is mogelijk. Met de iCloud Connector voor Windows kun je wel e-mail, contacten en agenda-items synchroniseren met Microsoft Outlook op Windows, maar geen documenten.

Doordat documenten centraal op de iCloud staan, is er in theorie altijd maar één versie van een document aanwezig. Versieverschillen zouden daardoor niet moeten kunnen voorkomen, maar in praktijk komen ze helaas wel voor. Wordt hetzelfde document gelijktijdig op bijvoorbeeld een iPad en iMac bewerkt, dan verschijnt in beide programma's een waarschuwingen en moet de gebruiker kiezen welk van de versies hij wil weggooien en met welke hij verder wil gaan.

©PXimport

De functionaliteit van de web-apps op iCloud blijft nog flink achter bij de concurrentie.

Doordat de verschillen niet zichtbaar worden gemaakt is het vooral een gok met grote kans op verlies van gegevens. Offline werken is mogelijk op iOS en Mac OS X.

Apple iWork for iCloud

Pluspunten

Geen abonnement

Opmaakfuncties

Webversies

Minpunten

Benodigde dure Apple-hardware

Beperkte functionaliteit

Samenwerking

Maar 5 GB opslagruimte

Beperkt applicatieaanbod

Prijs: € 53,97 (gratis bij nieuwe Apple-hardware), Keynote, Pages en Numbers € 7,99 per app

Taal: Nederlands

OS: Mac OS X 10.9; Windows 7/8; iOS

Website: ct.link.ctw.nl/aiw

SCORE: 3/5

Google Drive

Hoewel Google Docs inmiddels Google Drive heet, spreekt iedereen nog van Docs. Dat komt ongetwijfeld doordat Google met Docs het eerste online officepakket leverde dat ook massaal gebruikt werd.

Google Drive biedt 15 GB online opslagruimte waarop documenten geplaatst kunnen worden en van waaruit ze ook bewerkt kunnen worden. Dat kunnen tekstdocumenten en spreadsheets zijn, maar ook presentaties of tekeningen. Het nadeel van Googles indrukwekkende online aanbod is de versplintering. Het bedrijf is erg goed in het bedenken van nieuwe online functies, maar duidelijk minder goed in het integreren ervan met bestaande onderdelen. Zo hangen onderdelen als de online agenda, Gmail, Hangouts, Sites, Groups en nog veel meer, vaak als los zand aan elkaar in plaats dat het één sterk geheel vormt.

Een sterk punt van Google is wel dat het alles online heeft. Je hoeft geen programma's te installeren of licenties te beheren. Het is gratis, online en werkt met elke browser op elk besturingssysteem.

Offline

Met Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties kun je nieuwe documenten online maken of bestaande documenten in het Microsoft Office-formaat uploaden en bewerken. De interface van de webversies van de programma's lijkt het meest op die van Office 2000, dus heel veel menu's en een bescheiden balk met functieknoppen.

©PXimport

De Google Drive laat zich als lokale map koppelen en synchroniseren met Windows.

De totale functionaliteit is echter breed en vergelijkbaar met die van de web-apps van Microsoft. Door de installatie van de Google Drive-applicatie kan de online opslag van Google Drive direct op de pc beschikbaar worden gemaakt, net zoals SkyDrive dat doet. Bestanden komen dan ook offline beschikbaar. Er zijn ook Google Drive-apps voor iOS en Android, maar niet voor Windows Phone. Hoewel de Google Drive-app de indruk wekt alleen voor toegang tot de online opslagruimte geschikt te zijn, kun je er ook de documenten in openen en bewerken.

Google gebruikt hiervoor de techniek van QuickOffice, de office-app die het enkele jaren geleden kocht. QuickOffice kan ook nog apart geïnstalleerd worden op iPhone, iPad, Android telefoon en tablet. Google heeft QuickOffice bovendien onlangs voor iedereen gratis beschikbaar gemaakt.

©PXimport

Een document laat zich eenvoudig delen, zowel om alleen te bekijken als om te bewerken.

Vloeiende samenwerking

Samen met anderen aan documenten werken, is in Google Drive goed verzorgd. Een document delen gaat erg eenvoudig en werkt behalve via e-mail ook via Facebook, Twitter en Google+. Andere gebruikers kunnen een document bewerken of alleen bekijken.

Wordt een document gelijktijdig bewerkt, dan is dit direct zichtbaar in Google Drive. Opmerkingen verschijnen bijna in realtime in elk venster waarin een document geopend is en reageren op elkaars opmerkingen gaat eveneens eenvoudig en realtime. De opmerkingen en discussies zijn ook op smartphone en tablet te zien in de Google Drive-app, alleen dan niet in het document maar in een apart venster. De enige functie voor samenwerken die ontbreekt, is de mogelijkheid een document te bewerken en wijzigingen bij te houden. Wel kun je oudere versies van een document zien en revisies terugzetten.

Je kunt de revisies zelf opschonen, maar Google doet dit ook zelf wanneer het er teveel worden.

©PXimport

In Google Drive kun je tijdens het samenwerken aan een document en de wijzigingen becommentariëren.

Google Docs

Pluspunten

Gratis

OS-onafhankelijk

Webversies

Samenwerking

Minpunten

Geen desktopapplicaties

Sjablonen

Prijs: Gratis

Taal: Nederlands

OS: Werkt in browser, apps voor Android en iOS

Website: drive.google.com

SCORE: 4/5

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 is de uitgebreidste van de drie geteste cloudofficepakketen. Er zitten meer programma's in Office 365 dan in iWork en Google Docs, en ook heeft elk van die programma's meer en uitgebreidere functionaliteit. Kopers van Office 365 krijgen namelijk de beschikking over de laatste versie van Microsoft Office Professional voor Windows (Office 2013) én voor Mac (Office 2011). Zij mogen Word, Excel, PowerPoint en Outlook installeren op maximaal vijf pc's en Macs.

Op Windows komen daar nog OneNote, Publisher en Access bij. Van deze drie programma's bestaan geen Mac-versies. Zeker voor OneNote is dit gemis op de Mac jammer: juist een notitieprogramma profiteert van de synchronisatie in Office 365 en gek genoeg bestaat er wel een versie van OneNote voor de iPad.

Verder omvat Office 365 20 GB opslagruimte op SkyDrive en krijg je maandelijks 60 belminuten om met Skype naar vaste en mobiele telefoonnummers te bellen. Synchronisatie en het opslaan van bestanden gebeurt via SkyDrive. SkyDrive zit standaard in Windows 8 en Windows Phone 8, en kan via een aparte installatie aan eerdere versies van het besturingssysteem én aan Mac OS X worden toegevoegd. Verder zijn er versies van SkyDrive voor iOS (iPhone, iPad en iPod) en Android-smartphones.

©PXimport

De webversies van Word, Excel en PowerPoint lijken als twee druppels water op de echte versies van Office 2013 voor Windows.

Abonnement

Anders dan Google Docs en Apple iWork, is Microsoft Office 365 een abonnement waarvoor je per jaar betaalt. Via de Office 365-webportal beheer je de onderdelen van het abonnement. Zo kun je daar een installatie op Windows en Mac starten, maar ook de licentie van een geïnstalleerde versie intrekken om die licentie op een andere pc of Mac te gebruiken.

Binnenkort kun je ook de 20 GB online opslagruimte over je (inwonende) gezinsleden verdelen. Nu krijgt de abonnementhouder nog alle opslagruimte, de overige gebruikers alleen de standaard 7 GB. Met de Skype-minuten is die verdeling nog niet mogelijk. Stopt je Office 365-abonnement, dan degraderen de Windows en Mac-programma's tot viewers, waarmee je documenten alleen kunt bekijken en niet meer bewerken. Bewerken blijft wel mogelijk via de webversies en apps op tablets en smartphones. Ook behoud je de extra opslagruimte op SkyDrive.

©PXimport

Een document delen gaat erg eenvoudig in Microsoft Office 365.

Werken in de browser

Webversies die je gebruikt om met de browser documenten te maken en bewerken, zijn er van Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Ze zijn erg uitgebreid en lijken sprekend op de Windows-versies van de programma's. Ze bieden ook de meeste functionaliteit vergeleken met de versie van Google en Apple.

Dit is vooral goed zichtbaar in de grafiekfunctie van de Excel-webapp en bij het opmaken van documenten en afbeeldingen in de Word en PowerPoint-webapp. Verschillen met de volledige versies zijn er zeker wel. Zo kan de browserversie van Excel wel een draaitabel tonen en kun je de dataweergave aanpassen, maar om een draaitabel te maken is de desktopversie nodig.

Dat Microsoft Hotmail naar Outlook.com heeft hernoemd, doet haast vermoeden alsof er ook van dit programma een echte webversie bestaat. Hoewel Outlook.com zeker meer op Outlook lijkt dan Hotmail dat deed, is het toch echt iets anders. Je kunt wel Outlook op Windows en Mac gebruiken om de mail en agenda van Outlook.com weer te geven, maar een mooie tweewegsynchronisatie tussen Outlook.com en Outlook op Windows of OS X ontbreekt.

©PXimport

Wijzigingen die anderen maken in een gedeeld document zijn in Office 365 live te volgen.

Mobiele versies van Office zijn beschikbaar voor Windows Phone, iPhone en Android-smartphones. Een aparte tabletversie wordt al heel lang verwacht, maar is nog altijd niet verschenen (op Windows 8-tablets werkt de software overigens wel, maar dat is strikt genomen geen echte app). Er zitten kleine verschillen tussen de apps afhankelijk van welk platform je gebruikt. Op Windows Phone en iPhone is Outlook ook beschikbaar, op Android niet.

Office 365 biedt van de drie cloudoffices de meest uitgebreide mogelijkheid tot samenwerken. Documenten delen gaat eenvoudig. De andere personen krijgen een mail met een koppeling naar het document en het document verschijnt ook automatisch als 'gedeeld' op hun Skydrive. Wordt een document gelijktijdig door meerdere personen bewerkt, dan is in zowel Word als de Word-webapp te zien door wie.

Bovendien worden wijzigingen die anderen aanbrengen live getoond. Tekst getypt door de ander verschijnt dus woord voor woord in je beeld. Commentaren invoegen en bekijken is helaas nog steeds alleen in de leesmodus zichtbaar en nog niet bij het bewerken.

Microsoft Office 365 Home Premium

Pluspunten

Meeste functionaliteit

Volledige Office voor Windows en Mac

Webversies

Samenwerking

Minpunten

Jaarabonnement

Niet beschikbaar voor Android-tablets en iPads

Prijs

Prijs: € 80 per jaar

Taal: Nederlands

OS: Windows 7 of 8; OS X 10.6; Windows Phone; iPhone; Android-smartphones

Website:office.microsoft.com

SCORE: 4,5/5,0

Conclusie

Documenten online opslaan, documenten synchroniseren tussen verschillende apparaten en documenten bewerken ongeacht het apparaat en platform dat je gebruikt, geven een heel nieuwe dynamiek aan de enkele jaren geleden nog zo saaie officesoftware.

Vooral Google en Microsoft zijn doordrongen van het feit dat de afwezigheid van apps op een bepaald platform een keuze tegen de eindgebruiker is. Alleen Apple beperkt zich nog nadrukkelijk tot gebruik op de eigen hardware, al gaan de komende webversies van Keynote, Numbers en Pages daar zeker verandering inbrengen.

Alle drie de cloudoffices bieden meer dan voldoende mogelijkheden voor de gemiddelde gebruiker en dat geldt ook voor Apple iWork voor iCloud, hoewel dat functioneel gezien absoluut de minst uitgebreide is. Het aanbod van Microsoft is het mooist met het gebruik van de volwaardige Office 2013 (Windows) en 2011 (Mac) en extra's zoals de Skype-belminuten. Daarvoor betaal je dan wel elk jaar een bedrag, iets dat bij Google Drive niet nodig is.

©PXimport

Apple iWork ondersteunt geen mobiele browsers op Android en Windows Phone.

Office 2013 versus Office 365

Dat Microsoft zowel Office 2013 aanbiedt als Office 365 is verwarrend. Koop je Office 2013, dan krijg je de laatste versie van het pakket met Word, Excel, OneNote en PowerPoint, plus afhankelijk van de versie die je koopt ook nog Outlook, Publisher en Access. Je mag al die programma's zo lang gebruiken als je wil, maar slechts op één computer.

Zelfs gelijktijdige installatie op een desktop en een notebook zoals eerst toegestaan, heeft Microsoft sinds Office 2013 verboden. De aanvankelijke aanscherping dat de licentie niet overdraagbaar was naar een andere computer heeft Microsoft laten vallen. Koop je Office 365, dan hoef je niet te kiezen welke versie van Office je koopt, je krijgt de meest uitgebreide. Echter wel slechts voor één jaar. Na dat jaar moet je het abonnement verlengen. Doe je dat niet, dan kun je de software niet meer gebruiken. Komt er binnen de abonnementsperiode een nieuwe versie van Office uit, dan krijg je die gratis tot het abonnement verloopt.

Heb je Office 2013 standalone gekocht, dan zal je gewoon de nieuwe versie moeten kopen. Maar die mag je wederom zo lang gebruiken als je zelf wil.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).