Automatische backups van je outlookgegevens
Werk je met Outlook, dan heeft dat programma vast een ton aan gegevens opgeslagen: van je e-mails en bijlagen over je contactpersonen tot je afspraken en taken. Die informatie wil je natuurlijk niet kwijt en dus maak je maar beter regelmatig een backup. Met (het gratis) Safe PST Backup hoeft je dat nauwelijks moeite of tijd te kosten.
Outlook slaat zowat alle gegevens op in pst-bestanden (dat staat voor Personal STore). Nu zou je die bestanden wel met een huis-tuin-en-keukentool kunnen backuppen, maar het vervelende is dat Outlook die pst-bestanden ‘lockt’ zolang de mailclient actief is. Even een automatische backup op de achtergrond maken zit er dus niet in. Nu ondervangen heel wat backuptools dat probleem wel door een zogenoemde schaduwkopie van de pst-bestanden te maken (als Outlook afgesloten wordt) en vervolgens die kopieën te backuppen, maar dan neemt zo’n backup niet de recentste wijzigingen mee van je huidige Outlook-sessie. 4Team, de maker van Safe PST Backup, heeft daar iets op gevonden: je kan ook up-to-date backups maken terwijl je volop bezig bent in Outlook. Het programma is bovendien zo slim om incrementele backups te creëren. Dat houdt in dat alleen de eerste keer een volledige backup wordt gemaakt; de daaropvolgende keren worden enkel de wijzigingen in de backup gestopt.
Backups maken doe je wellicht niet voor je plezier, maar wel om dataverlies tegen te gaan. En dan wil je natuurlijk wel weten wat je met die backups kunt aanvangen en hoe je dat precies moet aanpakken. Voor dat ‘herstelproces’ hoef je eigenlijk niet op Safe PST Backup te rekenen: het programma voorziet niet in een of andere ‘restore’-functie.
Gelukkig heeft Safe PST Backup de backups in een standaard pst-formaat opgeslagen, waarmee dus (in principe elke versie van) Outlook overweg kan. In feite volstaat het om het gebackupte pst-bestand vanuit de backuplocatie te kopiëren naar de (oorspronkelijke) locatie waarnaar Outlook verwijst. Dat is eigenlijk de aangewezen methode als je originele pst-bestand zich bijvoorbeeld niet meer laat inlezen doordat het corrupt is geraakt.
Het is echter ook mogelijk je gegevens terug te halen vanuit Outlook zelf. We tonen even hoe je dat doet in Outlook 2010, maar de procedures in de andere Outlook-versies zijn gelijklopend. Ga naar het tabblad Bestand en kies Openen. Selecteer Outlook-gegevensbestand openen en blader naar het pst-bestand waarvan een backup is. Selecteer dat en druk op OK. Dat bestand komt nu in een aparte persoonlijke map terecht, waarna je de gewenste data hieruit slechts via een versleepbeweging naar de juiste locatie in je Outlook hoeft te kopiëren.
Een derde mogelijkheid is dat je zo’n pst-bestand in Outlook importeert. Open hiervoor opnieuw het tabblad Bestand en kies Openen. Selecteer achtereenvolgens Importeren en Gegevens uit een ander programma of bestand importeren. Druk op Volgende, kies Outlook-gegevensbestand (.pst) en druk nogmaals op Volgende. Verwijs naar het gewenste pst-bestand in je backuplocatie en klik op Openen. Bevestig met Volgende. Het moet gezegd: wij kregen hier een foutmelding te zien, maar de data bleken desondanks correct geïmporteerd.
Standaard maakt Safe PST Backup reservekopieën van alle pst-bestanden die verbonden zijn met je Outlook-profiel. Overigens is de gratis versie wel beperkt tot een enkel profiel – in de Enterprise-editie kunnen dat meer profielen zijn en laat een en ander zich ook centraal beheren.
Nu hoef je niet noodzakelijk alle pst-bestanden te laten backuppen; je kunt gerust een eigen selectie maken. Klik daarvoor nogmaals op de Options-knop en open deze keer het tabblad Files and Folders. Als het goed is, vind je hier alle pst-bestanden van je Outlook-profiel. Verwijder het vinkje naast zo’n pst-bestand als je dat bewust niet mee in de backup wilt nemen. Naderhand kan je alsnog zo’n vinkje terugplaatsen (en uiteraard ook weer weghalen). Druk je het …-knopje in achter zo’n item, dan krijg je een lijst met Outlook-mappen te zien die bij dat pst-bestand horen. Jammer maar helaas: verwijder je hier een vinkje (om mappen selectief te backuppen), dan duikt meteen de melding op dat je een Enterprise-licentie moet aanschaffen. En voor wie zich intussen suf heeft gezocht hoe hij die banner uit het hoofdvenster weg krijgt… Juist, ook weer met een Enterprise-licentie!
Om een backup te starten hoef je logischerwijze maar de knop Start Backup in te drukken: het programma gaat dan meteen aan de slag. De eerste keer kan dat wel een poosje duren, afhankelijk van het aantal en de grootte van je pst-bestanden. Je zal merken dat zo’n backup de volgende keren normaliter een stuk sneller wordt afgehandeld, aangezien het om incrementele backups gaat en in principe alleen de wijzigingen worden meegenomen.
In het hoofdvenster lees je af dat het programma standaard om de vier uur een volgende backup voorziet (zie bij Next backup scheduled on). Verkies je alleen manuele backups of wil je graag een andere backupfrequentie, druk dan op de knop Options en open het tabblad Schedule. Stip de optie Manually aan als je telkens zelf het startsein wil geven voor een volgende backup, of laat Automatically geselecteerd en duid de gewenste frequentie aan. Dat kan Hourly, Daily, Weekly en Monthly zijn, waarbij je, afhankelijk van je keuze, nog meer specifieke tijdstippen kunt aangeven. Bevestig je keuzes met OK.
De installatie van het programma verloopt in elk geval rechttoe, rechtaan. Je start de installatie met een dubbelklik, waarna je op Uitvoeren klikt. Vervolgens klik je op Next, geef je aan dat je de licentievoorwaarden accepteert, druk je nogmaals op Next, bevestig je met Ja en even later rond je de installatieprocedure af met Finish. Je vindt het programma na afloop terug bij Alle Programma’s, 4Team Corporation. De tool is compatibel met Windows XP SP2 en hoger (tot en met Windows 8) en kan overweg met alle Outlook-versies vanaf 2002 SP2 tot en met 2010. Heb je echter een (proef)versie draaien van Office 2013 of van Office 365 Home Premium – inclusief Outlook – dan vindt Safe PST Backup blijkbaar niet meer de pst-bestanden terug van je oudere Outlook-versie, ook al is die als standaardprogramma ingesteld.
Zodra SafePST Backup opstart, verschijnt naast het hoofvenster ook een pictogram in het Windows-systeemvak. Een dubbelklik op dit pictogram volstaat om het hoofdvenster weer te openen, mocht je dat intussen hebben gesloten. Als alles goed is, heeft Safe PST Backup meteen de locatie van je pst-bestanden gedetecteerd – mocht je willen weten wat die locatie is, start dan Outlook (2010) op, open het tabblad Bestand, kies Accountinstellingen (2x) en ga naar het tabblad Gegevensbestanden.
In feite rest je nu weinig meer dan de doellocatie in te vullen. Dat doe je in het invoerveld bij Backup destination folder. Rechtsklik daarop, kies Change en navigeer naar een geschikte locatie. Je doet er verstandig aan een locatie op een andere (fysieke) schijf te kiezen dan die waar de pst-bestanden zich bevinden. Immers, crasht je schijf, dan heb je tenminste nog je Outlook-gegevens! Dat kan bijvoorbeeld een externe usb-schijf zijn, maar net zo goed een gedeelde map op een netwerklocatie. Die vind je wel als je in het venster bij Change de optie Netwerk aanklikt.
Je vindt Safe PST Backup op www.safepastbackup.com, waar je de rubriek Download opent. Er wordt om je e-mailadres gevraagd, maar dat hoeft niet noodzakelijk je ‘echte’ adres te zijn. Je leest hier wel dat je op dat adres installatie-instructies zal ontvangen, maar met deze workshop in de hand heb je die niet nodig. Druk vervolgens op de knop Download now en haal het exe-bestand (488 kB) binnen. Merk op dat het hier gaat om de Free-versie. Er is inderdaad nog een Enterprise-editie (€ 24,95), maar die blijkt vooral interessant in een bedrijfsomgeving. In deze commerciële versie kan je onder meer ook ost-bestanden (in de context van een Exchange-server) backuppen en kan je per bestand aangeven van welke mappen je al dan niet een backup wenst.
