Langs alle kanten wordt onze privacy op internet bedreigd. Sociale netwerken, mobiele apps, je webbrowser, je besturingssysteem, je eigen overheid, allemaal bespioneren ze je dagelijks. Dat betekent niet dat je je daar maar hoeft bij neer te leggen. In dit artikel geven we enkele essentiële tips om je privacy terug te winnen.

Als je anno 2019 zonder specifieke maatregelen te nemen met een computer of mobiel toestel op internet gaat, ligt je privacy onmiddellijk te grabbel. De standaardinstellingen van de meeste software en het standaardgedrag van de meeste websites zijn nog altijd zo dat er zoveel mogelijk informatie over jou verzameld wordt, en dat is sinds de invoering van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) niet fundamenteel veranderd.

Als je privacy je lief is, betekent dit dat je allerlei instellingen moet gaan uitvlooien en andere dan de standaardkeuzes zult moeten maken, bijvoorbeeld door alternatieve software of webdiensten te gebruiken die wel respect hebben voor je privacy. In deze masterclass doorlopen we enkele zaken die je zelf kunt doen om je privacy terug te winnen.

01 Privacyinstellingen in Windows 10

Allereerst is het belangrijk om te weten dat je besturingssysteem allerlei informatie over je kan verzamelen. Microsoft is notoir in zijn drang om veel over je te willen weten, maar de privacyopties in Windows 10 zijn de laatste jaren wel heel wat uitgebreider en duidelijker geworden. Dus ook al is het standaardgedrag van Windows 10 bedenkelijk, je krijgt wel de mogelijkheid om dit aan te passen.

Alle instellingen die met privacy te maken hebben, vind je onder Privacy in het instellingenvenster van Windows. Doorloop ze allemaal eens en schakel gerust uit wat je niet wilt delen. Zo schakel je alles onder Algemeen het best uit en kies je bij Diagnostische gegevens en feedback het best voor Basis zodat Microsoft geen informatie krijgt over de websites die je bezoekt en de apps die je gebruikt. Als je nieuwsgierig bent, kun je daaronder in dat venster ook Diagnostische gegevens weergeven inschakelen en het programma voor diagnostische gegevens installeren om te zien welke diagnostische gegevens Windows 10 met Microsoft deelt.

Maar zo vind je niet alle privacygevoelige instellingen. Het programma ShutUp10 toont ze allemaal in één overzichtelijke lijst, mét uitleg wat die instellingen doen. Daarvoor klik je eenvoudigweg op de beschrijving van een instelling, waarna er een uitgebreidere beschrijving verschijnt. En in de rechterkolom zie je of de instelling aangeraden is (yes), lichtjes aangeraden (limited) of niet aangeraden omdat het tot problemen kan leiden (no).

©PXimport

Privacyinstellingen in andere besturingssystemen

©PXimport

02 Cookies van derden

Het meeste van wat we tegenwoordig doen, gebeurt op het web. Je zult dus vooral op het web veel maatregelen moeten nemen om je privacy te beschermen, en dat begint bij je webbrowser. Zo slaat bijna elke website wel cookies op. Vele zijn nuttig, bijvoorbeeld zodat je niet meer elke keer je voorkeurstaal of andere instellingen hoeft aan te passen.

Maar een grote plaag zijn de cookies van derden: dat zijn vaak cookies van advertentienetwerken die door de websites die je bezoekt gebruikt worden. Het probleem is dat die netwerken op zoveel websites actief zijn dat ze een heel goed zicht krijgen op wat je online allemaal doet.

Gelukkig bieden de meeste webbrowsers eenvoudig de mogelijkheid aan om ze te blokkeren. In Firefox vind je dat in de instellingen onder Privacy & Beveiliging / Inhoudsblokkering / Streng (Firefox blokkeert overigens sinds kort standaard cookies van derden) en in Edge onder Privacy en beveiliging / Cookies / Alleen cookies van derden blokkeren. In Chrome is het wat meer verborgen: daar moet je eerst Geavanceerd uitklappen, waarna je onder Privacy en beveiliging / Site-instellingen / Cookies de optie Indirecte cookies dient in te schakelen. Bekijk overigens zeker ook de andere privacyinstellingen van je webbrowser eens. En als je alleen zo nu en dan echt privé wilt surfen, dan is de privémodus van je webbrowser handig.

©PXimport

03 Wat weten websites over jou?

Heb je een account bij een website, dan weet die meestal heel veel over jou, maar je beseft niet altijd hoeveel. Gelukkig bieden de belangrijkste websites inzicht in wat ze over je weten. Zo is het privacydashboard van Microsoft een nuttig hulpmiddel. Je kunt de gegevens die Edge verzamelt bekijken en wissen, de locatiegegevens, je zoekgeschiedenis bij Bing, en je vindt er een handig overzicht van privacyinstellingen van andere Microsoft-producten, zoals Xbox, Skype en Office.

Google heeft iets gelijkaardig: het Google Dashboard. Daarop krijg je te zien wat alle Google-diensten over je weten, inclusief links om het verzamelen van specifieke gegevens uit te schakelen of ze na te trekken. Onderaan het Google Dashboard vind je ook een privacycheck waarmee Google je helpt om de privacyinstellingen te kiezen die bij je passen. Je krijgt dan bij allerlei instellingen extra toelichting, wat zeker de moeite waard is om een keer te doen.

Ook Apple heeft een Privacy Portal en bij Facebook beheer je allerlei privacyinstellingen op de pagina ‘Je privacy beheren’. Het is de moeite om daar even bij stil te staan. Met wie deel je foto’s en berichten, aan wie toon je je vriendenlijst, hoe voorkom je dat je in een foto getagd wordt? Het zijn allemaal zaken waarover je toen je met Facebook begon misschien niet nadacht, maar die je zeker regelmatig eens opnieuw moet bekijken. Klik je onderaan op die pagina op Privacycontrole uitvoeren, dan krijg je enkele vragen met wat meer uitleg om de juiste instellingen te kiezen.

©PXimport

Wie heeft de meeste trackers op internet?

©PXimport

04 Je webbrowser dichttimmeren

Wil je wat meer inzicht in en controle over wat websites over je te weten komen, dan bestaan er allerlei browserextensies die je daarbij helpen. Zo is er Privacy Badger, dat alle trackers in het oog houdt. Zodra Privacy Badger merkt dat een advertentienetwerk je op meerdere websites trackt terwijl je daar geen toestemming voor gegeven hebt, blokkeert de extensie die adverteerder.

Een andere browserextensie die trackers tegenhoudt, is Ghostery. Deze extensie werkt met blacklists en whitelists die continu bijgewerkt worden. In principe helpt het draaien van een willekeurige adblocker je privacy, omdat veel trackers tot een advertentienetwerk behoren. De bekendste is wellicht Adblock Plus. Een adblocker draaien heeft als prettig neveneffect dat je privacy extra beschermd wordt.

Een stapje verder gaan extensies zoals uBlock Origin en uMatrix, beide van dezelfde ontwikkelaar. Dit zijn breedspectrum-blockers waarmee je niet alleen advertenties blokkeert, maar alle typen netwerkaanvragen van websites. Beschouw het als een firewall voor je webbrowser. Het verschil is dat uBlock Origin standaard alle netwerkaanvragen toestaat behalve die op een door de community samengestelde blacklist staan, terwijl uMatrix het omgekeerde doet: standaard alles blokkeren behalve wat je zelf op een whitelist zet. uMatrix biedt de meeste flexibiliteit, maar is vooral bedoeld voor gevorderden. uBlock Origin is makkelijker in gebruik en aan te raden voor gemiddelde gebruikers. Browserextensies installeer je overigens het makkelijkst via de extensiefunctie in de browser zelf.

©PXimport

05 Een alternatieve webbrowser gebruiken

Een andere optie is om een webbrowser te gebruiken die van meet af aan rekening houdt met je privacy. De browserextensie Ghostery is twee jaar geleden overgenomen door het in het kader ‘Wie heeft de meeste trackers op internet?’ genoemde Cliqz. Cliqz maakt niet gebruik van een vaste lijst met te blokkeren trackers, maar past zijn gedrag zoals Privacy Badger dynamisch aan.

Ook de ontwikkelaars van DuckDuckGo, een privacyvriendelijke zoekmachine, hebben een browserextensie, maar bieden voor Android en iOS ook een eigen app aan, DuckDuckGo Privacy Browser. Deze toont bij elke website die je bezoekt een privacyscore, gebruikt een https-verbinding als die beschikbaar is voor een website en blokkeert advertentietrackers.

Een andere interessante alternatieve webbrowser is Brave. Deze blokkeert advertenties en trackers en heeft zelfs een privémodus met Tor om anoniem te surfen. Ook vermeldenswaardig is de Tor Browser, die niet alleen via het anonimiseringsnetwerk Tor surft, maar ook allerlei andere privacymaatregelen neemt. Meer daarover lees je in de Basiscursus Tor in dit nummer van Computer!Totaal.

©PXimport

06 Veilig surfen

Een goede beveiliging is een basisvoorwaarde voor privacy. Kies daarom een sterk wachtwoord voor al je accounts, evenals voor je draadloze netwerk. Maar wat als je op een openbaar draadloos netwerk buitenshuis surft, zoals in hotel of in de luchthaven? Dan surf je op een netwerk met allemaal mensen die je niet kent, waardoor je zonder extra maatregelen een groot risico loopt op privacyinbreuken.

Het maakt daarbij niet uit of het draadloze netwerk volledig open is (zonder wachtwoord en dus zonder encryptie) of een wachtwoord gebruikt. Iedereen die op hetzelfde draadloze netwerk als jou zit, kan immers gewoon meelezen welke data er over het netwerk gaan. Je bezoekt daarom het best zo veel mogelijk websites via https, want dan kan niemand de inhoud zien van je communicatie met de website. Een browserextensie zoals HTTPS Everywhere of de al vermelde extensie van DuckDuckGo kan daarbij helpen. Maar zelfs bij gebruik van https kan iedereen op hetzelfde netwerk zien welke websites je bezoekt.

©PXimport

07 Een VPN gebruiken

De beste oplossing is daarom om op een netwerk buitenshuis altijd een vpn (virtual private network) te gebruiken. Zodra je verbindt met het openbare wifi-netwerk, maak je dan ook een verbinding met het vpn, die een versleutelde tunnel over het onveilige wifi-netwerk aanmaakt. Wie je dan op het wifi-netwerk afluistert, ziet alleen maar een versleutelde verbinding met de vpn-server, zodat je privacy volledig beschermd is.

Voor de vpn-server heb je de keuze uit twee opstellingen: ofwel maak je gebruik van een vpn-aanbieder, al dan niet tegen betaling. Bekijk dan wel altijd het privacybeleid van de vpn-aanbieder. In Computer!Totaal 7/8 testten we tien vpn-diensten en kwam ExpressVPN als beste uit de test en VyprVPN als redactietip. Een andere optie is om zelf een vpn-server bij je thuis te draaien, bijvoorbeeld op een Raspberry Pi, je NAS of je router. Zo installeer je met PiVPN eenvoudig OpenVPN op je Pi.

©PXimport

Netwerkbrede filtering

©PXimport

08 Alternatieve programma’s gebruiken

Soms is het niet voldoende om zaken te blokkeren: sommige programma’s zijn nu eenmaal een te grote inbreuk op je privacy. Als je privacy je lief is, is het dan tijd om naar een alternatief op zoek te gaan, zowel op je pc als op je mobiele toestellen.

Kijk bijvoorbeeld naar WhatsApp: vijf jaar geleden is deze berichtendienst door Facebook overgenomen. WhatsApp gebruikt wel end-to-end encryptie, waardoor Facebook je berichten niet kan inzien, maar metadata zoals met wie je spreekt zijn wel voor Facebook zichtbaar. De Europese privacyautoriteiten hebben vragen bij de plannen van Facebook om meer data van WhatsApp-gebruikers voor commerciële doeleinden met het Facebook-netwerk te delen. Een alternatief is Signal, dat voor Android, iOS, Windows, macOS en Linux beschikbaar is. Signal biedt eveneens end-to-end beveiliging en verzamelt geen metadata over je.

©PXimport

09 Privacy op Android

Helaas is WhatsApp zeker niet het enige programma dat je dient te wantrouwen. Zowel Google als Apple bieden sinds enkele jaren een advertentie-ID aan zodat apps een anoniem profiel van je kunnen opstellen, en je kunt dit advertentie-ID zelf op elk moment resetten zodat je voor de advertentienetwerken plots een andere persoon lijkt. In Android vind je dit in de instellingen onder Google / Advertenties (waar je ook de toestemming kunt intrekken om dit advertentie-ID te gebruiken).

In de praktijk blijkt de bescherming die Google rond het advertentie-ID ingebouwd heeft niet zoveel uit te halen. Vorig jaar ontdekten onderzoekers van de organisatie AppCensus 17.000 Android-apps die je aan de hand van unieke hardware-eigenschappen identificeren en die gegevens samen met je advertentie-ID naar mobiele advertentienetwerken sturen. Dus zelfs als je je advertentie-ID reset, kunnen die apps je nog tracken. Op de website van de organisatie vind je hun bevindingen over specifieke apps.

Met hun app Lumen Privacy Monitor kun je zelf op je Android-telefoon de informatieflow van je apps opvolgen en specifieke informatie voor apps blokkeren die je niet vertrouwt. Een alternatief is dat je de Google Play Store links laat liggen en alleen apps installeert uit F-Droid. Die appwinkel bevat alleen gratis opensource-apps die gecontroleerd zijn op het respecteren van je privacy. Veel bekende apps vind je daar niet, want die zijn niet opensource, maar je vindt er wel talloze waardevolle alternatieven.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).