Er bestaan heel wat modules waarmee je je verlichting op afstand kunt aansturen, maar meestal zijn die vrij duur of gebruiken ze verouderde technologie. In dit artikel nemen we een goedkope wifi-module, vervangen de firmware en herprogrammeren we deze tot een volwaardige schakelaar voor je eigen slimme verlichting.

Boodschappenlijstje

Veel modules voor slimme verlichting zijn duur of gekoppeld aan een specifieke app. De goedkopere systemen hebben dat laatste nadeel vaak niet, maar maken dan bijvoorbeeld gebruik van de 433MHz-frequentieband. Die signalen zijn niet beveiligd, waardoor iedereen in je buurt in staat is om je verlichting in en uit te schakelen. Bovendien zijn die signalen ook nogal storingsgevoelig.

Er zijn wel andere goedkope modules om je verlichting te schakelen die niet aan een app gebonden zijn, maar dan moet je zelf de handen uit de mouwen steken. De Sonoff Basic van het Chinese bedrijf iTead is zo’n goedkope module: op Chinese websites als www.banggood.com en www.aliexpress.com vind je ze voor rond de vijf euro. Standaard gebruik je ze met een app van iTead, maar door nieuwe firmware op de microcontroller te installeren, maak je het apparaatje open voor je eigen systemen. Dat is wat we in deze masterclass gaan doen. Het apparaatje is op een ESP8266-microcontroller gebaseerd en die kunnen we programmeren.

©PXimport

Arduino IDE klaarmaken

Om de firmware op de Sonoff Basic te flashen, werken we met de Arduino IDE, die naast de Arduino-microcontrollers ook de ESP8266 ondersteunt. Om met de ESP8266 aan de slag te gaan in de Arduino IDE, dien je eerst de ondersteuning ervoor in te schakelen. Open daarvoor het menu Bestand / Voorkeuren en voer bij Additionele Board Beheer URLs de url http://arduino.esp8266.com/stable/package_esp8266com_index.json in. Bevestig met OK onderaan en herstart de Arduino IDE. Open daarna in het menu Hulpmiddelen / Board: het Board Beheer. Zoek daar op esp en installeer esp8266.

Kies in het menu Hulpmiddelen / Board: voor Generic ESP8266 Module, zet (ook via het menu Hulpmiddelen) de Flash Mode op DOUT en de Flash Size op 1M (64 K SPIFFS).

Download dan het zip-bestand van GitHub met de broncode van de Tasmota-firmware en pak het uit. Kopieer de directory sonoff naar de directory Arduino in je home-directory en de inhoud van de directory lib naar de directory Arduino\libraries. Open het bestand sonoff.io in de directory Arduino\sonoff in de Arduino IDE en klik linksboven op het vinkje om te controleren of de code correct compileert. Zo ja, dan is het tijd om de hardware klaar te maken!

©PXimport

Sonoff-module openmaken

Open de behuizing van de Sonoff-module door met een schroevendraaier in het spleetje naast de groene schroefterminal te duwen tot het plaatje aan de onderkant loskomt. Daarmee verbreek je overigens het garantielabel (althans, we vermoeden dat dat het is, er staat iets Chinees op gedrukt).

In het midden, vlak naast de 470 µF-condensator, zie je vijf gaatjes in het printplaatje (zie afbeelding #plaats-op-pagina#). Het gaatje dat het verst van de knop staat, gebruik je niet. De vier andere zijn (van dichtst bij de knop tot verder van de knop) achtereenvolgens 3,3 V, RX, TX en GND.

Verzeker je ervan dat je usb-naar-ttl-kabel (zie boodschappenlijstje) 3,3 volt op de pinnen zet, niet alleen voor de I/O-pinnen, maar ook voor de spanningspin.

Op sommige usb-naar-ttl break-outbordjes kun je dit met een jumper op de juiste pinnetjes instellen. Sommige kabels hebben vier gekleurde draadjes: rood = 3,3 V, zwart = GND, wit = RX en groen = TX. Bij een break-outbordje kijk je naar de aanduidingen bij de pinnen. Sluit nu de pinnen aan zoals in de tabel ‘Aansluiten’

©PXimport

Solderen

Om de pinnen betrouwbaar aan te sluiten, moet je een header op de gaatjes in het printplaatje van de Sonoff Basic wifi-schakelaar solderen. Wil je die moeite niet doen, probeer dan om de jumperwires van de usb-naar-ttl-kabel een beetje schuin in de gaatjes van de Sonoff Basic te drukken zodat ze contact maken. Dat bleek bij ons niet betrouwbaar genoeg te werken, dus we hebben toch de moeite genomen om een header op de Sonoff Basic te solderen.

Firmware flashen

Open eerst in de Arduino IDE het bestand user_config.h van de Sonoff-code voor wat instellingen. Haal de twee commentaartekens (//) weg voor de regel #define MY_LANGUAGE nl-NL om de interface in het Nederlands in te stellen. In de regel #define PROJECT "sonoff" vervang je sonoff door de naam van je project (en de quotes blijven dus staan). Geef elke Sonoff-module in je huis een unieke naam. Je wifi-netwerk definieer je in STA_SSID1 en je wifi-wachtwoord in STA_PASS1. Je kunt ook een tweede wifi-netwerk definiëren. Dat zijn de belangrijkste instellingen. De andere kun je later nog altijd veranderen.

Sla je wijzigingen op, druk op het knopje op het Sonoff-printplaatje (en houd deze ingedrukt) en druk de draadjes op het printplaatje goed aan. Sluit dan de usb-naar-ttl-kabel op je computer aan en laat het ingedrukte knopje na enkele seconden los. Het Sonoff-bordje staat nu in flashmodus.

Kijk in de Arduino IDE na of de juiste seriële poort is ingesteld. Dat zie je onderaan rechts of in het menu Hulpmiddelen / Poort. Verander indien nodig de poort in dat menu. Klik tot slot op het pijltje naast het vinkje links bovenaan om het flashen te beginnen. Als je geen pinheader hebt gesoldeerd, houd dan de hele tijd de draadjes op het Sonoff-printplaatje goed vast. Als de firmware correct geflasht is, krijg je onderaan de console van de Arduino IDE 100% te zien en knippert het groene ledje op de Sonoff-module één keer. Je kunt de usb-naar-ttl-kabel nu verwijderen.

©PXimport

Apparaten schakelen

Sonoff-module aansluiten

Nu je Sonoff-module is geflasht met nieuwe firmware, kun je deze aansluiten op de verlichting die je ermee wilt schakelen. Dat werkt overigens niet alleen met verlichting, maar ook met andere apparaten (zie kader ‘Apparaten schakelen’). Wij probeerden dit uit met sfeerverlichting.

Voor je met het aansluiten begint, verzeker je je ervan dat de usb-naar-ttl-kabel niet meer is aangesloten. Zorg ook dat je de stekker van de verlichting eruit hebt getrokken.

Knip de kabel van je sfeerverlichting door vóór en achter de schakelaar. Die schakelaar hebben we niet meer nodig, want we gaan de verlichting schakelen met de Sonoff-module. Dat is niet alleen op afstand via wifi mogelijk, maar ook via het knopje dat uit de uitsparing van de behuizing van de Sonoff-module komt.

Strip beide kanten van de kabel van je verlichtingskabel, zodat je twee keer twee draden hebt met aan het uiteinde over enkele millimeters de isolatie verwijderd. Aan elke kant van de Sonoff-module heb je twee schroefverbindingen. Aan de kant die met INPUT is aangeduid, steek je de draden die naar de stekker gaan, fase naar L en nul naar N. Aan de kant die met OUTPUT is aangeduid, steek je de draden die naar de verlichting gaan. Schroef de draden telkens goed vast, zet het deksel van de behuizing erop en schroef het deksel stevig op de onderkant van de behuizing met de meegeleverde schroeven. Doe dit alles aandachtig zodat je geen fouten maakt!

Andere interessante Sonoff-producten

©PXimport

Steek de stekker nu in het stopcontact. De Sonoff-module wordt nu door de stekker gevoed en functioneert als schakelaar tussen het stopcontact en je verlichting. Druk je op het knopje dat uit de behuizing steekt, dan gaat niet alleen het ledje in de behuizing aan, maar ook de verlichting. En druk je er nog eens op, dan gaan zowel het ledje als de verlichting uit.

Maar daarvoor heb je de Sonoff Basic natuurlijk niet gekocht. De ESP8266-microcontroller heeft ondertussen een wifi-verbinding opgezet, zodat je ze ook op afstand kunt schakelen via het netwerk. Zoek in de dhcp-leases van je router het ip-adres van je Sonoff-module op en ga ernaar toe via je browser. Je krijgt een pagina te zien met in het groot de status van de schakelaar ON of OFF. Als je eronder op het knopje Toggle klikt, schakel je de module in en uit. Dat gebeurt bijna realtime. En als je op het knopje op de behuizing van de module klikt, wordt de status ook in de webinterface aangepast, zij het iets trager. Ga daarna naar Configuratie / Configureer Overige, stel een wachtwoord voor de webinterface in en klik op Opslaan.

Waterdichte behuizing

©PXimport

Mosquitto installeren op je domoticacontroller

Uiteraard wil je je slimme verlichting ook via je domoticasysteem besturen. Gelukkig ondersteunt de Tasmota-firmware allerlei opensource-domoticasystemen (zie ook het kader ‘Integratie met domoticacontrollers’). We tonen je hier hoe je de Sonoff-modules met Domoticz integreert.

De integratie met Domoticz verloopt via het protocol mqtt (Message Queuing Telemetry Transport), een lichtgewicht protocol voor IoT-toepassingen. We installeren dus eerst een mqtt-broker op de Raspberry Pi waarop Domoticz draait:

sudo apt-get update && sudo apt-get upgrade

sudo apt-get install mosquitto mosquitto-clients

Maak nu een gebruiker mqtt en een bijbehorend wachtwoord aan voor Mosquitto:

sudo mosquitto_passwd -c /etc/mosquitto/pwfile mqtt

Open het configuratiebestand van Mosquitto met de teksteditor nano:

sudo nano /etc/mosquitto/mosquitto.conf

En voeg daaraan de volgende twee regels toe:

allow_anonymous false

password_file /etc/mosquitto/pwfile

Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit nano af met Ctrl+X.

Open dan het opstartbestand met:

sudo nano /etc/rc.local

En zet helemaal achteraan, vlak voor de regel met exit 0, de volgende regel:

/usr/sbin/mosquitto -d

Herstart nu je Pi met sudo reboot.

Integratie met domoticacontrollers

Virtuele schakelaar in Domoticz

Klik in het menu Instellingen van Domoticz op Hardware en voeg een apparaat toe van het type MQTT Client Gateway with LAN interface. Geef het apparaat een naam, voer het adres en de poort van je mqtt-broker in (localhost en 1883), de gebruikersnaam mqtt en het wachtwoord dat je ervoor hebt ingesteld. Klik op Toevoegen om het apparaat aan te maken.

Test nu op de Raspberry Pi of je de sensorgegevens van je Domoticz-installatie via mqtt te zien krijgt:

mosquitto_sub -h localhost -u mqtt -P WACHTWOORD -v -t "#"

Als je domoticasysteem heel wat sensoren heeft, zie je bijna onmiddellijk waardes voorbijkomen. Met Ctrl+C breek je de uitvoer af.

Als je nog geen hardware van het type Dummy hebt aangemaakt in Domoticz, doe dat dan. Selecteer daarna de dummy hardware en klik op Maak virtuele sensoren. Geef de virtuele sensor een naam en kies als type Schakelaar.

Ga daarna naar Instellingen / Apparaten en zoek op de naam die je aan je virtuele schakelaar hebt gegeven. Kijk daar in de kolom Idx en onthoud dit getal.

©PXimport

Mqtt configureren in Tasmota

Dan rest ons nu nog als enige taak om mqtt en Domoticz in de webinterface van onze Sonoff-module te configureren. Klik op Configuratie en dan op Configureer MQTT. Vul bij Host het ip-adres in van je mqtt-broker (in ons geval de Raspberry Pi waarop ook Domoticz draait). Poort laat je op 1883 staan. Vul ook de gebruiker en het wachtwoord in die je voor Mosquitto hebt ingesteld. De rest van de instellingen zijn in orde. Klik op Opslaan. De Sonoff-module herstart nu na enkele seconden en past de configuratiewijzigingen toe.

Om nu te controleren of je Sonoff-module correct met je mqtt-broker communiceert, voer je op je Raspberry Pi de volgende opdracht uit:

mosquitto_sub -h localhost -u mqtt -P WACHTWOORD -v -t stat/sonoff1/POWER

Als je nu op het knopje van de Sonoff-module of op de knop Toggle in de webinterface klikt, zie je in de uitvoer van mosquitto_sub de meldingen stat/sonoff1/POWER ON en stat/sonoff1/POWER OFF voorbijkomen.

Zowel Domoticz als de Sonoff-module communiceren nu met de mqtt-broker. Als laatste leggen we nu nog de link tussen Domoticz en de Sonoff-module. Klik daarvoor in de webinterface van de Sonoff-module op Configuratie en dan Configureer Domoticz. Vul bij Idx 1 het id in van je virtuele schakelaar in Domoticz en klik op Opslaan. Nadat je Sonoff-module is herstart, is de koppeling in orde.

Kijk in het tabblad Schakelaars van Domoticz naar het icoontje van je Sonoff-schakelaar. Als je op de knop van je Sonoff-module of in de webinterface op de knop Toggle klikt om je verlichting in te schakelen, gaat het icoontje van de lamp in de Domoticz-interface aan. Maar het werkt ook andersom: klik je daarna in Domoticz op het icoontje van de lamp, dan gaat je Sonoff-module en dus de daaraan hangende sfeerverlichting weer uit.

En verder

Je hebt nu een slimme verlichting gemaakt, maar de Tasmota-firmware maakt nog veel meer mogelijk. Zo kun je niet alleen een extra schakelaar op GPIO14 aansluiten (het vijfde pinnetje dat we niet gebruikten voor de seriële verbinding), maar ook een sensor of andere componenten. De firmware ondersteunt onder andere temperatuursensoren, lichtsensoren, bewegingsdetectoren, luchtkwaliteitssensoren en zelfs infraroodzenders en -ontvangers en NeoPixel rgb-leds. Bovendien is de broncode van de firmware volledig open en heb je de toegang tot de veelzijdige ESP8266-microcontroller, dus je kunt hier heel wat leuke projecten mee maken! Bekijk voor meer inspiratie ook eens de discussiegroep SonoffUsers.

Updates

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).