ID.nl logo
Van scanner tot smartphone: digitaliseer je documenten
Huis

Van scanner tot smartphone: digitaliseer je documenten

Je hebt enkele documenten of een reeks foto’s liggen die je graag wil digitaliseren. Dat wordt dus scannen, maar hoe doe je dit optimaal en eventueel met tekstherkenning? En wat als je geen scanner of all-in-one-printer hebt? We bekijken verschillende opties.

Of je nu een scanner, all-in-one-printer of alleen maar je smartphone hebt, met alle apparaten heb je mogelijkheden om documenten en foto’s te digitaliseren.

  • Scanner installeren
  • Scannen vanuit een kantoorsuite
  • Foto's en documenten inscannen
  • Scannen met smartphone

Lees ook: 🧾 5 gratis apps voor het scannen van documenten

Het lijkt logisch: scannen doe je met een scanner. Maar wat als je geen scanner hebt? Dan is een all-in-one printer (AIO) een prima alternatief. Zo’n multifunctionele printer kan naast afdrukken namelijk ook scannen, kopiëren en soms faxen. Heb je geen van beide apparaten in huis, dan kun je je toevlucht ook nog nemen tot (de camera van) een tablet of smartphone. Toegegeven, het heeft dan meer weg van fotograferen, maar slimme software laat er vaak handige functies op los, zoals het automatisch rechtzetten van het beeld, het verwijderen van storende elementen als randen, vlekken en kreukels, en het herkennen van tekst (OCR, Optical Character Recognition). Eventueel kun je zelfs foto’s maken met een digitale camera, maar doorgaans vereist dit achteraf nog optimalisatie en eventueel OCR met extra software.

1 Criteria

Als je van plant bent geregeld te scannen en overweegt een scanner aan te schaffen, zijn er enkele aandachtspunten. Zo moet je weten dat er verschillende soorten scanners zijn, zoals de vlakbedscanner (met glazen plaat), documentscanner (met ingebouwde ADF-module; Automatic Document Feed voor het snel scannen van meerdere bladen), fotoscanner (met hoge resoluties en kleurdieptes), film- of diascanner (specifiek voor negatieven of dia’s), draagbare scanner (voor snelle scans onderweg) en een pen- of stiftscanner (voor het scannen van tekstregels).

We gaan hier uit van een betaalbare A4-vlakbedscanner. Reken op prijzen vanaf circa 100 euro, bijvoorbeeld de Epson Perfection V39 II. Belangrijke aspecten, vooral bij het scannen van foto’s, zijn de maximale optische resolutie, uitgedrukt in dpi (dots per inch) en de kleurdiepte. De eerste bepaalt mede hoeveel beelddetails de scanner kan opnemen en de tweede geeft aan hoeveel kleurinformatie deze kan verwerken. De meeste scanners bieden een resolutie van minstens 2400 dpi en een kleurdiepte van 24 bit (tot 16,7 miljoen kleuren) en dit kan volstaan voor de meeste scans. Hogere waarden mogen uiteraard, maar weet dat deze scans grotere bestanden opleveren. Let ook op de scansnelheid en op de softwarefunctionaliteit, zoals de genoemde OCR-functie.

Voor de scanmodule van een AIO-printer gelden vergelijkbare overwegingen.

2 Installatie

Een scanner installeren binnen Windows gebeurt in principe grotendeels automatisch. In de meeste gevallen hoe je alleen maar de scanner op je pc aan te sluiten – meestal via een usb-kabel - en het toestel in te schakelen, waarna Windows het herkent en installeert. Werkt het niet op deze manier, open dan (in Windows 11) Instellingen / Bluetooth en apparaten / Printers en scanners en klik op de knop Apparaat toevoegen. Als het goed is, verschijnt even later het apparaat, klik je nogmaals op Apparaat toevoegen en volg je de verdere instructies. Of je haalt zelf de (meegeleverde of gedownloade) drivers en de bijbehorende software op waarmee je de scanner of de scanfunctie van je AIO-printer installeert.

Wellicht wordt er de nodige scansoftware met je apparaat meegeleverd, maar voor een snelle check kun je ook de standaard geïnstalleerde app (Windows) Scanner starten. Desnoods haal je deze eerst op in de Microsoft Store.

3 Interfaces

Applicaties met een scanfunctie gebruiken vaak de interface TWAIN (Technology Without Any Interesting Name) of WIA (Windows Image Acquisition) om scanners te benaderen. Sommige bieden zelfs beide opties aan (zie ).

TWAIN is een al wat oudere standaard die nog breed ondersteund wordt door scanners en fotobewerkingssoftware. TWAIN biedt doorgaans een uitgebreide functionaliteit, met meer geavanceerde instellingen en controle over het scanproces.

WIA is een wat nieuwer framework van Microsoft met eenvoudiger en beperkter opties. Het zit geïntegreerd in Windows, zodat er geen extra software of drivers nodig zijn. WIA is vooral geschikt voor eenvoudige en snelle scans.

Zowel de reeds vermelde app Scanner als Paint, dat standaard in Windows zit, gebruikt WIA. Bij Scanner heb je nauwelijks instelmogelijkheden, terwijl je bij Paint de typische WIA-interface te zien krijgt. Ga hiervoor naar Bestand, kies Importeren naar Canvas / Van scanner of camera en selecteer je scanner. In het WIA-dialoogvenster kun je het gewenste scantype instellen: Kleurenafbeelding, Zwart-witafbeelding, Zwart-witafbeelding of tekst, of Aangepaste instellingen. Voor deze laatste klik je op De kwaliteit van de gescande foto aanpassen, waarna je Helderheid, Contrast, Resolutie (dpi) en Type afbeelding kunt instellen.

4 Office-scan (start)

Wellicht wil je ook graag rechtstreeks vanuit je favoriete kantoorsuite kunnen scannen. In de gratis suite LibreOffice is dit zonder meer mogelijk. Open een kantoorapplicatie, zoals Writer of Impress, ga naar het menu Invoegen en kies Media / Scannen / Bron selecteren. Afhankelijk van je situatie krijg je hier zelfs twee interfaces voor je scanner: TWAIN en WIA. Selecteer de gewenste interface en bevestig met Selecteren.

In de kantoorsuite Microsoft 365 is de scanoptie helaas al een tijd niet meer beschikbaar. Met een kort VBA-script (Visual Basic for Applications) kun je deze functionaliteit gelukkig weer toevoegen. We nemen Word als voorbeeld, maar het kan dus ook in Excel en PowerPoint.

Om te beginnen, zorg ervoor dat het tabblad Ontwikkelaars zichtbaar is. Ga hiervoor naar Bestand / Opties, open de sectie Lint aanpassen, zet in het deelvenster Hoofdtabbladen een vinkje bij het onderdeel Ontwikkelaars en bevestig met OK.

Open vervolgens het tabblad Ontwikkelaars en klik op Macro’s. In het dialoogvenster vul je een macronaam in (bijvoorbeeld Scan) en bij Macro’s in kies je het best Normal.dotm (algemene sjabloon), zodat de macro standaard beschikbaar is in alle nieuwe documenten. Klik op Maken, open het tabblad Extra, kies Verwijzingen en zet een vinkje bij Microsoft Windows Image Acquisition Library v2.0. Bevestig met OK.

5 Office-scan (code)

In het codevenster typ of plak je de volgende code, net boven de laatste regel End Sub:

Klik op het diskette-icoon en sluit het dialoogvenster af.

Om via de macro te scannen, open je opnieuw het tabblad Ontwikkelaars, druk je op de knop Macro’s, selecteer je de macro en klik je op Maken. Als het goed is komt nu het WIA-dialoogvenster in beeld en kun je rechtstreeks vanuit Word scannen.

Scan-knop Als je regelmatig direct wilt scannen vanuit Word of een andere kantoorapplicatie, dan is het handig om de scan-macro toe te voegen als een knop aan het Lint. Ga naar het tabblad Invoegen, klik met de rechtermuisknop op het Lint en selecteer Het lint aanpassen. In het deelvenster Hoofdtabbladen klik je met de rechtermuisknop op Illustraties en kies je Nieuwe groep toevoegen. Geef de toegevoegde groep de naam Scannen en bevestig met OK.

In het linkerdeelvenster kies je bij Opdrachten kiezen de optie Macro’s en selecteer je de macro Normal.NewMacros.Scan. Zorg ervoor dat de groep Scannen (aangepast) is geselecteerd in het rechterdeelvenster en klik op Toevoegen. Rechtsklik hierop, geef het toegevoegde item de naam Scan en kies een geschikt pictogram. Na bevestiging vind je de Scan-knop terug in het onderdeel Invoegen. Voortaan scan je met één druk op de knop.

6 Foto’s

Je weet nu al hoe je je scanner kunt benaderen vanuit verschillende applicaties, maar waarop moet je nu zoal letten bij het scannen? Laten we beginnen met foto’s.

Maak deze eerst schoon, bijvoorbeeld met een statisch stofwisdoekje, en leg elke foto recht op de scanplaat, om softwarematige optimalisaties naderhand te voorkomen. Kies de meest geschikte interface voor het scannen, wellicht TWAIN, of de software van je scannerproducent. Scan je zwart-witfoto’s, stel de software dan in op grijswaarden (maar niet op zwart-wit) om mogelijke kleurenzweem te vermijden.

Let ook op de scanresolutie. Hogere resoluties geven meer details, maar duren langer en creëren grotere bestanden. Om je een idee te geven: een print van 15 × 10 cm op 300 dpi levert een digitale afbeelding van ongeveer 1800 × 1200 pixels (op (tot circa 1,5 MB), op 600 dpi wordt dit al 3600 × 2400 pixels (tot circa 5 MB) en op 2400 dpi maar liefst 14400 × 9600 pixels (tot circa 60 MB). Er is een vuistregel die stelt dat hoe kleiner de foto is, hoe hoger je de scanresolutie instelt.

De vraag is ook wat je met het scanresultaat wilt doen. Meestal zit je goed met 300 dpi, maar voor uitvergrotingen kun je gerust tot 600 dpi of meer gaan.

Afhankelijk van de scansoftware zijn er meerdere bestandsformaten beschikbaar. Jpg is vooral geschikt voor foto’s met veel kleurnuances, maar gebruikt wel verliesgevende compressie. Png is ideaal voor afbeeldingen met tekst, grafieken of transparantie, met maximale kwaliteit door verliesloze compressie. Ook het tiff-formaat werkt trouwens met verliesloze compressie.

7 Documenten

Ook bij het scannen van documenten is de resolutie van belang. Ook hier kun je doorgaans met 300 dpi volstaan. Wil je OCR toepassen, dan kun je eventueel wat hoger gaan, maar om documenten te archiveren of bijvoorbeeld via e-mail te delen, is 200 dpi gewoonlijk voldoende. Gaat het alleen om tekst, dan kun je de scanmodus instellen op Zwart/Wit.

Stel dat je inderdaad tekstherkenning wilt toepassen op gescande tekstdocumenten. Met wat geluk beschikt de software van je scanner een OCR-module, zoals onze eigen AIO-printer (HP Color LaserJet Pro). Maar wat als dat niet het geval is? Dan kun je (bijvoorbeeld) de gratis pdf-suite PDF24 Tools gebruiken. Druk op de blauwe downloadknop bovenaan om de desktopapplicatie op te halen en te installeren.

8 PDF24 Tools

Open de app PDF24 vanuit het Windows-startmenu. In het startvenster zie je bijna 50 knoppen, met verschillende bewerkingsopties voor je (al dan niet gescande) pdf-documenten.

Nu is vooral de knop PDF OCR belangrijk. Je kunt deze zelfs gebruiken wanneer je eigen scansoftware geen pdf’s kan creëren, maar bijvoorbeeld alleen jpg, png of tiff. Overigens kun je zo’n bestandsformaat ook eerst omzetten naar pdf via de knop Converteren naar PDF, maar dit is dus niet nodig.

Klik op Bestanden toevoegen en selecteer een of meer scanbestanden. Deze worden weergegeven in het programmavenster. Als je klaar bent, kies dan in het rechterpaneel eerst de gewenste Taal (enkele tientallen, waaronder Dutch). Profiel stel je bij voorkeur in op Beste kwaliteit en DPI kun je op 300 ingesteld laten. Eventueel plaats je een vinkje bij de opties Achtergrond verwijderen, Pagina’s rechtzetten (als het document scheef gescand is) en/of Pagina’s automatisch draaien (bijvoorbeeld bij zowel staande als liggende pagina’s). Wijs een uitvoermap toe en klik op de knop Starten. Je kunt de voortgang volgen en zien hoeveel woorden de OCR-module heeft herkend. Bewaar het resultaat met Bestanden opslaan.

Wanneer je zo’n pdf met je favoriete pdf-reader opent, kun je bijvoorbeeld met de ingebouwde zoekfunctie naar (herkende) woorden zoeken.

9 Smartphone

Als je geen scanner of AIO-printer hebt, kun je nog steeds goed uit de voeten met een smartphone. Met de ingebouwde camera en geschikte software kun je namelijk ook prima ‘scannen’, zowel foto’s als tekstdocumenten. Belangrijk bij het fotograferen is dat er voldoende, gelijkmatig verdeeld licht is. Richt de camera op een documentgedeelte met voldoende contrast, voor een optimale focus. Plaats je smartphone op een stabiel oppervlak of gebruik een flexibele klembevestiging voor een betere stabiliteit. Positioneer de camera zo dat schitteringen en schaduwen worden vermeden, bij voorkeur direct boven het document. Leg je document op een donkere, effen achtergrond voor het beste resultaat. Nu hoef je alleen nog maar een van de geschikte apps te gebruiken.

10 OneDrive en Google Drive

Er zijn verschillende goede en gratis mobiele scanapps, waaronder apps die wellicht al op je toestel zijn geïnstalleerd, zoals Microsoft OneDrive en Google Drive, beide beschikbaar voor Android en iOS. We nemen OneDrive op Android als voorbeeld, maar de werkwijze voor Google Drive is vergelijkbaar, ook op iOS. 

Open de OneDrive-app en tik op Start. Klik op het camera-icoontje en veeg naar de gewenste optie: Whiteboard, Document, Visitekaartje of Foto. We gaan hier uit van een document. Positioneer je camera optimaal en tik op de witte cirkel. Versleep de handvatten tot net rond de gewenste tekst en tik op Bevestigen. In het volgende scherm zie je verschillende opties: Toevoegen (voor een nieuwe scan), Filters (om bijvoorbeeld het contrast te optimaliseren), Bijsnijden (om de randen aan te passen) en Meer (om te draaien of tekst of ‘inkt’ toe te voegen). Tik bovenaan op Opties en stel de bestandsgrootte in op Hoog voor een optimale OCR-verwerking. Druk op Gereed, geef je scan een naam scan en selecteer een opslaglocatie. Bevestig met het vinkje om je document als (doorzoekbaar) pdf-bestand op te slaan.

Goed om te weten: OneDrive maakt gebruik van de Microsoft Lens-technologie (ook beschikbaar als een afzonderlijke app), net als de mobiele apps van Microsoft Office, OneNote en Teams.

11 Adobe Scan

De scanfunctie van Google Lens is zeker degelijk, maar een app als Adobe Scan, ook beschikbaar voor iOS en Android, biedt iets meer functionaliteit en levert vaak net iets betere resultaten op. Je kunt de app downloaden of vinden in de officiële appstores. Hier gebruiken we de gratis versie op Android. De betaalde premium-editie biedt extra mogelijkheden, zoals het combineren van bestanden, het comprimeren van pdf’s, het bewerken van scans (zoals het toevoegen van tekst) en het beveiligen met een wachtwoord, evenals het verhogen van de OCR-limiet (van 25 naar 100 pagina’s).

Start de app en tik op het camera-icoon. Veeg naar de juiste optie: Whiteboard, Boek, Document, ID-kaart of Visitekaartje. Laten we hier uitgaan van een document. De app zou automatisch de contouren van het tekstdocument moeten detecteren, maar je kunt dit nog handmatig aanpassen. Onderaan vind je verschillende opties: Roteren, Filters (waaronder Automatisch, Lichte tekst en Grijswaarden), Aanpassen (contrast en helderheid), Opschonen (om ongewenste tekstdelen te verwijderen), Markeren (met een stift), Andere lay-out (Automatisch, A3 of A4, Staand of Liggend) en Verwijderen.

Kies PDF opslaan om het document te bewaren, waarna je het kunt doorzoeken en bewerken.

▼ Volgende artikel
Rijden met de nieuwe Renault 5: Overtreft alle verwachtingen
Mobiliteit

Rijden met de nieuwe Renault 5: Overtreft alle verwachtingen

Het is verreweg de belangrijkste auto die het merk sinds lange tijd introduceert. Met de nieuwe Renault 5 geeft het merk een flinke slinger aan zijn Renaulution. Een strategie waarmee het merk de snel veranderende automarkt met al zijn facetten omarmt. Technologie, connectiviteit en schone energie: Renault heeft een duidelijk een stip op de horizon geplaatst. De eerste kilometers achter het stuur van de nieuwe Renault 5, die vanaf 27.990 euro bestelbaar is, tonen aan dat de eerste Renaulution-vrucht een absolute gouden zet blijkt te zijn.

Download nu GRATIS het EV Duurtest-rapport 2024!

In het EV Duurtest-rapport zijn nieuwe elektrische auto's door verschillende consumenten getest. Alle resultaten vind je terug in dit digitale rapport. Door het invullen van je naam en e-mailadres meld je je aan voor ontvangst van het Kieskeurig EV Duurtest-rapport. Tevens ben je ingeschreven voor de Kieskeurig.nl EV-nieuwsbrief.

Duimpjes gegarandeerd

Begin dit jaar mocht ik er in een studio nabij Parijs al aan snuffelen. De wedergeboorte van een icoon, de nieuwe Renault 5. Goed een half jaar later staat er een knalgele (Jaune Pop) Iconic Cinq uitvoering op mij te wachten. Het merk wil met de nieuwe 5 zowel de oude generatie, zij die zich het origineel nog goed kunnen herinneren, als de jonge garde aanspreken. Een uitdaging, maar mede dankzij designtermen als 'retro futuristisch' heb ik zelden gedurende een intro zoveel enthousiaste reacties mogen ontvangen. Van jong tot oud, van surfer tot mondaine dame. De duimpjes waren haast ontelbaar!

Bekijk onderaan dit artikel een video van de nieuwe Renault 5!

©Irwin Versteegh

Standaard 18 inch

De nieuwe 5 rolt standaard op 18inch-wielen en dat geeft 'm samen met de goede proporties een sterk voorkomen. Stap ik achter het stuur, dan valt direct de lage en sportieve instap op. Ik zak weg in prima gevormd meubilair en dankzij een axiaal verstelbaar stuurwiel is een goede zitpositie snel gevonden. 

🚘Ook interessant: EV-profiel Renault Scenic E-Tech: Is de 'Auto van het Jaar 2024' écht zo goed?

©Irwin Versteegh

Andere zit dan verwacht

Toch moet ik voor de juiste ondersteuning van mijn bovenbenen net iets verder naar achteren gaan zitten. Een kantelbare zitting zou hier uitkomst bieden. Iets wat met name voor passagiers op de achterbank bovendien wat ademruimte zou verschaffen. Achter mijzelf plaatsnemen, zat er namelijk niet in. 

©Irwin Versteegh

Ontdek jouw ideale elektrische auto

Vergelijk en vind de beste deals op Kieskeurig.nl!

Ruim genoeg voor bagage

De kofferruimte blijkt ook in de praktijk prima bruikbaar. 320 liter is conform het segment en bleek ruim voldoende voor twee handbagage-reiskoffers en twee rugtassen. Staan de voorstoelen vrij ver naar achteren, dan zul je de hoofdsteunen van de achterbankleuning moeten verwijderen als je deze neer wilt klappen. 

©Irwin Versteegh

Vanaf 27.990 euro

De nieuwe Renault 5 komt er met twee accu's en voorlopig twee elektromotoren. Later volgt een derde met zo’n 90 pk. De Urban Range met 40kWh en 327 km range is leverbaar vanaf 27.990 euro. Je krijgt dan een 120 pk sterke elektromotor. De Techno-uitvoering is 2 mille duurder en de compleetste Iconic Cinq kost 31.490 euro. Voor net geen 30 mille stap je in de Comfort Range Techno. Die heeft een 52kWh batterij, een 150 pk sterke motor en een bereik van 410 kilometer volgens de WLTP-testmethode. Standaard zijn een 3-Fase 11kW boordlader, een warmtepomp en een snellaadtijd van 30 minuten. 

©Irwin Versteegh

Overtreft verwachtingen

Gedurende de dynamisch introductie heb ik zo'n 200 kilometer in het Vijfje afgelegd. Uiterst plezierige kilometers welteverstaan, want qua rijkwaliteit en plezier overtreft 'ie mijn verwachtingen. De 5 is zo wendbaar als een dartele poedel! De zeer directe (soms iets te directe) stuurinstallatie zorgt met het lage zwaartepunt van het gloednieuwe – toegewijd EV – AmpR Small platform voor een middenmotor-achtige ervaring. De 5 bijt zich in elke bocht vast, voelt fantastisch wendbaar en mede dankzij – uniek in deze klasse – een mooie Multilink-ophanging voor de achteras ligt de grens ver voorbij die van plezier.

©Irwin Versteegh

MINI-rijders kunnen naar Renault

En dit alles in combinatie met een verrassend verfijnde rijervaring. Binnen de bebouwde kom is-ie verre van 'te stug' en ondanks dat 'ie op een verkeersdrempel soms iets vergevingsgezinder zou mogen zijn, stoort dit niet. De nieuwe 5 blijkt op dit vlak zo goed, dat 'ie zelfs MINI-rijders zou weten te overtuigen. Zeker ook gezien het feit dat hij zich op de snelweg bovendien ontpopt als een fijne cruiser met een C-segment-waardige geluidsisolatie. 

Meer weten over de nieuwe Renault 5? Bekijk dan de video van InstaAutoVlog. 

Watch on YouTube

 

▼ Volgende artikel
Scherm delen via WhatsApp: zo werkt het
Huis

Scherm delen via WhatsApp: zo werkt het

Net zoals je op de pc je scherm kunt delen met een tool als TeamViewer, kun je ook je scherm delen via WhatsApp. Dit lukt zowel in een een-op-eengesprek als in een groepsgesprek. Handig als je iets op je smartphone wilt laten zien of uitleggen.

In drie eenvoudige stappen laten we zien hoe je in WhatsApp je scherm kunt delen, zodat je iets aan een ander kunt laten zien:

  • Videogesprek starten
  • Scherm delen
  • Delen stoppen

Lees ook: Privacy op WhatsApp beschermen: zo doe je dat

1 Videogesprek

Deze functie werkt zowel op de Android-, iOS- als Windows-app, maar alleen als je een videogesprek bent gestart. De optie werkt dus niet tijdens WhatsApp-spraakgesprekken. Heb je een Android-telefoon dan kun je overigens probleemloos je scherm delen met iemand met een iPhone en andersom. Houd er wel rekening mee dat alles wat op je scherm te zien is, zichtbaar wordt voor je gesprekspartner. Kijk dus uit als er bijvoorbeeld bankgegevens, foto’s of andere gevoelige informatie op het scherm staan. Net als de berichten en oproepen, versleutelt WhatsApp de inhoud van schermdeling voor extra beveiliging.

2 Laat de ander meekijken

Nieuw is dat je nu ook de audio van je smartphone op die manier kunt delen. Start een videogesprek op de gebruikelijke manier en je ziet onderaan bij de bedieningsknoppen een pictogram met drie horizontale stippen: tik hierop en klik op Deel scherm (iOS) of Scherm delen (Android). Vervolgens verschijnt er een korte uitleg van deze functie. Ga door en tik op Start uitzending (iOS) of Nu starten (Android). Hierdoor wordt de schermdeling gestart; vanaf nu kan de ander alles volgen wat er bij jou op je scherm gebeurt. Zo kun je bijvoorbeeld teruggaan naar het homescreen en ook andere apps openen terwijl de ander meekijkt. Wanneer je dit scherm verlaat, keer je terug naar het videogesprek in WhatsApp.

Handig om te weten! Ken je deze 8 handigheidjes in WhatsApp al?

3 Schermdeling stoppen

Ook iedereen die deelneemt aan een groepsvideogesprek kan een schermdeling-sessie starten. Er kan echter maar één persoon tegelijk zijn scherm delen. Om op een Android-telefoon te stoppen met delen, keer je terug naar het WhatsApp-videogesprek en tik je op Stoppen met delen. Op de iPhone tik je op het groene pictogram in de linkerbovenhoek van de statusbalk van de iPhone. Daarna tik je op de rode knop in het centrum van het scherm.

Watch on YouTube