ID.nl logo
Printerproblemen? Zo los je de staking op
© Arsenii - stock.adobe.com
Huis

Printerproblemen? Zo los je de staking op

Draadloze printers zijn een zegen. Zo kun je vanaf de bank met je laptop of zelfs smartphone documenten afdrukken. Toch blijft wifi-printing een foutgevoelige technologie. Wanneer je printer het weer eens vertikt, gooi het apparaat dan niet meteen uit pure frustratie het raam uit, maar probeer eerst de volgende oplossingen.

Werkt je draadloze printer niet? Misschien helpt een van de oplossingen die we in dit artikel aanbevelen:

  • Check de wachtrij
  • Reset de printer spooler
  • Controleer het ip-adres
  • Verwijder de printer en voeg 'm weer toe
  • Update de stuurprogramma's
  • Werkt niets? Zet de printer dan terug naar fabrieksinstellingen

Ook interessant: [Haarscherpe foto's thuis afgedrukt: met deze tips vind jij de perfecte fotoprinter](Haarscherpe foto's thuis afgedrukt: met deze tips vind jij de perfecte fotoprinter)

De redenen waarom een wifi-printer niet werkt, kunnen divers zijn, en dat geldt ook voor de oplossingen. Begin in ieder geval niet met op goed geluk veranderen van allerlei instellingen. De kans is klein dat je het probleem verhelpt door een staaltje computer-voodoo zonder te begrijpen wat je precies hebt gedaan. De kans is zelfs groter dat je de problemen alleen maar verergert, zodat je daarna zelfs niet meer kunt e-mailen of surfen.

Laten we daarom de problemen eerst proberen af te bakenen. Gaat het om een slechte verbinding, een verouderde printerstuurprogramma, een afdrukrij die geblokkeerd is, of de printer die eigenwijs volhoudt dat hij offline is? Elke diagnose vraagt een andere aanpak.

Primaire aanpak

Voordat we in de instellingen van het systeem duiken, gaan we eerst wat zaken controleren.

Check of de printer wel stroom krijgt, dat zie je aan het lampje of het display. Desnoods stop je het apparaat in een ander stopcontact. Kijk na of er geen papier in de printer zit dat het apparaat blokkeert en of er voldoende inkt is om de bestanden af te drukken.

Daarna sluit je het apparaat even aan met een usb-kabeltje om na te gaan of het probleem door de printer of door de wifi-verbinding wordt veroorzaakt. Soms staat de printer gewoon te ver verwijderd van de wifi-router. De meeste mensen plaatsen hun printer waar het hen het beste uitkomt, en dat is vaak niet de plek waar de printer het beste wifi-signaal krijgt. Overweeg in dat geval om de printer dichter bij de computer te plaatsen, waar er geen interferentie is en kijk dan of de verbinding lukt. Controleer ten slotte of de printer verbonden is met hetzelfde wifi-netwerk als je pc.

Kijk of de printer met het juiste netwerk is verbonden.

Geblokkeerde wachtrij

Lijkt alles in orde met de printer, dan zou het kunnen dat een bepaalde printtaak de zaak blokkeert. Typ in het zoekvak naast Start het woord configuratiescherm. Ga vandaar in Windows 10 naar Apparaten en printers. In Windows 11 kies je Configuratiescherm / Hardware en geluiden / Apparaten en printers weergeven. Vervolgens selecteer je de juiste printer.

In Windows 10 klik je met de rechtermuisknop op de printer en kies je Afdruktaken weergeven. In Windows 11 klik je op het pijltje achter de naam van printer. In het venster dat wordt geopend krijg je een lijst van alle documenten die in de wachtrij staan om afgedrukt worden.

Het oudste document in de rij is meestal de boosdoener. In de kolom Verzonden zie je wat het oudste document is. Klik met de rechtermuisknop op de juiste regel en selecteer Opnieuw starten. Komt de printer niet in actie, dan kun je de afdruktaak verwijderen door hem te selecteren. Daarna gebruik je via de rechtermuisknop de opdracht Annuleren.

Annuleer de oudste printtaak.

Afdrukken gelukt?

Met een inbindmachine houd je alle blaadjes bij elkaar

Staat netwerkdetectie aan?

Werkt de wifi-printer prima met andere computers die aan hetzelfde netwerk zijn gekoppeld, maar niet met jouw pc? Kijk dan of Netwerkdetectie is ingeschakeld op jouw computer. Deze instelling zorgt dat computers en apparaten onderling zichtbaar zijn.

Open het Configuratiescherm waar je het Netwerkcentrum opent. Vervolgens selecteer je Geavanceerde instellingen voor delen wijzigen. In het volgende scherm onder het kopje Gast of Openbaar selecteer je de optie Netwerkdetectie inschakelen. Bevestig met de knop Wijzigingen opslaan.

Dankzij Netwerkdetectie kunnen apparaten elkaar vinden in het netwerk.

Reset de print spooler

De print spooler is een Windows-onderdeel dat communicatie mogelijk maakt tussen het besturingssysteem en de printer. Deze service bereidt de documenten voor die worden afgedrukt. Wanneer het niet lukt om een printtaak te verwijderen of een printtaak te herstarten, dan kun je de printer vaak toch nog aan de praat krijgen door de print spooler te resetten.

In het zoekveld van Windows typ je services, waarop een lange lijst verschijnt met alle diensten die je computersysteem kan gebruiken. Klik op een naam van zo’n dienst en druk de P-toets in om snel de Print Spooler in de alfabetische lijst te vinden. Klik met de rechtermuisknop op deze service en selecteer Stoppen.

Terwijl het venster Services nog geopend is, open je Windows Verkenner. In het adresvak typ je %windir%\System32\spool\PRINTERS. Waarschijnlijk krijg je een waarschuwing, maar ga gewoon door. Verwijder vervolgens de volledige inhoud van deze map door Ctrl+A en daarna de Delete-toets in te drukken. Als je vervolgens in het Services-venster de print spooler opnieuw met de rechtermuisknop start, zullen alle documenten opnieuw naar de printer worden gestuurd. Grote kans dat je printer het nu wel doet.

Met de rechtermuisknop stop je de print spooler.

Controleer het ip-adres

Zowel de computer als de printer hebben een eigen ip-adres. Een ip-adres bestaat uit een reeks van vier getallen gescheiden door punten, bijvoorbeeld 192.158.1.38. Om goed met elkaar samen te werken, moeten de eerste drie segmenten van het ip-adres van de printer dezelfde zijn als die van de pc. In dit voorbeeld is dat dus 192.158.1.

Om achter het ip-adres van de pc te komen, open je via het zoekvak de Opdrachtprompt, waarin je ipconfig typt en vervolgens op Enter drukt. In de informatie die verschijnt, lees je achter IPv4 Address het ip-adres van de pc. Noteer dit. Open daarna Configuratiescherm / Apparaten en printers. Klik met de rechtermuisknop op de printer die je nodig hebt en kies Eigenschappen van printer (dus niet Eigenschappen). In het tabblad Algemeen staat het ip-adres van de printer; nu weet je meteen of de eerste drie delen van dit adres overeenkomen met dat van de pc.

Is dat niet het geval, dan ga je verder. Open het tabblad Poorten en klik op de knop Poort toevoegen. Selecteer Standaard TCP/IP Poort en klik op Nieuwe poort. Hierdoor opent de Printerpoortwizard, waar je op Volgende klikt. Vervolgens kun je naast Printernaam of IP-adres het ip-adres van de printer typen. Klik op Volgende en wacht tot het proces voltooid is.

Geef de wifi-printer een ip-adres waarvan de eerste drie segmenten overeenkomen met het ip-adres van de pc.

Windows-probleemoplosser

Windows heeft een ingebouwde probleemoplosser voor verschillende doeleinden. Laat die probleemoplosser controleren of er mogelijk printerconflicten zijn.

Ga naar Instellingen en vervolgens naar het gedeelte Bijwerken en beveiliging, waar je Problemen oplossen selecteert. Open in het volgende venster de optie Extra probleemoplossers. Start de probleemoplosser voor Printer door op Probleemoplosser uitvoeren te klikken.

Je kunt de ingebouwde probleemoplosser inzetten voor jouw specifieke printer.

Alles herstarten Het is een cliché geworden in IT, maar bij printers is het vaak waar … Soms moet je de boel gewoon even uit- en weer aanzetten. Bij een printer betekent dit vaak dat je de aan-uitknop ingedrukt houdt totdat deze wordt uitgeschakeld. Doe hetzelfde met je computer en met de router.

Wanneer je computer de kluts kwijt is, is een herstart meestal de eenvoudigste optie. Bij het opnieuw opstarten zal de pc alles in de juiste volgorde inladen en is de kans groot dat het probleem is opgelost. Voor routers geldt in principe hetzelfde; ook die moeten nu en dan opnieuw worden opgestart.

Schakel de router tien seconden uit en zet hem weer aan.

Verwijderen en weer toevoegen

Verschijnt het bericht dat de printer offline is? Dan kun je de koppeling van de printer met de pc verwijderen en opnieuw toevoegen. Hierdoor zullen de drivers zichzelf herstellen.

Ga naar Instellingen / Apparaten en vervolgens naar Printers en scanners. Klik op de naam van de printer. Vervolgens klik je op de knop Verwijderen. Het systeem zal vragen of je zeker bent van deze beslissing. Bevestig dit. Wacht enkele minuten totdat de printer definitief verwijderd is en klik vervolgens op Een printer of scanner toevoegen.

Als alles goed gaat, zal de eerder verwijderde printer opnieuw tevoorschijn komen. Is dat niet het geval, dan moet je de computer even opnieuw opstarten en dezelfde handelingen uitvoeren.

Verwijder de probleemprinter en voeg hem opnieuw toe.

Wifi-direct De meeste printers die na 2014 op de markt zijn gebracht, ondersteunen wifi-direct. Dat is een draadloze verbinding die losstaat van het netwerk. Wifi-direct zou je kunnen vergelijken met bluetooth, maar het werkt via een wifi-adapter en het is vijftig keer sneller.

In een printer met bedieningspaneel moet je wifi-direct pictogram selecteren om de naam en het wachtwoord ervan te kunnen lezen. Het pictogram ziet eruit als een smartphone die voor een printer wordt gehouden. Meestal is het wachtwoord behoorlijk onnozel, zoals 12345678.

Om bijvoorbeeld rechtstreeks vanaf je smartphone met de printer af te drukken via wifi-direct selecteer je in de wifi-instellingen eerst de naam van de printer en daarna typ je het wachtwoord dat je op de printer hebt zien staan. Vanaf dat moment kun je gewoon documenten afdrukken.

De fabrikanten geven wifi-direct meestal een gemakkelijk wachtwoord.

Update stuurprogramma’s

Vaak duiken er problemen op na een update van het besturingssysteem. Iedere nieuwe versie heeft zijn kinderziektes. Normaal zal Windows zelf de updates van stuurprogramma’s voor je printer vinden en installeren. Is dat niet gebeurd, dan doe je dat handmatig. Printerstuurprogramma’s mag je gratis downloaden. Deze updates zijn ontworpen om verbindings- of compatibiliteitsproblemen tussen de computer en printer op te lossen en ze kunnen extra functies bieden. Daarom heeft het weinig zin om de oorspronkelijke installatiebestanden van stuurprogramma’s op de pc te bewaren; je bent beter af met de recente update.

Surf naar de website van de printerfabrikant en zoek het model van jouw toestel. Download de nieuwste driver en eventueel de firmware-update om ervoor te zorgen dat iedere schakel in de keten up-to-date is.

Geef het type van printer in en je komt automatisch bij de updates.

Complete reset

Zijn alle andere oplossingen mislukt, dan kun je als laatst redmiddel de printer resetten. Hierdoor keert die terug naar zijn fabrieksinstellingen en worden bijvoorbeeld ook de wifi-inloggegevens gewist. Raadpleeg de handleiding van de printer voor de manier waarop je zo’n fabrieksreset moet uitvoeren, want de stappen verschillen per merk en model. Deze informatie is ook altijd online beschikbaar als je de gebruikershandleiding niet meer kunt vinden.

Na een complete reset moet je de netwerkinstellingen van de printer opnieuw invoeren.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.

▼ Volgende artikel
Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie
© Versuni
Huis

Review Baristina Plus Stainless Steel – Foolproof design, smakelijke koffie

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Uitstekend
Conclusie

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie: die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

Plus- en minpunten
  • Stijlvolle uitstraling
  • Gebruiksgemak
  • Meerdere opties voor volume/type koffie
  • Geen handleiding meegeleverd
  • Gevoelig voor vingerafdrukken
  • Prijzig

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Watch on YouTube

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Koffiebonen bewaar je niet in de zak uit de supermarkt

Houd ze lang vers in een speciaal bewaarblik

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl