Lange tijd werd bij de aanschaf van een nieuwe computer vooral gekeken naar de hoeveelheid opslagruimte, met het idee dat meer altijd beter is. Inmiddels zijn zowel gebruikers als fabrikanten ervan overtuigd geraakt dat de snelheid van je dataopslag belangrijker is dan de hoeveelheid opslag. Twee jaar geleden moest je goed opletten of je nieuwe pc een ssd had, tegenwoordig zien we alleen bij de echte prijsvechters nog een traditionele, langzamere harde schijf. Een ssd is onmisbaar in elk nieuw systeem, maar ook in elke oudere configuratie. De vraag is: welke ssd kies je?

De komst van de ssd heeft een enorme impact gehad op de snelheid van onze huis-, tuin- en keukencomputers, veel meer dan welk ander onderdeel dan ook. Met een ssd start de pc veel sneller op, reageert hij veel sneller op alles wat je van hem vraagt, en de kans op storingen is ook nog eens kleiner. Voor de prijs hoef je het ook niet meer te laten, de prijs per gigabyte is sinds midden 2018 grofweg gehalveerd en een ssd van een paar tientjes voldoet voor de meeste gebruikers.

Verschillende soorten ssd’s

Ssd’s zijn er in verschillende soorten en maten. Een ssd sluit je doorgaans aan op een sata- of m.2-aansluiting op je moederbord. Sata is de bejaarde aansluiting waarmee we al jaren onze mechanische harde schijven aan de computer koppelen. Op praktisch elk nog enigszins bruikbaar systeem kun je dus wel een sata-ssd aansluiten. De jongere m.2-aansluiting is aantrekkelijker voor ssd’s: hij zit direct op het moederbord van moderne systemen, waardoor kabels overbodig zijn. De meeste m.2-ssd’s zijn ook aanzienlijk sneller, al hangt dat af van het toegepaste protocol.

Welk protocol?

NVMe regeert!

Dat NVMe-m.2-drives sneller zijn dan sata-ssd’s is een feit. De maximale leessnelheid van een sata-ssd ligt rond de 560 MByte/s, iets wat we de meeste ssd’s ook halen of benaderen. Zelfs de langzaamste NVMe-schijf in deze vergelijking is ruim drie keer zo snel. De snelste NVMe-gen4-ssd’s hangen zelfs rond de 5000 MByte/s; zo’n tien keer sneller. Duizelingwekkende hoeveelheden data. Dat brengt ons bij de vraag of zulke snelheden echt relevant zijn voor jou.

©PXimport

Bij eenvoudig gebruik van een pc, zoals browsen, e-mailen of zelfs wat lichte fotobewerking, heb je zelden meer dan een paar megabyte per seconde aan data nodig. Als je je verdiept in de techniek van NVMe-drives, dan zie je dat ze ook bij lichtere taken wat sneller zijn. Maar met een echt praktische blik moet je vaststellen dat je voor eenvoudig gebruik het verschil tussen een budget-ssd en een luxe ssd niet gaat merken. Gaat het jou er alleen om je pc weer snel te laten starten en een beetje modern aan te laten voelen, dan voldoet ook de eenvoudige (en goedkopere!) sata-ssd prima. NVMe-ssd’s komen pas tot hun recht bij veeleisende gebruikers met zware creatieve workloads zoals videobewerking, workstationgebruik, of bij het frequent overzetten van grote hoeveelheden data. Veel fabrikanten richten zich ook op gamers, maar het aantal scenario’s waarin gamers echt profiteren van deze snelheden is beperkt.

©PXimport

Welke capaciteit?

Een bekend fenomeen is dat ssd’s met meer opslagruimte sneller zijn dan kleinere varianten. Vooral de echt kleine ssd’s tot aan circa 256 GB zijn duidelijk trager dan hun grotere familieleden. Althans, in de benchmarks. Vlot starten kan elke ssd wel. De grotere capaciteit brengt ook een betere duurzaamheid met zich mee, omdat ze meer geheugencellen hebben. Ze zijn per gigabyte vaak ook nog een stuk goedkoper. Het is niet zinnig om extreem veel opslag te kopen als je die niet nodig hebt, maar het loont absoluut om niet té zuinig te zijn. Voor een tientje of twee meer van een 256GB- naar een snellere, duurzamere 512GB-ssd overstappen en daarmee ook ruim extra capaciteit krijgen voor de toekomst is geen slechte investering.

Waar letten we op?

En betrouwbaarheid dan?

Idealiter zouden we de betrouwbaarheid het zwaarst laten wegen. Dit is alleen bijna onmogelijk om te testen. Zelfs instap-ssd’s kun je jarenlang op een pijnbank leggen zonder dat ze een krimp geven, dus tegen de tijd dat we die resultaten hebben, zijn die producten al lang niet meer te koop. Baseren we ons op de specificaties van de fabrikanten, dan moeten we ook vaststellen dat je daar in de praktijk gewoon nooit aan gaat komen. Niet goed onderscheid kunnen maken, is vervelend voor testers, maar eigenlijk goed nieuws voor de consument: de levensduur van alle ssd’s in deze test is simpelweg geen echt noodzakelijke overweging meer.

Een langere garantie vanuit de fabrikant biedt wel wat waarde en is dan ook een bonuspuntje waard. Maar, in de afgelopen vijf jaar hebben wij hier vele honderden ssd’s in gebruik genomen en zijn er slechts een paar kapotgegaan. Extra garantie is fijn, maar de kans dat je er daadwerkelijk gebruik van zult maken, zelfs in vijf jaar, schatten we alsnog erg klein.

Zorg voor een back-up!

Ssd’s zijn weliswaar minder kwetsbaar dan mechanische schijven, maar alles kan kapot! En waar een mechanische schijf vaak kuren vertoont voordat hij stopt met werken, gaat een ssd eerder van probleemloos werken naar helemaal onbruikbaar. Zorg dus altijd voor een goede back-up. Een duurzamere ssd kopen is geen garantie op probleemloos functioneren.

Migreren of schoon installeren?

De meeste ssd’s komen met een migratietool om je hele systeem over te zetten. Een ssd-upgrade vinden wij een goed moment voor een schone installatie. Windows 10 herinstalleren is zo gepiept, en zo maak je weer echt een frisse start met je systeem. Zorg wel voor een goede back-up van je belangrijke bestanden.

Kwaliteit flashgeheugen

Samsung

In de vorige editie van onze grote ssd-test was Samsung de grote winnaar. Met zijn 860 EVO had de fabrikant de beste sata-ssd in handen. Geen enkele concurrerende NVMe-ssd kwam echt in de buurt van de 970 EVO. Enige tijd geleden lanceerde Samsung de 970 EVO Plus ssd, de nog snellere EVO met ook nu bijna geen echte concurrentie. Zowel de 860 EVO, 970 EVO als de 970 EVO Plus behoort nog altijd tot de beste ssd’s op de markt, maar de ijzersterke concurrentiepositie is na wat succesvolle lanceringen van concurrenten inmiddels verleden tijd. Tegelijkertijd zijn instap NVMe-drives veel goedkoper geworden. Ook de eens uitzonderlijke vijf jaar garantie van Samsung is inmiddels de standaard geworden. Zowel de 860 EVO als 970 EVO (Plus) blijft absoluut een topaankoop, maar Samsung moet zorgen dat je er niet te veel extra voor betaalt. Voor een echte pro-user blijft de prijzige Samsung 970 PRO wel de ultieme ssd op de markt. Als één van de weinige 2bit-MLC-ssd’s is de duurzaamheid een sterk argument. Verder blijkt uit de consistentietests dat deze ssd de beste op de markt is. Voor consumenten zijn ze echter simpelweg (veel) te duur om aan te raden. Aan het andere eind van het spectrum zien we de nieuwe Samsung 860 QVO, een 4bit-QLC-ssd. Deze blinkt uit in de absoluut laagste prijs per gigabyte, maar het is ook de gemiddeld traagste ssd uit de test. Als secundaire drive waarbij elk tientje telt, val je je er geen buil aan.

©PXimport

Patriot

Een van de ssd’s die aan de stoelpoten van de Samsung 970 EVO Plus knaagt, is de Patriot VPN100. Deze valt in eerste plaats op vanwege zijn forse zwarte heatsink om hem koel te houden, en vervolgens door zijn over de hele linie uitstekende high-end prestaties. De VPN100 kent wel wat ruwe kantje. Zo is het pcb wat goedkoop ogend blauw, de Patriot-software is spartaans en hardwarematige encryptie ontbreekt. Ook is de heatsink niet makkelijk te verwijderen; je loopt het risico hem te beschadigen als je het probeert. Dat maakt hem ongeschikt voor bijvoorbeeld laptops. Hij heeft dan wel weer een lagere prijs. Als de VPN100 op moment van aanschaf op prijs kan concurreren, is het zeker een goede optie.

©PXimport

Corsair

De Corsair MP510 bevindt zich feitelijk in dezelfde divisie als de 970 EVO (Plus) en VPN100. Ook deze ssd mag zich in het rijtje ‘de betere NVMe-ssd’s’ voegen. Structureel uitstekende prestaties, geen zichtbare minpunten en alleen in de kleinere 4K-blokken zien we de MP510 iets achterblijven. Zolang Corsair daar haarscherpe prijzen tegenover zet, is dat geen argument. Ook voor deze schijf geldt: houd hem scherp in de gaten, als dit prijsvoordeel oplevert, is dit een logische keuze.

Kingston

Kingston zet in op twee NVMe-ssd’s. Enerzijds met de KC-serie waar het bedrijf de strijd puur op prestaties aan wil gaan, en anderzijds met de goedkopere A-serie. In de praktijk zijn de verschillen tussen de twee minimaal. De goedkopere A-series presteren goed en doen ook niet significant onder op gebied van duurzaamheid of garantie. De KC2000 is uitstekend, maar veel meer betalen dan voor een A-serie of andere NVMe-concurrent is lastig te verdedigen. De A2000 is net uit en vooralsnog lastig leverbaar, maar als die net als de voorgaande A1000 binnenkort tot de goedkoopste NVMe-drives op de markt behoort, zal die het stokje overnemen als dé betaalbare NVMe-drive. Wat sata-ssd’s betreft, doet Kingston ook mee. Vooral als je een kleine en goedkope ssd wilt, is de UV500 interessant. Denk aan een echte budgetvriendelijke upgrade van een eenvoudig systeem. De KC600 behoort tot de betere sata-ssd’s, maar kost ook iets meer. Het is een goede keuze als je een goede aanbieding kunt vinden, zoals praktische elke ssd, al koop je soms voor hetzelfde geld een snellere A1000 of A2000.

©PXimport

Crucial

Over sata-drives gesproken, dat is waarmee Crucial het goed doet in Nederland. Het echte budgetmodel BX500 is vaak de goedkoopste (degelijke) sata-ssd op de markt, en prima voor de meeste eenvoudige taken. De mainstream MX500 levert daarnaast praktisch top-end prestaties voor een iets hogere prijs. Een paar euro’s beknibbelen op je opslag heeft niet onze voorkeur en daarmee is de MX500 onze aanrader voor praktisch elk systeem. Let wel op de prijzen van instap NVMe-drives, die zetten de prijzen van sata-ssd’s stevig onder druk op het moment.

©PXimport

Transcend

Een uitdager voor de twee Crucials is de Transcend SSD230S, een ssd die wel een iets hippere of vooral andere naam kan gebruiken. De SSD230S zet redelijk onopvallende midrange prestaties neer voor een sata-schijf; beter dan instappers zoals de BX500, maar weer net niet zo goed als die van de MX500 of 860 EVO. De duurzaamheidscijfers zijn wel bovengemiddeld, en menig goedkoper alternatief biedt geen garantie van vijf jaar. Daarbij is hij in sommige opzichten een van de allergoedkoopste opties. Iets meer betalen voor deze Transcend als je ook een BX500 of 860 QVO overweegt, is zeker de moeite waard, maar hij hoort wel goedkoper te zijn dan de sata-toppers of instap NVMe-drives.

©PXimport

Team Group

Team Group gooit het over de rgb-boeg. De Delta RGB presteert prima voor een sata-ssd, maar aan prima presterende ssd’s was op de markt geen gebrek. Door hem opvallend vorm te geven en flink wat ledjes toe te voegen hoopt Team Group vooral gamers over de streep te trekken. Het eindresultaat is eenvoudig samen te vatten: als jij iets meer wilt betalen voor wat leuke lichtjes, mag je deze best overwegen.

©PXimport

WD en SanDisk

WD en SanDisk zijn tegenwoordig hetzelfde bedrijf. De SanDisk Ultra 3D en WD Blue zij amper van elkaar te onderscheiden. Beide zijn inhoudelijke middenklasse sata-ssd’s, waarbij het vooral op prijs aankomt. WD scoort met de WD Blue m.2-sata nog wel punten, want veel m.2-sata-ssd’s zijn er niet. Na een valse start met hun eerste generatie NVMe-ssd’s in 2017 heeft WD een leuke inhaalslag gemaakt. De jongste WD Black NVMe, de SN750, doet inmiddels wel leuk mee aan de bovenkant van het speelveld. Goede prestaties, vijf jaar garantie en concurrerende prijzen. Alleen begrijpen we niet waarom WD hardwarematige encryptie niet wil inbouwen. Je raadt het al: ook deze aanschaf staat of valt eigenlijk met de juiste prijs. Op moment van schrijven is dat helaas niet het geval en meer betalen voor een SN750 boven de uitstekende alternatieven is niet logisch.

©PXimport

Seagate

Net als WD is ook Seagate een hardeschijffabrikant die in de markt voor ssd’s is gestapt. En niet onverdienstelijk, want zowel de Barracuda 510 als de Firecuda 510 laat prima prestaties zien voor NVMe-drives. Een significant verschil tussen de twee series zien we overigens niet. Ssd’s tot 500 GB heten Barracuda en vanaf 1 TB is dat Firecuda. Seagate doet mee met de top wat garantie betreft en de duurzaamheid is ver bovengemiddeld (althans op papier). De prestaties zijn door de bank genomen erg goed. Momenteel vraagt Seagate iets te veel voor deze ssd’s. Meer betalen dan voor de gemiddeld net betere 970 EVO Plus is lastig uit te leggen. Seagate hoeft de prijs van de ssd alleen iets te verlagen om een uitstekende keuze te worden.

©PXimport

Gigabyte

Gigabyte richt zich op de volledige Gigabyte-pc. Je kunt behuizingen, moederborden, videokaarten, koelers, voedingen, geheugen, monitoren en randapparatuur van het merk kopen, en nu dus ook ssd’s. Omdat Gigabyte in tegenstelling tot Samsung, Crucial en Kingston zelf geen flashgeheugen maakt, kan het ook niet concurreren met bodemprijzen. Op merkaffiniteit leunen is dan ook een logische keuze. Geen van hun ssd’s is inhoudelijk echt uitzonderlijk. De Gigabyte SSD en UD Pro zijn aardige instap-sata-ssd’s zolang de actuele prijs gunstig is. Alleen de Aorus RGB NVMe-ssd weet op te vallen met zijn mooie metalen heatsink en rgb-verlichting. Houd er wel rekening mee dat je de verlichting alleen met een klein aantal Gigabyte-moederborden naar eigen wens kunt instellen.

©PXimport

Vierde generatie pci-express-ssd’s

In de zomer van 2019 lanceerde AMD de derde generatie AMD Ryzen-processors en de nieuwe X570-chipset. Deze X570-moederborden zijn de eerste met ondersteuning voor PCI-Express 4.0. Hiermee heb je meer bandbreedte voor snellere videokaarten en ssd’s. Videokaarten die hier echt van profiteren bestaan nog niet, maar NVMe-ssd’s liepen al wel tegen limieten aan. Daardoor zagen we dan ook snel de eerste ssd’s van de vierde generatie, die nog hogere snelheden beloven.

Drie gen4-ssd’s voor die specifieke moederborden zitten in onze test: de Corsair Force MP600, de Gigabyte Aorus Gen4 en de Patriot Viper VP4100. Ze één op één met elkaar vergelijken, is lastig gezien de verschillende specificaties.

©PXimport

Zijn ze hetzelfde?

De ssd’s kennen de nodige overeenkomsten. Zo hebben alle gen4-ssd’s een aardige heatsink. Ook betaal je voor alle drie best wat meer dan voor de gen3-NVMe-alternatieven. Alle drie de gen4-ssd’d gebruiken dezelfde Phison-contoller, momenteel de enige gen4-controller op de markt. Dit levert toch wat bezwaren op. Hoewel de gen4-ssd’s in pure schrijf- en leesprestaties ongekend hoge snelheden neerzetten, zien we in andere tests teleurstellende resultaten. Zowel in de 4K-benchmarks als de gecombineerde real-world benchmarks blijven ze achter op niet-gen4-drives. En laat nu juist die prestaties echt tellen voor de eindgebruiker. Het lijkt erop dat Phison heel snel de nieuwe controller op de markt wilde brengen, en dat de meeste fabrikanten in die gen4-hype zijn meegegaan om snel een eindproduct uit te brengen zonder erbij stil te staan of het wel echt nut heeft. Gen4 heeft absoluut potentie als technologie, maar op dit moment zien we geen van deze drie gen4-ssd’s als redelijke aankoop.

Een nas-ssd?

©PXimport

Conclusie

Bij de vorige test zagen we Samsung bij zowel sata- als NVMe-ssd’s als duidelijke winnaar, maar gaven we al aan dat een gunstige prijs per gigabyte voor de meeste gebruikers leidend moet zijn. Inmiddels is prijs echt doorslaggevend, want we zien geen één ssd die de concurrentie echt achter zich laat. Er zijn wat geweldige NVMe-ssd’s die zo dicht op elkaar zitten dat een tientje het verschil maakt tussen een goede of een matige keuze. Ook sata-ssd’s ontkomen niet aan de prijzenoorlog, want hoewel die markt op zichzelf redelijk stilstaat, zien we dat NVMe-ssd’s dermate goedkoop geworden zijn dat ze vrijwel even duur zijn als de betere sata-drives, maar dat ze wel een heel stuk sneller zijn en dus ermee concurreren. Kortom: de juiste keuze maken is lastiger dan ooit, al kan je in grote lijnen het volgende aanhouden: zoek je vooral een basis-ssd voor het upgraden van een oud systeem, pak dan een sata-ssd met ruim voldoende capaciteit en de beste prijs per gigabyte-verhouding. Denk aan een Samsung 860 QVO of Crucial BX500, of een ssd die op dat moment in de aanbieding is.

Zoek je een degelijke sata-ssd, dan neigen we naar de Crucial MX500: topprestaties en bijna altijd een scherpe prijs. De Samsung 860 EVO is iets beter, maar vaak te duur om te verdedigen. Ook hier telt: houd alle concurrenten in de gaten, zoals van Transcend, Kingston en WD/SanDisk, want een leuke aanbieding maakt ook hier bij gebrek aan echte praktijkimpact het verschil.

Kun je een m.2-NVMe-drive kwijt, dan is elke m.2-NVMe-drive uit de test met de scherpste prijs per gigabyte interessant. Vooral de Kingston A1000 en A2000 en Corsair MP510 gooien momenteel hoge ogen, maar met de kanttekening dat de prijzen schommelen.

Wil je de beste m.2-NVMe-schijf voor consumenten? De Samsung 970 EVO Plus is objectief heel, heel krap de benchmark en een logische keuze. Er hijgen wel tal van uitstekende NVMe-alternatieven in zijn nek, zoals de Seagate Firecuda 510, WD Black SN750, Kingston A2000/KC2000 of Patriot Viper VPN100.

Alles draait om de prijs dus, maar vergeet niet je eigen voorkeuren wat betreft encryptie en garantie mee te wegen. Denk ook eens aan de ssd’s met een kleine doelgroep, zoals de Ironwolf 110 als logische keuze voor nas/fileserver of de ssd’s met lampjes voor de rgb-liefhebber.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).