Beheer de workflow met Trello
Terwijl je met een team aan een gemeenschappelijk project werkt, lopen van alle kanten reacties en informatie binnen. De medewerkers pakken op verschillende tijdstippen hun deeltaken op, ze spuien ideeën en geven ondertussen voortdurend feedback. Ondertussen groeit de todo-lijst tot zorgwekkende proporties en stijgt de druk van roodgloeiende deadlines. Om te zorgen dat je het overzicht niet verliest in de hectiek van data, taken en medewerkers heb je Trello nodig.
Trello is een tool die op het eerste gezicht eenvoudig lijkt. Dat klopt, iedere beginner kan de webapplicatie al na enkele minuten inzetten om huishoudelijke takenlijstjes op te stellen. Toch heeft dit krachtige online programma veel meer in zijn mars. Je evolueert snel naar een niveau waar je complexe projecten leert organiseren en je beheert de workflow van een heel team dat tegelijkertijd aan meerdere projecten werkt. Bovendien loopt Trello synchroon op alle apparaten die gekoppeld zijn aan hetzelfde account. Je kunt de tool gebruiken vanaf de website, maar er bestaan ook app-versies voor Android, iOS en Kindle Fire zodat je onderweg takenlijstjes kunt afwerken. Trello slaagt erin om het hele project te verdelen in hapklare componenten, stappen die essentieel zijn om tot een goed resultaat te komen. Bovendien kunnen zowel zowel de coördinator als alle teamleden de vooruitgang van iedereen in realtime volgen, en dat werkt buitengewoon motiverend.
01 Borden en kaarten
De werking van Trello is gebaseerd op het systeem van de zogenaamde Kanban-borden, een Japanse organisatiemethode om met lijsten en kaarten de workflow te visualiseren. Ook Trello heeft een dashboard waarop je verschillende borden plaatst. Ieder bord staat voor een project. Klik alvast op het Welkomstbord om de inhoud te bekijken. Een bord bestaat uit kaarten, die je trouwens van het ene bord naar het andere kunt slepen. Op die manier bouw je een project op met kaarten waarop de verschillende deeltaken staan. De kaarten in het Welkomstbord staan alvast vol met nuttige tips over het programma.
©PXimport
02 Lijsten
Helemaal bovenaan staat het plusteken om drie dingen toe te voegen: een nieuwe bord, een persoonlijk team of een businessteam. De laatste optie is uitsluitend beschikbaar voor de betaalde versie. In dit voorbeeld maken we een nieuw bord voor de organisatie van een buurtfeest. Geef het bord een titel. Standaard zal het bord privé zijn en wij kunnen weinig redenen bedenken om deze instelling te wijzigen. Wanneer je een bord hebt aangemaakt, kun je dit project verdelen in lijsten, dat is het traject dat je wil afleggen om het project te realiseren. Een lijst is een eigen opdrachtvenster waarin je een heleboel opdrachten plaatst. Z’n lijst is opgebouwd uit kaarten, waarop de individuele opdrachten staan. Door lijsten en sublijsten toe te voegen krijg je een horizontale boomstructuur die de opbouw van het project weergeeft. Het principe van Trello en Kanban is dat een taak of activiteit van links naar rechts de workflow doorloopt.
©PXimport
Gratis, goud of business
Trello is gratis en met deze versie kun je alle projecten met een onbeperkt aantal teamleden beheren. Toch kun je een upgrade maken naar Trello Gold voor 45 dollar per jaar. Je verkrijgt de gouden status ook door nieuwe leden uit te nodigen. Voor iedere persoon die je lid maakt, krijg je één maand gratis Trello Gold, met een maximum van 12 maanden. De gouden status voegt in de eerste plaats enkele cosmetische kenmerken toe: 9 premium bordachtergronden, de mogelijkheid om een eigen achtergrond te ontwerpen, leuke stickers en emoticons. Op functioneel vlak kun je als ‘gold member’ bijlagen van 250 MB uploaden en beschik je over de mogelijkheid om veelgebruikte zoektermen op te slaan. Wil je meteen alle teamgenoten de Trello Gold-status meegeven, dan betaal je 9,99 dollar per maand per gebruiker.
©PXimport
03 Achterkanten
Iedere kaart die je toevoegt, geef je een eigen naam. Klik nog een keer op de kaart zodat het detailfiche verschijnt. In Trello noemen ze het detailvenster ‘de achterkant’ van de kaart. In dit fiche is onder meer ruimte voor een beschrijving. Bovendien is het mogelijk bijlagen toe te voegen vanaf de harde schijf of vanaf de gebruikelijke online opslagplaatsen (Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive). Om een deadline toe te voegen klik je op de knop Vervaldatum zodat je in een minikalender een datum kunt selecteren. Wanneer je alle kaarten hebt toegevoegd, maak je een tweede ronde. Sommige gebruikers slepen de kaarten in chronologische orde, andere houden ervan om de kaarten met de hoogste prioriteit bovenaan te plaatsen.
©PXimport
Kleuren en kleurenblindheid
In het menu aan de rechterkant onder de knop Meer zit de functie Labels. Ben je visueel ingesteld dan kun je bepaalde opdrachten in het oog laten springen door ze van een kleur te voorzien. In de praktijk gebruikt men deze labels vaak om de status van taken bij te houden. Zo kun je groen bijvoorbeeld gebruiken voor Klaar, geel voor Bezig en rood voor Te doen. Of je geeft ieder gezinslid zijn eigen label. Iedere kleur kun je een andere benaming geven en het is mogelijk om nieuwe labels en dus nieuwe kleurtjes aan te maken. Onderaan de kleuren staat de knop om de weergave voor kleurenblindheid in te schakelen. Hierdoor plaatst Trello een patroon over de kleuren. Een ander voordeel van labels is dat je de zoekopdracht kunt instellen op labels.
©PXimport
04 Team samenstellen
Aanvankelijk is het menu nog verborgen. Door rechts op de knop Laat menu zien te klikken komt deze menukolom in beeld. In het vak Leden toevoegen vul je de e-mailadressen in van degenen die aan het project meewerken. Deze personen zullen via mail een uitnodiging ontvangen om mee te werken aan het project. De initialen en eventueel de afbeelding van het lid verschijnen dan in het menu bij Uitgenodigde leden. Om dit lid met anderen te laten samenwerken aan hetzelfde bord, selecteer je het blokje met de initialen van dit lid en je sleept het op het bord. Je kunt een teamlid ook op een volledige lijst of op individuele kaarten slepen.
©PXimport
Te doen, Bezig en Afgewerkt
Het is handig om op een bord een lijst Te doen, een lijst Bezig en een lijst Afgewerkt te plaatsen. Op die manier kun je, wanneer je aan een nieuwe deeltaak begint, de kaart van Te doen naar Bezig slepen. Van links naar rechts. Is de opdracht klaar, dan gaat hij naar de volgende lijst: Afgewerkt. Zo krijgt iedereen binnen het team zicht op de progressie van ieder lid en de groep.
©PXimport
05 Opdrachten verdelen
Wanneer die persoon zijn opdracht heeft uitgevoerd, sleept hij zijn kaart naar de lijst Afgewerkt en zo weet de rest dat die klus is geklaard. Andere medewerkers kunnen op hun beurt commentaar geven op de opdracht die hun collega heeft afgewerkt. Het is uiteraard mogelijk verschillende leden op dezelfde taak te zetten. Binnen een groep kun je een team laten samenwerken en meerdere borden delen. Er is immers geen limiet op het aantal teams dat je met een gratis Trello-account creëert. Deelnemers aan een bord kunnen trouwens filteren op hun eigen naam en alleen hun eigen taken zien. Filteren kan ook op deadline en kleur.
©PXimport
06 Afstiplijsten
Om niets aan het toeval over te laten, wil je waarschijnlijk met afstiplijsten werken. Klik daarvoor op de opdrachtkaart die voorzien moet worden van dit soort geheugensteuntjes en selecteer in het detailfiche het item Checklist. Je geeft de checklist een naam. Vanaf dan kun je items toevoegen aan de lijst via de knop Voeg toe. Om dat proces extra te versnellen, druk je telkens de Enter-toets in. Achteraf vink je in de Checklist de items af die in orde zijn. Gaat het bijvoorbeeld om een boodschappenlijstje, gebruik dan de Trello-app op je smartphone om het een na het andere item tussentijds af te stippen. De overige leden van het team zien hoe jij alle items hebt aangeschaft. Bovenaan verschijnt er zelfs een balk met percentages die aangeven wat jij van de checklist hebt afgewerkt en wat je team heeft gedaan.
©PXimport
07 Communicatiestroom
Een pijnpunt bij groepsprojecten is de tsunami aan e-mailberichten omdat alle medewerkers elkaar voortdurend in de ‘cc’ zetten. Met Trello voorkom je zo’n onoverzichtelijke e-mailstroom. De toegevoegde leden aan een lijst of kaart zullen meldingen ontvangen wanneer er iets met de kaart gebeurt. De reacties verschijnen op de achterkant van de kaart. Alle reacties krijgen een tijdstempel dat als referentie kan dienen. Wanneer je in een reactie iemands naam noemt voorafgegaan door @, dan krijgt de betreffende persoon ook een melding. Je kunt trouwens instellen of je de meldingen onmiddellijk, periodiek of nooit wilt ontvangen.
©PXimport
Inspiratie
Waarom het wiel opnieuw uitvinden als er massa’s voorbeelden zijn van modellijsten, browserextensies en bookmarklets die allemaal verzameld zijn in ‘The Trello Resources board’. Deze bron van inspiratie is, hoe kan het anders, een Trello-bord.
08 Power-ups
Een interessante optie van Trello zijn de zogenaamde Power-ups. Het gaat om uitbreidingen die de mogelijkheden van deze projectmanager stevig uitbreiden. Je vindt de Power-ups in de Menu-kolom.
Wanneer je de lijst Power-ups opent, zie je dat de meeste uitbreidingen ervoor zorgen dat Trello naadloos samenwerkt met andere webdiensten. Wil je bijvoorbeeld exact bijhouden hoe lang je aan ieder onderdeel van een project werkt dan kun je de Harvest Power-up activeren, op voorwaarde dat je een account bij deze timetracking service hebt. De Marker Power-up maakt het eenvoudig om schermafdrukken toe te voegen aan Trello-kaarten.
Schakel de Stemmen Power-up in om de gebruikers toe te laten te stemmen op Trello-kaarten. Het aantal uitgebrachte stemmen bekijk je achteraf in het kaartdetailvenster. Helaas kun je in de gratis versie slechts één Power-up activeren. Wil je meer? Dan ben je aangewezen op Business Class.
©PXimport
09 Kalender
Een van de handigste Power-ups is Kalender. Activeer die om in de blauwe balk bovenaan een nieuwe knop te zien: Kalender. Met deze knop opent een venstervullende kalender die je op week- en maandweergave kunt instellen. Je zult merken dat in de kalender automatisch alle kaarten zijn opgenomen waarbij een bepaalde vervaldag op het infofiche staat. Bovendien kun je in de kalendermodule rechtstreeks kaarten toevoegen door op een datum te dubbelklikken. In het minivenster geef je dan de lijst op waar deze kaart moet komen en je bepaalt numeriek welke positie die kaart krijgt.
©PXimport
10 Sterwaardering
©PXimport
Een andere erg interessante Power-up is Custom Fields. Wanneer je deze activeert, kun je nieuwe, zelfgemaakte velden op kaarten plaatsen.
Bovendien kun je aangeven of dit veld meteen aan de voorkant van de kaart zichtbaar moet zijn. Met een beetje handigheid gebruik je deze Power-up om de kaarten van een sterwaardering te voorzien, zodat de leden hun favoriete kaarten kunnen aanduiden. Schakel in het menu de Power-up Custom Fields in en klik op het tandwieltje om de instellingen van deze toevoeging te wijzigen.
Geef het nieuwe veld een naam, bijvoorbeeld Rating. Bij Type kies je uit het keuzemenu de optie Uitklaplijst en in het vak Lijstopties plaats je een ster, in het volgende vak twee sterren, en zo verder. Die sterren haal je uit de knop Emoji.
