Het bijhouden van alle bonnetjes en brieven die binnenkomen is een heel karwei. Vaak eindigt het allemaal op een grote stapel. Om nog maar te zwijgen over al die foto’s die diep weggestopt op zolder liggen. Tijd voor de najaarsschoonmaak: weg met dat papier! We gaan je helpen om orde in de chaos aan te brengen door bonnetjes, brieven en foto's te digitaliseren.

Tip 01: Wat te digitaliseren?

Voordat we beginnen, bepaal je wat je precies wilt gaan digitaliseren. Een goede beginstap is bijvoorbeeld het opslaan van bonnetjes en facturen: die wil je een paar jaar bewaren zodat je nog garantie op de artikelen hebt, maar het fysiek bewaren daarvan gedurende een aantal jaar kan lastig zijn: je raakt ze gemakkelijk kwijt. Ook zou je je brieven kunnen digitaliseren. Belangrijke brieven en papieren moeten bewaard worden, maar alles bewaren op een grote stapel is nu ook niet geweldig. En als je die papieren scant, kun je de teksten ook een stuk eenvoudiger doorzoeken. En wil je ook nog je foto’s digitaliseren? Als je veel oude foto’s hebt in fotoboeken, dan kan het leuk zijn om deze digitaal te hebben, zodat je ze met anderen kunt delen en er nieuwe fotoboeken van kunt samenstellen. Hetzelfde geldt voor negatieven, daar gaan we ook mee aan de slag. Het digitaliseren van foto’s zal het meeste werk zijn.

Als je bepaald hebt wát je wilt digitaliseren, pluis dan eerst de stapels uit: sorteer de boel en gooi onbelangrijke papieren meteen weg.

Tip 02: Bonnetjes

Je bonnetjes scan je het eenvoudigst met je smartphone. Op die manier kun je direct na je aankoop de bon scannen, zodat je het niet vergeet en zodat die dus wel permanent is opgeslagen. Er zijn erg veel apps om bonnetjes te scannen: Dropbox, Office Lens, Evernote, Adobe, de Notities-app van Apple en meer. Je kunt natuurlijk ook gewoon een foto maken van de bon, maar het voordeel van zo’n scan-app (zie tip 5) is dat deze de bon uitsnijdt en net even iets beter weergeeft. Ook wordt de bon dan opgeslagen als pdf, wat geschikter is voor documenten dan bijvoorbeeld jpg of png. Een belangrijk vraagstuk bij bonnetjes is of het nog nodig is om het origineel te bewaren. Helaas, dat is niet altijd even duidelijk. Je hebt grote kans dat de winkel niet moeilijk doet, maar dat zou de winkel wel kúnnen doen. Dat is voornamelijk het geval bij bonnetjes zonder uniek volgnummer, want dan is het onmogelijk om te bepalen of je het daar gekocht hebt of niet. Bonnetjes met wel zo’n uniek volgnummer hoef je in principe niet op papier te bewaren. Vraag het voor de zekerheid na bij de winkel!

Tip 03: Brieven

Het digitaliseren van brieven gaat het beste met een scanner, omdat je met een smartphone al snel problemen krijgt met de leesbaarheid. Met een scanner kost het wel meer werk, maar het grote voordeel is dat bij veel scanners ocr-software aanwezig is om teksten te herkennen, zie tip 6. Heb je een all-in-one of losse scanner, dan gebruik je die natuurlijk. Heb je er nog geen en ben je op zoek naar een scanner, dan kun je eens kijken naar bijvoorbeeld de Fujitsu ScanSnap. Die werkt snel en is klein en draagbaar, zodat je hem overal neer kunt zetten.

Veel moderne scanners hebben integratie met cloudopslagdiensten, zodat je zonder kabel direct naar de cloud kunt scannen. Op je pc synchroniseer je dan je bestanden en kun je er verder mee aan de slag.

©PXimport

Tip 04: Foto’s

Voor foto’s geldt dat de kwaliteit van de digitale versie een stuk belangrijker is. Je kunt foto’s scannen met je smartphone, bijvoorbeeld met de app Google FotoScan, zie tip 5. Echter is de kwaliteit en flexibiliteit van de instellingen vaak beter bij een echte scanner. Wil je negatieven digitaliseren, dan zijn daarvoor speciale scanners. Je kunt ook kijken naar een app als FilmLab. Die app belooft negatieven om te kunnen zetten in mooie foto’s, maar op het moment van schrijven is er nog geen openbare testversie beschikbaar.

©PXimport

Tip 05: Apps

We gaan eerst aan de slag met de smartphone. Om bonnetjes te digitaliseren, kun je de app Office Lens op je smartphone gebruiken. Die vind je via de app-store van Android en iOS. Open na het installeren de app om ermee aan de slag te gaan en tik op Toegang toestaan om de app toegang tot je foto’s te geven. Geef de app ook toegang tot de camera. Daarna is het een kwestie van het type document kiezen: voor bonnetjes is de beste optie Document. Zorg dat het bonnetje goed in beeld is en druk op de rode knop om een foto te maken. Daarna kun je de bon bijsnijden. Tik op Gereed als je klaar bent en kies waar je het document wilt opslaan. Dit kan lokaal of in de Microsoft-cloud (OneDrive of OneNote).

Om foto’s te digitaliseren via een app, kun je Google FotoScan gebruiken. Die is voor Android en iOS beschikbaar. Om aan de slag te gaan met de app, houd je simpelweg de foto’s voor de camera en druk je op de scanknop in de app. FotoScan zal automatisch de foto’s roteren, bijsnijden en de kleuren proberen te optimaliseren. Je hoeft alleen een foto te maken van de foto en de rest gebeurt vanzelf. Je kunt de foto opslaan in je favoriete cloudopslag.

Tip 06: Scannen

Wil je betere kwaliteit of bijvoorbeeld brieven snel digitaliseren, dan kun je beter een scanner gebruiken. Met name voor brieven is ocr handig, software die bij een aantal scanners standaard wordt meegeleverd. Ocr staat voor optical character recognition, oftewel optische karakterherkenning. Daarmee wordt een afbeelding omgezet naar tekst. Een gratis programma dat dit kan is FreeOCR voor Windows. Helaas is die wel voor het laatst bijgewerkt in 2015. Je downloadt FreeOCR hier. Installeer en open het programma. Klik bovenaan op Open PDF om een pdf te openen of klik op Open om een afbeelding te openen (bijvoorbeeld als je je brief als jpg-bestand hebt laten opslaan). Klik rechts bij OCR Language op nld en klik dan op de OCR-knop om de afbeelding om te zetten in tekst. Het resultaat kan per document sterk verschillen. Als het resultaat goed genoeg is, kun je bijvoorbeeld apart dat opslaan als txt-bestand naast de scan. Voor optimale resultaten: zorg ervoor dat je in zo hoog mogelijke resolutie scant (zie tip 7), maar let wel op dat er dan erg veel opslagruimte kan worden gebruikt.

©PXimport

Tip 07: NAPS2

Alle scanner-fabrikanten leveren software mee om te scannen. Vind je die niet fijn of mis je er functies in, dan kun je eens kijken naar NAPS2. Die heeft ook ocr ingebouwd. Je downloadt NAPS2 hier. Open het bestand en rond de installatieprocedure af door de wizard te volgen (de standaardinstellingen zijn prima). Start het programma daarna via het startmenu. Om te scannen, klik je op de scanknop. Vul een naam in voor de scanner bij Schermnaam en klik op Apparaat kiezen. Kies je apparaat uit de lijst en klik op OK. Kies bij Paginaformaat voor A4 en voor Resolutie kies je de dpi (zie tip 8). Klik op OK. Daarna wordt er gescand. Je kunt er dan nog een pagina onder leggen en weer op Scan drukken. De pagina verschijnt in het overzichtsvenster. Als je klikt op Pdf, voeg je alle gescande documenten samen tot één pdf-document. Je kunt op een gescand document dubbelklikken om het te bewerken, bijvoorbeeld om het te draaien of bij te snijden. Om in NAPS2 ocr toe te passen, klik je op OCR. Klik dan bij Dutch in de lijst op het selectievakje en klik op Downloaden. Vink na het downloaden de optie PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en klik op OK. Zorg ook dat OCR Taal op Dutch staat. Als je daarna de documenten als pdf opslaat en in Adobe op Ctrl+F drukt en zoekt op een term, wordt die gevonden als ocr is geslaagd.

©PXimport

Tip 08: Dpi

De resolutie van scans wordt getoond in dpi: dots per inch. Dit bepaalt de resolutie en daarmee de kwaliteit van je afbeelding. Hoe hoger de dpi, hoe hoger de kwaliteit, maar ook hoe langer het duurt voordat de scanner klaar is en hoe meer opslagruimte de scan kost. Dus: te hoog en je zit lang te wachten én je opslagruimte is zo op, te laag en je gescande document is een blokkenfestijn. Over het algemeen is het zo dat voor brieven en facturen een dpi van 300 een goede balans is tussen kwaliteit en snelheid. Voor foto’s wil je al snel gaan voor iets als 600 dpi of hoger. Vegatieven of echt kleine foto’s die je groter wilt kunnen tonen, neem je simpelweg de maximum-dpi van je scanner.

©PXimport

Digitale notities

©PXimport

Tip 09: Naamgeving

Nadat de bon of de brief gescand is, wil je deze natuurlijk niet zomaar in en map gooien en nooit meer terug kunnen vinden. Je moet je bestanden goed ordenen op je pc of laptop. Synchroniseer je je bestanden met je favoriete clouddienst, dan kun je ze ook vanaf je smartphone toevoegen en bekijken. Let wel op de beveiliging van de clouddienst, gebruik in elk geval een sterk wachtwoord en schakel tweefactorauthenticatie in.

Een logische mappenstructuur is afhankelijk van wat jij prettig vindt. Voor brieven is bijvoorbeeld de structuur jaar / maand (en eventueel / dag), dus dan krijg je binnen de map 2017 alle maanden. Tip: geef die maanden een nummer zodat ze op volgorde verschijnen in je mappenstructuur, en voeg eventueel ook weer het jaartal toe, handig om het overzicht te bewaren. Heb je erg veel bestanden, dan krijg je binnen de map 01 januari weer alle dagen. Daarna is het een kwestie van het bestand hernoemen en in een logische mappenstructuur plaatsen. Dat hernoemen is ook iets waar je aandacht aan moet besteden: geef je bestanden een consistente naam. Als je meerdere naamtypen door elkaar gebruikt, wordt het snel moeilijk om je bestanden terug te vinden. Denk hier vooraf over na: het achteraf wijzigen is veel werk. Een standaardnaamgeving kan zijn bedrijf_onderwerp.pdf voor brieven of aankoopdatum_modelnr_type-apparaat.pdf.

©PXimport

Tip 10: Bestandstype

Je kunt bijvoorbeeld in scansoftware voor verschillende bestandstypen kiezen bij het opslaan van je bestanden. Welke bestandsindeling het beste is, hangt af van je eisen en mogelijkheden. Als je heel veel opslagruimte hebt, dan kun je kiezen voor tiff voor je foto’s. Daarmee blijft de kwaliteit behouden, want tiff past geen compressie toe. Voor brieven is er maar één geschikte indeling: pdf. Het fijne aan pdf is dat een document meerdere pagina’s kan bevatten en dat het formaat ondersteuning biedt aan ocr om de bestanden gemakkelijk te kunnen doorzoeken. Voor bonnetjes kun je pdf gebruiken, of iets als jpeg of png. Let wel op dat jpeg veel compressie toepast, waardoor de kwaliteit slecht kan zijn. Test dus altijd even of je bestanden nog leesbaar zijn.

©PXimport

Tip 11: Archiveren

Om je bestanden te archiveren en lang te bewaren, kun je ze het best op meerdere plekken opslaan zodat je een back-up hebt. Onze ervaring leert dat het handig is om afgeronde jaren of kwartalen op te slaan door ze op een dvd’tje te branden of ze op een externe harde schijf te zetten, die je alleen aansluit op de computer wanneer je de bestanden nodig hebt. Een kopie een nas is natuurlijk ook altijd een goede oplossing. Realiseer je trouwens wel dat een dvd niet eeuwig meegaat en dat ook een externe harde schijf kan stuk gaan. Wil je er echt voor zorgen dat je data goed bewaard blijven, dan kun je eens kijken naar M-Discs. Dat is een speciale dvd-achtige schijf die ontworpen is om duizend jaar mee te gaan. Je hebt er wel een speciale brander voor nodig, maar eenmaal gebrand kun je een M-Disc in elke dvd-lezer gebruiken. Maar we kunnen ons voorstellen dat je dit een beetje teveel van het goede vindt. Je kunt er ook voor kiezen om je bestanden in de cloud op te slaan, we raden je dan wel aan om dit beveiligd te doen!

©PXimport

Tip 12: Back-ups

Als je al je documenten scant en digitaal opslaat, wil je wel zekerheid dat de documenten goed zijn opgeslagen. Het is belangrijk om back-ups te maken. Dat kan op verschillende manieren. De eenvoudigste manier is om de ingebouwde back-upfunctie van Windows te gebruiken. Daarvoor ga je naar de app Instellingen in Windows 10 en dan naar Bijwerken en beveiliging / Back-up. Klik op Een station toevoegen en kies een (externe) schijf uit de lijst. Klik dan op Meer opties. Zorg dat bij Back-up maken van deze mappen de map met je documenten er tussenstaat. Is dat niet het geval, voeg deze dan zelf toe met de knop Een map toevoegen. Klik eventueel op Nu back-up maken om direct een back-up te maken.

©PXimport

Tip 13: Windows Verkenner-plug-ins

Het beheren van je documenten doe je waarschijnlijk met Windows Verkenner. Helaas is die niet zo krachtig, maar met wat extra software kun je wel al wat meer. Met bijvoorbeeld de tool Folder Ico kun je in de verkenner mappen in kleuren en categorieën indelen voor een beter overzicht. Deze plug-in kost helaas wel wat: 10 dollar (ca. 8,85 euro) per computer. Met het tooltje Clover krijgt je verkenner Chrome-achtige tabbladen. Handig is ook Seer. Op macOS kun je als je een bestand selecteert en de spatiebalk indrukt snel er een voorbeeld van inzien. Met Seer komt die functionaliteit ook naar de verkenner. Op die manier kun je een stuk sneller door al je bestanden bladeren. Het voorbeeldvenster van Windows Verkenner werkt namelijk niet geweldig en neemt altijd veel ruimte in.

©PXimport

Tip 14: XYPlorer

Helaas heeft de verkenner maar zeer beperkte mogelijkheden om effectief je je brieven en bonnetjes te beheren. Naast plug-ins zoals in de vorige tip kun je ook kijken naar alternatieven, zoals bijvoorbeeld XYPlorer. Met dat programma heb je de mogelijkheid om bestanden in een kleurcategorie te plaatsen en om alle bestanden te labelen (Windows Verkenner kan alleen bepaalde bestandsformaten labelen). Je kunt ook virtuele collecties maken, zoekresultaten opslaan en het kan je helpen met herhalende taken. Dit programma kost 40 dollar, dat is ca. 34 euro. Een andere mogelijkheid is Directory Opus 12, daarmee kun je ook labelen en categoriseren op kleur. Directory Opus heeft een gratis versie beschikbaar met beperkte functionaliteiten.

©PXimport

Tip 15: Pdf en Word

Gescande pdf-documenten kun je openen met moderne versies van Word, waarna Word vanzelf automatisch ocr toepast en er meteen een gescand document van maakt. De kwaliteit van het resultaat verschilt per document. Wij gebruiken Word 2016 met de updates van juli 2017. Open Word en klik op Andere documenten openen onderaan. Klik op Bladeren en blader nu naar het pdf-document dat je wilt omzetten naar een Word-bestand en klik op Openen. Er verschijnt een melding dat het document geconverteerd wordt en dat de resultaten kunnen verschillen: vooral met veel plaatjes in de brief of bon zal het resultaat tegenvallen. Klik op OK en wacht even totdat het converteren is voltooid. Daarna zie je het resultaat. Idealiter sla je zowel de het docx-bestand als pdf-bestand op, zodat je altijd nog het origineel hebt.

©PXimport

Tip 16: Documenten beheren

Als je het echt serieus aan wilt pakken met het digitaliseren van je bonnen en vooral brieven, dan kun je eens kijken naar een documentmanagementsysteem (DMS). Daarmee kun je je documenten op een systematische manier opslaan, er notities aan hangen en ze eenvoudig terugvinden en sorteren. Een gratis en goed DMS is Mayan EDMS. Om dat te starten, heb je wel een server met Docker nodig. Docker is op een aantal nas’en beschikbaar, maar ook te installeren op Windows of macOS. Hoe je dit aan de praat krijgt lees je hier.

©PXimport

OpenAI gaat advertenties tonen in ChatGPT - voor nu alleen nog in de Verenigde Staten, al is het mogelijk dat dit uiteindelijk wereldwijd uitgerold wordt.

De populaire AI-tool ChatGPT wordt wereldwijd door vele miljoenen mensen gebruikt, dus advertenties konden eigenlijk niet uitblijven. OpenAI gaat de komende weken dan ook tests in de Verenigde Staten beginnen rondom advertenties, zo schrijft het bedrijf. Aangezien het om een test gaat, lijkt het haast vanzelfsprekend dat ze uiteindelijk ook wereldwijd ingezet gaan worden, al heeft OpenAI hier nog geen duidelijkheid over gegeven.

Over de advertenties in ChatGPT

De advertenties zullen onder het antwoord die de AI-tool op vragen van de gebruiker geeft verschijnen. Daarbij benadrukt OpenAI dat de advertenties niet de antwoorden van de tool zullen beïnvloeden, en dat minderjarige gebruikers de advertenties voor nu nog niet zullen zien.

Daarnaast houdt ChatGPT ook rekening met de onderwerpen die in de AI-tool worden besproken. Bij gevoelige onderwerpen, zoals mentale gezondheid en politiek, zullen de advertenties vooralsnog niet verschijnen. Daarbij is het de bedoeling dat de advertenties gerelateerd zijn aan het onderwerp dat besproken wordt.

ChatGPT Go

De reclames verschijnen alleen in gesprekken van gratis gebruikers en het Go-abonnement. ChatGPT Go is het goedkoopste betaalde abonnement van de AI-tool en kost 8 euro per maand. ChatGPT Go werd vorig jaar al in specifieke markten beschikbaar gesteld, en is sinds enkele dagen wereldwijd beschikbaar. Verder zijn er nog de duurdere Plus-, Pro-, Business- en Enterprise-abonnementen. Daar zullen geen advertenties op verschijnen.

Zoals gezegd is deze test met advertenties voor nu alleen nog maar voor de Verenigde Staten bedoeld. OpenAI heeft nog niets gecommuniceerd over wanneer we ze in andere landen, zoals in Nederland, te zien gaan krijgen. Hieronder is een voorbeeld te zien van hoe advertenties er op ChatGPT uit kunnen gaan zien.

Staat de aanschaf van een nieuwe laptop of desktop op de planning, maar verdwaal je in de jungle van technische termen zoals Core i5, Ryzen, cores en kloksnelheden? Bij het kiezen van de juiste processor moet je zien te voorkomen dat je betaalt voor rekenkracht die je nooit gebruikt, of juist eindigt met een trage computer die jouw werktempo niet kan bijbenen.

De processor, ook wel de CPU genoemd, is het kloppend hart van je computer. Een verkeerde keuze kan leiden tot een trage laptop of juist een onnodig dure aankoop. Of je nu alleen mailtjes verstuurt of vaak zware video's bewerkt, voor elk type gebruiker is er een geschikte chip. In dit artikel leggen we uit welke processorspecificaties passen bij jouw dagelijkse werkzaamheden.

Basisgebruik en kantoorwerkzaamheden

Voor dagelijkse taken zoals internetten, e-mailen en lichte tekstverwerking heb je geen zware krachtpatser nodig. Een instapmodel processor volstaat hier prima. Als je naar specificaties kijkt, kom je hier vaak uit bij de Intel Core i3- of de AMD Ryzen 3-serie. Deze chips zijn doorgaans energiezuinig, wat gunstig is voor de accuduur van een laptop, en ze houden de aanschafprijs laag. Ze zijn snel genoeg om soepel door Windows te navigeren, bankzaken te regelen of films en series in Full HD te streamen. Voor studenten die alleen verslagen typen of thuisgebruikers die de computer erbij pakken voor de administratie, is dit segment de meest logische keuze.

Multitasking en lichte fotobewerking

Wie meer van zijn computer vraagt, bijvoorbeeld door tientallen tabbladen tegelijk open te hebben staan of regelmatig foto's te bewerken, komt uit bij de middenklasse. De Intel Core i5 en AMD Ryzen 5 zijn veruit de populairste keuzes voor de gemiddelde consument. Deze processors bieden een uitstekende balans tussen prijs en prestaties. Ze beschikken vaak over meer rekenkernen dan de instapmodellen, waardoor je zonder vertragingen kunt multitasken. Dit type processor is ideaal voor de thuiskantoorwerker die zware Excel-sheets draait terwijl Spotify en Teams op de achtergrond openstaan, of voor de hobbyfotograaf die met programma's als Adobe Photoshop Elements aan de slag gaat.

©Photo Sesaon

Gaming en zware videobewerking

Voor de veeleisende gebruiker die video's in 4K-resolutie monteert, complexe 3D-modellen rendert of de nieuwste games op hoge instellingen speelt, is brute rekenkracht noodzakelijk. In dit segment kijken we naar de high-end modellen zoals de Intel Core i7 en i9, of de AMD Ryzen 7 en Ryzen 9. Deze processors beschikken over veel rekenkernen en hoge kloksnelheden om heel intensieve taken in korte tijd af te ronden. Voor gamers en creatieve professionals is het wel belangrijk om te onthouden dat de processor hier vaak hand in hand moet gaan met een krachtige, losse videokaart voor de beste resultaten.

De rol van Apple Silicon

Gebruikers die de voorkeur geven aan het macOS-besturingssysteem hebben te maken met een andere indeling. Apple produceert tegenwoordig eigen chips, de zogenaamde M-serie. De basischips, zoals de M4 of de nieuwe M5, zijn extreem krachtig en vergelijkbaar met de hogere middenklasse van Intel en AMD, geschikt voor bijna alle dagelijkse en creatieve taken. Voor professionals die echt het uiterste vragen, zoals professionele videobewerkers, zijn er de Pro- en Max-varianten van eerdergenoemde chips. Deze leveren prestaties die concurreren met de krachtigste desktop-pc's, maar dan in een energiezuinige verpakking.