15 gratis programma's voor optimaal bestands- en schijfbeheer

01 Schijfruimte in beeld

Hoe groot je schijf ook is, na verloop van tijd slibt iedere schijf dicht. Dan is het zoeken geblazen naar de grootste ruimteverbruikers. SpaceSniffer kan je daarbij helpen. Deze tool plot namelijk het schijfgebruik voor je uit: hoe groter de bestanden en mappen, hoe groter het vak waarmee ze worden afgebeeld.

In- en uitzoomen doe je met Ctrl++ en Ctrl+-. Op die manier wordt het eenvoudig om snel de grootste verbruikers op te sporen, zeker als je gebruikmaakt van de filterfunctie. Zo diep je bijvoorbeeld met de filterregel >800MB;>1years alleen de bestanden op die groter zijn dan 800 MB en ouder dan 1 jaar.

Visuele informatie over de grootte van je bestanden.

02 Verkenner met tabbladen

Nagenoeg alle browsers zijn voorzien van tabbladen en geef toe: je kunt niet meer zonder. Vreemd dus dat een 'bestandsbrowser' als de Windows Verkenner het nog altijd zonder moet stellen. Tenzij je Clover installeert: die voegt deze functionaliteit aan de Windows Verkenner toe.

Om een nieuw tabblad te openen hoef je maar een mini-tabblad aan te klikken of Ctrl+T in te drukken. Een tabblad naar een andere locatie verslepen doe je simpelweg met de muis. Via het contextmenu maak je van zo'n tabblad meteen een bladwijzer die dan van op een balk met één muisklik bereikbaar blijft. Voor meer informatie over Clover, kun je dit artikel nog eens doornemen.

Een (bestands)browser mét tabbladen: eigenlijk de logica zelve.

03 Alternatieve verkenner

Clover is weinig meer dan een (weliswaar erg handige) aanvulling op de Windows Verkenner, maar je kunt natuurlijk gewoon ook een alternatieve bestandsbrowser installeren. Een van de populairste is FreeCommander XE, dat trouwens ook als draagbare applicatie beschikbaar is.

Een van de opvallendste uitbreidingen is dat FreeCommander XE standaard twee panelen heeft waarbinnen je kunt navigeren, wat verplaats- en kopieerhandelingen vergemakkelijkt. Handig zijn ook de ingebouwde weergavefilters inclusief ondersteuning voor reguliere expressies, waardoor je snel kunt inzoomen op data van bijvoorbeeld een bepaalde grootte, type of leeftijd. En voor wie geregeld zijn webruimte raadpleegt: dat vergt weinig moeite dankzij de ingebouwde ftp-client.

De drukke interface vergt wat gewenning, maar de mogelijkheden zijn veel groter!

04 Sleep & beheer

Het vergt altijd wel de nodige inspanningen om bestanden telkens in de gewenste doelmap te krijgen. DropIt maakt dat comfortabeler. Deze tool (ook als draagbare toepassing beschikbaar) plaatst een verplaatsbaar pictogram op het bureaublad en door mappen of bestanden naar die 'dropzone' te verslepen, krijg je die in de juiste mappen. Dat gebeurt op basis van onderliggende regels, die je geheel zelf kunt definiëren.

Het is bijvoorbeeld mogelijk het programma zo in te stellen dat docx-bestanden in de ene en xlsx-bestanden in de andere map belanden. DropIt kun je ook vanuit Windows Verkenner gebruiken. Het is bovendien mogelijk data automatisch te laten comprimeren, eventueel beveiligd met wachtwoord.

Bestanden een plaats geven? Laat het 'denkwerk' aan de regelset van DropIt over.

05 Bestandskalender

In een kalenderstructuur verwacht je afspraken en uit te voeren taken. Nemo Documents plaatst er echter de namen van bestanden in. Standaard zijn dat data uit de mappen Desktop en Documents, maar dat is aan te passen. Je kunt ook bestanden uit Google Agenda en Google Drive (lees hoe het werkt) in het kalenderoverzicht laten opnemen.

Van sommige bestandstypen krijg je een voorbeeldweergave. Handig is dat bestanden op basis van de extensie in rubrieken als Documenten, Afbeeldingen en Audio worden ingedeeld, maar je kunt ook zelf extensies aan eigen rubrieken koppelen. Dreigt het onoverzichtelijk te worden, koppel dan labels aan documenten. Met de ingebouwde zoekfunctie kun je zowel naar bestandsnamen als labels speuren.

Bestanden in kalendervorm: wat vreemd, maar best wel handig!

06 Zoeken zonder index

De ingebouwde zoekfunctie van Windows moet continu actief blijven wil je ook de bestandsinhoud laten indexeren en dus krachtigere zoekmogelijkheden aanboren. Agent Ransack werkt anders. Hier geen indexeringsoperaties of achtergrondprocessen, maar desondanks zeer aanvaardbare zoeksnelheden.

Het is mogelijk zoekcriteria als bestandsgrootte en tijdstip in te zetten, maar je kunt ook gebruikmaken van reguliere expressies. De zoekresultaten worden overzichtelijk voorgesteld: links de bestandsnamen waarin de zoekterm voorkomt, rechts een fragment uit het geselecteerde document. Het aantal bestandstypes waarvan Agent Ransack ook de inhoud kan doorzoeken is beperkt, dit kan alleen bij tekstbestanden, pdf's en Office-documenten.

Agent Ransack blinkt vooral uit in het zoeken binnen niet-geïndexeerde bestanden.

07 Hernoemen in batch

Vanuit Windows Verkenner is het uiteraard mogelijk bestanden te hernoemen, maar zodra je dat met een groep bestanden wilt doen, zijn je mogelijkheden beperkt. ReNamer schiet te hulp. Eerst definieer je regels op basis waarvan het programma de geselecteerde bestanden hernoemt.

Die regels kunnen behoorlijk complex worden. Zo is het mogelijk (in één enkele run) bijvoorbeeld de eerste twee tekens weg te halen en te vervangen door een oplopend nummer, de extensie in hoofdletters te plaatsen en net voor de extensie metatags als de datum uit de exif-info (EXIF_Date) in te voegen. Het kan overigens nog krachtiger, want ReName kan met reguliere expressies en met een Pascal/Delphi-achtig script overweg.

ReNamer vergt enige inleving, maar het is een erg veelzijdig stukje gereedschap.

08 Kleurrijke mappen

Standaard zijn de mappictogrammen in de Windows Verkenner geel gekleurd. Dat oogt saai en werkt niet onderscheidend. Folder Colorizer geeft meer variatie. Na de installatie (kies de aangepaste installatie om toolbars te vermijden!) verschijnt een extra optie in het contextmenu van de Verkenner: Colorize!

Die laat je standaard uit een 8-tal mapkleuren kiezen, maar via Colors komt een nagenoeg onbeperkt kleurenpalet ter beschikking. Meteen na je selectie krijgt het mappictogram de gevraagde kleur. Handig, want zo kun je bijvoorbeeld fotomappen groen inkleuren, documentmappen rood enzovoort. Overigens kun je via Restore Original Color op elk moment terug naar de oorspronkelijke kleur.

Gekleurde mappen zijn meteen gemakkelijk te herkennen.

09 Snelle navigatie

Wil je naar een diep geneste map navigeren via de verkenner, dan vergt dat flink wat muisklikken. Dat is niet efficiënt, maar Direct Folders helpt je. Dubbelklik je na de installatie op een lege plaats in een verkenner-venster of in een dialoogvenster dat hoort bij Opslaan (als), dan verschijnt een pop-up waarin je favoriete mappen in een lijst staan. Natuurlijk voeg je die mappen wel eerst aan het menu toe. Dat doe je via de optie Add here, waarbij Direct Folders het pad naar de huidige map al voor je heeft ingevuld. Het is ook nog mogelijk zelf een ander pad in te tikken.

Met twee muisklikken naar elke map, hoe diep die ook is genest.

10 Van map naar station

Wie al lang(er) met pc's bezig is, herinnert zich misschien nog het oude DOS-commando 'subst', waarmee je een pad aan een virtuele stationsletter koppelde. Dat is precies wat Visual Subst voor je doet, alleen bevindt het commando zich hier in een verzorgde en gebruiksvriendelijke interface. Je geeft aan welke (diep geneste?) map je aan welke stationsletter wilt koppelen en klaar. Die map is voortaan bereikbaar als een virtueel station, vanuit de verkenner. Als je dat zo instelt, onthoudt Visual Subst die koppeling ook over verschillende Windows-sessies heen.

Je kiest zelf welke mappen je aan welke virtuele schijven koppelt.

11 Ontdubbelen

Je zou er best versteld van kunnen staan hoeveel bestanden na een tijdje dubbel (of zelfs driemaal) op je schijf staan. Die duplicaten manueel uitspitten is erg tijdrovend. Dat laat je dus beter over aan een tool als AllDup, die ook als draagbare applicatie beschikbaar is. Je duidt aan op welk(e) station(s) moet worden gezocht, welke criteria de tool hanteert om een bestand als 'dubbel' te beschouwen (bestandsnaam, grootte, attributen, tijdstip etc.).

Het is zelfs mogelijk de bestandsinhoud te laten doorzoeken, maar dat werkt uiteraard sterk vertragend. Na de scanronde verschijnen de resultaten in alfabetische volgorde. Je markeert hier de overtollige bestanden of kiest uit enkele vooraf gedefinieerde selectiemogelijkheden, zoals telkens het oudste bestand laten verwijderen.

Ga er nooit zomaar van uit dat dubbele (systeem?)bestanden overtollig zijn!

12 Schijfcarrousel

Windows heeft soms de onhebbelijke gewoonte usb-opslag bij elke sessie van een andere schijfletter te voorzien. Vervelend als je snelkoppelingen naar zo'n station hebt. Met USBDLM (USB Drive Letter Manager for Windows) maak je hier een einde aan. Gebruiksvriendelijk is de tool niet, maar voor uitgebreide uitleg kun je op de site terecht. Je pakt het gedownloade zipbestand uit en start het batchbestand _install.cmd op. USBDLM installeert zich als een service in Windows.

Daarna hernoem je usbdlm_sample.ini in usbdlm.ini en bewerk je het configuratiebestand. Het volgende voorbeeld zorgt ervoor dat Windows de letters T en V voor je usb-sticks zal gebruiken.

[DriveLetters]

Letter1=T

Letter2=V

Dwing Windows bepaalde stationsletters voor je usb-schijven te gebruiken.

13 Brokken lijmen

Op oude Windows-systemen kan defragmenteren de harde schijf soms iets versnellen. Gebruik je Windows 7, 8 of een SSD, dan is defragmentatie vrij onnodig. Windows bevat een defragmentatietool maar Puran Defrag laat zich makkelijker inplannen, kan ook systeembestanden als de master file table en de pagefile defragmenteren en laat je afzonderlijke mappen en bestanden defragmenteren.

De PIOZR-functie (Puran Intelligent Optimizer) zorgt er tevens voor dat de meest gebruikte bestanden vlak na elkaar op het buitenste (snelste) schijfgebied terechtkomen. Let wel even op tijdens de installatie om de extra software te blokkeren!

Er zijn best wel wat geavanceerde opties in Puran Defrag.

14 Vinger aan de schijf

De klassieke harde schijf is een mechanisch onderdeel en is dus aan slijtage onderhevig. Houd dus de gezondheidsstatus van zo'n schijf in de gaten, of liever: laat dat doen. Bijvoorbeeld door PassMark DiskCheckup, dat dankbaar gebruikmaakt van de S.M.A.R.T-technologie (Self-Monitoring, Analysis, and Reporting Technology) die in ongeveer alle moderne schijven zit ingebouwd.

DiskCheckup toont je de huidige waarden van de S.M.A.R.T-attributen, samen met de drempelwaarde. Wanneer een drempelwaarde wordt overschreden, kan PassMark je een waarschuwing tonen. Normaliter kun je hiervan ook een e-mail ontvangen, maar die functie bleek tijdens onze test niet goed te werken.

Regelmatig de gezondheid van je schijf (laten) controleren is geen slecht idee.

15 Schijfmonitoring

Stel je wel vaker schijfactiviteit vast en heb je geen idee waar dit vandaan komt, laat er dan schijfmonitoringtool Disk Pulse op los. Je geeft eerst aan welke schijf of map je wilt laten monitoren en in welke activiteiten je geïnteresseerd bent: creëren van bestanden, wijzigen, hernoemen of verwijderen van data.

Je kunt zelfs aangeven dat je alleen wijzigingen in de naam, grootte, datum en/of attributen wilt monitoren. De resultaten laten zich na afloop in een fraaie grafiek bekijken, waarbij je meteen afleest om welke bestandstypes en om hoeveel schijfruimte het telkens gaat. Er is ook een variant die 25 dollar (ca. 18 euro) kost, met extra opties als bestandsfilters en e-mailnotificatie.

Disk Pulse houdt nauwgezet alle schijfactiviteit in de gaten.