Je wilt niet dat er iemand meekijkt naar alles wat je achter de computer en allemaal online doet. Iemand kan zonder je medeweten spyware op je computer hebben geïnstalleerd, via het netwerk zien wat je allemaal aan het doen bent of zich toegang hebben verschaft tot je online accounts om te kijken, waardoor de gevolgen niet meer zijn te overzien. Wij geven tips om te voorkomen dat je online gevolgd wordt.

Tip 01: Antivirus

De eerste stap om te voorkomen dat je gevolgd wordt, is om een antivirusscan uit te voeren. Als je al een bestaand antivirusprogramma hebt, start het dan en voer een volledige scan uit. Raadpleeg daarvoor de handleiding van je antivirussoftware. In Windows Defender in Windows 10 klik je rechtsonder op het schildje en ga je naar Virus- en bedreigingsbeveiliging / Geavanceerde scan. Kies dan Volledige scan en klik op Nu scannen. Heb je liever een second opinion, dan kun je eens kijken naar Malwarebytes Anti-Malware. Download de gratis versie, voer het uit en volg de installatiestappen, die spreken voor zich. Open het programma vanuit het systeemvak en klik eerst op Updates: Actueel om updates binnen te halen. Ga dan naar Scannen en klik op Start scan.

©PXimport

Tip 02: Veilige modus

Een antivirusscan is nuttig, maar niet helemaal waterdicht. Om meer zekerheid te krijgen, is het een goed idee om in Veilige modus te starten en dan een scan uit te voeren. Je kunt eventueel gratis een ESET-offlinescan doen. Download het programma door te kiezen voor Live CD/USB Creator, en voer het uit. Plaats een geschikte usb-schijf of -stick in de pc en klik op Create USB drive. Kies de schijf uit de lijst en klik op Create USB drive. Let op dat alle data op de gekozen schijf verwijderd worden! Klik op Yes om te bevestigen en wacht totdat de usb-schijf/stick klaar is. Herstart daarna je pc en start op vanaf usb. Je kunt via F11 of Delete in het bootmenu van je moederbord komen. Check voor de juiste toets even de handleiding van je pc. Kies dan voor de usb-stick om vanaf op te starten. Ga eerst naar het tabblad Update en haal de nieuwste handtekeningen binnen en ga dan naar On-demand scan om een scan te starten.

©PXimport

Tip 03: Schone installatie

Als je het helemaal niet vertrouwt en bang bent dat er écht iets met je Windows aan de hand is, is de beste optie om Windows opnieuw te installeren. Gelukkig is dat in Windows 10 erg eenvoudig gemaakt. Open hiervoor het menu Start en klik linksonder op het tandwiel om naar Instellingen te gaan. Kies voor de optie Bijwerken en beveiliging en ga links naar Systeemherstel. Klik bij Deze pc opnieuw instellen op Aan de slag. Kies of je je persoonlijke bestanden wilt houden (wij raden aan van wel) en klik een aantal keer op Volgende om het proces te starten. Voordat je hieraan begint, let op dat al je programma’s verwijderd worden. Maak voor de zekerheid een back-up van je belangrijkste bestanden en van eventueel geactiveerde software. Daarna heb je weer een schone pc of laptop, zonder nare software.

©PXimport

Tip 04: Windows-wachtwoord

Je kunt natuurlijk al deze stappen volgen, maar stel dat iemand je Windows-wachtwoord weet, heeft het natuurlijk geen zin. Dan kan die persoon alsnog overal bij, doordat je vaak nog actieve sessies in de browser hebt. Je kunt je Windows-wachtwoord wijzigen door naar Instellingen te gaan in Windows 10 en dan te kiezen voor Accounts / Aanmeldingsopties. Klik bij Wachtwoord op Wijzigen. Je kunt eventueel ook een Pincode eronder instellen. Kies er dan wel één van minstens zes cijfers, zodat het veilig is. Langer kan ook.

©PXimport

Tip 05: Versleuteling

Als je schijf niet versleuteld is, kan iedereen die fysiek toegang heeft tot je pc zomaar een ander besturingssysteem starten en in je bestanden kijken. Om dat te voorkomen, kun je je schijf versleutelen, zodat je bestanden niet zomaar toegankelijk zijn. Het eenvoudigste is om VeraCrypt te gebruiken. Download en installeer het programma: de standaardinstellingen zijn prima. Open VeraCrypt vanaf het menu Start. Klik op Create Volume / Next / Next en kies een locatie om het bestand op te slaan en klik weer op Next / Next. Voer in hoe groot de container moet zijn: bijvoorbeeld 1 GB. Voer een wachtwoord in waarmee de bestanden versleuteld worden en klik op Next. Beweeg je muis binnen het venster willekeurig totdat de balk bij Randomness Collected groen is en klik op Format / OK. Terug in het hoofdvenster, klik dan op Select File en kies je bestand van net. Kies een letter uit de lijst en klik op Mount. Vul je wachtwoord in en klik op OK. Als je nu Windows Verkenner opent, zie je de letter van net bij de schijven. Plaats hier je gevoelige bestanden, zodat ze niet door anderen ingezien kunnen worden. Als je klaar bent, klik je in VeraCrypt op Dismount All. Je kunt ook kiezen voor Auto-Mount Devices om de schijf automatisch te koppelen bij het opstarten.

©PXimport

Tip 06: Webcam

Een enge manier waarop je gevolgd zou kunnen worden, is door middel van de webcam. Als de webcam-led zomaar aangaat, dan zal dat weinig goeds betekenen. Helaas is er ook malware die de led van je webcam kan omzeilen, terwijl de webcam toch aan is. Het is bovendien lastig om zomaar webcam-malware te detecteren. De beste manier om te voorkomen dat je via de webcam gevolgd wordt, is de kabel eruit trekken als je ‘m niet gebruikt. Voor webcams die in een scherm is ingebouwd (zoals bij laptops) plak je er een sticker overheen. Let op dat de microfoon van je pc of laptop wel actief blijft. Die is lastiger uit te schakelen.

©PXimport

Tip 07: Android

Op je smartphone of tablet staan zo veel persoonlijke gegevens dat het een goed idee is om te controleren of hier niemand meekijkt. Je kunt als eerste de lijst van alle apps bekijken en de apps verwijderen die je niet herkent. Daarvoor ga je naar Instellingen / Apps. Een tweede stap is om de machtigingen van alle geïnstalleerde apps eens uitgebreid onder de loep te nemen. Veel apps gebruiken machtigingen die eigenlijk maar in heel specifieke gevallen nodig zijn of enkel inbreuk maken op je privacy, dus dan kun je die beter ontnemen. Om de machtigingen te beheren, tik je in de lijst van apps op een app en ga je naar Machtigingen in de lijst. Op recente Android-versies kun je per onderdeel (zoals je contacten, agenda, microfoon of zelfs camera) de schakelaar omzetten. Het beste geef je elke app zo min mogelijk machtigingen.

Tip 08: Beveilig je wifi

Als er mogelijk ongewenste apparaten op je wifi aanwezig zijn, is het een goed idee om je wifi-wachtwoord te wijzigen. Het verschilt per router hoe je erop kunt inloggen: het beste pak je er de handleiding bij. Heb je die niet, dan kun je ook het volgende doen. Voor Windows 10 klik je rechtsonder op het netwerkicoon in het systeemvak en kies je voor Netwerk- en internetinstellingen. Klik op Netwerkeigenschappen weergeven en zoek het adres Standaardgateway uit de lijst. Typ dit adres letterlijk in de browser in en ga er naartoe. Dan wordt gevraagd om gebruikersnaam en wachtwoord. Die zul je zelf moeten vinden: die staat of in de handleiding of op de router of je weet het zelf. Ben je eenmaal ingelogd, dan is het zoeken naar Wifi-instellingen of Draadloos of simpelweg Wifi. Daar kun je het wachtwoord van je wifi wijzigen.

©PXimport

Tip 09: Onbekende apparaten

Om zeker te zijn dat je netwerk nog in goede staat verkeert, kun je inloggen op de router en kijken welke apparaten allemaal zijn aangesloten. Eventueel onbekende apparaten kun je het beste blokkeren, omdat dat op iets vreemds kan duiden. Als je weer bent ingelogd in de router (zie tip 8), zoek dan naar DHCP Clients of LAN Clients of Verbonden apparaten. Ga de lijst door en kijk of er iets niet thuishoort. Vaak herken je wel aan de naam wat voor apparaat het is. Voor wifi-apparaten kun je mac-filtering toepassen om deze te blokkeren of je kunt het wifi-wachtwoord wijzigen om ongewenste apparaten te weren.

©PXimport

Tip 10: Reset je router

Als je je router niet langer vertrouwt, is het een goed idee om deze opnieuw in te stellen. Maar besef wel dat dit ál je routerinstellingen naar standaard terugzet. Om te resetten pak je een kleine naald en zoek je naar het resetgaatje op de router. Houd de naald in dat gaatje totdat alle lampjes branden en de router herstart. De precieze stappen kunnen verschillen per router, dus raadpleeg de handleiding voor zekerheid. Daarna maak je opnieuw verbinding met je router (via wifi, maar nog beter is om dat bekabeld te doen) en stel je deze opnieuw in, met een ander wifi-wachtwoord. Vergeet ook niet het wachtwoord voor de routerbeheerinterface te wijzigen én te onthouden. Als je dan toch bezig bent met de router, controleer ook meteen even op updates. Dat kan via de beheerinterface vaak bij iets als Beheer, Status, Updates of Firmware-updates. Routerupdates verhelpen vaak ernstige beveiligingslekken, wat voorkomt dat anderen mee kunnen kijken.

©PXimport

Tip 11: Vpn

Om te zorgen dat niemand meekijkt met wat je allemaal op internet doet, bijvoorbeeld via de router of via een ander apparaat in het netwerk, kun je een vpn gebruiken. Een vpn versleutelt het internetverkeer tussen de vpn-provider en je apparaat, zodat niemand mee kan kijken. Er zijn veel vpn-diensten om uit te kiezen. Twee gebruiksvriendelijke diensten zijn bijvoorbeeld Goose VPN of Freedome VPN. Vooral die laatste is erg veilig: die is van F-Secure en komt regelmatig goed uit de test. Freedome is beschikbaar voor Windows, macOS, Android en iOS, en is een goede manier om je internetverkeer privé te houden van anderen. Wij downloaden de Windows-client, die je een maand gratis kunt proberen. Download en installeer het programma. Daarna druk je op de grote knop in het midden genaamd Bescherming UIT. Al je internetverkeer is nu versleuteld.

©PXimport

Tip 12: Ander netwerk

Als je het te veel moeite vindt om een vpn-dienst te gebruiken, dan zou je er ook voor kunnen kiezen om een ander netwerk te gebruiken. Je kunt dan bijvoorbeeld een hotspot opzetten op je telefoon en daarmee verbinding maken. Dan weet je zeker dat er in ieder geval niemand op je netwerk mee kan kijken. Let wel op je dataverbruik. In iOS maak je een hotspot door naar Instellingen / Persoonlijke hotspot te gaan. Stel een wachtwoord in en schakel het in. In Android ga je naar Instellingen / Meer / Tethering en mobiele hotspot. Stel hier een netwerknaam en wachtwoord in en schakel de hotspot in. Maak er vervolgens zoals normaal op Windows verbinding mee.

Tip 13: 2staps-authenticatie

Een andere manier waarop iemand mee kan kijken met wat je doet, is door middel van je online accounts. Als een ongewenst persoon je wachtwoord heeft, kan die inloggen en meekijken in je e-mail of sociale media. Om te voorkomen dat zomaar wordt ingelogd op je accounts, is authenticatie in twee stappen nuttig. Voor Google ga je daarvoor naar https://myaccount.google.com. Klik dan op Inloggen bij Google en klik op Authenticatie in twee stappen. Volg de stappen om het in te schakelen: je kunt codes ontvangen via je telefoonnummer of via de Google Authenticator-app. Voor Microsoft meld je je aan bij https://account.live.com, en daar ga je naar Beveiliging / meer beveiligingsopties onderin. Klik op Verificatie in twee stappen en volg de stappen om het op te zetten. Je kunt ook hier Google Authenticator (ook voor iOS) gebruiken, of Microsofts eigen app.

©PXimport

Tip 14: Wachtwoordmanager

Nog een manier om ongewenste gasten buiten de deur te houden van je belangrijke accounts is om sterke wachtwoorden te gebruiken. Nu zijn we allemaal mensen en komt het er vaak op neer dat je wachtwoorden van accounts hergebruikt. Met een wachtwoordmanager voorkom je dat. We gaan aan de slag met KeePass. Kies voor de Professional Edition – Installer, deze versie is gewoon gratis. Voer het gedownloade bestand uit en volg de installatiestappen. Je hoeft alleen een aantal keer op Volgende te klikken. Start KeePass na de installatie. Klik op Enable om automatisch op updates te controleren. Klik linksboven op File / New. Kies een locatie om je wachtwoorddatabase op te slaan en vul een Master Password in. Zorg dat dit een sterk wachtwoord is en onthoud het (als jet kwijtraakt of vergeet kom je de wachtwoorddatabase niet meer in!). Klik op OK / OK om het op te slaan. Het is nu de bedoeling dat je willekeurige wachtwoorden genereert en je wachtwoorden van je sociale accounts wijzigt. Kies een categorie uit de lijst en klik op Edit / Add Entry. Voer je gegevens in. Met de drie puntjes naast Password genereer je een veilig wachtwoord. Sla je wijzigingen op met File / Save.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).