Het versleutelen van communicatie blijft behoorlijk controversieel. Ondanks alle weerstand, onder meer vanuit sommige overheden en overheidsdiensten, wordt versleutelde communicatie langzaamaan de standaard. Hoe werkt encryptie eigenlijk en welke encryptiesoorten zijn er nu?

In de meeste democratische landen is het recht op vrije meningsuiting in de grondwet opgenomen, zoals in Nederland (artikel 7) en België (artikel 14). Deze visie sluit nauw aan bij wat de VN al in 1966 in het Verdrag voor Burgerrechten en Politieke Rechten stelde (artikelen 17 en 19). Het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens bevat verder het recht op respect voor onder meer ieders privéleven en correspondentie (artikel 8).

Veilig en vertrouwelijk communiceren, is dus een grondrecht. Dit recht hoort niet alleen bepaalde groepen te beschermen, zoals journalisten en dissidenten, maar geldt voor elke burger. Ook wanneer (je vindt dat) je niets te verbergen hebt, behoud je het recht op privacy. Dit blijkt trouwens steeds noodzakelijker in een informatiemaatschappij waarin je vaak niet eens kunt achterhalen welke persoonsgegevens zonder je toestemming waar en door wie worden gebruikt. 

Daarbij komt dat vertrouwelijke communicatie je helpt om je te beschermen tegen allerlei vormen van cybercriminaliteit, zoals gegevens- en identiteitsdiefstal.

Tot zover een paar filosofische beschouwingen, over naar een meer technische insteek. De efficiëntste manier om vertrouwelijk te kunnen communiceren, blijft vooralsnog stevige versleuteling. Enig inzicht in hoe encryptie werkt en hoe die in diverse communicatiescenario’s kan worden toegepast, lijkt ons daarom best nuttig.

Rotatie van alfabet

Aan een versleutelde boodschap als ‘rra cyhf rra vf gjrr’ heb je niks zonder de bijbehorende sleutel. In dit geval is dat een simpele rotatie van dertien letters in het alfabet (ROT13). Vaak zijn zulke sleutels via trial-and-error (brute force) snel te achterhalen. Dat geldt des te meer als je daarbij rekening kunt houden met andere factoren, zoals de wetenschap dat de letter ‘e’ in het Nederlands de meest voorkomende letter is. Zou de ‘r’ in onze boodschap een ‘e’ kunnen zijn?

Bij encryptie is er bovendien het probleem van hoe je de sleutel veilig bij de beoogde ontvanger krijgt. En wat als deze versleuteling alleen maar ‘point-to-point’ verloopt (P2PE), bijvoorbeeld van de verzender tot aan de (eerste tussenliggende) ontvanger of server, zoals bij sommige vormen van digitale communicatie? Ten slotte, de eigenlijke boodschap mag dan nog over de hele route stevig versleuteld zijn via end-to-end encryptie (E2EE), in de praktijk zijn heel wat zogenoemde metadata toch niet versleuteld en daaruit valt alvast op te maken wie iets op welk moment naar wie heeft gecommuniceerd.

Allemaal beslommeringen waar de cryptografie zich al decennia over buigt en die hun weerslag vinden in diverse encryptietoepassingen. We bespreken kort een paar basisbeginselen van de cryptografie en vervolgens enkele technieken in communicatietoepassingen zoals e-mail en (tekst- en video-)chat.

©PXimport

Symmetrische encryptie

Onze versleutelde boodschap uit het voorbeeld is een schoolvoorbeeld van symmetrische encryptie. Dit houdt in dat de sleutel die voor de encryptie wordt gebruikt (ROT13 in dit geval) ook nodig is voor de ontcijfering van de boodschap. Bekende methodes voor symmetrische encryptie zijn bijvoorbeeld DES, Triple DES en AES (Advanced Encryption Standard, ook wel bekend als Rijndael). Het probleem met het inmiddels verouderde DES is vooral de beperkte sleutellengte (56 bit, of 3×56 bit bij 3DES), wat brute-force-aanvallen mogelijk maakte.

AES wordt als veilig(er) beschouwd, althans met een sleutellengte van minimaal 192 bit, en wordt daarom nog altijd gebruikt bij onder meer ssh, IPsec (VPN) en WPA2. We gaan hier wel voorbij aan mogelijke side-channel-aanvallen, waarbij niet de cryptografische methode op zich, maar wel (mogelijke datalekken afkomstig van) gebrekkige implementaties worden aangevallen.

Een probleem inherent aan elke symmetrische encryptiemethode is helaas de sleuteldistributie: hoe krijg je de sleutel veilig bij de bedoelde ontvanger? Met asymmetrische encryptie tracht men dat probleem aan te pakken.

©PXimport

Asymmetrische encryptie

Het idee van asymmetrische encryptie kreeg vorm in de jaren zeventig van vorige eeuw in de Diffie-Helman-sleuteluitwisseling, gevolgd door het nog complexere RSA-encryptiealgoritme. Bij deze vorm van encryptie horen twee verschillende sleutels: een geheime of privésleutel en een publieke sleutel die zuit handen mag worden gegeven. Dat kan doordat uit deze publieke sleutel de privésleutel niet kan worden afgeleid, terwijl het omgekeerde wel het geval is.

Het is dus de bedoeling dat je een boodschap met de publieke sleutel van de beoogde ontvanger versleutelt, aangezien alleen hij over de (privé)sleutel beschikt waarmee de boodschap kan worden ontcijferd.

Deze techniek levert nog een ander voordeel op. Stel: je versleutelt je bericht – in de praktijk is dat doorgaans een digest oftwel hash ervan (een unieke verkorte versie, zeg maar) – ook met je eigen privésleutel. Wanneer je vervolgens het resultaat, een zogenoemde digitale handtekening, aan je bericht toevoegt, kan de ontvanger via jouw publieke sleutel vaststellen of het bericht echt van jou komt (authenticatie) en of het onderweg niet heimelijk werd aangepast. Ook dat helpt mee aan een veiliger communicatie.

©PXimport

Hybride encryptie

Wie dacht dat de symmetrische en de asymmetrische encryptiemethode intussen in een eeuwige strijd verwikkeld zijn geraakt, denkt verkeerd. Integendeel zelfs: in de praktijk blijken beide methodes namelijk mooi complementair en gebruikt men ze gecombineerd in heel wat cryptografische implementaties. Hybride encryptie dus.

Zo worden verbindingen tussen computernetwerken vaak eerst asymmetrisch tot stand gebracht met behulp van een publieke en een geheime sleutel, waarna de eigenlijke gegevensoverdracht symmetrisch plaatsvindt op basis van de geheime sleutel, bijvoorbeeld met RSA of AES. Deze werkwijze combineert slim de hogere snelheid van de symmetrische methode met de veiligheid van de asymmetrische methode.

Laten we nu enkele concrete encryptieprotocollen en -implementaties bekijken, bij zowel e-mail als diverse chatdiensten. Ook hier komt hybride encryptie geregeld om het hoekje kijken.

©PXimport

E-mail: (START)TLS

SMTP (Simple Mail Transport Protocol) kunnen we gerust een verouderd protocol noemen. Er zijn immers geen ingebouwde voorzieningen naar encryptie of authenticatie toe. Gelukkig zijn er uitbreidingen en standaarden gekomen die voor een betere beveiliging zorgen. Zo ondersteunen haast alle mailservers en -clients inmiddels TLS (Transport Layer Security) en STARTTLS. 

Je moet uiteraard wel je mailclient correct configureren. Om bijvoorbeeld in Microsoft Outlook na te gaan welk versleutelingsmechanisme wordt gebruikt, ga je naar Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen, selecteer je een account, klik je op Herstellen / Geavanceerde opties en plaats je een vinkje bij Ik wil mijn account handmatig herstellen. Klik vervolgens op Repareren en controleer de instellingen bij Uitgaande e-mail.

Let wel, het gaat hierbij uitsluitend om transportversleuteling (op basis van hybride encryptie trouwens). Dit is een vorm van P2Pe, wat maakt dat de encryptie intact blijft tot aan de mailserver van je provider, maar niet noodzakelijk tijdens het verdere transport. Weet dus dat je mailprovider je berichtgeving nog altijd kan inkijken, eventueel na een dwangbevel.

©PXimport

DANE en MTA-STS

Er is dus wel versleuteling tijdens het transport van de verzender naar de mailserver van de provider, maar helaas mist (START)TLS enige vorm van authenticatie, zodat nog steeds allerlei aanvalsscenario’s mogelijk zijn.

Zo verneemt de verzender pas tijdens de sessie met de andere mailserver of deze transportversleuteling ondersteunt. Een aanvaller die de datastroom tussen beide controleert, kan vervolgens opzettelijk aangeven dat die datastroom geen encryptie ondersteunt, waarna de verzender de sessie downgradet en de berichten onversleuteld verstuurt. Of de aanvaller zet een MitM-scenario op, waarbij hij zich ongemerkt tussen beide mailservers positioneert, en zich als de legitieme doelserver voordoet, zodat hij de – versleutelde – berichtgeving probleemloos kan inkijken.

Om dergelijke scenario’s tegen te gaan, zijn er standaarden ontwikkeld als DANE (Dns-based Authentication of Name Entities) en MTA-STS (Mail Transfer Agent - Strict Transport Security). Terwijl DANE DNSSEC gebruikt voor de verificatie van het servercertificaat, houdt MTA-STS het wat eenvoudiger en berust die op een lijst van vertrouwde root-CA’s.

 MTA-STS hanteert het TUFU-model (Trust Upon First Use; ook afgekort als TOFU), waarbij men ervan uitgaat dat de publieke sleutel bij de eerste verbinding correct is. Men zal hier dus de mogelijkheden van de server – zoals ondersteuning van STARTTLS – meteen vaststellen en ook netjes volgen, wat een downgrade-aanval moet uitsluiten. Helaas kan zowel DANE als MTA-STS in de praktijk vooralsnog op matige ondersteuning rekenen.

DMARC

Terwijl DANE en MTA-STS vooral MitM-bedreigingen tegengaan, waarbij de aanvaller bijvoorbeeld DNS-poisoning gebruikt om heimelijk een andere mailserver te kunnen inzetten, is een andere, complementaire standaard met de naam DMARC er vooral op gericht om de bedreigingen als spam tegen te gaan. Immers, het onderliggende SMTP-protocol verhindert niet dat iemand zich met de mailserver van een ontvanger verbindt om hem mail te versturen die van een ander domein afkomstig lijkt. DMARC hebben we in het vorige PCM-nummer uitvoerig besproken (in de reeks ‘De standaard’) en behandelen we hier dus heel beknopt.

In feite berust DMARC grotendeels op twee andere technieken: SPF (Sender Policy Framework) en DKIM (DomainKeys Identified Mail). SPF is bedoeld om e-mailspoofing tegen te gaan en werkt op basis van een txt-bestand in de nameserver-configuratie van een domein. Hiermee geef je aan dat een host alleen mail mag versturen namens een bepaald domein. 

DKIM is een e-mailverificatieprotocol dat middels een handtekening moet vermijden dat berichten tijdens het transport kunnen worden aangepast. DMARC bouwt voort op beide protocollen en staat bovendien toe dat je via beleidsregels kunt aangeven hoe streng je de SPF- en DKIM-controles wilt uitvoeren, zoals verwerpen of in quarantaine plaatsen. Net als bij DANE en MTA-STS verloopt helaas ook de implementatie van DMARC op mailservers trager dan verhoopt.

©PXimport

S/MIMEen OpenPGP

Als eindgebruiker heb je (helaas) niets te zeggen over het toepassen van standaarden als DANE, MTA-STS of DMARC. Wil je zowel authenticatie als solide versleuteling, dan zit er vooralsnog weinig anders op dan end-to-end-encryptie in te zetten. De bekendste implementaties zijn S/MIME en PGP, die beide trouwens ook een vorm van hybride encryptie toepassen.

S/MIME vereist wel een certificaat en aangezien een volwaardig certificaat niet gratis is, wordt dit vooral in bedrijfsomgevingen ingezet. Bij onder meer de CA’s CAcert en Actalis kun je wel een gratis e-mailcertificaat aanvragen en in mailclients als bijvoorbeeld Outlook gebruiken. De verificatie gebeurt bij deze gratis certificaten wel alleen op basis van je e-mailadres.

Pgp wordt meer door de ‘gewone’ en privacybewuste gebruiker ingezet, meestal in de vorm van OpenPGP aangezien die licentieperikelen met het originele PGP omzeilt, net als GnuPG. Meer nog dan bij S/MIME vereist de installatie en configuratie wel enige inspanning. Bij Thunderbird, dat OpenPGP al geruime tijd heeft ingebouwd, werkt dit al iets makkelijker.

Dankzij deze end-to-end-encryptie worden je berichten weliswaar over de hele route versleuteld, van zender tot ontvanger, maar besef wel dat ook hier nog altijd metadata onversleuteld blijven, zoals e-mailadressen en timings. Het is wellicht wachten op een nieuw protocol om ook die zwakte aan te pakken.

©PXimport

Chat: E2EE

De aandachtspunten voor een veilige communicatie via chatdiensten zijn weinig anders dan die bij e-mail: wie kan er meelezen (of meeluisteren of -kijken, bij audio- en videochat), hoe bescherm je je tegen spoofing en in welke mate geef je tijdens je chatsessies ongewild metadata prijs?

Laten we met het eerste beginnen: hoe voorkom je dat je gesprekken worden afgeluisterd? Het antwoord op deze vraag is duidelijk: met behulp van end-to-end-encryptie, E2EE. Volledige versleuteling over de hele route dus maar helaas is dat (nog) niet bij alle communicatie-apps standaard ingebouwd.

Bij Microsoft Teams bijvoorbeeld worden de gesprekken wel met P2PE versleuteld, maar dat houdt in dat Microsoft je gesprekken kan opnemen. Er is gelukkig beterschap op komst. Op het Ignite Event (maart 2021) maakte Microsoft plannen bekend om E2EE alvast in 1-op-1-gesprekken mogelijk te maken door – weliswaar aan beide kanten – simpelweg een optie te activeren. Binnen afzienbare tijd zou deze functie ook beschikbaar komen voor geplande gesprekken en online meetings.

Microsoft Skype maakt wel al E2E-communicatie mogelijk maar dat gebeurt alleen in een privéchat, een optie die niet beschikbaar is in de webversie. Het is overigens wel de vraag of Skype nog een lang leven beschoren is.

©PXimport

Zoals je weet, maakt WhatsApp al langer gebruik van E2EE (sinds april 2016). Daarvoor maakte het systeem, net als Skype trouwens, gebruik van dezelfde opensource-cryptografie (Open Whisper Systems) als de app Signal. Degelijk dus, maar helaas is WhatsApp zelf niet opensource en heb je dus geen echte garantie dat er geen achterdeuren in de app zijn ingebouwd. Met een whitepaper hoopt WhasApp dat wantrouwen weg te krijgen. In dat bestand valt trouwens te lezen dat ook audio- en videogesprekken end-to-end worden versleutel, op basis van het SRTP-protocol (Secure Real-Time Transport Protocol).

Het al vermelde Signal doet beter, aangezien de app zelf ook opensource is, wat inhoudt dat je de broncode op potentiële achterdeurtjes kunt controleren.

Het is trouwens zo dat de meeste bekende communicatie-apps standaard end-to-end-encryptie ondersteunen, waaronder Google Duo en FaceTime (deze laatste weliswaar alleen tussen Apple-gebruikers onderling). Ook de videoconferentie-app Zoom ondersteunt deze functie, maar na het toelaten van end-to-end-encryptie in de instellingen van de web-app moet je het Default encryption type dan wel ook nog instellen op End-to-end encryption als je wilt vermijden dat de encryptiesleutel in de Zoom-cloud wordt bewaard.

Ook Jitsi ondersteunt inmiddels deze encryptie, weliswaar nog in bèta-versie en met recente browsers of via de eigen Electron-client. Jitsi laat zich trouwens ook op een eigen server hosten.

©PXimport

Authenticatie

Versleuteling is één zaak, maar eigenlijk net zo belangrijk is authenticatie. Je wilt namelijk zeker weten dat de persoon met wie je chat wel degelijk is wie hij beweert te zijn.

De meeste apps trachten zo’n scenario tegen te gaan met handtekeningen die je op basis van de publieke sleutel van de gesprekspartner kunt controleren. Dat kan via vertrouwde certificaten gebeuren, maar verloopt in de praktijk meestal op basis van TUFU (zie ook de paragraaf ‘DANE en MTA-STS’). Hierbij gaat men er dus van uit dat bij de eerste verbinding de publieke sleutel correct is.

De meeste apps waarschuwen de gebruiker wanneer deze identifier (publieke sleutel) wijzigt en sommige kennen ook een methode om die op elk moment te kunnen verifiëren. Dit geldt bijvoorbeeld voor Telegram en Signal. Bij deze laatste kan dat via een QR-code of door het ‘safety number’ over een geauthenticeerd kanaal uit te wisselen.

Authenticatie is dus een prima beveiligingsoptie, maar besef wel dat je door het ondertekenen van een bericht met je privésleutel onwillekeurig aangeeft dat dit bericht echt van jou afkomstig is. Je kunt dit ook later niet meer ontkennen (‘non-repudiation’), tenzij de sleutel voor de handtekening automatisch en regelmatig wordt aangepast. 

Idealiter gebeurt deze aanpassing ook voor de encryptie van de berichten zelf, ook wel (Perfect) Forward Secrecy genoemd. Zelfs wanneer je privésleutel gecompromitteerd is, kunnen je eerdere berichten daarmee niet worden ontsleuteld – toekomstige eventueel nog wel. Onder meer het Signal-protocol ondersteunt deze functie.

©PXimport

Extra (meta)data

Op het vlak van encryptie zit het bij messaging- en videoconferencing-apps over het algemeen dus wel goed, aangezien de meeste end-to-end-encryptie ondersteunen, maar de vraag is nog welke data onversleuteld blijven. Helaas blijven, net als bij e-mail, bepaalde metadata buiten schot, zoals wanneer je met wie chatte, en zoeken veel apps bovendien op allerlei manieren naar extra informatie. Zo moet je tijdens de aanmelding doorgaans je smartphone (met telefoonnummer) koppelen aan de dienst.

Threema is een van de weinige uitzonderingen: je Threema-id hangt niet af van een telefoonnummer maar wordt permanent aan je publieke sleutel gekoppeld.

Veel apps pushen je meteen na de aanmelding ook om toegang tot je contactpersonen te verlenen, zoals WhatsApp en zelfs Signal. Dat is op zich handig, aangezien de app ook zelf naar potentiële gesprekspartners kan zoeken, maar als je weet dat WhatsApp in handen is van Facebook, stemt dit toch tot nadenken.

Vergeet ook niet dat het chatverkeer bij vrijwel alle apps over een centrale server loopt, wat evenmin bevorderlijk is voor het vertrouwen (en vertrouwelijke communicatie). De messenger-app Briar (www.briarproject.org; voor Android) is alvast één uitzondering op deze regel: berichten worden rechtstreeks en versleuteld tussen de apparaten zelf gesynchroniseerd via bluetooth of wifi, of via het TOR-netwerk. Zijn er nog klokkenluiders?

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).