Niks zo handig als apps waar je echt iets van leert. Van een taal leren of de basisprincipes van programmeren ontdekken tot je geheugen trainen of leren klussen. Wij scheiden het kaf van het koren en schotelen je twintig apps voor die écht de moeite waard zijn.

1 Busuu (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Italiaans, Duits, Japans, Russisch of Arabisch? Via busuu kun je twaalf verschillende talen leren. Na een korte test weet de app op welk niveau je kunt instappen. De grootste troef van busuu is dat de lessen erg kort zijn en op die manier gaat het niet vervelen. Elke keer als je vijf minuutjes moet wachten, kun je wat oefenen. Ook de variatie is een pluspunt: er zijn oefeningen voor woordenschat, dialoog en grammatica. En er zitten quizzen in verwerkt waarmee je alle verworven kennis kunt testen.

©PXimport

2 Duolingo (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Eén van de populairste apps om een taal te leren is ongetwijfeld Duolingo. Het succes van deze app is het hoge spelgehalte. Met Duolingo kun je dagelijks – op een aangename en speelse manier – je woordenschat verrijken, grammatica opkrikken of zelfs je uitspraak oefenen. Vanuit het Engels kun je onder andere naar het Spaans, Frans, Duits, Italiaans, Portugees, Zweeds, Turks etc. De app toont voortdurend je vooruitgang en laat zien hoe je jezelf nog kunt verbeteren. Het is een beetje verslavend …

3 Mondly (iOS + Android)

©PXimport

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Een erg grote troef van Mondly is dat je vanuit het Nederlands als brontaal kunt vertrekken. Bovendien heb je meer dan dertig talen ter beschikking. Naast de populairste Europese talen kun je bijvoorbeeld ook Vietnamees, Zuid-Afrikaans of Japans leren. De oefeningen zijn plezierig en gevarieerd. Het is zelfs mogelijk om wedstrijden met vrienden te organiseren.

4 Quizlet (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Zijn er een paar woordjes die je echt niet kunt onthouden? Dankzij Quizlet maak je in een handomdraai flashcards aan zodat je op elk verloren moment even kunt oefenen: in de trein, bij de dokter in de wachtruimte of tijdens de middagpauze. Dankzij de adaptieve leermethode start je met de makkelijke vragen. Zodra je die onder de knie hebt, wordt het telkens een tikkeltje moeilijker. Ook het vermelden waard: het is ook mogelijk om sets die andere Quizlet-gebruikers hebben aangemaakt te downloaden.

5 Tandem (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Tandem is iets minder bekend, maar wel het vermelden waard. Je krijgt immers een taalbuddy toegewezen aan de hand van je eigen interesses. Niet virtueel, maar iemand van vlees en bloed. Misschien zelfs iemand aan de andere kant van de wereld. Let wel, om de ideale match te vinden, heb je enkele dagen geduld nodig. Vervolgens kun je berichten versturen of zelfs videochatten.

©PXimport

6 Udacity (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Als je op zoek bent naar een app die verschillende online cursussen bundelt, ben je bij Udacity aan het juiste adres. De focus ligt op STEM: Science, Technology, Engineering en Mathematics. De cursussen zijn gevarieerd: van HTML en CSS tot machine learning, app-development en user experience (UX). Elke les is in het Engels beschikbaar. Een voordeel is dat je dat je content kunt downloaden, zodat je ze offline kunt gebruiken.

7 Grasshopper (Android)

©PXimport

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Wil je op een speelse manier leren coderen? Dan heb je Grasshopper nodig. Een pluspunt is dat je met Grasshopper vooral moet experimenteren. Geen saaie theorie, gewoon aan de slag gaan. Je leert stap voor stap nieuwe javascript-codes aan. Vanaf de allereerste les. Je start met ‘fundamentals’, vervolgens stoot je door naar de lessen ‘animations’ I en II. Bovendien ziet de app er ook erg gelikt uit. Ook handig: er zitten trainingsschema’s in de app verwerkt. Je kiest zelf of je dagelijks, om de andere dag of twee keer per week traint. Leuk en zelfs een tikkeltje verslavend.

8 Mimo: Learn to Code (iOS)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Wanneer je Mimo voor het eerst opent, moet je aangeven wat je wilt leren: een app bouwen, een website maken, een game ontwikkelen of leren hacken. Vervolgens stippelt de app een heel traject voor je uit. De mogelijkheden zijn erg uitgebreid; van Java en Ruby tot Swift, C#, Python, CSS etc. Per les krijg je onmiddellijk te zien hoeveel tijd je nodig hebt. Let op, sommige cursussen duren verschillende uren. Gelukkig zijn ze telkens onderverdeeld in hapklare brokken.

9 SoloLearn (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Ook SoloLearn is zo’n allesomvattende app. C++, SQL, PHP, Python 3, Java, … je zegt het maar. Beginners kunnen van start met de basis, ietwat gevorderden kunnen aan de slag met de ‘coding challenges’. Er is zelfs een ‘code playground’ waar je creaties van andere gebruikers kunt testen en becommentariëren. De hoeveelheid lessen is ontzettend uitgebreid en dat is een groot pluspunt.

©PXimport

10 Box Island (iOS + Android)

Prijs: iOS gratis, Android € 0,59 (+ in-app-aankopen)

Wil je ook je kinderen leren programmeren? Dan is Box Island ideaal. De educatieve app is geschikt voor jongens en meisjes vanaf 6 jaar en beschikbaar in drie moeilijkheidsgraden. Je kind leert commando’s opsplitsen in stappen, patronen herkennen en loops bouwen. Bovendien stimuleren de oefeningen het logisch denken op een leuke en speelse manier.

11 Elevate (iOS + Android)

©PXimport

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Elevate ziet er heel erg mooi uit en zit ook tjokvol oefeningen die je beter leren luisteren, tellen, focussen en onthouden. Alles start met een test van enkele minuten. De app bereidt vervolgens een trainingsschema voor en daagt je daarna uit om dagelijks drie oefeningen uit te voeren. Bij elke test zie je wat je precies traint: je leessnelheid, geheugen, precisie etc. Uiteraard worden je vorderingen netjes bijgehouden en in allerlei statistieken gegoten.

13 Peak (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Ook Peak laat je dagelijks op een aangename manier aan een fit brein werken. De Peak Coach helpt je te werken aan je geheugen, mentale behendigheid, taal, coördinatie, creativiteit en beheersing van emoties. De makers beweren dat de app zelfs stimuleert om probleemoplossend te leren denken. De spellen zijn stuk voor stuk origineel en ze zijn allemaal ontwikkeld in samenwerking met neurowetenschappers. Je kunt bij de start helemaal zelf aangeven wat je trainingsdoel is. De gebruikersinterface en instructies zijn in het Nederlands, daar kunnen andere ontwikkelaars nog wat van leren.

14 Mind Games (Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Mind Games zit tjokvol oefeningen in allerlei categorieën: van geheugenspelletjes tot wiskundige raadsels. De meeste oefeningen moet je zo snel mogelijk proberen uit te voeren. Je krijgt telkens 120 seconden de tijd. Je score wordt per oefening bijgehouden. Een pluspunt is dat je ook te zien krijgt hoe je scoort in vergelijking met alle andere spelers van jouw leeftijd. Na enkele dagen kun je ook via allerlei statistieken afleiden of je al dan niet vooruitgang boekt. De spelletjes zijn leuk en soms best wel origineel. De advertenties zijn ietwat storend.

©PXimport

15 Fit Brains Trainer (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Wil je originele spellen? Met Fit Brains Trainer moet je een stapel gekleurde schijven matchen in voor- en bovenaanzicht, of twee soorten fruit zo snel mogelijk rangschikken in de juiste mand of op een spelbord onthouden waar dezelfde Mahjong-blokjes liggen. Dat zijn slechts enkele voorbeelden van leuke spellen die je in Fit Brains Trainer kunt tegenkomen. Na elke oefening krijg je Fit Brains-punten in verschillende categorieën, zodat je kunt zien waar jij goed in bent: focussen, logisch denken, onthouden, visualiseren, snelheid en talenkennis.

16 iHandy Doe-Het-Zelf (iOS + Android)

©PXimport

Prijs: € 2,29

Wil je iets klussen en heb je je materiaal niet bij de hand? Dankzij iHandy Doe-Het-Zelf heb je altijd vijf tools in je broekzak. De app bestaat uit een schietlood om te controleren of muren of lijnen verticaal zijn. Daarnaast bevat de app een niveaupas om een oppervlak mooi glad te krijgen en een waterpas. Er zit ook nog een stalen gradenboog in om hoeken van 0 tot 180 graden te meten en met de stalenmeter kun je afstanden meten. Echt materiaal werkt eenvoudiger, maar iHandy is een prima alternatief.

17 WikiHow (iOS + Android)

Prijs: gratis

Een heel erg uitgebreide app is wikiHow. Deze applicatie zit echt bomvol tutorials. Noem het gerust de grootste handleiding wereldwijd. Het gaat ontzettend breed, maar er zitten ook heel wat klusworkshops in de app verwerkt. Je leert er aan de hand van overzichtelijke stap-voor-stapinstructies bijvoorbeeld plinten plaatsen, pvc-buizen schilderen, dakgoten reinigen etc. Elke klus is voorzien van overzichtelijke tekeningen of foto’s. Let wel, de instructies zijn uitsluitend in het Engels!

18 Family Handyman DIY Tip Genius (iOS + Android)

Prijs: gratis (+ in-app-aankopen)

Dankzij Family Handyman DIY Tip Genius krijg je een waslijst insidertips voorgeschoteld. Van timmerwerk en een toilet ophangen tot verfspuiten en een lekkende kraan repareren. Alle klussen zijn netjes onderverdeeld in categorieën, zodat je snel vindt wat je zoekt. De videofragmenten zijn echt handig. Let wel, alle inhoud is enkel in het Engels beschikbaar.

©PXimport

19 Klussen voor beginners (iOS + Android)

Prijs: gratis

Zin om de handen uit de mouwen te steken? Dan is Klussen voor beginners een must. Deze app verzamelt meer dan zestig verschillende stappenplannen. Van laminaat plaatsen of het boren in keramische tegels tot het vervangen van een deurslot of het ophangen van een gordijnrail. Per stappenplan krijg je een overzichtelijke boodschappenlijst, enkele handige tips en stap-voor-stap instructies met duidelijke tekeningen. Heb je nieuw materiaal aangekocht? Een bovenfrees, heteluchtpistool of schuurmachine bijvoorbeeld? Je krijgt per gereedschap een duidelijk overzicht van de klussen die je daarmee kunt uitvoeren én nuttige tips over het gebruik van het apparaat.

20 KARWEI (iOS + Android)

Prijs: gratis

Met de KARWEI-app blijf je op de hoogte van aanbiedingen en kun je de voorraden van specifieke producten in de bouwmarkt in jouw buurt checken. Nog handiger zijn de zogenoemde klusdossiers die je in de app vindt. Je leert stap voor stap een douchewand plaatsen, verlichting installeren of ondervloer leggen. Ook handig: per klus krijg je een lijstje van benodigdheden voorgeschoteld. Andere bouwmarkten als Hornbach, Gamma en Praxis hebben ook hun eigen apps.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).